типы речи. РАЗРАБОТКИ ЗАНЯТИЙ. Тема деловая коммуникация как сделать ее эффективной процесс деловой коммуникации следуем ли мы ему. Эффективная вербальная коммуникация
 Скачать 0.69 Mb.
|
|
Тема 14. Доклад. Отчет. ДОКЛАД Основные понятия Академический стиль – особый способ подачи текстового материала, наиболее подходящий для написания учебных и научных работ. Данный стиль определяет следующие нормы: предложения могут быть сложными; используются заимствования, термины; должны отсутствуют местоимения «я», «моя» (точка зрения). Актуальность – степень важности исследования в данной ситуации и данный отрезок времени для решения данных задач, вопросов и проблем. Гистограмма – диаграмма в виде столбцов, на которой графически показано изменение какой-либо величины. Монологическая речь – речь одного лица, обращенная к слушателям или к самому себе. Публичное выступление – живое действие говорящего человека, которое осуществляется в контакте с тем или иным сообществом, с группой людей. Регламент – правила проведения собраний, конференций и других мероприятий, включающие время, отведенное для докладов и выступлений. Теоретическая справка Само понятие доклада далеко не однозначно. Ряд исследователей считает, что это публичное, развернутое выступление по заранее выбранной и подготовленной теме, основанное на привлечении документальных данных, подтверждающих теоретические выкладки докладчика. Другие отмечают, что доклад может быть устным и письменным, т. е. это не только публичное выступление, но и документ. А ведь это еще и официальное оповещение официального лица о приходе посетителя: – Его превосходительство принимают? – Как доложить? – Учащийся Вова Сидоров с докладом. А еще есть рапорт – официальный устный или письменный доклад от нижестоящего к вышестоящему, преимущественно в военных и военизированных организациях. Нас, конечно, прежде всего интересует доклад как публичное развернутое сообщение и подготовка к нему. Доклад имеет трехчастную структуру: введение, основную часть, заключение (выводы). Здесь также выделяется несколько типов: научные, производственные, политические, информационные, аналитические, футурологические, и т. д. Научный доклад – расширенное письменное или устное сообщение, представляющее собой обобщенное изложение результатов проведенных исследований, экспериментов и разработок. Он наиболее регламентирован, так как часто публикуется в специальных изданиях. Структура научного доклада: Тема исследования. Введение: актуальность исследования; цель работы (в общих чертах соответствует формулировке темы исследования и может уточнять ее); задачи исследования. Основная часть: гипотеза – научно обоснованное предположение о возможных результатах исследовательской работы; методика проведения исследования; результаты исследования. Заключение: выводы; список литературы. Этапы работы над научным докладом Подбор и изучение основных источников по теме. Составление библиографии. Обработка и систематизация материала. Подготовка выводов и обобщений. Разработка плана доклада. Написание. Публичное выступление с результатами исследования. В докладе соединяются три качества исследователя: умение провести исследование, умение преподнести результаты слушателям и квалифицированно ответить на вопросы. Отличительной чертой доклада является научный, академический стиль. Доклады по научно-популярной тематике имеют более упрощенную структуру: Тема. 1. Введение. 2. Основная часть. 3. Заключение. Подготовка устного доклада основывается на тексте доклада, но имеет собственную специфику. Прежде всего, она ограничена регламентом. Доклад может длиться от 7 минут до часа и более. Очень растянутые во времени доклады плохо воспринимаются аудиторией, но они традиционно приняты в нашей стране, особенно на отчетно-выборных собраниях. При подготовке докладчику следует продумать следующие вопросы: 1. Какова ЦЕЛЬ выступления? Или: я, автор доклада, хочу: информировать аудиторию о чем-то; объяснить аудитории что-то; обсудить проблему; спросить совета; получить высокую оценку. Если ответа на эти вопросы нет, зачем выступать? Разве что для «галочки». 2. Какова Аудитория? На кого рассчитано выступление: на студентов? На клиентов? На профессионалов? На конкурентов? На присутствующую в аудитории подругу? Без учета аудитории докладчику придется объяснять академикам таблицу умножения, а дошкольникам – высшую математику. 3. Какие материалы, кроме текстовых, будут использованы в докладе? Это могут быть фотографии, слайды, таблицы, гистограммы, видеоролики и т. д. В принципе, любой устный доклад можно сделать интересным и запоминающимся. В процессе выступления желательно учитывать некоторые нехитрые правила: Продолжительность выступления не должна быть более 10–15 минут. Не бойтесь аудитории – ваши слушатели дружески настроены. Выступайте в полной готовности – владейте темой настолько хорошо, насколько это возможно. Сохраняйте уверенный вид – это действует на аудиторию. Делайте паузы так часто, как считаете нужным. Не торопитесь и не растягивайте слова. Скорость речи должна быть примерно 120 слов в минуту. Подумайте, какие вопросы вам могут задать слушатели, и заранее сформулируйте ответы. Если вам нужно время, чтобы собраться с мыслями, то, наличие заранее подготовленных карт, схем, диаграмм, фотографий поможет вам выиграть его. Задания Какова структура доклада? Чем определяется время публичного выступления, доклада? Какие языковые особенности характерны для академического стиля? С каких слов начинается основная часть доклада «Озеро Байкал» (см. образец). Какие дополнительные материалы используются в устном публичном выступлении? Образец доклада-сообщения (фрагмент доклада Д. Рудого) Доклад на тему «Озеро Байкал» Озеро Байкал – величайшее на нашей планете. Оно неразрывно связанно с Россией и является одним из ее символов. Расположенное рядом с центром Азии, озеро Байкал известно далеко за пределами этого континента. Котловина Байкала образована тектоническими процессами: озеро лежит в глубокой впадине, окруженной со всех сторон горными хребтами. Байкал – древнейшее озеро Земли. Ему около 25 миллионов лет. Байкал является глубочайшим озером Земли. Его максимальная глубина составляет 1 620 метров. Это позволяет Байкалу при сравнительно небольшой площади поверхности (31 500 км2.) заключать 20% общемировых запасов пресной воды: 23 тыс. км3. Примерно столько же содержат все пять Великих озер Северной Америки вмести взятые – Верхнее, Мичиган, Эри, Онтарио и Гурон. В Байкал впадает 336 рек, при этом озеро дает жизнь лишь одной реке – Ангаре. Вода в Байкале темно-синего цвета и настолько прозрачна, что в июне, когда прозрачность достигает максимума, можно наблюдать сорокаметровые глубины невооруженным глазом. Говоря об исключительной чистоте Байкала, следует упомянуть одного из его обитателей, благодаря которому воду из озера можно безбоязненно пить без какого бы то ни было дополнительного очищения. Это крохотный рачок эпишура. Именно этот рачок очищает воды озера. Две трети представителей флоры и фауны озера живут только в Байкале. Наиболее известны байкальская нерпа, байкальский омуль, байкальский тюлень, некоторые виды бычков, а также живородящая рыба голомянка. Всего в озере обитает 2,6 тыс. видов и разновидностей растений и животных. Задача человека – сохранить уникальное озеро и его обитателей на многие века. Литература 1. Безручко П. Без воды: Как писать доклады и отчеты для первых лиц. – М. : Альпина Паблишер, 2014. Интернет-ресурсы URL: http://oko7.ru/category/referats URL: http://dic.academic.ru/dic.nsf/mas/12508/доклад URL: http://s249.narod.ru/doklad.html URL: http://tarefer.ru/works/98/100031/index.html ОТЧЕТ Основные понятия Дефиниция – объяснение, определение слова, понятия. Подотчет – подотчетные суммы, выдаваемые штатным работникам предприятий и организаций на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки. Формуляр – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Экспозе – 1. Краткое изложение какого-либо документа, произведения. 2. Краткое сообщение представителя правительства по какому-либо вопросу текущей политики в парламенте. Понятие отчет еще более многозначно, чем доклад. Например, Словарь русских синонимов и сходных по смыслу выражений (под ред. Н. Абрамова, М. : Русские словари,1999) дает целый ряд синонимов к слову отчет: рапорт, подотчет, отзыв, обозрение, мнение, сообщение, суждение, исповедание, выписка, экспозе, доклад, ведомость, ответ Приведем основные дефиниции слова ОТЧЕТ: Отчет – сведения, данные о деятельности компании, о результатах работы за определенный период. Отчет – официальное сообщение о выполнении какого-либо задания, о результатах исследования и т. п. Отчет – объяснение, подкрепленное теми или иными доказательствами (цифровыми данными, оправдательными документами) о положении, ходе дел и результатах хозяйственной деятельности предприятия или об управлении или распоряжении чужим имуществом. Отчет – один из видов монологической речи, публичное развернутое официальное сообщение по определенному вопросу, основанное на привлечении документальных данных. Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу. Отчет – составленные по определенной форме сведения, данные о деятельности экономического субъекта за определенный прошедший период. Теоретическая справка Итак, ОТЧЕТ может быть представлен как в устной, так и письменной форме. Большинство письменных отчетов представляют собой документ, регламентируемый ГОСТом и Типовой инструкцией по делопроизводству, составленный в соответствии с формуляром. Основными реквизитами отчета являются: 1) наименование организации; 2) наименование вида документа (ОТЧЕТ); 3) дата документа; 4) регистрационный номер; 5) заголовок к тексту документа; 6) текст; 7) подпись. Типы отчетов, которые оформляются соответствующим образом: командировочные отчеты, авансовые отчеты, аналитические отчеты, бухгалтерские отчеты, научные отчеты, годовые отчеты, аудиторские отчеты, отчеты о расследовании, бюджетные отчеты, полицейские отчеты, демографические отчеты, кредитные отчеты, оценочные отчеты, проверочные отчеты, военные отчеты и др. Довольно распространенной формой отчета является ОТЧЕТ о выполнении плана. Это вторичный документ, составленный на основании первичного – ПЛАНА. В плане указываются по пунктам намеченные мероприятия, сроки их выполнения и ответственные за исполнение. В отчете ставятся отметки о выполнении и сроки. Ниже приводятся образцы плана и отчета по нему. ПЛАН проведения мероприятий Дня охраны труда в ОУ Гимназии г. Сызрани Наименование мероприятий Сроки Ответственные 1. Беседа с работниками гимназии 26.08.2014 Председатель по вопросу соблюдения законода- профкома тельства в области охраны труда Царькова Л. И. 2. Отчет о выполнении коллектив- 28.08.2014 Уполномоченный ного договора в части охраны по ОТ труда Сухарева А. Я. 3. …. Уполномоченный по охране труда Гимназии (подпись) М. В. Фролова ОТЧЕТ о проведении мероприятий Дня охраны труда в ОУ Гимназии г. Сызрани Наименование мероприятий Сроки Ответственные Отметка о выполнении 1.Беседа с работниками гимназии 26.08.2014 Председатель выполнено по вопросу соблюдения законода- профкома тельства в области охраны труда Царькова Л. И. 2.Отчет о выполнении коллектив- 28.08.2014 Уполномоченный выполнено ного договора в части охраны по ОТ труда Сухарева А. Я. 3. …. Уполномоченный по охране труда Гимназии (подпись) М. В. Фролова Основой устного отчета как публичного выступления является текст с фактами, цифрами, соответствующими выкладками и доказательствами. Подготовка к устному отчету происходит в соответствии с правилами подготовки к докладу или экспозе. Однако есть некоторые отличия: 1. Отчет может быть более продолжительным, чем доклад или экспозе. 2. Он не может носить познавательный или популярный характер. Например, отчет о работе ревизионной комиссии или отчет о деятельности акционерного общества перед акционерами и т. п. Задания Какова структура устного отчета? Какие реквизиты используются в отчете как документе? Является ли подотчетом приложение к основному отчету? Какой отчет может быть представлен в виде публичного выступления: авансовый, командировочный, подотчет, итоговый, о расходовании горюче-смазочных материалов? Составьте План мероприятий и Отчет к нему по образцу. Тема 15. Межкультурный аспект письменной деловой коммуникации По данным ООН, сегодня свыше 50 % мирового ВВП производится на совместных предприятиях. Специалисты в сфере бизнеса и предпринимательства должны обладать высокой коммуникативной компетенцией в области профессионального общения. В профессиональном общении важную роль играют нормы и ценности трудообмена, обмена деятельностью, а также конкретные формы и методы взаимодействия людей при решении деловых вопросов, стереотипы в служебном, должностном и других видах поведения. Все это необходимо учитывать в деловом межкультурном взаимодействии. Специалисты в области межкультурной коммуникации различают две группы культур: низко- и высококонтекстные. Низкоконтекстные культуры – швейцарская, немецкая, североамериканская. В стандартном высказывании в рамках этой культуры информация, которая требуется для правильной интерпретации данного сообщения, содержится в максимально вербализованном виде. Безусловно, кросс-культурные различия среди низкоконтекстных культур также могут быть. Например, это касается различной экспликации категории вежливости. Русские могут казаться немцам невежливыми, потому что принцип солидарности с коммуникативным партнером подталкивает их к тому, чтобы высказать свое мнение и дать совет в тех случаях, когда немецкая коммуникативная культура, уважающая принцип автономности и дистанции, рассматривает это как навязчивость. С точки зрения французов голландцы в деловых контактах высказываются слишком прямолинейно, а это не соответствует представлениям французов о вежливости. Большинство голландцев в ситуации деловых переговоров переходят на неродной язык (французский), поэтому недовольство и раздражение могут быть спровоцированы их языковой некомпетентностью. Высококонтекстные культуры – китайская, японская. Высказывания часто не могут быть поняты на основе содержащихся в них собственно языковых знаков. Для их правильной интерпретации требуется знание контекста, причем не узкого, ситуативного, но весьма широкого, культурологического. Поэтому на уровне обыденного европейского сознания японскую беседу часто описывают как игру недомолвок. А японцам, в свою очередь, нередко кажется, что европейцы слишком прямы и нетактичны. Установление деловых связей обычно начинается с деловых писем, и поэтому наиболее наглядно межкультурные различия проявляются в деловой переписке. Продажа и покупка, импорт и экспорт – основные темы переписки с зарубежными коллегами. В деловом общении письма (о приеме на работу, о предоставлении гранта на проведение научного исследования и др.) обнаруживают варьирование по ряду параметров, как между западной и восточной культурами, так и между культурами Запада. 1. Жанр письма. Например, сопроводительное деловое письмо в западных культурах выполняет основную функцию – дать самооценку, т.е. выделить, подчеркнуть свою квалификацию и опыт, «пригодность» к выполнению данной работы. В восточнокультурном социуме оно выполняет только функцию «сопровождения» посылаемого резюме и не используется как возможность повлиять на решение работодателя о предоставлении вакансии. 2. Структура письма. В Юго-Восточной Азии текст делового письма строится индуктивно: сначала причины, обстоятельства и лишь в конце собственно требования или деловые предложения. Представителям европейской и североамериканской традиции этот стиль кажется «мутным» и неделовым. С их точки зрения, такое письмо должно начинаться с формулирования основного требования или предложения с последующим его обоснованием и детализацией. Если сравнивать западные традиции, то мы обнаруживаем, что деловые письма американцев, например, оцениваются как более индивидуальные, личностные, чем аналогичные письма французов. 3. Тональность и стиль письма. Письма с просьбой о финансировании научных работ, написанные американцами, более очевидно направлены на убеждение, чем письма на эту же тему от голландских организаций. Американские письма более длинные, они предоставляют больше информации как профессионального, так и личного характера. Тексты американцев отличаются информативностью и смысловой точностью. Американцы более активны, лучше проявляют себя в самооценке и более успешны в создании своего положительного имиджа. Существенно различаются требования к составлению деловых писем в отечественной и западной традиции. Западные традиции письменного делового общения Деловая письменная речь на английском языке не имеет тех многовековых традиций, которые формировали русскую письменную коммуникацию, поскольку на протяжении многих веков англичане в качестве языка документов использовали латинский, а затем французский язык. Главной особенностью русской официально-деловой письменной речи все еще остается ее строгая функциональность, так называемый «телеграфный стиль», в то время как к англоязычному деловому общению предъявляются те же требования, что и к разработкам рекламного характера. Стиль англоязычных деловых писем и документов подвержен постоянным изменениям, с каждым годом он упрощается, открывая границы стиля языковым ресурсам других коммуникативных сфер. Например, в английской деловой корреспонденции, в частных деловых письмах нередко можно встретить отрывки из работ западных психологов, философов, цитаты из известных литературных произведений. Считается, что такого рода украшения основного текста свидетельствуют об эрудиции автора, иллюстрируют его красноречие. Таким образом, западная официально-деловая речь сближается и по своим функциям, и по средствам выражения с публичной речью. Специалист в области делового письма американец Р. Теппер полагает, что правильно составленные деловые письма строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или два предложения пробуждают интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя письма действовать (сравните с формулой построения рекламных текстов: Внимание – Интерес – Желание – Действие). Как следствие этого, можно говорить о различной тональности отечественного и западного делового письма. Современной отечественной деловой документации по-прежнему скорее присуща сухость, чем увлечение чрезмерной вежливостью. Западный стиль в этом отношении несколько мягче. Так, Р. Теппер советует бизнесменам использовать в деловых письмах и записках набор «магических слов», обеспечивающих успех. Такими словами он считает: изумительный, вдохновляющий, поразительный, чарующий, испепеляющий, горячий, оглушающий, незабываемый, приковывающий внимание, впечатляющий, пленительный, ошеломляющий, дразнящий, трепещущий и т.п. Отечественному стилю деловых писем пока не свойственно употребление таких «магических» слов, т.к. закрытость официально-деловой речи для влияний извне не позволяет проникнуть в нее эмоционально оценочной, экспрессивной лексике. Другой особенностью отечественного делового письма является приоритет «мы-подхода» в подаче информации, утрата местоимения «я». По правилам делового общения, принятым на Западе, в частности, в США, коммерсант, пишущий послание клиенту, должен обязательно использовать какой-нибудь личностный момент: футбольную игру, детей, школу, общего друга, упомянутого в беседе. В отечественной деловой практике такая фамильярность считается излишней. Международные правила оформления реквизитов Общие требования к оформлению письма те же, что и в отечественной практике. 1. Деловые письма принято писать на отпечатанных типографским способом бланках фирмы (организации, учреждения). Мнение получателя письма о вашей фирме зависит, помимо прочего, от внешнего вида бланка, уровня полиграфического исполнения, качества бумаги. Реквизиты на бланке, предназначенном для переписки с иностранными партнерами, должны быть на английском языке (можно продублировать на государственном). Деловые письма следует писать только на лицевой стороне, будь то фирменный бланк или обычный чистый лист. 2. Если письмо занимает более одной страницы, то в конце ее пишут: продолжение следует (continued over). В международной деловой практике текст, как правило, умещают на одной странице. 3. Для нумерации пользуются арабскими цифрами, на первой странице цифра не ставится. 4. Письмо должно быть напечатано на компьютере. Ширина поля с левой стороны – не менее 2 см (чтобы удобнее было подшить). Текст печатается через два или хотя бы полтора интервала. Абзац начинается с красной строки – пять интервалов от поля. Обращение к адресату принято писать без абзаца. Переноса слов следует избегать. 5. Исправления в тексте письма, даже самые аккуратные, не допускаются. 6. Желательно, чтобы письмо в конверте было согнуто не более чем один раз (текстом внутрь). Для особо важных писем подбирают конверт такого формата, чтобы лист остался не согнутым. На конверте можно разместить все реквизиты, имеющиеся на бланке, включая фирменный знак. Большие конверты, в которых письма отправляются не согнутыми, должны быть из плотной бумаги, чтобы их содержимое не измялось при пересылке. 7. Траурные конверты (с черной подкладкой внутри) следует использовать по прямому назначению. 8. Резолюции на полученной корреспонденции принято делать только карандашом. Если чернилами, то резолюция должна быть на отдельном листе, который подкалывают к письму. 9. Ответ на телеграфный запрос должен быть дан в течение трех дней. На письмо – до истечения 10 дней. Если нет возможности вовремя дать подробный, исчерпывающий ответ, то следует в течение трех дней сообщить, что письмо принято к сведению, а окончательный ответ дать не позднее, чем через 30 дней. Существуют определенные различия в наборе основных реквизитов, используемых при оформлении делового письма в российской и международной традиции. Реквизиты писем в России включают Государственный герб РФ / герб субъекта РФ / эмблему организации или товарный знак; код организации; код формы документа; наименование организации; справочные данные организации; дату документа; регистрационный номер документа; ссылку на регистрационный номер и дату документа; указание на адресата; заголовок к тексту; текст документа; подпись; отметку о наличии приложения; идентификатор электронной копии документа; резолюцию; отметку о контроле; ИНН/КПП; ОГРН. Реквизиты международных писем содержат сведения об отправителе (наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, факса); ссылку на индексы отправителя; дату; внутренний адрес (включающий наименование получателя письма и его почтовый адрес); указание на конкретное лицо «К сведению»; вступительное обращение; заголовок; текст документа; подпись; отметку о наличии приложения; указание на рассылку копий данного письма. Составляя письмо по международным стандартам, необходимо придерживаться следующих правил оформления реквизитов. Форма письма  Адресат. При направлении писем зарубежным адресатам реквизит «Адресат» включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата; должность адресата, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс), название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по его левой границе. Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество букв – тридцатью. Если в строке более тридцати знаков, реквизит можно оформить шрифтом меньшего кегля. Прописными буквами рекомендуется писать название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения:  Если документ адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес. Например: The Municipal Court of Seattle 600 Third Avenue /MS SEATLE, WEASHINGTON 98104 USA Если вы знаете точное имя и должность адресата, они должны быть написаны перед адресом. Вначале пишется имя, затем должность адресата:  Если вы не сумели найти имени адресата, то указание, кому адресовано письмо, следует поместить в строку «attention line»:  Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указывается его имя (инициалы имени), фамилия, затем почтовый адрес. Например: Mr. Luis Serrano Correcher 34 Call Alcala 6a pl. (Servicio de prenca) MADRID 28071 ESPANA Перед фамилией лица, которому адресовано письмо, пишутся его инициалы, а перед инициалами необходимо поставить одно из сокращений: Г-ну («Господину», по-английски – «Mr.») или Г-же («Госпоже», по-английски – «Mrs.»). Слова «господин» и «госпожа» всегда пишутся сокращенно. Если у адресата есть титул или звание, то вместо обращения, например М-ру В. Смиту, следует указать Проф. В. Смиту. В Германии используется формула: господин + титул или звание + фамилия. Игнорировать дворянские титулы, воинские и академические звания невежливо. Низшие академические звания – бакалавр и магистр – употребляются редко. Иногда (в США – крайне редко) вместо Mr. после полного имени адресата ставится Esq. («Esquire» – «эсквайр»), как знак уважения. При наличии нескольких титулов употребляется только один из них. Наиболее почетные звания и титулы, такие как полковник, генерал, академик, президент и т.п., желательно писать полностью, особенно на конверте. Во второй строке пишется должность адресата. В третьей – наименование фирмы. Порядок написания адресных данных должен строго соблюдаться. Пометка Личное (Private) после фамилии означает, что вскрыть письмо может только тот, кому оно адресовано. В США в этом случае пишут Personal. Пометка Конфиденциальное (Confidential) означает, что письмо может распечатать также личный помощник или секретарь адресата. В письме не должны указываться более четырех адресатов. При отправке письма более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом письме проставляется только один адресат. Адрес получателя пишется только на конверте. Адрес отправителя – и на конверте, и на странице с текстом (в правом верхнем углу). Дата. Если адрес отправителя не отпечатан типографским способом, то дата приводится сразу после адреса отправителя. Если вы пишете письмо на стандартном бланке компании, то дату следует поместить справа, на следующей строке после адреса получателя. При написании даты в документе, которым будут пользоваться иностранные партнеры, необходимо помнить, что в Великобритании сначала пишется число, потом месяц: 10/7/00 соответствует 10 июля 2000 г., а в США – сначала месяц, потом число, т.е. 10/7/00 соответствует 7 октября 2000 г., поэтому дату в таких документах необходимо писать словесно-цифровым способом. В русскоязычном варианте документа она будет выглядеть как 10 июля 2000 г., а в англоязычном (в зависимости от страны) либо 10 July 2000, либо July 10, 2000:  Текст письма Вступительное обращение дублирует фамилию (или имя и фамилию), указанную в адресе. Если имя адресата неизвестно и не указывалось выше, можно использовать следующие (строго официальные) варианты обращения: Sir, Madam, Dear Sir, Dear Madam. Если отправитель письма лично знаком с адресатом или хочет установить с ним дружеские отношения, следует писать так: Уважаемый м-р… (Dear Mr.). Вступительное обращение в письме, адресованном двум или более мужчинам, фирме (организации, учреждению), выглядит так: Sirs или Gentlemen. Sirs более популярно в Великобритании, Gentlemen – в США. Если письмо адресовано двум или более женщинам или фирме (организации, учреждению), полностью состоящей из женщин, употребляется обращение Mesdames, в США может быть также использовано обращение Ladies. Обращение в письме, которое вы собираетесь отправить в Германию, необходимо строить по формуле: Уважаемый господин профессор + фамилия. После вступительного обращения ставится запятая (в Европе) или двоеточие (в США). Указание на общее содержание письма пишется под вступительным обращением, начиная с левого края листа (не считая поля) и, в отличие от адреса получателя и вступительного обращения, не заканчивается на середине листа. Указание на общее содержание письма обозначается сокращением слова Касательно (Reference) – (Re:). Например: Re: В ответ на ваше письмо от 10 июня 1998. В настоящее время получила распространение иная форма – указание на общее содержание пишется заглавными буквами под обращением или подчеркивается. Например: УВАЖАЕМЫЙ Г-Н СМИТ, О ВАШИХ ПРЕДЛОЖЕНИЯХ ПО ДОСТАВКЕ ДИАГНОСТИЧЕСКОЙ АППАРАТУРЫ. Основной текст печатается на два интервала ниже предыдущей информации, без абзаца. В последнее время довольно большое распространение получил цельноблочный стиль, при котором новый абзац не обозначается отступом на 5 знаков, а отделяется от предыдущего 3–4 интервалами (вместо традиционных двух). Первый абзац письма обязательно содержит вступительный комплимент. Если вы впервые пишете данному адресату, уместно начать с фразы о том, что он является известным производителем в своей области. В ответном письме вступительный комплимент может выражать благодарность за полученную корреспонденцию. Распространенный комплимент в переписке между давними партнерами – выражение признательности за содействие в каком-либо деле. Далее следуют основные положения. Заканчивать основной текст следует комплиментом. Это может быть традиционное выражение надежды на дальнейшее сотрудничество: Пользуясь случаем, еще раз примите наши уверения в готовности к дальнейшему взаимовыгодному сотрудничеству; Мы с надеждой смотрим на перспективы нашего дальнейшего сотрудничества и т.п. В английском варианте основного текста с заглавной буквы пишутся имена, адреса, обращения, каждое слово оригинального названияфирмы (организации, учреждения), каждое слово названия должности, названия объектов переписки (договор, проект и т.д.). Не допускается использование сокращенных форм модальных и вспомогательных глаголов. Заключительная часть. Ее следует помещать справа, на два интервала ниже основного текста. Заключительная формула вежливости должна согласовываться с приветствием. Если письмо начинается обращением Уважаемый господин (Dear Sir) или Уважаемая госпожа (Dear Madam), то в заключении необходимо писать Преданный вам (Yours Faithfully). Вступительным обращениям Dear Mr. и Dear Mrs. соответствует заключительная фраза Искренне Ваш (Yours sincerely). Если письмо начинается неофициальным обращением, например, Дорогой Вильям (Dear William), то и заканчивается оно дружеской фразой, например: С сердечным приветом (With best regards), часто в сочетании с выражением Искренне Ваш. Подпись должна стоять под заключительной формулой вежливости, на правой стороне листа. Между автографом автора письма и заключительной формулой вежливости иногда, в зависимости от конкретных обстоятельств, помещается наименование фирмы-отправителя. Для подписи отводится четыре интервала. Проставляется она обычно черными чернилами перьевой ручкой. Ниже подписи печатается имя и фамилия автора. Еще ниже – его должность. В нижней части письма может быть напечатан постскриптум. Его обозначение общеизвестно – P.S. Постскриптум добавляется для того, чтобы сообщить адресату о важных событиях, произошедших после написания основного текста письма. В некоторых случаях постскриптум служит для того, чтобы подчеркнуть какой-либо важный момент. Постскриптум рекомендуется использовать только в исключительных случаях. Если письмо отправляется с приложением (какими-либо материалами или документами), в левом нижнем углу листа, под обозначением должности и автора, помещается указание на приложение. Сначала пишется слово Приложение(я) (Enclosure(s)). Справа от него, в той же строке, обозначаются конкретные приложения, например: Приложение: 1. Договор. Используется довольно много типов обозначений приложения: Enclosure(s): Two enclosures, или Enc.(s): Encs.(2), или End: End.(2). Указанием на приложение могут также служить диагональная черточка (/), горизонтальная линия (-) или ряд точек (…) в левом поле, напротив строки, в которой упоминается приложение. Иногда приложение обозначается прикреплением наклеек и к приложению, и к письму. Ниже, отдельной строкой, может быть сделано указание на рассылку копий (Carbon copy, сокращенно – СС или с/с). Например: с/с: Mr. John Brown. |