ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И РС. Светлаков А.Г. Делопроизводство и режим секретности. Тесты для самосто ятельной работы, что способствует закреплению полученных знаний и при обретению практических навыков работы с документами
 Скачать 1.52 Mb.
|
|
"Внутренняя опись документов дела: Учетный доку- мент, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов" Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядко- вых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый до- кумент. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутрен- ней описи. 142 Внутренняя опись документов дела подписывается со- ставителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутрен- няя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. Все документы подшиваются или переплетаются в твердые обложку. Поскольку в деле откладываются докумен- ты разного формата, то подшивать нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов. В делах долговременного хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела с документами постоянного хранения подши- ваются начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя часть обложки не подшивается. На первый лист накладыва- ется тонкая, шириной ≈ 1см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Такой способ прошивки предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу. При подшивке нужно следить что бы весь текст доку- ментов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться на скоро- сшивателе. После подшивки документов и нумерации листов про- изводится оформление обложки дела. На обложке дела (Приложение 4) указываются реквизи- ты: наименование федерального органа исполнитель- ной власти (организации); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); 143 количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты на обложке дела оформляются следующим образом: наименование организации указывается полно- стью, в именительном падеже, с указанием официально при- нятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - запи- сывается название структурного подразделения в соответ- ствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел организации; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК архива; дата дела - указывается год (ы) заведения и окон- чания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих рас- порядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты доку- ментов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если приложения к документам сформи- рованы в отдельное дело (том), его датой является дата реги- страции основного документа, к которому относятся прило- жения. При этом число и год обозначаются арабскими циф- рами, название месяца пишется полностью словами. Если де- ло начато в одной организации, а закончено в другой, на об- ложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации. 144 Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых докумен- тов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить по- стоянно". По окончании года в надписи на обложках дел постоян- ного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточне- ния: при несоответствии заголовка дел на обложке содержа- нию подшитых документов в заголовок дела вносятся изме- нения и дополнения. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в ар- хиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела. Организация оперативного хранения документов С момента заведения и до передачи в архив дела хра- нятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудни- ки, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклату- рой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по но- менклатуре дел. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их фор- мирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Дела сотрудникам организации выдаются под расписку 145 с разрешения руководителя службы ДОУ на срок не более 1 месяца. По истечении срока дело должно быть возвращено на место его хранения. На выданное дело заводится карточка- заместитель, на которой указываются структурное подразде- ление, индекс дела, дата выдачи, кому выдано, дата его воз- вращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Сторонним организациям дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения руководителя организа- ции или его заместителя, курирующего службу ДОУ. Изъятие документов из дел постоянного хранения до- пускается в исключительных случаях с разрешения руково- дителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причине изъятия подлинника. Формирование и хранение дел с конфиденциальными документами Систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствуют тем требованиям, кото- рые предъявляются к обычным документам. Но помимо из- вестных задач систематизации документов обычного доку- ментооборота номенклатура конфиденциальных дел предна- значена для решения следующих задач: учета формируемых дел и обеспечения проверки наличия документов и дел; закрепления схемы разрешительной системы до- ступа руководителей и сотрудников организации к делам с конфиденциальной информацией; учет дел архивного фонда; учет движения, использования и уничтожения ар- хивных документов, дел и другой конфиденциальной инфор- мации до передачи их в архив. 146 Табличная часть номенклатуры конфиденциальных дел имеет дополнительные графы: гриф конфиденциальности дела; фамилии сотрудников, которым разрешено пользо- ваться делами отметка о движении дела (архивный номер, номер и дата об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма); отметка о проверке наличия документов и дел (подписи и дата). Закрепление дел за конкретными исполнителями делает номенклатуру дел конфиденциальных документов правовой основой для разрешения доступа к документам. Особенностями процедуры оформления дела при его за- ведении являются: оформление обложки дела с указанием грифа кон- фиденциальности дела; оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела); оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне обложки); подшивка в дело чистых листов (бланков) внут- ренней описи документов; внесение в номенклатуру отметки о заведении де- ла. Гриф конфиденциальности указывается в правом верх- нем углу обложки дела. Внутренняя опись обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальных документы, и вы- полняет функцию учета документов, включенных в дело. Она содержит следующие графы: учетный номер документа; гриф конфиденциальности; 147 дату подписания или утверждения; вид; краткое содержание; номера листов дела, соответствующих расположе- нию документа в деле. Особенностями процедуры оформления дела при его за- крытии являются: подшивка и оформление листа-заверителя (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности); оформление итоговой записи во внутренней описи дела; опечатывание концов шнурка на заверительном листе (только для дел, содержащих документы долговремен- ного периода конфиденциальности); внесение итоговых сведений в реквизиты на об- ложке дела; проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенклатуре; при необходимости - внесение дела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов; по окончании года - закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек; внесение соответствующих отметок в номенклату- ру дел; при необходимости - внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных производ- ством дел, картотек и журналов. Дело (том) может быть закрыто только после исполне- ния и подшивки в него всех документов, относящихся к дан- ному делу. 148 4. РЕЖИМ СЕКРЕТНОСТИ 4.1. Сущность и понятие государственной тайны Служебную тайну составляют охраняемые государ- ством сведения в любой области науки, техники, производ- ства и управления, разглашение которых может нанести ущерб интересам государства. В Гражданском кодексе РФ, ст.139 «О служебной и коммерческой тайне», дается правовое регулирование слу- жебной тайны, которое объединено с нормами об охране коммерческой тайны. Информация составляет служебную или коммерческую тайну в тех случаях, когда содержит действительную или по- тенциальную коммерческую тайну, имеет ценность в силу неизвестности ее для третьих лиц, к ней нет свободного до- ступа на законном основании (т.е. без разрешения или указа- ния руководства ведомства или организации, которым при- надлежат эти сведения, полученные в процессе деятельности органов исполнительной власти) и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну, определяются законом и иными правовыми актами. Информация, составляющая служебную или коммерческую тайну, защищается способами, предусмотренными законами Российской Федерации. Лица, незаконными методами полу- чившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору, в том числе контракту, и на контраген- тов, сделавших это вопреки гражданскому договору. Государственная тайна - защищаемые государством 149 сведения в области его военной, внешнеполитической, эко- номической, разведывательной и контрразведывательной, а также оперативно-розыскной деятельности, распростра- нение которых может нанести ущерб безопасности Рос- сийской Федерации. Сведения, составляющие государственную тайну, опре- деляются федеральным законодательством. К ним относятся: сведения в военной области: о содержании страте- гических и оперативных планов; сведения в области экономики, науки и техники: о содержании планов подготовки Российской Федерации и ее отдельных регионов к возможным военным действиям, мо- билизационных мощностях промышленности по изготов- лению вооружения и военной техники; сведения в области внешней политики и экономи- ки: о внешнеполитической и внешнеэкономической (торго- вой, кредитной и валютной) деятельности РФ, преждевре- менное распространение которых может нанести ущерб ее интересам; сведения в области разведывательной, контрраз- ведывательной и оперативно-розыскной деятельности: о силах, средствах, источниках, методах, планах и результатах разведывательной, контрразведывательной и оперативно- розыскной деятельности. Уголовным кодексом Российской Федерации преду- сматривается уголовная ответственность за разглашение гос- ударственной тайны (ст.283), а также за утрату документов, содержащих государственную тайну (ст.284). К органам защиты государственной тайны относятся: межведомственная комиссия по защите государ- ственной тайны: 150 органы федеральной исполнительной власти (Ми- нистерство безопасности России, Министерство обороны, Федеральное агентство правительственной связи и информа- ции при Президенте Российской Федерации); Служба внешней разведки Российской Федерации, Государственная техническая комиссия при Президенте Рос- сийской Федерации и их органы на местах. Они организуют и обеспечивают защиту государственной тайны в соот- ветствии с функциями, возложенными на них законодатель- ством России; органы государственной власти, предприятия, учреждения, организации и их структурные подразделения по защите государственной тайны, которые в свою очередь обеспечивают защиту сведений в соответствии с возложен- ными на них задачами в пределах своей компетенции. Ответственность за организацию защиты сведений воз- лагается на руководство вышеперечисленных субъектов. Ру- ководством на местах создаются структурные подразделения по защите государственной тайны в соответствии с норма- тивными документами, утверждаемыми Правительством РФ, и с учетом специфики проводимых ими работ. Межведомственная комиссия по защите государствен- ной тайны- коллективный орган, основной функцией кото- рого является координация деятельности федеральных орга- нов государственной власти и органов государственной вла- сти субъектов Российской Федерации (органы государствен- ной власти) по защите государственной тайны в интересах разработки и выполнения государственных программ, норма- тивных и методических документов, обеспечивающих реали- зацию федерального законодательства о государственной тайне. 151 Межведомственную комиссию возглавляет председа- тель, который имеет двух заместителей. Они назначаются и освобождаются от должности Президентом Российской Фе- дерации. В данную комиссию входят руководители феде- ральных органов исполнительной власти, Администрации Президента Российской Федерации или их заместители. Ее состав утверждается Указом Президента Российской Федера- ции. Межведомственная комиссия при осуществлении своей деятельности имеет право: формировать перечень должностных лиц органов государственной власти, наделяемых полномочиями по отне- сению сведений к государственной тайне; формировать перечень сведений, отнесенных к государственной тайне; подготавливать предложения по организации раз- работки и выполнения государственных программ, норма- тивных и методических документов, обеспечивающих реали- зацию федерального законодательства о государственной тайне, и представлять их в установленном порядке в Прави- тельство Российской Федерации; рассматривать и представлять в установленном по- рядке Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации предложения по правовому регули- рованию вопросов защиты государственной тайны и совер- шенствованию системы защиты государственной тайны в Российской Федерации; определять порядок рассекречивания носителей сведений, составляющих государственную тайну; решить вопрос о продлении 30-летнего срока за- секречивания сведений, составляющих государственную 152 тайну; а также рассматривать по поручениям Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федера- ции и другие вопросы в соответствии с Законом Российской Федерации «О государственной тайне». 4.2. Порядок отнесения сведений к государственной тайне. Присвоение и изменение степени их секретности Устанавливаются три степенисекретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей информа- ции: «особой важности» - первая форма допуска; «совершенно секретно» - вторая форма допуска; «секретно» - третья форма допуска. К сведениям особой важности следует относить сведе- ния в области военной, внешнеполитической, экономиче- ской, научно-технической, разведывательной, контрразведы- вательной и оперативно-розыскной деятельности, распро- странение которых может нанести ущерб интересам России в одной или нескольких перечисленных областях. Совершенно секретные сведения включают информа- цию в области военной, внешнеполитической, экономиче- ской, научно-технической, разведывательной деятельности, передача которой может нанести ущерб интересам ми- нистерства (ведомства) или отрасли экономики России в од- ной или нескольких из перечисленных областей. К секретным сведениям относятся все иные из числа сведений, составляющих государственную тайну. Ущербом безопасности Российской Федерации в этом случае считается ущерб, нанесенный интересам предприятия, учреждения или организации в военной, внешнеполитической, экономиче- 153 ской, научно-технической, разведывательной, контрразведы- вательной или оперативно-розыскной области деятельности. Степень секретности сведений, находящихся в распо- ряжении нескольких органов государственной власти, уста- навливается по взаимному согласованию между ними. Отне- сение сведений к государственной тайне осуществляется в соответствии с их отраслевой, ведомственной или программ- но-целевой принадлежностью. Отнесение сведений к госу- дарственной тайне осуществляется руководителями органов государственной власти в соответствии с Перечнем долж- ностных лиц, наделенных полномочиями по отнесению све- дений к государственной тайне, утверждаемым Президентом РФ. Указанные лица несут персональную ответственность за принятые ими решения о целесообразности отнесения кон- кретных сведений к государственной тайне. Для осуществления единой государственной политики в области засекречивания сведений межведомственная комис- сия по защите государственной тайны формирует Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне. Там же ука- зываются органы государственной власти, наделяемые пол- номочиями по распоряжению данными сведениями. Пере- чень утверждается Президентом РФ, подлежит открытому опубликованию и пересматривается по мере необходимости. В указанном перечне даны следующие понятия: «специальные объекты» - пункты управления гос- ударством и Вооруженными Силами Российской Федерации, «военные объекты» - боевые позиции войск, пунк- ты управления, полигоны, узлы связи, базы, склады и другие сооружения военного назначения; «режимные объекты» - военные и специальные объекты, воинские части, предприятия, организации, учре- 154 ждения, для функционирования которых установлены допол- нительные меры безопасности; «предприятия и организации» - юридические лица независимо от форм собственности, создаваемые в соответ- ствии с законодательством Российской Федерации, а также их филиалы и представительства; «войска» - Вооруженные Силы Российской Феде- рации, другие войска, воинские формирования, органы и со- здаваемые на военное время специальные формирования, предусмотренные Федеральным законом «Об обороне»; «вооружение» - средства, предназначенные для по- ражения живой силы, техники, сооружений и других объек- тов противника, составные части этих средств и комплекту- ющие изделия; «военная техника» - технические средства, предна- значенные для боевого, технического и тылового обеспече- ния деятельности войск, а также оборудование и аппаратура для контроля и испытаний этих средств, составные части этих средств и комплектующие изделия; «объекты оборонной промышленности» - предпри- ятия по разработке, производству и ремонту вооружения, во- енной техники и снаряжения; «оружие массового поражения» - ядерное, химиче- ское, биологическое или иное оружие большой поражающей способности, применение которого вызывает массовые поте- ри и (или) разрушения. Перечни пересматриваются по мере необходимости, но не реже одного раза в 5 лет. Сведения, составляющие государственную тайну, могут быть рассекречены. Основаниями для этого являются: взятие на себя Россией международных обязательств по открытому 155 обмену сведениями, составляющими в Российской Федера- ции государственную тайну; изменение объективных обстоя- тельств, вследствие которых дальнейшая защита сведений, составляющих государственную тайну, является нецелесооб- разной. Руководители органов государственной власти, предприятий, учреждений, организаций, наделенные полно- мочиями по отнесению сведений к государственной тайне, обязаны пересматривать содержание перечня в части обосно- ванности засекречивания сведений и их соответствия уста- новленной ранее степени секретности. Также они наделяются полномочиями по рассекречиванию сведений, необоснованно засекреченных подчиненными им должностными лицами, изменению грифа секретности. Рассекречивание сведений и их носителей представляет собой снятие ранее введенных ограничений и на распростра- нение информации, и на доступ к ее носителям. Как правило, рассекречивание производится в административном порядке по решению тех должностных лиц, которые признали, что све- дения относятся к государственной тайне. Рассекречивание может осуществляться по общему правилу и в специальном порядке. При этом составляется перечень просмотренных дел (документов) с выводами о целесообразности их рассекречива- ния (полностью или частично), снижения присвоенных им грифов секретности или продления срока их засекречивания. При необходимости в заключении даются рекомендации по дальнейшему использованию рассекреченных документов. Рассмотрим схему рассекречивания документов на при- мере Положения о порядке рассекречивания и продления сроков засекречивания архивных документов Правительства СССР, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 20 февраля 1995 г. № 170. 156 Согласно ст.7 ФЗ «О государственной тайне» засекре- чиванию не подлежат сведения: о чрезвычайных положениях и катастрофах, угро- жающих безопасности и здоровью граждан, о их последстви- ях, а также о стихийных бедствиях, их официальных прогно- зах и последствиях; о состоянии экологии, здравоохранения, санита- рии, демографии, образования, культуры, сельского хозяй- ства, а также о состоянии преступности; о привилегиях, компенсациях и льготах, предостав- ляемых государством гражданам, должностным лицам, пред- приятиям, учреждениям и организациям; о фактах нарушения прав и свобод человека и гражданина; о размерах золотого запаса и государственных валютных резервах Российской Федерации; о состоянии здоровья высших должностных лиц России; о фактах нарушении законности органами государ- ственной власти и их должностными лицами. |