ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И РС. Светлаков А.Г. Делопроизводство и режим секретности. Тесты для самосто ятельной работы, что способствует закреплению полученных знаний и при обретению практических навыков работы с документами
 Скачать 1.52 Mb.
|
|
1.3. Требования к оформлению документов Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того, как ведется де- лопроизводство в организации: традиционным способом или на основе современной информационной технологи. Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов; качественное и своевременное составление и ис- полнение документов; организацию оперативного поиска документов. Любой документ состоит из ряда элементов (даты, тек- ста, подписи), которые называют реквизитами. Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления установлены госу- дарственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицирован- ные системы документации. Унифицированная система орга- низационно -распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт имеет многоаспектное применение. Основное его использование – в организациях 31 всех форм собственности в качестве основы при разработке инструкций, правил или стандартов по документационному обеспечению управленческой деятельности. Стандарт используется также в учебном процессе прак- тически во всех учебных заведениях, так или иначе связан- ных с управлением, бизнесом, информацией и др., как на среднем уровне, так и на уровне высшего управленческого состава и структур повышения квалификации. Стандарт на оформление организационно- распорядительных документов используется также разработ- чиками автоматизированных систем документационного обеспечения управления как внутриорганизационных, так и при межведомственном информационном обмене. Реквизиты документов При подготовке документов используются следующие реквизиты: 01 – Государственный герб Российской Федерации; 02 – герб субъекта Российской Федерации; 03 –товарный знак (знак обслуживания); 04 – код организации; 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 – код формы документа; 08 – наименование организации; 09 – справочные данные об организации; 10 – наименование вида документа; 11 – дата документа; 12 – регистрационный номер документа; 13 – ссылка на регистрационный номер и дату докумен- та; 32 14 – место составления или издания документа; 15 – адресат; 16 – гриф утверждения документа; 17 – резолюция; 18 – заголовок к тексту; 19 – отметка о контроле; 20 – текст документа; 21 – отметка о наличии приложения; 22 – подпись; 23 – гриф согласования документа; 24 – визы согласования документа; 25 – оттиск печати; 26 – отметка о заверении копии; 27 – отметка об исполнителе; 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 – отметка о поступлении документа в организацию; 30 – идентификатор электронной копии документа. Реквизит 01.Государственный герб Российской Феде- рации в соответствии с Федеральным конституционным за- коном от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» воспроизводится на бланках: Президента Российской Федерации; Палат Федерального собрания; Правительства Российской Федерации; Конституционного Суда Российской Федерации; Верховного Суда Российской Федерации; Высшего Арбитражного Суда Российской Федера- ции; Прокуратуры Российской Федерации; Центрального банка Российской Федерации; 33 Уполномоченного по правам человека в Россий- ской Федерации; Счетной палаты Российской Федерации; Межведомственной комиссии по защите государ- ственной тайны; дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Россий- ской Федерации за границей; центральных органов федеральной исполнитель- ной власти; иных органов государственной власти. Реквизит 02.Герб субъекта Российской Федерации раз- мещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими правовыми актами субъектов Федерации. Реквизит 03. Фирменный знак (или знак обслуживания) используется в соответствии с частью 4 Гражданского кодек- са РФ. Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение товарного знака или логотипа помещают на бланках организаций на основании учредительных докумен- тов (устава, положения). Не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Гос- ударственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Реквизит 04.Код организации проставляется по Обще- российскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код организации – автора документа (автор документа – юридическое лицо, создавшее документ) служит для ускоре- 34 ния передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно вос- принимаемых названий организаций. Код является элемен- том электронной идентификации документа. Реквизит 05.Основной государственный регистрацион- ный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответ- ствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит 06.Идентификационный номер налогопла- тельщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) про- ставляют в соответствии с документами, выдаваемыми нало- говыми органами. Реквизит 07.Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой докумен- тации (ОКУД). Код проставляется в том случае, если форма документа включена в ОКУД. В других случаях может про- ставляться код формы по локальному классификатору. Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, во избежание возможных ошибок и является элемен- том идентификации документа. В ОКУД представлены наименования и кодовые обо- значения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы: организационно-распорядительной документации; банковской документации; финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; отчетно-статистической документации; учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; 35 документации по труду; документации Пенсионного фонда Российской Фе- дерации; внешнеторговой документации. Реквизит 08.Наименование организации является со- бирательным обозначением автора документа. Автором мо- гут быть организации, ее структурное подразделение, долж- ностное лицо. Наименование организации должно строго соответство- вать тому наименованию, которое закреплено в ее учреди- тельных документах. Над наименованием организации указывают сокращен- ное или полное (в случае отсутствия сокращенного) наиме- нование вышестоящей организации, если она имеется. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках или за ним. Наименование организаций субъектов Российской Фе- дерации, имеющих наряду с русским языком в качестве госу- дарственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном. Наименование на русском языке рекомендуется размещать слева, а на национальном – справа или ниже. Наименование на иностранном языке воспроизводят на бланке в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Наименование на иностранном языке располагают ниже (или справа) наименования на рус- ском языке, если бланк изготовлен на двух языках. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно являет- 36 ся автором документа, и располагают ниже наименования ор- ганизации. Если документ составляется совместно двумя и более организациями, то он может составляться не на бланках. В этом случае наименования организаций и другие реквизиты печатаются на чистом листе бумаги. Реквизит 09. Справочные данные об организации со- держат сведения, необходимые организации для коммуника- ции. Они включают: почтовый адрес, номер телефона и дру- гие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, сайта в Интернете и др.). Почтовый адрес – это адрес фактического расположения организации. Почтовый адрес указывается в порядке, предусмотренном действующими правилами оказа- ния услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, название города код. Например: Всероссийский научно-исследовательский институт Документоведения архивного дела (ВНИИДАД) Профсоюзная ул., д.82, Москва.7393 Тел./факс (095) 718-78-74 E-mail@vniidad http:/www.vniidad.ru ОКПО 02842708,ОГРН 1027700380795 ИНН/КПП 77080331/771001001 Реквизит 10.Наименование вида документа должно соответствовать табелю форм документов, применяемых в организации в соответствии с уставом (положением об орга- низации). В табель включаются виды документов, включен- ные в ОКУД (класс 0200000), и иные виды, используемые ор- ганизацией в соответствии с ее организационно-правовой 37 формой, ее задачами и видами деятельности. В бланке письма наименование вида документа не ука- зывается. Реквизит 11. Дата документа – обязательный реквизит, содержащий указание на время его создания и/или подписа- ния, утверждения, принятия решения (далее – подписания). На документе проставляются и другие даты: согласования, поступления, резолюции и т.п.; правила их оформления во всех случаях аналогичны. Если документ издают две и более организаций, то он должен иметь одну (единую) дату. Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа обычно печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется от руки должностным лицом непосредственно при подписании документа. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата при- нятия решения, а не подписания. В этом случае дата печата- ется на документе при его подготовке. Стандартом установлены два способа написания даты: цифровой и словесно-цифровой: 14.10.2003 или 14 октября 2003 г. ГОСТ впервые узаконил проставление нуля перед циф- рой, обозначающей день месяца в словесно-цифровой форме датирования. Проставление нуля в данном случае является во всех случаях обязательным, так как затрудняет подделку докумен- та. В международных стандартах рекомендуется цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, 38 месяц, число: 2003.10.14. Данный ГОСТ допускает датирова- ние в соответствии с международными стандартами, однако в нем не оговариваются конкретные случаи применения такого датирования. Место проставления даты на документе зависит от наличия бланка и вида документа. Реквизит 12.Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваивае- мое документу при его регистрации. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответ- ствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе. Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и граж- дан. Наличие на документе регистрационного номера свиде- тельствует о том, что он включен в документальный фонд организации и находится под ее контролем и ответственно- стью. Структура регистрационного номера зависит от вида документа, типа действующей в организации системы дело- производства, наличия классификаторов информации или ориентации на общероссийские классификаторы. В его со- став обязательно входит порядковый номер регистрации, ко- торый может дополняться по усмотрению организации ин- дексом дела, в которое будет подшит документ, кодом доку- мента по тематическому классификатору, если он применяет- ся в организации, кодом автора, корреспондента и др. Место проставления регистрационного номера опреде- ляется в бланке и зависит от вида документа. 39 Регистрационный номер документа, составленного сов- местно двумя и более организациями, состоит из регистраци- онных номеров каждой из этих организаций, проставляемых отдельно или через косую черту в порядке указания авторов в документе. Реквизит 13.Ссылка на регистрационный номер и дату документа (далее – ссылка на номер) используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (преимущественно в ответных письмах, заключениях по по- ручениям и т.п.). Сведения в этот реквизит переносятся с по- ступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации. Реквизит 14.Место составления или издания докумен- та указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Данный реквизит указывается для исключения ошибок в местонахождении организации; он может проставляться во всех документах, кроме письма, в котором эти сведения помещаются в реквизите «Справочные данные об организации». В тех случаях, если географическое местонахождение вошло в название организации, место составления может не указываться. Например, ОАО «Пермские авиамоторы» не указывает г. Пермь, а ОАО «Шарикоподшипник» необходимо указать – Москва. Данный реквизит указывают в соответствии с учетом действующего административно-территориального деления и общепринятых географических сокращений. 40 Для юридического лица местом издания документа бу- дет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом. В документе, автором которого является филиал орга- низации, указывается место нахождения последнего. Реквизит 15.Адресат рассматривается как совокуп- ность точной и полной информации, на основании которой документ может быть доставлен адресату точно и без не- оправданных затрат времени и труда. Документ адресуется организациям, структурным под- разделениям организации, должностным лицам, физическим лицам. При адресовании наименование организации и ее струк- турного подразделения указывают в именительном падеже, например: Росархив Отдел информатизации При адресовании документа должностному лицу иници- алы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, напри- мер: Генеральному директору ООО «КМЗ» И.В. Петрову или ЗАО «ЗИЛ» Директору по персоналу К.В. Иванову Если документ отправляют в несколько однородных ор- ганизаций или в несколько структурных подразделений од- ной организации, то их следует указывать обобщенно, 41 например: Администрации районов Пермского края Допускается центровать каждую строку реквизита Ад- ресат по отношению к самой длинной строке, например: Главному редактору Спортивных изданий С.К. Безымянному Документ не должен содержать более четырех адреса- тов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адре- сатами не указывают. При количестве адресатов более четы- рех рекомендуется составлять список рассылки документа. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам (в этом случае в организации целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами). Составные части почтового адреса указывают в после- довательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи. В соответствии с ними опре- делен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в докумен- те в реквизитах: «Справочные данные об организации», «Ад- ресат»): наименование адресата (для граждан – фамилия, имя, отчество); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название района; 42 название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. В такой же последовательности производится написа- ние адреса отправителя на конверте. Почтовый адрес корреспондента пишется в нижней пра- вой части почтового конверта, почтовой карточки или обо- лочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу. Если письмо адресуется организации, в реквизите «Ад- ресат» указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: АО «СИБУР- ХИМПРОМ» ул. Орджоникидзе, д. 11, стр. 1А, Москва, 115419 При адресовании документа физическому лицу указы- вают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый ад- рес, например: Иванову А.Ю. ул. Пермская, д. 4, корп. 2, кв. 27, г. Соликамск, Пермского края., 614683 Реквизит 16.Гриф утверждения документа - реквизит документа, указывающий нормативный или правовой харак- тер его содержания или требующий правовой санкции. Документ утверждается должностным лицом (долж- ностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕР- ЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, 43 утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО «СИБУР-ХИМПРОМ» Личная подпись Г.С. Сидоров 12.09.2017 Допускается в реквизите «Гриф утверждения докумен- та» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Электросети» Личная подпись Л.В. Кудрявцев 12.03.2017 При утверждении документа несколькими должност- ными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решени- ем, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из сло- ва УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕН решением общего Собрания акционеров от 05.04.2003 № 14 или УТВЕРЖДЕНО приказом Росархива от 07.06.2003 № 94 Приказ об утверждении следует издавать в том случае, если в нем будет содержаться дополнительная информация о необходимых действиях. 44 Перечень документов организации, подлежащих утвер- ждению, определяется Табелем унифицированных форм до- кументов или инструкцией по делопроизводству организа- ции. Основанием для составления Перечня являются Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, а также законодательные и ведомственные норматив- ные акты, устанавливающие процедуру утверждения тех или иных документов. Утверждаемый документ должен иметь дату и подпись. Как правило, утверждению подлежат акты, инструкции, нормативы, отчеты, планы, положения, уставы, сметы, штат- ные расписания, расценки и др. Реквизит 17.Резолюция – реквизит документа, в кото- ром руководителем организации или структурного подразде- ления указываются задания по исполнению данного доку- мента (что сделать и как), срок исполнения и конкретные ис- полнители. В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение за- дания, выработка предложений и др. Резолюция включает фамилию исполнителя (фамилии исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Срок исполне- ния обозначается датой, например: Чернову В.Н. Ивановой С.Н. Прошу подготовить проект контракта с ОАО «Квадрат» к 16.12.2003 Личная подпись 05.12.2003 При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Указание остальных исполнителей выражает требование ру- 45 ководителя привлечь их к исполнению документа. Формулировки резолюции должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления ре- зультатов исполнения. Нецелесообразно применять резолю- ции типа «Прошу исполнить», «К исполнению», «Ю.Н. Пет- рову» или предварительные резолюции «Прошу перегово- рить», «Прошу зайти ко мне». Обязательно определение сро- ка исполнения документа, который может быть типовым (определяемый в инструкции по делопроизводству) или ин- дивидуальный (определяемый содержанием документа и трудоемкостью и сложностью задания). Резолюция, как правило, пишется от руки соответству- ющим руководителем на подлиннике документа на свобод- ном от текста месте. Возможна подготовка резолюции помощником руково- дителя. Допускается оформление резолюции на отдельном ли- сте формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится; такой документ в практике делопроизводства называется поручением. Резолюция в форме поручения подшивается в дело вме- сте с документом. Реквизит 18.Заголовок к тексту – реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Наличие заголовка сокращает время прохождения до- кумента при регистрации и исполнении, повышает качество информационно-поисковой системы. Точный заголовок поз- воляет работникам службы ДОУ, не вдаваясь в подробное изучение содержания документа, определить маршрут его движения в организации, верно определить рубрику справоч- 46 ной картотеки, т.е. получить необходимые сведения о место- нахождении документа. Этот реквизит очень важен при использовании автома- тизированных систем делопроизводства в процессе составле- ния автоматизированной регистрационно-контрольной кар- точки. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком?), например: «Приказ о создании лик- видационной комиссии»; чего (кого?), например: «Должностная инструк- ция начальника отдела маркетинга». Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: «О подготовке проекта договора». Заголовок составляет автор документа. Для заголовка, особенно в письмах, рекомендуется ис- пользовать словесную конструкцию с предлогом «О» («Об») и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос: о чем? Например: «Об изменении…», «Об исполнении…», «О выделении…», «О пересмотре…» и т.п. В сложных документах большого объема (отчеты, до- кладные записки) могут применяться подзаголовки. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, кар- точку, базу данных. Реквизит 19.Отметка о контроле обозначает, что до- кумент поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обозначения установленных сроков, указанных в резо- люции, или типовых сроках исполнения. 47 Существует два вида срока исполнения документа: ти- повой и индивидуальный: типовой срок исполнения документа – срок испол- нения документа, для группы типовых документов (напри- мер, для обращений граждан) срок исполнения типовых за- просов и т.д.; индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие испол- нения. В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполне- нием проставляется на наиболее важных документах и обо- значается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом. Реквизит 20.Текст документа выражает основное смысловое содержание управленческого действия, решения. Текст документа может быть представлен в форме связ- ного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм. Наиболее распространен в документах сплошной связ- ный текст. Он содержит грамматически и логически согласо- ванную информацию об управленческих действиях и приме- няется при подготовке уставов, положений, инструкций, пра- вил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, писем, справок, и т.д. Связный текст в документе, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. Во второй части документа излагаются решения, распо- ряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении 48 или обосновании, то текст может содержать только заключи- тельную часть, например: приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма – просьбу без пояснения. Реквизит 21.Отметка о наличии приложений к письму располагается ниже текста и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте письма, то отметка о наличии приложения имеет вид: Приложение: на 7 л. в 3 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложе- ний они нумеруются арабскими цифрами (без знака №): Приложение: 1.Положение об Отделе финансового кон- троля на 6 л. в 1 экз. 2.Правила подготовки и оформления доку- ментов Отдела финансового контроля на 8 л. в 2 экз. Если приложение, в свою очередь, также имеет прило- жения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом: Приложение: письмо Банка России от 08.07.2003 №12- 7/184 и приложения к нему, всего на 5 л. Если приложения к письму сброшюрованы, то указыва- ется только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тек- сте или нет: Приложение: в 2 экз. Или Приложение: Техническое задание на разработку си- стем «Электронная канцелярия» в 2 экз. 49 Если документ направляется в несколько адресов, а приложение – только в один адрес, отметка о приложении о приложении имеет вид: Приложение: на 4 л. в 3 экз. в первый адрес. В приложении к распорядительному документу на пер- вом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием порядкового номера, наименования распоряди- тельного документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение № 4 к приказу ВНИИДАД от 07.07.2003 № 31 Приложения могут быть пописаны исполнителем или руководителем структурного подразделения. Реквизит 22.Подпись. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное, если на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: документ оформлен не на бланке организации: Президент Союза писателей Личная подпись В.В.Кадочников документ оформлен на бланке: Президент Личная подпись В.В.Кадочников При подписании документа несколькими должностны- ми лицами организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Директор института Главный бухгалтер Личная подпись Личная подпись М.В. Ларин З.В. Марина 50 Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем, например: Председатель Секретарь Личная подпись Личная подпись В.И. Кирсанов И.А. Курникова В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, напри- мер: Председатель ко- миссии Члены комиссии Личная подпись Личная подпись Личная подпись Личная подпись А.И. Кириллов С.П. Комаров О.В. Громов А.Б. Городина При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например: Заместитель директора по научной работе Личная подпись Н.И.Химина Заместитель директора по научной работе Личная подпись Э.А.Черных Документ может быть подписан исполняющим обязан- ности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно ис- полняет обязанности должностного лица, например: И.О. директора Заместитель директора Личная подпись Личная подпись В.С. Мишанов А.И. Шурыгин Документы подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей. При отсутствии на месте должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, он может быть подписан исполняющим обязанности или заместителем с обязательным указанием его должности и фамилии. 51 В целях исключения случайных подписей не допускает- ся ставить предлог «За» или косую черту перед наименова- нием должности. Заместитель руководителя может подписывать доку- менты в отсутствие руководителя только по тем вопросам, которые входят в круг его компетенции. Реквизит 23.Гриф согласования документа – реквизит документа, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа. Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавы- чек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, рас- шифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласова- ния, например: СОГЛАСОВАНО Директор ВНИИ документоведения и архивного дела Личная подпись М.В. Ларин Дата Если согласование осуществляют письмом, решением, актом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме: СОГЛАСОВАНО Решение заседания Правления Российской Государственной страховой компании «Росгосстрах» от 07.07.2003 №12 Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подпи- сью делается отметка: «Лист согласования прилагается». 52 Реквизит 24.Визы согласования документа – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие долж- ностного лица организации-автора документа с его содержа- нием. Документ визируется в зависимости от характера и со- держания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридиче- ской, финансовой и экономической служб, заместителем ру- ководителя организации, курирующим данный вопрос, руко- водителем службы делопроизводства. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего: например: Руководитель юридического отдела Личная подпись Т.И. Волкова Дата При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись Т.И. Волкова Дата Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). В наиболее важных многостраничных документах визи- руется каждый лист документа юридической службой или службой ДОУ. Если в процессе визирования в проект документа вно- сятся существенные изменения, он подлежит повторному ви- зированию. Повторного визирования не требуется, если при 53 доработке в проект документа внесены уточнения, не меня- ющие его сути. Реквизит 25.Оттиск печати. Оттиски печати с изобра- жением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ, гер- ба города, района РФ, а также печати организаций (с наиме- нованием организаций), не имеющих право изображать госу- дарственную символику, ставятся на документах, требующих удостоверения подлинности подписи в соответствии с дей- ствующим законодательством или нормативным актом органи- зации. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, поручения, сметы, удостоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания, нормы и др. Оттиск печати следует проставлять таким образом, что- бы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хо- рошо читаемы. На документах финансового характера печать простав- ляется на специально отведенном месте. Как правило, это ме- сто нанесения печати обозначается символом М.П. без захва- та наименования должности и подписи. Реквизит 26.Отметка о заверении копии. При завере- нии соответствия копии письма (остающейся в организации) отправляемому подлиннику, отметку о заверении копии следу- ет оформлять следующим образом: ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность ли- ца, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подпи- си (инициалы, фамилия), дату заверения, например: Подпись Верно Инспектор отдела кадров Личная подпись Н.В. Морозова Дата 54 Печати ставятся на копиях документах (включая ксеро- копии) для удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке тиражированных документов (постановления, при- казы, распоряжения, инструктивные письма и т.д.) они заве- ряются печатью службы ДОУ. Реквизит 27.Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны послед- него листа документа. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фами- лию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его те- лефона, например: И.И. Иванов 34-43-34 или Иванов Иван Иванович 34-43-34 Практика показывает, что целесообразно в этом рекви- зите указывать полностью фамилию, имя и отчество испол- нителя. Реквизит 28.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его ис- полнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в кото- ром будет храниться документ, подпись и дата, например: Отправлен факс от 14.04.2003 №125 В дело №01-15 Личная подпись 14.04.2017 или 55 Издан приказ от 14.04.2003 №12 «О создании экспертной комиссии» В дело №01-01 Личная подпись 14.04.2016 Реквизит 29.Отметка о поступлении документа в орга- низацию проставляется от руки или в форме штампа в ниж- ней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости – часы и минуты. Реквизит 30.Идентификатор электронной копии доку- мента проставляется в момент подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для поиска документа. Реквизит может включать в себя имя файла, код опера- тора, дату изготовления, количество экземпляров, количество страниц документа. Отметка может дополняться другими поисковыми дан- ными в зависимости от особенностей информационных си- стем организации. Следует отметить, что хотя требования ГОСТ Р 6.30- 2003 являются рекомендательными, что закреплено в самом нормативном документе, основными аргументами в пользу рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 являются их обоснован- ность и целесообразность, поскольку соблюдение установ- ленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохож- дению, обработке, анализу содержащейся в них информации и, в конечном итоге, принятию качественного управленче- ского решения. У нас в стране существует многолетняя тра- 56 диция применения стандартов на ОРД, закрепившая основ- ные правила оформления документов, поэтому правила оформления документов могут рассматриваться и как обычай делового оборота – сложившееся и широко применяемое в какой-либо области управленческой или предприниматель- ской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством. |