ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И РС. Светлаков А.Г. Делопроизводство и режим секретности. Тесты для самосто ятельной работы, что способствует закреплению полученных знаний и при обретению практических навыков работы с документами
 Скачать 1.52 Mb.
|
|
Тестовые задания по теме «Техническое обеспечение работы с документами, учѐт и хранение документов и дел»: Вопрос 1. Какое количество листов складывается при формировании архивного дела? 1. 150 листов; 2. 350 листов; 3. 250 листов; 4. нет правильного ответа. Вопрос 2. Какое толщиной создается дело при сдаче в архив.? 1. не более 30-50 мм; 2. не более 40-50 мм;; 3. не более 30 -40 мм; 4. нет правильного ответа. Вопрос 3. Заголовок дела – это… 1. краткое обозначение сведений о составе и содер- жании документов в деле. 2. сведений о составе и содержании документов в де- ле. 3. обозначение сведений о составе и содержании до- кументов в деле. 4. нет правильного ответа. Вопрос 4. Индекс дела; номер дела – это… 1. обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку; 2. цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его об- ложку; 3. буквенно-цифровое обозначение дела в номенкла- туре дел организации, наносимое на его обложку; 219 4. нет правильного ответа. Вопрос 5. "Номенклатура дел – это… 1. перечень наименований дел, заводимых в органи- зации, с указанием сроков их хранения, оформленный в уста- новленном порядке; 2. наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленная в установлен- ном порядке; 3. систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке; 4. нет правильного ответа. Вопрос 6. Перечни документов, используемые для про- ставления сроков хранения, бывают… 1. постоянные, временные; 2. типовые, ведомственные; 3. секретные, несекретные; 4. нет правильного ответа. Вопрос 7. Документы, хранящиеся до 10 лет и свыше 10 лет, имеют конкретные сроки хранения: 1. 75 лет, 15 лет,10 лет, 7 лет, 3 года, 1 год. 2. 75 лет, 15 лет,10 лет, 5 лет, 3 года, 1 год. 3. 75 лет, 15 лет,10 лет, 8 лет, 3 года, 1 год. 4. нет правильного ответа. Вопрос 8. Сроки хранения документов – постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) – 1. устанавливаются в зависимости от значимости до- кументов; 2. устанавливается от финансовой значимости доку- мента; 3. устанавливается от количества документов; 220 4. нет правильного ответа. Вопрос 9. Дело – это… 1. документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку; 2. совокупность документов или документ, относя- щихся к одному вопросу или участку деятельности, поме- щенных в отдельную обложку; 3. относящихся к одному вопросу или участку дея- тельности, помещенных в отдельную обложку; 4. нет правильного ответа. Вопрос 10. "Формирование дела – это… 1. группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация доку- ментов внутри дела; 2. дело в соответствии с номенклатурой дел и систе- матизация документов внутри дел; 3. номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела; 4. нет правильного ответа. Вопрос 11. Систематизации документов обычного до- кументооборота номенклатура конфиденциальных дел пред- назначена для решения следующих задач: 1. учета формируемых дел и обеспечения проверки наличия документов и дел; 2. закрепления схемы разрешительной системы до- ступа руководителей и сотрудников организации к делам с конфиденциальной информацией; 3. учет дел архивного фонда; 4. все вышеперечисленные. Вопрос.12. Табличная часть номенклатуры конфиден- циальных дел имеет дополнительные графы: 221 1. гриф конфиденциальности дела; 2. фамилии сотрудников, которым разрешено пользо- ваться делами; 3. отметка о проверке наличия документов и дел (подписи и дата); 4. все вышеперечисленные. Вопрос 13. Внутренняя опись обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальных документы, и выполняет функцию учета документов, включенных в дело. Она содер- жит следующие графы: 1. учетный номер документа; 2. гриф конфиденциальности; 3. дату подписания или утверждения; 4. все вышеперечисленные. Вопрос 14. Особенностями процедуры оформления дела при его заведении являются: 1. оформление обложки дела с указанием грифа кон- фиденциальности дела; 2. оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне обложки); 3. подшивка в дело чистых листов (бланков) внут- ренней описи документов; 4. все вышеперечисленные. Вопрос 15. Дела сотрудникам организации выдаются под расписку с разрешения руководителя службы ДОУ… 1. на срок не более 1 месяца; 2. на срок более 1 месяца; 3. срок не ограничен; 4. нет правильного ответа. Вопрос 16. Сторонним организациям дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения … 222 1. руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ; 2. руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ, начальника отдела; 3. руководителя организации или его заместителя, начальника отдела; 4. нет правильного ответа. Вопрос 17. Какие реквизиты на обложке дела оформля- ются? 1. наименование организации указывается полно- стью, в именительном падеже, с указанием официально при- нятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; 2. наименование структурного подразделения - запи- сывается название структурного подразделения в соответ- ствии с утвержденной структурой; 3. индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел организации; 4. все вышеперечисленные Вопрос 18. Что предусматривает полное оформление дел? 1. оформление реквизитов обложки по установлен- ной форме (ГОСТ 17914-72); 2. нумерацию страниц; 3. составление заверительной надписи; 4. все вышеперечисленной. Вопрос 19. Номенклатура составляется… 1. службой или лицом, ответственным за документа- ционное обеспечение, и согласовывается с архивом предпри- ятия, организации; 2. нанятым лицом и после этого согласовывается с 223 архивом предприятия, организации; 3. после проведения конкурсных процедур для при- влечения специалистов; 4. нет правильного ответа. Вопрос 20. В течение года номенклатура может быть… 1. дополнена новыми делами, если увеличился круг управленческих задач, решаемых организацией; 2. изменена, если увеличился круг управленческих задач, решаемых организацией; 3. дополнена новыми делами, если увеличился доку- ментооборот организацией; 4. нет правильного решения. Тестовые задания по теме «Режим секретности»: Вопрос 1. Делопроизводство это… 1. совокупность работ по документированию управ- ленческой деятельности учреждений и по организации в них документов; 2. оформление по установленным правилам инфор- мации, необходимой для осуществления управленческих действий; 3. процессы, относящиеся к записи информации; 4. работа с документами в соответствии с требовани- ями действующих законодательных актов и нормативно- методических материалов. Вопрос 2. Ход обсуждения вопросов и решения, прини- маемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, со- браниях, совещаниях фиксируются… 1. в актах; 2. в отчетах; 3. в протоколах; 224 4. в докладах. Вопрос 3. Соблюдение единых правил оформления до- кументов обеспечивает: 1. качественное составление документов, юридиче- скую силу документов; 2. юридическую силу документов, оперативность и качественное составление документов, организацию быстро- го поиска документов, активное использование ЭВМ при со- ставлении документов; 3. юридическую силу документов, оперативное со- ставление документов; 4. организацию быстрого поиска документов, их юридическую силу. Вопрос 4. Укажите варианты неверного датирования служебных документов: 1. 15/08/99 2. 01.10.00 3. 2000 03 10 4. 15.I.99 Вопрос 5. Бланк для внешних документов включает реквизиты: 1. эмблему предприятия, его адрес; 2. эмблему предприятия, его наименование, почто- вый адрес, номер контактного телефона, дата и номер доку- мента; 3. название предприятия, его почтовый адрес, дата и номер письма; 4. название предприятия, эмблема, номер контактно- го телефона. Вопрос 6. Для наилучшего понимания смысла докумен- та наиболее значимую часть нужно размещать… 225 1. в начале текста; 2. в середине текста; 3. в конце текста; 4. не имеет значения. Вопрос 7. Правовой статус работника организации ре- гламентируется: 1. положением о структурном подразделении; 2. приказом по основной деятельности; 3. должностной инструкцией; 4. приказом по личному составу. Вопрос 8. К организационным документам относятся: 1. приказы по основной деятельности, устав, штат- ное расписание, должностные инструкции; 2. структура и штатная численность, штатное распи- сание, правила внутреннего распорядка, должностные ин- струкции; 3. устав, приказы по личному составу, приказы по основной деятельности, акты, протоколы; 4. акты, протоколы, устав, учредительный договор, приказы по личному составу, бухгалтерские отчеты. Вопрос 9. Датой вступления приказа в силу является: 1. дата его оформления секретарем; 2. дата его подписания руководителем; 3. дата документа, на основании которого оформля- ется приказ; 4. дата введения его в действие, указанная в тексте. Вопрос 10. Бланки протокола содержат следующие рек- визиты: 1. наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место заседа- ния, заголовок к тексту, текст, подписи; 226 2. наименование организации, наименование вида документа, номер протокола, место заседания, гриф утвер- ждения заголовок к тексту, текст, подписи; 3. наименование вида документа, дата заседания, ме- сто заседания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подписи; 4. наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место заседа- ния, текст, подписи. Вопрос 11. В тексте протокола краткой формы указы- ваются: 1. инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих, а также инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на совещание; 2. список присутствующих, рассматриваемые вопро- сы и принятые решения; 3. список присутствующих, порядковый номер во- проса по повестке дня, заголовок к докладу, фамилии до- кладчиков и выступающих в порядке их выступления; 4. номер протокола, место составления, заголовок к тексту, текст (повестка дня, слушали, постановили), подписи. Вопрос 12. Каким документом оформляется списание материалов? 1. актом; 2. приказом по основной деятельности; 3. протоколом; 4. распоряжением руководителя предприятия. Вопрос 13. Документом, содержащим обстоятельное из- ложение вопроса, отражающего производственную деятель- ность организации, является: 1. справка; 227 2. объяснительная записка; 3. протокол; 4. докладная записка. Вопрос 14. К документам по личному составу относят- ся… 1. трудовые контракты, трудовые книжки, личные дела, заявления о приеме на работу; 2. заявления работников о приеме и увольнении, ре- зюме, автобиография; 3. личные дела, трудовые контракты, приказы по л/с, трудовые книжки, личные карточки, лицевые счета по зара- ботной плате; 4. заявления работников о приеме и увольнении, ре- зюме, автобиография; трудовые контракты. Вопрос 15. При приеме сотрудника на работу необхо- димо оформление следующих документов: 1. заявление сотрудника о приеме, трудовой договор (контракт), приказ о зачислении; 2. заявление сотрудника о приеме на работу, трудо- вой контракт; 3. приказ о зачислении сотрудника на работу; 4. резюме, заявление сотрудника о приеме, трудовой договор (контракт), приказ о зачислении. Вопрос 16. Четкая организация работы с документами необходима для… 1. упорядочения их регистрации; 2. правильного хранения; 3. создания оптимальных условий для всех видов ра- бот с документами; 4. для своевременного их использования. Вопрос 17. На рассмотрение руководства передаются: 228 1. документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации; 2. все подлежащие исполнению документы; 3. только документы, адресованные руководителю организации; 4. рассмотрение всех документов проводится работ- ником службы ДОУ. Вопрос18. Внутренние документы: 1. регистрируются в день поступления; 2. регистрируются в день подписания; 3. не регистрируются; 4. регистрируются в день утверждения. Вопрос 19. Какие документы относятся к нерегистриру- емым? 1. факсы, письма - запросы; 2. поздравительные письма, приглашения; 3. письма-ответы; 4. контракты и договора, не состоявшиеся по каким либо причинам. Вопрос 20. Основная цель организации контроля испол- нения… 1. обеспечение своевременного и качественного ис- полнения документов; 2. обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов; 3. обеспечение поиска документов в информационно- справочных целях; 4. проверка своевременного доведения документа до исполнителя. 229 ЗАКЛЮЧЕНИЕ Исходя из выше изложенного, можно сделать вывод, что каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с докумен- тами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д. Определено, что делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением. От того, насколько правильно будет составлен и оформлен до- кумент, организована работа с ним во многом зависит свое- временность и правильность принятия управленческого ре- шения. В процессе решения любого вопроса возникают доку- менты, закрепляющие достигнутую договорѐнность, приня- тое решение. Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на рабо- ту. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жиз- ни. Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нор- мативно-методическими актами, знание и выполнение кото- рых обязательны для каждого, имеющего дело с документа- ми. Эти акты рассматриваются в первой главе. Основываясь на материалах учебного пособия, сделан вывод, что организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения 230 (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты (секретари). В документах от- ражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия и отдела полиции ОВД. Поэтому ведение мно- гих документов предписано законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение бухгалтерских доку- ментов, кадровых, первичных учѐтных, распорядительных и т.д. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых деятель- ность организации или фирмы зафиксирована. Объединяя информацию, мы показали, что документы многообразны и каждый вид документа - приказ, протокол, устав, справка, письмо и др. имеет свои особенности и свои правила работы с ними. Вот почему составление и оформле- ние наиболее часто встречаемых в управленческой деятель- ности видов организационно-распорядительных документов выделено в специальную главу. Кроме того одна из глав кни- ги посвящена специфике работы с кадровыми документами. В ней учтены только что введѐнные Госкомстатом новые унифицированные формы первичной учѐтной кадровой до- кументации (приказов о приѐме на работу, переводе, уволь- нении и др.), приводятся новые формы личных карточек В учебном пособии мы показали, насколько важно опе- ративно работать с документами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить чѐткую ре- золюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию и т.д. Все эти на первый взгляд простые действия в современных усло- виях рыночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при получении выгодных заказов, налаживании деловых отношений с другими организациями и т.д. 231 Движение документа и его обработка с момента полу- чения и до отправки может быть разложена на этапы: полу- чение и первичная обработка, регистрация, контроль испол- нения, информационно-справочная работа, отправка. Каждый из этих этапов рассмотрен и подробно разобран в специаль- ном разделе учебного пособия. После исполнения документов надо организовать их хранение так, чтобы в случае необходимости их можно было быстро найти. Порядок текущего хранения документов, фор- мирования дел на основе номенклатуры дел достаточно по- дробно рассмотрен и регламентирован нормативно- методическими актами, опираясь на требования которых написана глава книги, посвящѐнная текущему хранению до- кументов. Также в учебном пособии сделан особый акцент на ре- гламентацию этапа обработки документов для архивного хранения. Помимо оперативного значения часть документов имеет научную, общественно-историческую ценность, опре- деляемую по критериям, установленным архивными орга- нами. Сохранность этих документов особенно важна. После истечения срока их хранения в архиве учреждения они пере- даются на вечное хранение в государственный архив. Лица, виновные в утрате или гибели документов, могут быть при- влечены к уголовной ответственности. Готовя дела к сдаче в архив надо хорошо знать и соблюдать требования, разрабо- танные архивными учреждениями. Порядок подготовки дел для архивного хранения, проведения экспертизы ценности документов и их уничтожения. Свои особенности имеет работа с обращениями граж- дан. Она всегда выделяется в самостоятельную функцию службы делопроизводства и ведѐтся специальным подразде- 232 лением (бюро) или назначенным работником. В небольшой организации (фирме) эта работа может быть поручена как от- дельная функция секретарю-референту (секретарю). Учиты- вая специфику этой категории документов, работа с письма- ми и обращениями граждан и организация личного приѐма рассмотрены отдельно. Службе делопроизводства часто поручается подготовка и обслуживание совещаний. Так как в этом виде управленче- ской деятельности участвует значительное количество ра- ботников, он наиболее дорогостоящ и требует особо тща- тельной подготовки и чѐткости в проведении. Порядок под- готовки, обслуживания совещаний, ведения и оформления протокола подробно освещены в последней главе учебного пособия. Следует обратить внимание на приложения в конце книги. В них собраны не только образцы форм, но даны и за- конодательно-нормативные акты и методические документы, которые могут потребоваться в работе службы делопроиз- водства. Залогом надлежащего обеспечения делопроизводства и режима секретности является не только система защиты гос- ударственной тайны; порядок ведения секретного делопро- изводства в органах внутренних дел; правила оформления допусков сотрудникам к сведениям, составляющим государ- ственную тайну, но и знание служебных обязанностей работ- никами, допущенными к сведениям, составляющим го- сударственную тайну, а также контроль, осуществляемый в целях изучения и оценки фактического состояния сохранно- сти секретных сведений. Сотрудники, допущенные к работе с секретными сведе- ниями, обязаны знать и неукоснительно соблюдать требова- 233 ния по обеспечению режима секретности, которые норматив- но закреплены в инструкции и объявленной приказом. Данные обязанности всесторонне и с достаточной пол- нотой регламентируют поведение сотрудников органов внут- ренних дел при работе со сведениями, составляющими госу- дарственную тайну. Контроль соблюдения режима секретности осуществля- ется непрерывно руководством подразделения органа внут- ренних дел, федеральной службой безопасности, а также пу- тем проведения плановых и внеплановых проверок. Если в ходе данных проверок был выявлен факт раз- глашения секретных сведений или утраты документов, со- держащих сведения, составляющие государственную тайну, проводится служебное расследование, по результатам ко- торого виновный подвергается дисциплинарной или уголов- ной ответственности. Магистранты, изучающие предмет «Делопроизводство и режим секретности», а также руководители организаций, фирм, предприятий, на которых возлагается ответственность за организацию этого вида деятельности, найдут в учебном пособии требования к организации работы служб и сотруд- ников, занимающихся делопроизводством. |