типы речи. РАЗРАБОТКИ ЗАНЯТИЙ. Тема деловая коммуникация как сделать ее эффективной процесс деловой коммуникации следуем ли мы ему. Эффективная вербальная коммуникация
 Скачать 0.69 Mb.
|
|
Тема 9. Межкультурный аспект устного делового общения. Национально-культурная специфика устного делового общения. Межкультурный аспект устного делового общения Деловое общение имеет национально-культурную специфику, поэтому должно осуществляться с учетом особенностей культуры речевого и реального поведения представителей разных народов. Для достижения определенного успеха человеку необходимо иметь хотя бы общие представления о менталитете зарубежного делового партнера. Кроме того, для эффективного взаимодействия необходимо знать и уметь использовать в качестве преимущества собственные национально-культурные традиции в сфере делового общения. Одна из центральных особенностей международного делового этикета – различия в невербальном поведении. В практике международного общения существует требование осторожно пользоваться невербальными жестами, т.к. они могут интерпретироваться неадекватно нашему истолкованию. Это может привести не только к неправильному пониманию поступающей информации, но и к нарушениям правил этикета или даже к оскорблению. В разных странах одни и те же жесты могут иметь совершенно различное значение. Так, например, жест, которым русский сокрушенно демонстрирует пропажу или неудачу, у хорвата означает признак успеха и удовольствия. Если в Голландии вам придется, намекая на чью-то глупость, повернуть указательным пальцем у виска, то вас не поймут, ибо там это означает, что кто-то очень остроумно высказался. Говоря о себе, европеец показывает на грудь рукой, а японец – на нос. В некоторых странах Африки смех – показатель изумления и даже замешательства, а вовсе не проявление веселья. В Греции и Турции официанту ни в коем случае нельзя показывать два пальца (так мы обычно просим принести два кофе) – это жестокое оскорбление. Довольно часто один и тот же жест имеет не только различное, но и прямо противоположное значение. Так, образовав колечко из большого и указательного пальцев, американцы и представители многих других народов сообщают нам, что дела «о'кей». Этот же жест в Японии используют в разговоре о деньгах, а во Франции, например, он означает ноль, в Греции и на Сардинии этот же символ служит знаком отмашки. Во Франции или Италии, если кто-то считает чью-то идею глупой, обычно выразительно стучит по своей голове, в свою очередь, немец, шлепая себя ладонью по лбу, как бы этим говорит: «Да ты с ума сошел», британец или испанец этим же жестом показывает, как он доволен собой. Если голландец, стуча себя по лбу, вытягивает указательный палец вверх, это означает, что он по достоинству оценил ваш ум. Весьма эмоционально выражают свои чувства французы, невербалика у них очень выразительна. Когда француз чем-то восхищен, он соединяет кончики трех пальцев, подносит их к губам и, высоко подняв подбородок, посылает в воздух нежный поцелуй. Если же он потирает указательным пальцем основание носа, то это означает, что он предупреждает: «Здесь что-то нечисто», «Осторожно», «Этим людям нельзя доверять». Такого же рода информацию – «Берегитесь, впереди опасность» – итальянцы передают, постукивая указательным пальцем по носу. В Голландии такой сигнал интерпретируется как «Я нетрезв» или «Ты нетрезв», в то же время у англичан он означает конспирацию и секретность. Очень характерный жест – движение пальца из стороны в сторону – в США и в Италии означает легкое осуждение, угрозу или призыв Если россияне в деловом взаимодействии не придают значения левой или правой руке, то, например, на Ближнем Востоке нельзя протянуть кому-либо подарок или деньги левой рукой, т.к. у тех, кто исповедует ислам, левая рука считается нечистой и так можно нанести оскорбление деловому партнеру. Специалисты по общению обращают внимание на то, что в любой культуре жесты неискренности связаны, как правило, с левой рукой, тогда как правая рука «окультурена»: она делает то, что надо, а левая – то, что хочет, выдавая тайные чувства владельца. Поэтому если в деловом общении ваш партнер жестикулирует левой рукой, есть вероятность, что он лукавит или просто негативно относится к происходящему. Иногда даже незначительное изменение жеста может совершенно поменять его значение. Так в Англии случилось с жестом из двух пальцев, указательного и среднего, поднятых вверх (V): если при этом ладонь повернута к собеседнику, это ужасное оскорбление, а если ладонь повернута к себе, то это первая буква слова Victory («победа»). Этим жестом пользуются как известные политики, так и те, кто их приветствует. Свои межкультурные особенности имеет и такой аспект невербального взаимодействия, как дистанцирование. Например, допустимое личное пространство общения для американца 60 см. Когда американец общается с латиноамериканцем или японцем, который стремится максимально приблизиться к собеседнику, то американец считает такого партнера излишне настойчивым, что ему, американцу, как правило, не по душе. Латиноамериканец в этой ситуации сочтет американца высокомерным и надменным человеком, и оба при этом ошибутся в своем мнении, т.к. при разговоре нарушена привычная дистанция, что и вызвало взаимное недовольство. Неодинаково относятся народы разных культур и к восприятию пространства. Так, американцы привыкли работать либо в больших помещениях, либо только при открытых дверях, поскольку считают, что «американец на службе должен быть в распоряжении окружающих». Открытый кабинет – это своего рода сигнал, означающий, что его хозяин на месте и, главное, что ему нечего скрывать. Многие небоскребы в Нью-Йорке целиком построены из стекла и просматриваются насквозь. Здесь все – от директора фирмы до посыльного – постоянно на виду. Это создает у служащих вполне определенный стереотип поведения, вызывая ощущение, что они «сообща делают одно общее дело». Немецкие же традиционные формы организации рабочего пространства принципиально иные. Прежде всего, обязательное условие помещения – двойные или очень надежные двери. Если дверь распахнута – для немцев это свидетельство беспорядка. Для американца отказ разговаривать с человеком, находящимся с ним в одном помещении, означает крайнюю степень отрицательного к нему отношения. В Англии это общепринятое правило. Американец, желающий побыть в одиночестве, уходит в какое-либо помещение и закрывает за собой дверь, в то время как англичанин не привык пользоваться таким способом, чтобы отгородиться от людей. Несовпадение привычек в использовании пространства приводит к тому, что чем больше американец замыкается в пространстве в присутствии англичанина, тем настойчивее тот пытается диагностировать ситуацию, выясняя причину. В Англии американцев нередко считают говорящими громко, отмечают интонационную агрессию, в то время как англичане регулируют звук своего голоса, чтобы говорить как можно тише. В Америке такое «шептание» настораживает. Если у европейцев нормальным является приветствие за руку, то индусам, например, более приятно, когда вы их приветствуете жестом: две ладони соединены вместе, пальцы повернуты в сторону подбородка, голова слегка наклонена. Рукопожатие не принято и в Японии. Важнейшим элементом правил хорошего тона там являются поклоны. Причем пятнадцати поклонов, например, достаточно лишь для тривиального приветствия. Чтобы произвести хорошее впечатление, нужно кланяться сорок пять раз, особое почтение выражают семьюдесятью поклонами, а самую уважаемую личность приветствуют, поклонившись девяносто (!) раз подряд. Если европейское приветствие обычно короткое и сухое, то в странах, исповедующих ислам, например в арабских странах, приветствие превращается в целую процедуру, мужчины обнимаются, слегка прикасаются друг к другу щекой, похлопывают по спине и плечам (на чужестранцев, правда, такие сигналы не распространяются), расспрашивают о жизни и здоровье. В Китае можно обменяться рукопожатиями, но нужно четко следовать субординации, т.е. прежде всего пожать руку наиболее высокопоставленному лицу. Иногда эти культурные различия порождают стереотипы, типа «шумные американцы», «чванливые британцы», «агрессивные немцы», «уклончивые японцы». Следует помнить, что это не признаки национальной культуры, а различные стили делового общения, которые необходимо распознавать и понимать при деловом взаимодействии. Своеобразный навык требует и общение через переводчика. Переводчик, как правило, не только лингвист, но и страновед, что дает основания использовать его знания и опыт не только для переводческой работы, но и для налаживания доверительных отношений с партнерами. Переводчик-профессионал играет ключевую роль в установлении духа сотрудничества, особенно тогда, когда переговорные процессы идут с представителями народов и культур, мировоззрение, нравственные установки и особенности делового этикета которых имеют значительные отличия от принятых на Западе. Общаясь через переводчика, нужно соблюдать следующие правила: нужно говорить медленно, четко формулируя мысли, не допускать возможности двусмысленного толкования сказанного; произносить следует не более одного-двух предложений подряд, учитывая, что удержать в памяти и перевести большее количество материала полно и правильно переводчик не в состоянии. К тому же некоторые языки грамматически прямо противоположны русскому. Например, в персидском языке сказуемое всегда завершает предложение, а не стоит в его середине, как в русском, английском и других языках; нельзя сопровождать свою речь поговорками, идиоматическими оборотами и, тем более, цитированием стихов. Перевод их на другой язык требует длительной работы и невозможен в ходе динамичной беседы. Неверный перевод способен испортить атмосферу переговоров, поскольку наши пословицы и поговорки на другом языке могут приобрести двусмысленное значение, а иногда и оскорбительный смысл; необходимо учитывать реакцию партнеров и немедленно принимать меры, если возникает ощущение, что они понимают вас неправильно. Переводчик, в свою очередь, может в случае необходимости попросить любую из сторон пояснить мысль более простыми словами или произнести фразу еще раз; перед переговорами необходимо выделить достаточное время для работы с переводчиком, чтобы как можно подробнее ознакомить его с кругом затрагиваемых проблем, пояснить используемую терминологию. Доклад, речь на презентации и другие письменные материалы должны передаваться переводчику для ознакомления за день-два до выступления. Не менее важное место в международном деловом общении занимают и особенности речевого поведения представителей разных культур. А.К. Михальская, один из крупнейших специалистов в современной риторике, вводит в научный оборот такое понятие, как этнориторика. Суть его заключается в том, что различные национальные характеры оказываются восприимчивыми к различным приемам и установкам речевого поведения. «В каждой культуре складываются особые и вполне определенные представления о том, как должно происходить речевое общение, – пишет исследователь в книге «Основы риторики». – Люди, приобщаясь к культуре, “входя” в нее, получают как одну из ее составных частей некий общий образец – идеал речевого поведения, которому нужно следовать, и представления о том, как должно выглядеть “хорошее” речевое произведение – устная речь или письменный текст. Этот идеальный образец речевого поведения и речевого произведения соответствует в своих основных чертах общим представлениям о прекрасном – общеэстетическому и этическому (нравственному) идеалам, сложившимся исторически в данной культуре». Это означает, что в сознании каждого человека «существует и действует определенная система ценностей и ожиданий по поводу того, как должно происходить речевое общение в той или иной ситуации». Нередко возникающее непонимание в процессе переговоров между партнерами различных национальностей как раз и демонстрирует несовпадение риторического идеала и форм его практической реализации. Рассмотрим различия риторических идеалов американской и русской культуры. В центре общественной и деловой жизни Америки всегда была личность. Бизнесмен и политик – это прежде всего неповторимая, яркая индивидуальность. Менталитет американца ориентирован на «самородную особенность», индивидуальность, проявляющуюся и в деловой сфере в манифестации индивидуального авторского стиля (идиолекта). Письмо одного менеджера легко отличить по стилю от письма другого, не говоря уже о манере общаться. Автор известной у нас книги «Как овладеть искусством делового письма» американский писатель, бизнесмен и публицист Рон Теппер приводит в своей книге 250 писем и записок, имеющих ярко выраженное авторское начало. Ни одно из приведенных в издании писем не повторяет другое. Теппер убежден в том, что деловое письмо должно «вызывать интерес и отражать индивидуальность лица, отдела или компании». Особенность русского характера в этом аспекте заключается в том, что личность в общественных отношениях никогда не старается показать свою «самородную особенность» как какое-то достоинство. С петровского времени письменное и устное социальное общение в России являются строго регламентированными. Общий процесс стандартизации деловой письменной речи сказывается и на устном деловом общении. Вступая в деловые отношения, носитель русской культуры говорит, «как все» говорят в этих обстоятельствах, потому что так принято. Для русского менеджера участие в деловом общении связано прежде всего с достижением определенного результата, тогда как для американского любой жанр письменного и устного делового общения – это еще и возможность самопроявления и саморекламы. Быстрота реакции на реплику во время деловых переговоров, а также более высокий темп речи отличают американских менеджеров, привыкших ценить каждую секунду рабочего времени. Не случайно знаменитая фраза «Время – деньги» принадлежит Б. Франклину, одному из основателей США. Темп русской речи более медлителен (нас нередко раздражает скороговорка дикторов, подражающих американским коллегам), соответственно темп переговоров у нас будет иным, нежели у американцев. Русскому человеку не свойственна и та степень открытости, готовности к речевому контакту, какая характерна для представителей американской культуры. Поэтому сам процесс вхождения в речевой контакт для носителей русской речевой культуры не столь прост, как для американца. Задавая вопрос незнакомому человеку на улице, воспитанный россиянин обычно извиняется, а американец делает это уверенно и просто, так, как если бы обращался к старому приятелю. Национальные различия деловой коммуникации проявляются в специфике проведения переговоров. Так, например, французские делегаты ведут переговоры достаточно жестко и, как правило, не имеют «запасной» позиции. Часто представители французских делегаций выбирают конфронтационный тип взаимодействия. Арабские участники переговоров внимательно относятся к личности своего партнера, как правило, стремятся установить с ним доверительные отношения. Они предпочитают проводить предварительную проработку тех или иных деталей, обсуждаемых на переговорах вопросов. Латиноамериканская переговорная тактика, как правило, отвергает заранее отработанные сценарии проведения переговоров с их делением на определенные фазы. Латиноамериканские участники переговоров предпочитают корректировать свои действия в соответствии со складывающейся ситуацией. Для американцев характерны позитивный настрой, энтузиазм и энергичность, внешнее проявление дружелюбия и открытости. Они предпочитают раскрепощенную, не слишком официальную атмосферу, ценят юмор и хорошо реагируют на него. Наши, российские, участники переговоров часто обращают основное внимание на общие цели и уделяют недостаточно внимания возможностям и средствам реализации поставленных задач. Российская сторона предпочитает действовать осторожно, не рисковать. Некоторые американские авторы считают, что наши участники переговоров воспринимают компромисс как вынужденное и временное явление, уступки при этом рассматриваются российской стороной как проявление слабости, поэтому они делаются весьма неохотно. Целомудрие и отзывчивость как отличительные качества русской души, реализующиеся в диалогическом гармонизирующем начале, в риторических принципах немногословия, спокойствия, искренности, благожелательности, ритмической мерности, скромности, послушания, представляют риторический идеал отечественной культуры, идеал, складывавшийся веками. Поэтому не всегда в России можно использовать рекомендации, взятые из американских учебников. Их необходимо адаптировать с учетом культурных особенностей и национальной специфики деловых отношений. Подводя итог вышесказанному, следует отметить важность знания национально-культурных особенностей реального и речевого поведения представителей разных народов. Уважительное отношение к чужой традиции поможет не только преодолевать межкультурные барьеры, но и выстраивать взаимовыгодные партнерские отношения, рассчитанные на длительное время. Тема 10. Особенности официально-деловой письменной речи. Реквизиты документов РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ Современный официально-деловой стиль речи – это разновидность русского литературного языка, которая обслуживает сферу общественных отношений. Особенностями этого стиля являются точность, стандартизированность и логичность изложения, отсутствие личного начала. Деловые письма требуют точности, а использование языковых формул-клише позволяет уложить содержание в ограниченное количество стандартных форм. Выбранные клише упрощают составление текста, их использование обеспечивает еще одно свойство деловой речи – краткость формулировок. Каждый служебный документ имеет закрепленную за ним текстовую форму, особенность композиции, рубрикации, выделения абзацев, обязательные реквизиты. Реквизит делового документа – это обязательный элемент оформления официального письма, без реквизитов документ не имеет юридической силы. Состав реквизитов деловых писем и правила их оформления регулируются ГОСТом Р 6.30-2003. В этом документе подробно описаны тридцать основных реквизитов и их расположение на бланках. Некоторые факультативные реквизиты, например, «Гриф ограничения доступа к документу», который размещается в правом верхнем углу бланка, описываются в специальных приложениях. ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, но в госучреждениях и многих крупных компаниях традиционно соблюдаются правила стандарта. Реквизиты подразделяются на постоянные, наносимые типографским способом (это герб, автор документа, справочные данные об организации и т. п.), и переменные (изменяемая часть документа, вносимая в деловое письмо при его заполнении). Максимальный набор реквизитов – 30. В конкретном документе их может быть гораздо меньше. Каждый вид документа (письмо, акт, распоряжение и т. д.) имеет определенный набор реквизитов. Все реквизиты печатаются через один интервал, текст – через 1,5 интервала. Основные понятия Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Общий бланк документа – бланк для внутриведомственного использования. Бланк для простых деловых писем – бланк, в котором представлены справочные данные об адресанте (индекс, почтовый адрес, факс, e-mail). Бланк для коммерческих писем – бланк, в котором представлены банковские и другие реквизиты (например, ИНН), необходимые для коммерческой деятельности. Угловой бланк – бланк, в котором справочная информация располагается в правом верхнем углу. В международной практике нередко – в левом верхнем углу. (приложение 1.1). Продольный (линейный) бланк – бланк, в котором справочная информация об адресанте располагается по всей длине строки (приложение 1.2). Формуляр – набор реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности. Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Заголовок документа – реквизит, в котором отражается основное содержание текста документа. Название вида документа – факультативный реквизит, определяющий вид документа. Обязателен для внутриведомственной документации. В корреспонденции используется редко. Реквизит документа – обязательный или факультативный элемент оформления документа. Его главная цель – идентифицировать документ. Реквизит эмблема организации – под нее отводится 1,5–2 см от границы верхнего поля – условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Чаще всего в качестве эмблемы используют товарный знак, рисунок, аббревиатуру, буквенно-графическое изображение и т. п. Реквизит наименование организации, являющейся автором документа, – пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах – Уставе предприятия, договоре или свидетельстве Регистрационной палаты. В наименовании допускаются сокращения типа ООО (общество с ограниченной ответственностью), АО (акционерное общество), если эти сокращения закреплены в учредительных документах данной организации. Реквизит наименование организации находится под эмблемой организации. Реквизит индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке – является юридическим адресом предприятия. Данный реквизит помещается в левом верхнем углу под реквизитом наименование организации или на нижнем поле документа. Реквизит название вида документа помещается после юридического адреса и печатается прописными буквами от границы левого поля, например, АКТ, СПРАВКА. Проставляется на всех документах, кроме писем и факсов (отмечается лишь ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО). Название вида документа дает общее представление о его назначении, определяет состав реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований. Реквизит дата– один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является: дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок); дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций); дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов). Все даты в документе оформляются цифровым следующим образом: число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака). Например, 05.12.96. В конце даты точка не ставится. Начиная с 2000 г. обозначение года оформляется четырьмя цифрами (например, 12.05.2007), при цифровом способе оформления даты буквы не используются. Если в документе приводится временной промежуток, указанный в годах, приводится двойное «г» (точка между буквами не ставится). Дата указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита идентификационный номер документа и печатается от границы левого поля. Реквизит индекс (№) документа – условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации (например, порядковый номер). Проставляется рядом с реквизитом дата. Порядковые номера с начала года в возрастающей последовательности проставляются на таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и т. д. – № 1, 2, 3 и т. д. Номера коммерческих контрактов имеют двойную нумерацию, например, № 18/30, где 18 – порядковый номер документа в одной фирме, и 30 – в фирме-контрагенте. Индекс (№) документа в письмах состоит из порядкового номера самого письма –индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо, например, № 37/02-04: 37 – номер письма по журналу регистрации входящих или исходящих документов, 02 – структурное подразделение, 04 – номер дела в этом подразделении. Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам. Реквизит ссылка на индекс и дату входящего документа – заполняется при оформлении письма-ответа на инициативное (т. е. полученное компанией) письмо. Дата и номер для ссылки берутся из инициативного письма и оформляются следующим образом: Ha № 18/02-04 от 09.10.96. Эта ссылка помогает компании, получившей письмо, быстро найти копию инициативного письма. Этот реквизит располагается под реквизитами дата и индекс от границы левого поля. Реквизит гриф ограничения доступа к документу - проставляют на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию; реквизит располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов адресат и гриф утверждения и состоит из слова «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Под этим грифом надо поставить № экземпляра данного документа. Реквизит печатается без точек и кавычек после 40 печатных знаков от границы левого поля, например: КТ Экз. № 2 На государственных документах, содержащих секретную информацию, ставятся грифы «Секретно» и «Совершенно секретно». Реквизит адресат оформляется на письмах, факсах и содержит почтовый адрес получателя. В адресате указывается следующее: наименование фирмы в именительном падеже; структурное подразделение в именительном падеже; должность, фамилия и инициалы в дательном падеже (инициалы пишутся после фамилии); почтовый адрес. Например:
Например:
Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указывается почтовый индекс и адрес, а затем фамилия и инициалы получателя: 720000, Бишкек, Б. Переяславская, 18, кв.120. Стасову А.И. Если письма адресуются нескольким лицам, то каждое лицо записывается на отдельной строке: г-ну Иванову В. И. г-ну Боброву Н. К. Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), то его следует указывать перед фамилией (в этом случае сокращение «г-ну» не употребляется):
При направлении писем в несколько адресов слово «копия» перед адресатом не указывается. Реквизит адресат располагается после 32 печатных знаков от границы левого поля в верхней правой части листа документа (ниже строки с датой и исходящим номером). Реквизит резолюция – это реквизит, который представляет собой надпись на документе, сделанную должностным лицом. После того как должностное лицо знакомится с документом, оно выносит резолюцию, т. е. результат рассмотрения документа. Текст резолюции содержит следующие части: кому поручается (должность, фамилия и инициалы), что поручается, срок исполнения и личная подпись должностного лица. Если в резолюции перечислено несколько исполнителей, то первое перечисленное лицо является ответственным и организует работу других исполнителей. Реквизит резолюция располагается на первом листе документа в верхней правой его части на свободном от текста месте. Реквизит заголовок – краткое изложение основного смысла текста составляемого документа. Заголовок грамматически согласовывается с названием вида документа, отвечая на вопросы «о чем?», «чего?», например, «Акт инвентаризации», «Протокол заседания Совета директоров» и т. д. Заголовок письма помещается перед текстом слева, содержит, как правило, одну фразу. Выражается формой предложного падежа с предлогом «О», или «Об». Например: О закупке тканей; О поставке машин (по контракту № 35/02/63). Заголовок в кавычки не выделяется. После заголовка точка не ставится. Наличие заголовка избавляет от необходимости чтения документа полностью при его регистрации. Текст документа является основным реквизитом письма. Текст писем должен быть кратким, посвящен, по возможности, одному вопросу. Текст письма состоит из следующих элементов: введения, доказательства, заключения. Во введении излагаются причины, послужившие поводом для составления письма (например, различного рода ссылки – на телефонный разговор, договор и т. д.). В нем указывается цель составления документа. В доказательстве излагаются факты, описываются события, ситуации, ссылки на нормативный материал, делаются выводы. В заключении излагается суть принятого решения (согласие, отказ, предложение) или цель письма, выводы в виде предложений, отказов, просьб и т. д. Текст документа может быть представлен и в виде таблицы. Как правило, текст письма составляется от первого лица множественного числа – «предлагаем, напоминаем», или третьего лица единственного числа – «предприятие рассмотрело», «организация считает». Если письмо написано на бланке руководителя, то текст уже излагается от первого лица единственного числа: напоминаю, прошу, предлагаю. Начинается и кончается текст письма общепринятой формулой вежливости. В начале текста письма – вступительное обращение, которое помещается ниже заголовка к тексту с красной строки, например: «Уважаемые господа!». Обязательно ставится восклицательный знак. В конце текста письма заключительная формула вежливости – на правой стороне бланка, в конце основного текста письма. После заключительной формулы вежливости «С уважением», как правило, ставится запятая. В начале письма не рекомендуется употреблять слово настоящим. Следует написать: «Сообщаем, что...», а не «Настоящим сообщаем, что…». При употреблении в тексте письма местоимений рекомендуется употреблять Вы, Вас, Вам, Вами и т. д. – с прописных букв; мы, нас, нам и т. д. – со строчных букв. При употреблении в тексте письма числительных следует обозначать их цифрами. В денежных документах – цифрами и в скобках прописью. При обозначении количества товара после числительных слова «штук», «штуки» не употребляются (15 наименований, а не 15 штук наименований). Реквизит отметка о наличии приложений – находится в левом нижнем углу письма, с красной строки. Названия прилагаемых документов помещаются в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» записи не делаются. Например: Приложение: 1. Типовая инструкция на 6 л. в 2 экз. Если полное наименование приложения к документу указывается в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме: Приложение: на 2 л. в 2 экз. Приложение: упомянутое по тексту. Если приложение в одном экземпляре, то количество экземпляров не указывается. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют так: Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес. Документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. В правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом:
Реквизит подпись– обязательный реквизит любого документа, помещается справа под текстом письма. Этот документ предполагает собственноручную подпись должностного лица. Слева располагается наименование должности лица, подписавшего документ, на этой же строчке – подпись и расшифровка (инициалы и фамилия). В подписи инициалы ставятся перед фамилией. Например: Директор подпись Ю. Н. Фролов Если документ оформлен не на бланке, должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, например: Директор АО «Конти» подпись Т.Э.Гасанов При подписании документа несколькими должностными лицами подписи располагают друг под другом в соответствии с занимаемой должностью, например: Президент фирмы подпись А. Н. маматов Главный бухгалтер подпись А. С. Каримова При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне: Директор АО «Квант» Директор СП «Конти» подпись В. Г. Лапов подпись И. В. Розов Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте, отсутствует, то письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия, например: «И.о.», «Зам.». Не рекомендуется подписывать письма с предлогом «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности. Документы коллегиального органа (Совета учредителей, Совета директоров) подписываются председателем этого органа и секретарем. Реквизит печать – заверяет подпись ответственного лица. Печати могут быть следующих видов: гербовые; печати организаций и простые печати (с надписями, например, «отдел кадров»и т. д.). Реквизит отметка об исполнителе (составителе) документа включает фамилию исполнителя и инициалы, номер служебного телефона, располагается на лицевой или при отсутствии места на оборотной стороне листа в левом нижнем углу после реквизитов подпись, виза, при этом инициалы ставятся после фамилии. Например:
Этот реквизит служит для оперативной связи с непосредственным исполнителем документа, уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов. Реквизит о поступлении документа в организацию размещается в правом нижнем углу первого листа документа (часто путем проставления штампа). Реквизит отметка о направлении копий в другие адреса. Данная отметка проставляется ниже последней строки подписи или отметки о приложении. Например:
Обратите внимание на следующие сокращения, которые встречаются в деловой документации: акад. – академик г. – год гг. – годы г-н – господин г-жа – госпожа г-да – господа доц. – доцент ж. д. – железная дорога з/п – заработная плата ин.: иностр. – иностранный и.о. – исполняющий обязанности о/р – опыт работы ПК – персональный компьютер пом. – помощник проф. – профессор р/c – расчетный счет ср. – сравни (при ссылке) гр-н – гражданин г-не – граждане зав. – заведующий д-р – доктор чл.-кор. – член-корреспондент Задания Повторяем нормы Определите род следующих аббревиатур: ООН, МГУ, МИД, МЧС, США, РЖД, ГЭС, ДТП, ЖСК, ДК, СПИД, СМИ, ЦБ, ЛДПР. Вычеркните лишнее слово в синонимическом ряду: Выразить – сформулировать – назвать – придумать. Воплотить – реализовать – привести – осуществить. Употреблять – использовать – находиться – применять. Обаятельный – смешной – очаровательный – неотразимый. Мысли – думы – размышления – чувства. Расшифруйте следующие сокращения: Бул., и др., и пр., пер., ж.д., ж/м, м/р, млрд, р., инж., преп., зам., пр. Расставьте ударение в приведенных ниже словах. Водопровод, газопровод, добыча, договор, исчерпать, каталог, квартал, мышление, намерение, нормировать, вы правы, созыв, средства, украинский, усугубить, ходатайство. Выберите из скобок нужную форму: ЛДРП (объявил – объявила); (Расширенный – расширенная) МКАД; ЦБ (зарегистрировал – зарегистрировала); (Российская – российское) ПВО; США (разъяснил – разъяснила – разъяснили). Исправьте ошибки в следующих предложениях: заявление Анатолия Тодчук все еще было не подписано; 2) изменение графика работ нежелательное; 3) в этом договоре следует обратить внимание на следующие факторы; 4) командировочный уже оформил все документы; 5) просим вас принимать участие в этой конференции. Повторяем нормы Организация Объединенных Наций, Московский государственный универ-ситет, Министерство иностранных дел, Министерство чрезвычайных ситуаций, Соединенные Штаты Америки, Российские железные дороги, Гидроэлектростанция, дорожно-транспортное происшествие, жилищно-строительный кооператив, Дом культуры, синдром приобретенного иммунодефицита, средства массовой информации, Центральный банк, Либерально-демократическая партия. Назвать, привести, находиться, смешной, чувства. Бульвар, и другие, и прочее, переулок, железная дорога, жилой массив, микрорайон, миллиард, река, инженер, преподаватель, заместитель, проспект. ВодопровОд, газопровОд, добЫча, договОр, исчЕрпать, каталОг, квартАл, мышлЕние, намЕрение, нормировАть, вы прАвы, созЫв, срЕдства, украИнский, усугубИть, ходАтайство. 1) объявила; 2) расширенная; 3) зарегистрировал; 4) российская; 5) разъяснили. 1) Тодчука; 2) нежелательно; 3) необходимо обратить внимание; 4) коман-дированный; 5) принять. Литература Веселов П. Аксиомы делового письма. – М. : Изд-во ИВЦ «Маркетинг», 1993. Веселов П. Современное деловое письмо в промышленности. – М. : Изд-во стандартов, 1990. Тэйлор Ш. Деловая переписка и образцы документов. - М.: Проспект, 2005. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской федерации». Принят Государственной Думой 1 октября 2004 г. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». Принят Государственной Думой 25 января 1995 г. King F.W., Cree D. Ann. English business letters. – М. : Высшая школа, 1998. |