ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И РС. Светлаков А.Г. Делопроизводство и режим секретности. Тесты для самосто ятельной работы, что способствует закреплению полученных знаний и при обретению практических навыков работы с документами
 Скачать 1.52 Mb.
|
|
3.2. Формирование и хранения дел в делопроизводстве Систематизация и учет документов в организации (номенклатура дел) строиться на основе номенклатуры дел (Приложение 1), локального нормативного документа, пред- назначенного для организации хранения документов, учета дел, заведенных в каждом календарном году, установления сроков их хранения. Согласно официальному определению, "Номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, за- водимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке". Основная цель номенклатуры дел - обеспечение порядка в процессе подшивки документов в дела (т.е. формирование дел). Но помимо основной цели, номенклатура дел предна- значена еще и для проведения экспертизы ценности докумен- тов перед их отбором на архивное хранение. Этот документ является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив. Номенклатура дел служит также для учета дел временного (до 10 лет) хра- нения документов в архиве. Номенклатура дел составляется службой ДОУ на 1 ян- варя каждого календарного года, согласовывается с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) государственного архи- ва, ЭК предприятия и утверждается руководителем организа- ции. При составлении номенклатуры дел руководствуются положениями об организации и ее структурных подразделе- ниях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов, с указаниями сроков их хранения, 127 номенклатурами дел за прошлые годы. При этом изучаются документы, образующиеся в деятельности организации, их виды, состав и содержание. В организации составляются номенклатуры дел отдель- ных подразделений и сводная номенклатура дел организации. Номенклатура дел структурного подразделения составляется не позднее 15 ноября текущего года службой ДОУ или ответ- ственным за делопроизводство сотрудником подразделения, согласовывается с архивом и экспертной комиссией, подпи- сывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ организации. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в службу ДОУ. Сводная номенклатура дел со- ставляется сотрудниками службы ДОУ организации на осно- вании номенклатур дел структурных подразделений, подпи- сывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с центральной экспертной комиссией организации, с эксперт- ной проверочной комиссией архива, в который передаются на хранение, и утверждается руководителем организации. Согласовывается номенклатура дел с архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в органи- зации. После утверждения сводной номенклатуры дел подраз- деления получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел относится к организационно- распорядительным документам и поэтому оформляется на общем бланке организации. Номенклатура дел должна быть оформлена в соответствии с существующими в нормативно- методических документах Росархива правилами. В заголо- вочной части размещают следующие реквизиты: 128 наименование организации; наименование вида документа (номенклатура дел); дата; номер; место разработки; срок действия; гриф утверждения (располагается справа). Оформляя в бланке реквизит "Номер", необходимо помнить, что здесь проставляется порядковый номер номен- клатуры начиная от создания первой номенклатуры дел в ор- ганизации, а в кратком заголовке указывается год, в течение которого будет действовать номенклатура дел. Например, разработана номенклатура дел на 2016 год. В этом случае в кратком заголовке следует писать: "На 2016 г." Если первая номенклатура была создана в 1995 году, в бланке указывается порядковый номер последней номенкла- туры дел: "№ 12". Номенклатура состоит из разделов. Наименование раз- дела зависит от того, какой принцип взят за основу построе- ния номенклатуры дел. Если в организации есть структурные подразделения, номенклатура строится по структурному принципу. В этом случае названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации (штатному расписа- нию). Если структурных подразделений нет, номенклатура дел строится по функциональному или производственному прин- ципу, когда разделами будут служить основные направления деятельности организации, обозначенные в ее Уставе. 129 Например: "организационно-распорядительная деятель- ность", " управление персоналом", "планово-отчетная дея- тельность", "финансовая деятельность", "маркетинг" и т.д. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отра- жающие все документируемые участки работы организации. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются. Наименования дел в номенклатуре располагаются в определенной последовательности - по степени важности группируемых документов и вопросов. Номенклатура дел должна охватывать весь объем документов, создающихся в деятельности организации. Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы. Каждый раздел включает пять граф: индекс дела, заголовок дела, количество томов или частей дела, сроки хранения дела и примечание. Индекс дела Каждое дело, заголовок которого включается в номен- клатуру, имеет свой индекс. Индекс дела пишется в 1-ой гра- фе номенклатуры дел. "Индекс дела; номер дела: Цифровое и/или буквенно- цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку". Если номенклатура дел строится по структурному принципу, индекс дела состоит из индекса структурного под- разделения и порядкового номера дела в пределах подразде- ления. Например: 08-12,где 08 - обозначение структурного подразделения (бухгалтерия),12 - порядковый номер заголов- ка дела по номенклатуре (переписка с налоговой инспекци- ей). Если структурное подразделение в свою очередь имеет 130 внутренние структурные подразделения, в индекс дела вклю- чается обозначение внутреннего структурного подразделе- ния. Например: 03-02-18, где 03 - обозначение структурного подразделения (конструкторский отдел),02 - обозначение структурного подразделения внутри конструкторского отдела (бюро тех. документации),18 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (служебные записки на доработку из- делий). Если номенклатура дел строится по функциональному принципу, наименованием раздела служит название функ- ции, направление деятельности, выполняемой организацией. Например: 05-01,где 05 - название функции (учебная работа),01 - заголовок дела (пятилетний учебный план). Заголовок дела Составление заголовков дел - самый сложный участок работы при составлении номенклатуры дел. Заголовки дел заносятся в номенклатуры дел во 2-ую графу. "Заголовок дела: Краткое обозначение сведений о со- ставе и содержании документов в деле". Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание докумен- тов комплекса, так как именно по заголовку дела произво- дится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа "Разные материалы", "Общая переписка" и т.п. 131 Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные до- кументы, должны включать указание на вид и характер до- кументов, их периодичность, например: "Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института", "Месяч- ные отчеты об отгрузке товаров". В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозна- чение (шифр): "Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф.10- ф)". Заголовки дел могут уточняться в процессе формирова- ния и оформления дел. Состав элементов заголовка дела, располагаемых в при- нятой последовательности, определяется характером доку- ментов дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроиз- водства, в качестве вида дела употребляется термин "доку- менты", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Например: "Документы о проведении научных конфе- ренций и симпозиумов (планы, списки, доклады)". Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо до- кументу. Например: "Документы к протоколам заседания колле- гии министерства". Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номен- клатуру дел организации следующего года с тем же индек- сом. 132 Если дело будет состоять из нескольких томов или ча- стей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (ча- сти), уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важ- ности документов, а также их взаимосвязью. Заголовки дел следует располагать в следующей после- довательности: Заголовки дел, содержащих организационно- распорядительную документацию. Сначала идут заголовки дел, содержащие распорядительные документы вышестоя- щих органов, а затем распорядительные документы руковод- ства организации. Заголовки дел плановой документации. Заголовки дел отчетной документации. Заголовки дел, заведенных по корреспондентскому или географическому признакам, вносят в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий. Нельзя формулировать заголовки дел так, чтобы в од- ном деле объединялись документы различной ценности, с различными сроками хранения. Количество единиц хранения В 3-ей графе номенклатуры дел указывается количество единиц хранения, т.е. томов или частей дела. В одно дело нельзя поместить более 250 лисов, а толщина дела не должна превышать 4 см. Если число листов больше, дело делят на тома или части. Так как количество листов, помещенных в дело, становится известным только в конце года, третья гра- фа заполняется по окончании текущего года. 133 Срок хранения дел В 4-ой графе номенклатуры дел указываются сроки хра- нения дела. Сроки хранения документов зависят от их науч- ной и практической ценности. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не мо- гут помещаться в одно дело. Документы, хранящиеся до 10 лет и свыше 10 лет, име- ют конкретные сроки хранения: 75 лет, 15 лет,10 лет, 5 лет, 3 года, 1 год. Сроки хранения документов устанавливаются по переч- ням документов с указанием сроков их хранения. Помимо этого сроки хранения могут уточняться в процессе эксперти- зы ценности документа. Перечни документов, используемые для проставления сроков хранения, бывают: Типовыми Ведомственными Типовые перечни составляются для определения сроков хранения документации, характерной для подавляющего большинства организаций Российской Федерации. Они бы- вают следующих видов: Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сро- ков хранения; Перечень документов, подлежащих приему в госу- дарственные архивы; Перечень научно-технической документации, под- лежащей приему в государственные архивы. На основе типовых перечней разрабатываются ведом- 134 ственные перечни, в которые включается наиболее полный систематизированный состав документов, характерный для данной организации. "Перечень типовых управленческих документов, ис- пользующихся в деятельности организации, с указанием сро- ков их хранения" является основным нормативным докумен- том при определении сроков хранения и отборе на уничто- жение типовых управленческих документов. Перечень явля- ется обязательным для применения, так как носит норматив- ный и универсальный характер, поскольку может использо- ваться организациями, различными по статусу, организаци- онно-правовой форме и форме собственности. Уменьшать срок хранения, установленный данным Пе- речнем, в номенклатуре дел запрещается. Повышать срок хранения разрешается, если необходимость в этом обуслов- лена специфическими особенностями деятельности органи- зации. Сроки хранения документов - постоянные или времен- ные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) - устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содер- жатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хране- ния всего дела устанавливается для наиболее ценной доку- ментации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет. Срок хранения исчисляется с 1 января того года, кото- рый следует за годом окончания дела. Например, срок хране- ния: дела, законченного делопроизводством в 2016 г., исчис- ляется с 1 января 2017 г. 135 В номенклатуре дел, проставляя сроки хранения, в 4-ой графе можно поставить отметку "до минования надобно- сти". Она означает, что документы этого дела имеют только практическое значение. Сроки их хранения определяются са- мой организацией, но этот срок не может быть менее года. Примечание В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о пе- реходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о переда- че дел в другую организацию для продолжения и др. В течение года номенклатура может быть дополнена новыми делами, если увеличился круг управленческих задач, решаемых организацией. Для этого в конце каждого раздела номенклатуры необходимо включать несколько резервных номеров. В конце года в номенклатуре заполняется итоговая за- пись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел (Приложение 2). В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, ука- зывается количество дел, переходящих на следующий год. После итоговой записи оформляется подпись лица, со- ставившего номенклатуру, и проставляется дата составления. Номенклатура составляется службой или лицом, ответ- ственным за документационное обеспечение, и согласовыва- ется с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприя- тия. Если документы поступают на государственное хране- ние, номенклатура дел направляется на согласование в госу- дарственный архив, принимающий дела данной организации, 136 и только после этого утверждается руководителем организа- ции. Номенклатура дел структурного подразделения (При- ложении 3) должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве спра- вочного пособия по формированию дел. Номенклатура дел организации (сводная) должна со- ставляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утвер- ждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хра- нения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государ- ственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выпи- сок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в со- ответствующие структурные подразделения для заведения дел. Формирование и оформление дел "Дело: Совокупность документов или документ, отно- сящихся к одному вопросу или участку деятельности, поме- щенных в отдельную обложку" Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных докумен- тов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел. "Формирование дела: Группирование исполненных до- кументов в дело в соответствии с номенклатурой дел и си- стематизация документов внутри дела". После того как документы исполнены, они помещаются 137 в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем пер- вого исполненного документа. В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит "Отметка об исполнении и направлении документов в дело", по одному вопросу, имею- щие один срок хранения. Документ должен быть подшит в дело в течении 10 дней после сдачи его исполнителем. Контроль сроков и правильности оформления дел обес- печивает служба ДОУ организации. Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка- регистратор). Большое значение имеет правильное расположение до- кументов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необхо- димой информации. Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно- логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться. Чаще других используется вопросный (вопросно- логический) принцип, согласно которому документы распо- лагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов. При алфавитной систематизации документов исполь- зуют фамилии их авторов, названия учреждений- корреспондентов, наименования административно- 138 территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях". В нумерационном порядке группируют однородные до- кументы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.). Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров. Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных пра- вил, общих для всех категорий документов: в дела подшиваются только исполненные докумен- ты. Неисполненные, а также подлежащие возврату докумен- ты подшивать в дело запрещается; каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государ- ственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется пра- вильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.; в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров; документы постоянного и временного сроков хра- нения группируются в отдельные дела; ксерокопии факсограмм, телефонограмм и элек- тронных документов помещаются в дела на общих основани- ях; 139 в дела группируются документы одного календар- ного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, от- дельные категории дел имеют свои особенности формирова- ния. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их по- стоянных комиссий формируют за период созыва; докумен- тация учебных заведений формируется в дела по учебным годам; документы помещаются в дело со всеми относящими- ся к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело. Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов боль- ше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого де- ла указывается в номенклатуре дел в конце года. Правильная группировка документов в дела и их систе- матизация в деле значительно облегчают проведение экспер- тизы ценности документов, подготовку документов к после- дующему хранению и использованию. В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дел предусматривает: оформление реквизитов обложки по установлен- ной форме (ГОСТ 17914-72); нумерацию страниц; составление заверительной надписи; составление в необходимых случаях внутренней описи дела; подшивку или переплет; 140 внесение необходимых изменений в обложку. В целях обеспечения сохранности и закрепления поряд- ка расположения документов, включенных в дело, все его ли- сты, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруют- ся. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Лист большого формата, подшитый за один край, нуме- руется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстра- тивные и специфические документы, представляющие само- стоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложе- ние в конверте/ Приложения к делу, поступившие в переплете, оформ- ляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно. После завершения нумерации листов составляется завери- тельная надпись, которая располагается в конце дела. Завери- тельная надпись составляется в деле на отдельном листе- заверителе дела (Приложение 5). В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в дан- ном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фо- тографии, рисунки и так далее). Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается. Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней ука- 141 зываются дата составления, должность и фамилия составите- ля, который затем ставит свою подпись. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с завери- тельной надписью. Частой ошибкой бывает, когда количе- ство листов в деле указывается по номеру на последнем ли- сте. Нельзя забывать, что в деле могут быть литерные и про- пущенные номера. Например: "В данном деле прошито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в том числе литерные листы 12а и 15а, №48, 49 и 58 были пропущены". Для учета документов определенных категорий посто- янного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (Приложение 6). |