ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И РС. Светлаков А.Г. Делопроизводство и режим секретности. Тесты для самосто ятельной работы, что способствует закреплению полученных знаний и при обретению практических навыков работы с документами
 Скачать 1.52 Mb.
|
|
Постановление издается высшими исполнительными органами государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, исполнительными органа- ми местного самоуправления, комитетами и комиссиями, об- разуемыми при органах власти. Особое место в системе организационно- распорядительных документов занимает протокол. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам 84 (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких- то управленческих вопросов), а с другой — протоколы со- держат постановляющую часть и, таким образом, могут рас- сматриваться как распорядительные документы. Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, за- седаниях, конференциях. Протоколы документируют дея- тельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципаль- ных органов управления, а также ученых, технических, мето- дических советов. Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров. Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммер- ческих банков, торгово-промышленных палат и др.). Прото- колы составляют и для документирования деятельности вре- менных коллегиальных органов (конференций, собраний, со- вещаний, семинаров и т.д.). Протокол оформляется на основе записей, которые ве- лись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона. В зависимости от вида заседания и статуса коллегиаль- ного органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая. Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на за- седании вопросы, фамилии докладчиков и принятые реше- ния. Такой протокол рекомендуется вести только в тех слу- чаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда засе- дание носит оперативный характер. 85 Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание до- кладов и выступлений участников заседания, все высказан- ные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать по- дробную картину заседания. Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и до- словно передает процесс обсуждения каждого вопроса и вы- работку решения по нему. Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания. Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), место для проставления даты, индекса документа, место составления протокола, место для заголовка к тексту. Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если оно продол- жалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального ор- гана. Заголовок к тексту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа. Например: Протокол — заседа- ния коллегии; — собрания трудового коллектива; — совеща- 86 ния начальников структурных подразделений. Текст протокола включает вводную и основную части. Во вводной части протокола после заголовка приводят- ся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания (в краткой форме протокола эти сведения опускают). С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в ал- фавитном порядке), фамилии, инициалы и должности при- глашенных на заседание. При оформлении протокола расши- ренного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Подсчет участни- ков проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю заседания и становятся одним из приложений к протоколу. Во вводную часть протокола включается повестка дня. В ней перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих (докладчиков) и закреплена после- довательность их обсуждения. Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптималь- ное количество вопросов, которые можно рассмотреть и об- судить на заседании. Текст основной части протокола составляется в соот- ветствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня. Основная часть текста протокола содержит столько раз- делов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответ- ствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНО- ВИЛИ», которые печатаются с абзаца, для того чтобы выде- лить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, 87 формулирующей решение собрания. С этой же целью в тек- сте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно из- лагается от третьего лица единственного числа. Протокол оформляет секретарь заседания. Подписыва- ют председатель и секретарь. Выписка из протокола представляет собой точную ко- пию части текста подлинного протокола, относящегося к то- му вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое реше- ние. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (вы- писку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью. 2.2.1. Информационно-справочные документы, их назначение и основные виды Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Информационно-справочные – это совокупность доку- ментов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Виды информационно-справочных документов: справ- ка; докладная записка; объяснительная записка; протокол; акт; письма; телеграмма, телефонограмма. Акт – информационно-справочный документ, состав- 88 ляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акты составляются по результатам ревизий деятельно- сти предприятия или его структурного подразделения и от- дельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подго- товке документов к уничтожению, приеме объектов в экс- плуатацию и т.п. В акте содержатся следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата (дата анке- тируемого события), номер, место составления, гриф утвер- ждения (ставится на акты: проверок и ревизий, приема за- конченных строительством объектов, оборудования, экспер- тизы, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.), заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подписи, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его состав- лении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: пред- седатель, члены комиссии. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констати- рующей. Во вводной части указываются: наименование до- кумента, в соответствии с которым была образована комис- сия, его номер и дата; или наименование, дата и номер доку- мента, на основании которого проводится ревизия, проверка; или событие, факт, послужившие основанием для составле- ния акта.Далее во вводной части перечисляется состав ко- миссии: председатель (должность, фамилия, инициалы), чле- ны комиссии (должности, фамилии, инициалы). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном по- рядке, нумеруются арабскими цифрами с точками и печата- ются через 1,5 интервала. Во вводной части также указыва- 89 ются лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствовавшие при проведении проверки. В констатирующей части текста акта излагаются цели, задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы; фиксируются установленные факты, делаются выводы о по- лученных результатах и при необходимости делаются пред- ложения по устранению выявленных недостатков. Текст принято излагать от третьего лица единственного числа («комиссия установила»). Акт составляется в том количестве экземпляров, кото- рое определяется потребностью заинтересованных лиц. Све- дения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии прило- жения к акту. Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения становится официальным документом после утверждения руководителем вышестоящей организации. Акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хра- нения утверждается руководителем данного учреждения. Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе ко- торых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку. Докладная записка– документ, адресованный руково- дителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. Докладная записка является документом, содержащим обсто- ятельное изложение вопроса, отражающего производствен- ную деятельность организации. По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные (по результатам командировки и т.д.). 90 В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние и внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке А4, подписывает их автор-составитель.Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписы- ваются руководителем организации. Датой записки является дата ее подписания. Докладные записки составляются как по инициативе ав- тора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить ру- ководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполне- ния работ представляются руководству постоянно. Текст докладной записки делится на две части: изложение фактов, послуживших причиной ее со- ставления; выводы, предложения организации или должност- ного лица. Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов: наименование структурного подразделения (если есть); наименование вида документа – докладная записка; дата, номер; адресат; заголовок; текст; приложения; подпись. Формуляр внешней докладной записки состоит из рек- визитов: 91 название организации; наименование структурного подразделения (если есть); наименование вида документа – докладная записка; дата, номер; место издания; адресат; заголовок; текст; приложения; подпись. Объяснительная записка –документ, поясняющий со- держание отдельных положений основного документа (пла- на, программы, отчета) или объясняющий причины наруше- ния трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо пору- чения. Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на об- щих бланках. Подписывает их руководитель. Объяснительные записки, объясняющие причины нару- шения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо по- ручения, составляются отдельными работниками на стан- дартном листе бумаге. Подписываются составителями. Формуляр объяснительной записки состоит из реквизи- тов: название организации; наименование структурного подразделения (если есть); наименование вида документа; дата, номер; 92 место издания; адресат; заголовок; текст; подпись. Справка – документ, подтверждающий какие-либо фак- ты или события. Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности ор- ганизации. Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для ее написания; во второй – приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. Это и от- личает ее от докладной записки. В справке фиксируются сведения определенного перио- да времени. Датой справки является дата ее подписания. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д. При составлении справок, удостоверяющих юридиче- ские факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5. Если необходимо включить в справку сведения по не- скольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы. 93 Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй – подшивается в дело. Формуляр справки состоит из реквизитов: название организации; наименование структурного подразделения (если есть); наименование вида документа; дата, номер; место издания; адресат; заголовок; текст; подпись; печать. Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного ли- ца – учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают све- дения. Доклад – последовательное изложение на собрании, за- седании и т.п. информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделе- ния или всей организации. Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления. Цели доклада: информирование и убеждение. Элементы доклада: вступление (показ целей и назначения доклада); основная часть – изложение основных фактов; выводы (в виде положений); 94 рекомендации. Текст доклада должен состоять из коротких предложе- ний. В предложении должно быть не более 20 слов. В качестве примера разработки и составления комплек- са распорядительных и информационно-справочных доку- ментов, рассмотрим процесс документирования дисципли- нарных взысканий применительно к работникам предприя- тия. Ключевое значение в процессе привлечения работника к дисциплинарной ответственности имеет установленный законом порядок при- менения дисциплинарных взысканий. Неотъемлемой состав- ляющей этого порядка является документационное оформле- ние дисциплинарных взысканий. Четкое знание существую- щих в этой области правовых требований необходимо обеим сторонам трудовых правоотношений. Работодатель получает возможность принять законное и обоснованное решение по конкретному делу и подтвердить собственную правоту в слу- чае возникновения индивидуального трудового спора. Дисциплинарная ответственность - самостоятельный вид юридической ответственности, наряду с уголовно-правовой и другими видами юридической ответственности. Основанием дисциплинарной ответственности является совершенный ра- ботником дисциплинарный проступок - неисполнение или не- надлежащее исполнение по его вине возложенных на него тру- довых обязанностей, В рамках дисциплинарной ответственно- сти к работнику, совершившему дисциплинарный проступок, применяется дисциплинарное взыскание - установленная зако- ном мера дисциплинарного воздействия. Принято разделять дисциплинарную ответственность на две разновидности: общую, предусмотренную нормами Тру- 95 дового кодекса РФ, и специальную; установленную для ряда категорий работников другими федеральными законами, а также уставами и положениями о дисциплине и дающую возможность применения к работнику более широкого круга взысканий, чем перечисленные в Трудовом кодексе РФ. Ввиду достаточно широкого применения обшей дисци- плинарной ответственности, есть смысл подробно остано- виться на рассмотрении правовых требований к документа- ционному оформлению дисциплинарных взысканий именно в рамках этой разновидности ответственности. В Трудовом кодексе РФ перечисляются основания, по которым действия работника могут квалифицироваться как дисциплинарные проступки. Если работодателем принято решение о привлечении работника к юридической ответ- ственности, начинается реализация установленной законода- тельством процедуры, предусматривающей совокупность ря- да обязательных действий работодателя, а также сроков их осуществления. Порядок применения дисциплинарных взыс- каний устанавливается статьей 193 ТК РФ. В случае приме- нения в качестве дисциплинарного взыскания увольнения следует также руководствоваться и положениями статьи 84-1 ТК РФ. Днем обнаружения проступка является день, когда ли- цу, которому подчинен работник, стало известно о совер- шенном проступке. Следует заметить, что в данном случае не имеет значения, наделено ли лицо, обнаружившее проступок, правом применения дисциплинарных взысканий или нет. Обнаружение проступка необходимодокументально зафик- сировать. Документальному подтверждению проступка при- дается столь серьезное значение во-первых, потому что впо- следствии данные документы могут стать частью доказатель- 96 ной базы совершенного правонарушения, во-вторых, потому что со дня обнаружения проступка начинается течение срока, отведенного работодателю на применение дисциплинарного взыскания. Действующее законодательство отруде не предъ- являет каких-либо специальных требований к способам фик- сирования большинства выявленных дисциплинарных про- ступков (за исключением несчастных случаев на производ- стве, порядок расследования и документирования которых определяется в главе 36 ТК РФ), поэтому эти способы опре- деляются исходя из специфики совершенного правонаруше- ния, обстоятельств его совершения и т. п. Как правило, дис- циплинарные проступки фиксируются посредством доклад- ных записок, актов (ревизии, о расследовании несчастного случая на производстве, медицинского освидетельствования и т. п.), справок. Иногда для выяснения более подробных обстоятельств совершенного проступка необходимо проведение служебной проверки (расследования), которая назначается приказом ра- ботодателя и осуществляется, как правило, специально фор- мируемой комиссией. По завершении служебной проверки составляется заключение (или акт), которое может стать ос- нованием для приказа (распоряжения)о привлечении работ- ника к дисциплинарной ответственности. Важное значение имеют сроки применения взыскания. Согласно частям 3, 4 статьи 193 ТК РФ, дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня об- наружения проступка. (в случае совершения работником дисциплинарного проступка, предусмотренного подпунктом «г» пункта 6 статьи 61 ТК РФ, срок исчисляется со дня вступления в законную силу приговора суда или постановле- ния о привлечении к административной ответственности). В 97 этот период не включается время болезни работника, пребы- вание во всех видах отпусков (ежегодном, без сохранения за- работной платы, учебном и т. п.), а также время, необходи- мое на учет мнения выборного профсоюзного органа работ- ников. Запрещается применение дисциплинарного взыска- ния позднее шести месяцев со дня совершения проступка (по результатам ревизии, аудиторской проверки – позднее двух лет). В эти сроки не включается время производства по уго- ловному делу. До применения дисциплинарного взыскания работода- тель обязан затребовать от работника письменное объясне- ние, которое способствует объективной оценке поведения работника, правильному выбору вида дисциплинарного взыскания, а в некоторых особо сложных случаях - и уста- новлению надлежащего виновника совершенного правона- рушения (ч. 1 ст. 193 ТК РФ) Положения указанной статьи не предъявляют каких-либо специальных требований к объяс- нению работника, за исключением его письменной формы и сроков представления. Поэтому составляется объяснение в произвольной форме с соблюдением установленных требова- ний делопроизводства. Как правило, оно оформляется в виде объяснительной записки на имя работодателя. В ней работ- ник должен изложить собственный взгляд на происшедшее событие, пояснить причины совершенного проступка, аргу- ментировать обстоятельства, которые подтверждают какие- либо факты, смягчают или вообще устраняют его вину. Ре- комендуется писать объяснительную записку от руки, с ука- занием даты написания, должности, личной подписи, фами- лии, инициалов. На написание и предоставление объяснения работнику законом отводится 2 рабочих дня. Работодателю необходимо 98 документально зафиксировать факт и дату объявления ра- ботнику этого требования. Такие требования послужат под- тверждением соблюдения права работника на дачу объясне- ния и станут началом течения срока, отведѐнного на его представление. Объявить работнику о необходимости дачи объяснения можно с помощью письменного уведомления. Если по исте- чении этого срока объяснение не представлено, то составля- ется соответствующий акт. Законодатель не конкретизирует, какими должностными лицами и в какие сроки должен со- ставляться акт, из чего можно сделать вывод, что работода- тель это определяет самостоятельно, учитывая обстоятель- ства конкретного дела. Акт составляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. При выборе дисциплинарного взыскания необходимо иметь в виду, что действующее законодательство о труде устанавливает исчерпывающий перечень взысканий, который запрещается расширять на локальном уровне (части 2 и 4 статьи 192 ТК Российской Федерации). В части 1 статьи 152 ТК Российской Федерации содержится три вида дисципли- нарных взысканий, самым строгим из которых является увольнение. Однако оно возможно лишь по основаниям, пе- речисленным выше. Менее строгими мерами взыскания яв- ляются замечание и выговор. Применение дисциплинарного взыскания оформляется приказом (распоряжением)\ работодателя, у работодателей – юридических лиц правом подписи такого приказа (распоря- жения; чаще всего наделяется единоличный исполнительный орган (директор; генеральный директор и т.п.). Но иногда право привлечения работников к дисциплинарной ответ- ственности может передаваться приказом руководителя ор- 99 ганизации другому должностному лицу, например замести- телю по кадрам (персоналу). Работодатель - физическое лицо подписывает приказ лично. В случае применения увольнения используется унифи- цированная форма № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекра- щении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)». Для применения других видов дисциплинар- ных взысканий унифицированных форм не предусматривает- ся, поэтому приказы (распоряжения) оформляются на бланке организации. Текст приказа должен содержать констатиру- ющую и распорядительную части. В констатирующей части кратко отражается существо дисциплинарного проступка с указанием положений нормативных актов или иных доку- ментов, которые нарушил работник. В распорядительной ча- сти указываются фамилия, имя, отчество, должность (про- фессия) работника и мера применяемого взыскания, в каче- стве основания применений дисциплинарного взыскания в приказе (распоряжении) перечисляются собранные работода- телем документы - докладные записки, акты, объяснительная записка работника. Согласно части 6 статьи 193 ТК Российской Федерации, работодатель обязан объявить приказ о применении дисци- плинарного изыскании работнику под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. Положения данной статьи вступают в определенное противоречие с положения- ми статьи 84-1 ТК Российской Федерации, регламентирую- щей общий порядок оформления прекращения трудового до- говора. В соответствии с этой статьей работодатель также знакомит увольняемого работника с приказом о прекращении трудового договора. Этот порядок распространяется и на 100 трудовые договоры, прекращаемые в связи с применением к работнику дисциплинарного взыскания в виде увольнения. Днем прекращения трудового договора является последний день работы работника (за исключением случаев, когда ра- ботник фактически не работал, но за ним в соответствии с ТК Российской Федерации или иным федеральным законом со- хранялось место работы). В этот день работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, произвести с ним расчет и по письменному заявлению выдать надлежащим образом заверенные копии документов, связанных с работой. Озна- комление работника с приказом о прекращении трудового договора также производится не позднее последнего дня ра- боты увольняемого работника. То есть отводимый статьей 193 ТК Российской Федерации трехдневный срок не может распространяться на приказы о прекращении трудовых дого- воров в связи с применением к работнику дисциплинарного взыскания в виде увольнения. Таким образом, можно пред- положить, что ознакомление работника с приказом о приме- нении к нему дисциплинарных взысканий в виде замечания и выговора должно производиться, а течение трех рабочих дней со дня издания приказа, а в случае применения уволь- нения - не позднее последнего дня работы работника. По об- щему правилу, закрепленному в статье 193 ТК Российской Федерации, если работник отказывается ознакомиться под роспись с приказом (распоряжением) о применении дисци- плинарного взыскания, составляется соответствующий акт |