ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И РС. Светлаков А.Г. Делопроизводство и режим секретности. Тесты для самосто ятельной работы, что способствует закреплению полученных знаний и при обретению практических навыков работы с документами
 Скачать 1.52 Mb.
|
|
2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 2.1. Технология разработки организационных документов Устав – свод правил, регулирующих деятельность ор- ганизаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотно- шения друг с другом, права и обязанности в сфере государ- ственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, уставы акционерных обществ, товариществ с ограниченной ответственностью, уставы, определяющие организацию и сферу деятельности Воору- женных Сил РФ (Строевой, Дисциплинарный и т.д.), уставы общественных организаций и т.д. Устав юридического лица утверждается его учредите- лями (участниками) и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке. Общие требования к порядку со- ставления и оформления устава юридического лица регла- ментированы в части первой Гражданского кодекса Россий- ской Федерации. Уставы – это сложные документы, структуру и содер- жание которых определяют сами разработчики. Текст устава состоит из разделов: 57 общие положения (определяют задачи и цели со- здаваемой организации); организационное единство (структурные подразде- ления, их взаимосвязи); регламент деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц); финансово-материальная база (определение разме- ров основных и оборотных средств, источники, порядок рас- поряжения средствами и ценностями); отчетная и ревизионная деятельность; порядок ликвидации и ответственность по делам организации. Общие уставы утверждают высшие органы государ- ственной власти. Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждают вышестоящие органы (министерства, ведом- ства). Уставы муниципальных предприятий утверждают рай- онные или городские администрации. Уставы частных предприятий утверждают владельцы, коллективы при регистрации в областных, краевых, город- ских или районных администрациях. Формуляр-образец УСТАВА состоит из реквизитов: наименование организации (наименование мини- стерства, ведомства); автора документа; наименование вида документа – УСТАВ; дата; номер; 58 место издания (город); гриф утверждения (если предприятие частное, ука- зывают, кем зарегистрировано); текст; подпись. Устав является обязательным документом, его содержа- ние и соответствие с законодательством Российской Федера- ции должно включать: наименование учреждения, организации, предпри- ятия, его вид; местонахождение (почтовый адрес); предмет и цель деятельности; порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.); порядок распределения прибыли; порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятель- ности; органы управления (внутренняя организационная структура). В зависимости от вида организации (учреждения) в ти- повой устав могут быть добавлены другие сведения: для банков — перечень проводимых банком опе- раций и его функции; для бирж — сведения о максимальном составе членов, порядке их приема, правах и обязанностях, порядке разрешения споров; для акционерных обществ — сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры до- лей каждого участника и др. 59 Технология подготовки устава конкретного предприя- тия (организации) включает в себя изучение законодательной базы, регулирующей деятельность предприятия, норматив- ных документов в сфере документационного обеспечения управления, типовых форм соответствующих документов. В качестве примера рассмотрим некоторые аспекты подготовки уставафедерального государственного унитар- ного предприятия (ФГУП). Уточним, что в соответствии с Федеральным законом от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприяти- ях» унитарное предприятие — это «коммерческая организа- ция, не наделенная правом собственности на имущество, за- крепленное за ней собственником. В форме унитарных пред- приятий могут быть созданы только государственные и му- ниципальные предприятия. Имущество унитарного предпри- ятия при- надлежит на праве собственности Российской Фе- дерации, субъекту Российской Федерации или муниципаль- ному образованию». Вопросы, связанные с подготовкой устава ФГУП, ре- гламентируются положениями Федерального закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ «О государственных и муниципаль- ных предприятиях». Так, ст. 9 Закона гласит, что «учреди- тельным документом унитарного предприятия является его устав». В зависимости от принадлежности предприятия, его устав утверждается уполномоченными государственными органами Российской Федерации, государственными органа- ми субъекта Российской Федерации или же органами местно- го самоуправления. Как следует из содержания указанной статьи, содержание устава ФГУП должно включать: 1) полное и сокращенное наименования унитарного предприятия; 60 2) указание на местонахождение унитарного пред- приятия; 3) цели, предмет, виды деятельности унитарного предприятия; 4) сведения об органе или органах, осуществляющих полномочия собственника имущества унитарного предприя- тия; 5) наименование органа унитарного предприятия (ру- ководитель, директор, генеральный директор); 6) порядок назначения на должность руководителя унитарного предприятия, а также порядок заключения с ним, изменения и прекращения трудового договора в соответствии с трудовым законодательством и иными содержащими нор- мы трудового права нормативными правовыми актами; 7) перечень фондов, создаваемых унитарным пред- приятием, размеры, порядок формирования и использования этих фондов; 8) сведения о размере уставного фонда предприятия, о порядке и об источниках его формирования, а также о направлениях использования прибыли. В соответствии с приказом Минэкономразвития России от 25 августа 2005 г. № 205 «Об утверждении Примерного устава федерального государственного унитарного предпри- ятия, основанного на праве хозяйственного ведения» струк- тура устава ФГУП включает следующие разделы: 1. Общие положения. 2. Цели и предмет деятельности предприятия. 3. Имущество предприятия. 4. Права и обязанности предприятия. 5. Управление предприятием. 6. Филиалы и представительства. 61 7. Реорганизация и ликвидация предприятия. Оформление устава предприятия (организации) осу- ществляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30- 2003. Правила разработки, согласования и утверждения должностной инструкциинапрямую трудовым законода- тельством не регламентированы и потому в этой сфере нет каких-либо стандартов. Должностная инструкция – это один из локальных нор- мативных актов, принимаемых работодателем. Согласно ста- тье 8 ТК Российской Федерации, работодатели, за исключе- нием работодателей - физических лиц, не являющихся инди- видуальными предпринимателями, могут принимать локаль- ные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым за- конодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными дого- ворами, соглашениями. Поэтому практически все работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивиду- альными предпринимателями, могут вводить должностные инструкции для регламентирования трудовых отношений, а также самостоятельно устанавливать порядок их разработки, согласования и утверждения. При этом нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нор- мативными правовыми актами, содержащими нормы трудо- вого права, коллективным договором, соглашениями. Рас- смотрим один из подходов к разработке должностных ин- струкций. 62 Должностные инструкции могут разрабатываться как на стадии проектирования организации, бизнеса, так и в уже функционирующей организации со сложившимися трудовы- ми отношениями. Первое требует тщательного моделирова- ния трудовых процессов исполнителей. Второе – глубокого анализа существующих трудовых отношений у конкретного работодателя. В любом случае порядок разработки долж- ностных инструкций предполагает общепринятый алгоритм действий. Процесс разработки должностных инструкций можно представить в виде последовательно сменяющих друг друга этапов: 1. Подготовительный этап; 2. Разработка проекта должностной инструкции; 3. Согласование проекта должностной инструкции; 4. Утверждение должностной инструкции. Непосредственной разработке должностных инструкций в каждом конкретном случае должна предшествовать опре- деленная подготовительная работа. На первом этапе разра- ботки должностных инструкций необходимо детально изу- чить все нормативно-правовые документы, регламентирую- щие порядок деятельности должностных лиц и правила раз- работки и хранения организационно-правовых документов. Подготовительный этап.Разработке должностных ин- струкций предшествует изучение всех нормативно-правовых документов, регламентирующих порядок деятельности должностных лиц и правила разработки и хранения этих ор- ганизационно-правовых документов. Перечислим основные нормативно-правовые акты, с учетом которых должна разра- батываться должностная инструкция: Федеральный уровень: Конституция Российской Федерации ; 63 Трудовой кодекс Российской Федерации ; ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система до- кументации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Прави- тельства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477); Перечень типовых управленческих архивных до- кументов, образующихся в процессе деятельности государ- ственных органов, органов местного самоуправления и орга- низаций, с указанием сроков хранения(утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558); Общероссийский классификатор профессий рабо- чих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР), принят и введен в действие постановлением Гос- стандарта РФ от 26 декабря 1994 г. №367); Общероссийский классификатор занятий ОК 010- 93 (утвержден постановлением Госстандарта Российской Фе- дерации от 30 декабря 1993 г. №298); Квалификационный справочник должностей руко- водителей, специалистов и других служащих (утвержден по- становлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. №37); Нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации. Нормативно-правовые акты органов местного са- моуправления. Локальный уровень (локальные нормативно- правовые акты работодателя): Устав организации; 64 Правила внутреннего трудового распорядка; Коллективный договор (Положение о персонале и др.); Штатное расписание; Положение о структурном подразделении и др. Квалификационные характеристики по каждой должно- сти, согласно пункту 5 «Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служа- щих», утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37, состоят из трех разделов: Раздел 1 - «Должностные обязанности» содержит ос- новные функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализа- цию служащих. Раздел 2 - «Должен знать» содержит основные требова- ния, предъявляемые к работнику в отношении: специальных знаний; знания законодательных актов, положений, ин- струкций, других руководящих и нормативных документов; методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанно- стей. Раздел 3 - «Требования к квалификации» определяет: уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных должност- ных обязанностей (Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании»); требования к стажу работы. 65 При разработке должностных инструкций рекомендует- ся ввести соответствующее положение, в котором был бы подробно оговорен порядок разработки, согласования, утверждения, введения в действие и хранения должностной инструкции работника, а также указаны лица (структурное подразделение), непосредственно отвечающие за эту разра- ботку. Положение о должностной инструкции- необязатель- ный документ, но лучше не пренебрегать этим локальным ак- том. Он позволяет упорядочить работу с инструкциями, сде- лать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы. Положение о должностной инструкции вступает в силу после его утверждения руково- дителем, и с этого момента все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям. Примерная структура Положения о должностной ин- струкции. 1. Общие положения. 2. Требования, предъявляемые к содержанию долж- ностной инструкции. 3. Порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции. 4. Заключительные положения. Исходя из практики деятельности организаций, можно утверждать, что проекты должностных инструкций могут разрабатываться следующими лицами: специалистом службы управления персоналом (от- дела кадров); руководителем соответствующего структурного подразделения; самим работником совместно с непосредственным 66 руководителем; методические подходы к разработке должностной инструкции; анализ и корректировка существующих кадровых документов; составление должностных инструкций по резуль- татам опроса (анкетирования) сотрудников на рабочих ме- стах; составление должностных инструкций методом, идущим от описания бизнес-процессов. После того как проекты должностных инструкций раз- работаны, необходимо совершить еще два юридически зна- чимых действия: согласовать их и утвердить. По общему правилу: должностную инструкцию подписывает ее разра- ботчик, а руководитель утверждает. Должностная инструк- ция, как правило, согласовывается с юридическим отделом или юрисконсультом, а также с соответствующими струк- турными подразделениями или должностным лицом, от дея- тельности которых зависит исполнение положений долж- ностной инструкции. Юрист проверяет должностные инструкции на соответ- ствие законодательству и требованиям охраны труда, а также уточняет, согласуются ли их положения с локальными нор- мативными актами и трудовыми договорами сотрудников. После чего поставит на должностной инструкции свою визу. Пренебрегать правовой экспертизой содержания этих доку- ментов не стоит, поскольку даже по той или иной речевой конструкции юрист может определить перспективы возмож- ного трудового спора. Завершающим этапом в создании должностных ин- струкций является их утверждение. Работодатель или руко- 67 водитель организации (или лицо, уполномоченное руководи- телем на совершение данных действий) ставит свою подпись и дату на грифе: «Утверждаю». Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до за- мены новой должностной инструкцией. Утверждение же должностной инструкции руководителя организации осу- ществляется органом управления организации (собственни- ком). Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том случае, если это входит в круг его полномочий, установленных должностной инструк- цией и (или) трудовым договором. Руководитель организации (работодатель) утверждает должностные инструкции единолично. Учета мнения пред- ставительного органа работников в создании и утверждении инструкций трудовое законодательство не предусматривает, что отличает этот документ от других локальных актов. Общие рекомендации при разработке содержания должностных инструкций. Основные разделы должностной инструкции. Как уже отмечалось выше, структура и содержание должностной инструкции в настоящее время нормативно- правовыми актами подробно не регламентируются, что поз- воляет создавать ее с учетом специфики организации труда у конкретного работодателя. ГОСТ Р 6.30-2003 предъявляет следующие требования к языку должностной инструкции: «Текст документа составляют на государственном языке Рос- сийской Федерации или на государственных языках субъек- тов Российской Федерации в соответствии с законодатель- ством Российской Федерации и субъектов Российской Феде- рации». Основной текст инструкции может делиться на гла- вы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. 68 Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. По общему правилу, основная часть должностной ин- струкции обязательно должна иметь следующие разделы: I. Общие положения; II. Должностные обязанности; III. Права; IV. Ответственность. Это основные разделы должностной инструкции, тот минимум, без которого данный документ не может состоять- ся. При необходимости, в документ могут быть внесены и дополнительные разделы, например: критерии оценки качества работы; порядок аттестации; режим работы (если сотруднику устанавливается особый или индивидуальный график работы или предостав- ляется право самостоятельно организовывать и планировать свой рабочий день); взаимоотношения; связи по должности; порядок утверждения и изменения должностной инструкции. Рассмотрим содержание основных разделов должност- ной инструкции подробнее. Раздел I «Общие положения» должен содержать сле- дующие пункты: 1) Наименование должности. В данном разделе должно указываться точное наименование должности в соответствии со штатным расписанием и с указанием категории работника. При этом следует учитывать, что для обеспечения социаль- ных, пенсионных и иных гарантий работников в случаях, 69 указанных в 57 статье ТК РФ, существует прямая обязан- ность работодателя указывать наименование должностей в соответствии с квалификационными справочниками, которые в свою очередь содержат наименования должностей в соот- ветствии с «Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК- 016-94 (ОКПДТР)». Согласно нормативным документам, принята классификация служащих на три категории: руково- дители, специалисты и другие служащие (технические ис- полнители). Отнесение к той или иной категории осуществ- ляется в зависимости от характера преимущественно выпол- няемых работ, составляющих содержание труда работника (организационно - административные, аналитико- конструктивные, информационно- технические). Наименования должностей руководителеймогут быть следующими: директор; генеральный директор (председа- тель); руководитель; начальник; управляющий; заведующий; менеджер и др. Они также могут быть производными от наименований специалистов: главный врач; главный бухгал- тер; главный инженер и др. Наименования должностей специалистов могут быть следующими: администратор; программист; инспектор; бухгалтер; юрисконсульт и др. К данной группе относятся лица, обладающие специальными знаниями, навыками, опы- том работы, получившие специальность по высшему или среднему образованию, подтвержденному присвоением соот- ветствующей квалификации. Группу технических исполнителей образуют служащие, выполняющие регламентированные и методически прорабо- танные, периодически повторяющиеся работы, относящиеся к деятельности соответствующего структурного подразделе- 70 ния, под контролем непосредственного руководителя. Как правило, требования к их квалификации сводятся к среднему профессиональному образованию или общему образованию и специальным знаниям по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Например: агент; лаборант; экспедитор и др. 2) Квалификационные требования. Указываются, прежде всего, требования, предъявляемые к образованию и стажу работы. В необходимых случаях ого- варивается наличие сертификатов, аттестатов, подтвержда- ющих наличие каких-либо специальных навыков. 3) Непосредственная подчиненность. Указывается, кому непосредственно подчиняется дан- ный работник. Иногда выделяют специальный раздел «Взаи- моотношения. Связи по должности», где перечисляется круг должностных лиц, с которыми работник вступает в служеб- ные отношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и предоставления информации, определяет- ся порядок подписания, согласования и утверждения доку- ментов. 4) Наличие и состав подчиненных (для руководителей). Данный пункт может быть включен в раздел «Долж- ностные обязанности». 5) Порядок назначения и освобождения от должности. 6) Порядок замещения по должности. Указывается, кто замещает данное должностное лицо во время его отсутствия; а также кого замещает данное долж- ностное лицо. Может закрепляться схема взаимозаменяемо- сти или перераспределения обязанностей, в том числе и по- рядок приема - передачи денег материально ответственными лицами. 71 7) Основополагающие нормативные и организационно- правовые документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности. Обычно в списке нормативов указывают действующее законодательство, документы органов управления организаци- ей (предприятием), действующие нормативные и технологиче- ские документы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении и конкретную утвержденную должностную инструкцию, чьи устные и пись- менные распоряжения работник выполняет (дополнительно к распоряжениям непосредственного руководителя или в его от- сутствие). Данный пункт разрабатывается на основании разде- ла «должен знать». Квалификационного справочника должно- стей руководителей, специалистов и других служащих. |