Структурировано по ДЕ. Тесты 1 де1 основы управления организацией

• Название: Тесты 1 де1 основы управления организацией
• Анкор: Структурировано по ДЕ.docx
• Дата: 15.05.2018
• Размер: 17.09 Mb.
• Имя файла: Структурировано по ДЕ.docx
• Тип: Тесты; #19285
• страница: 27 из 55

Тест 2.4

2.5 Координация как функция менеджмента

Главная задача, решаемая на данном этапе, заключается в обеспечении согласованности действий всех подразделений, участвующих в процессе достижения цели.
На данном этапе должно быть определено, как будет осуществляться процесс информирования сотрудников, в организации должна быть разработана и поставлена система документооборота.
Координация осуществляется посредством проведения совещаний, контактов между руководителями, согласованием планов-графиков, внесением в них коррективов.
Совещание – это форма делового взаимодействия людей, связанных между собой формальными отношениями в организационной структуре, в процессе которого вырабатывается групповое решение и распределяется ответственность за него между участниками взаимодействия. Цели проведения совещаний могут быть разными, например:

• 
  обсуждения начала, хода или завершения тех или иных мероприятий,
  
• 
  координирования деятельности различных подразделений;
  
• 
  обмен информацией по актуальному вопросу.
  

Совещание — достаточно дорогой вид служебной деятельности. Поэтому, прежде чем проводить совещание, рекомендуется оценить, можно ли обойтись без него.

Очень часто совещание воспринимается как ПУСТАЯ ТРАТА ВРЕМЕНИ или как ПОЛЕ БОРЬБЫ с внутренними конкурентами за ДОСТУП К ФИНАНСОВЫМ РЕСУРСАМ. Это свидетельствует о неправильном подходе к организации и проведению совещаний.
В некоторых случаях руководителю не стоит прибегать к проведению совещаний, а использовать более короткие собрания с коллегами и подчиненными, так называемый «МЕНЕДЖМЕНТ на ХОДУ» (встречи в кабинете у руководителя или на рабочем месте подчиненных).
Можно выделить следующие типы совещаний:

• 
  Совещание по решению проблемы
  
• 
  Совещание – отчет/презентация
  
• 
  Совещание – «обратная связь» (в ходе совещания высказывается оценка действиям или результатам работы отдельных должностных лиц или подразделений)
  
• 
  Совещание комбинированного типа
  

Перед проведением совещания необходимо:

1. 
   Определить план и регламент совещания.
   

Т.е. порядок и продолжительность выступлений, определить перерывы и их продолжительность.
При составлении плана совещания рекомендуется первыми ставить вопросы, которые требуют присутствия приглашенных. После их рассмотрения пригашенные могут уйти.

2. 
   Определить время начала и продолжительность совещания
   

• 
  Оптимальная продолжительность совещания 1час.
  

Продолжительность совещания более 2-х часов резко снижает результативность.

• 
  Плановые совещания по решению проблем рекомендуется проводить в середине недели. Информирование - в понедельник или пятницу.
  

Определяя время начала совещания, необходимо принимать во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей в течение дня переключаться с одного вида работы на другой, заседания лучше проводить в начале или в конце рабочего дня.

Начало и конец совещания лучше планировать так, чтобы не оставалось «пустых» отрезков времени: если оно закончится за 15 минут до обеда, то это будут потерянные минуты.

3. 
   Информирование участников
   

Необходимо заблаговременно ознакомить участников совещания с датой, временем и повесткой дня, а также со всеми необходимыми материалами.
Стандартная форма повестки дня совещания

Дата проведения совещания
Тема совещания	_______________________ _______________________	Начало Окончание
Кто собирает совещание		Место проведения
Тип совещания	Решение проблемы Отчет – Презентация "Обратная связь" Комбинированного типа	Раздаточные материалы	__________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________
Желаемый результат	_______________________ _______________________	Пожалуйста, принесите с собой	__________________ __________________
Руководитель		Процедура проведения совещания	__________________
Ведущий		Как будет приниматься решение	__________________
Секретарь Ведет записи (протокол)	_______________________	Кто будет принимать решения	__________________
Участники	_______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________	Примечания	__________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________
Порядок тем	Ответственные	Процесс	Временные рамки
1. 2. 3.

4. 
   Подготовка помещения и необходимого оборудования
   

• 
  Помещение должно быть достаточно просторным и проветриваемым, хорошо освещенным
  
• 
  Число стульев должно соответствовать числу участников. Если кто-то из участников совещания вынужден уйти раньше или прийти позже, то лучше перемещать стул (поставить с приходом и убрать с уходом).
  
• 
  До совещания необходимо проверить наличие всех технических средств, которые потребуются: есть ли бумага, фломастеры (пишущие), липкая лента, проектор, слайды, удлинители и т. п.
  

Расположение участников в помещении
Длинный овал – провоцирует каждого участника либо сфокусировать все внимание на человеке во главе стола, а не на обсуждаемом предмете, либо, если он окажется не в состоянии держать это внимание, на человеке, сидящем напротив участника, что очень ограничивает возможности продуктивного обсуждения.

Такое расположение подойдет для совещания «отчет-презентация».
Круг уместен для проведения неформальных дискуссий, обмена информацией и неформального общения.
Полукруг уместен для проведения совещаний по решению проблем, принятию решений, планированию. В этом случае эффективно использование прикрепленных на стене плакатов, которые позволяют фокусировать внимание участников на задаче, а не друг на друге. В полукруге должны сидеть все без исключения участники совещания. Если кто-то намерен сидеть за кругом, то он может быть наблюдателем, лишенным возможности высказываться на правах участника.