ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И РС. Светлаков А.Г. Делопроизводство и режим секретности. Тесты для самосто ятельной работы, что способствует закреплению полученных знаний и при обретению практических навыков работы с документами
 Скачать 1.52 Mb.
|
|
Раздел II «Должностные обязанности» содержит пе- речень конкретных задач, работ, операций возложенных на работника. Иногда выделяют еще один раздел «Функции», где перечисляют основные направления деятельности работ- ника с учетом задач и функций структурного подразделения. Указывается форма участия работника в управленче- ском процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, согла- совывает, контролирует, представляет, курирует, исполняет, и так далее. Этот раздел должностной инструкции разраба- тывается на основе раздела «должностные обязанности» Квалификационного справочника должностей руководите- лей, специалистов и других служащих. Для удобства представления должностных обязанностей текст этого раздела может быть разделен на две группы: Работник выполняет самостоятельно: … Работник участвует в…или (выполняет совместно): … В необходимых случаях раздел о должностных, функ- 72 циональных обязанностях может быть дополнен универсаль- ными формулировками общих трудовых обязанностей любо- го работника, закрепленных в части 2 статьи 21 ТК РФ. Это основной раздел должностной инструкции, все остальные разделы вытекают из обязанностей работника. Раздел III «Права» содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает работник для выпол- нения возложенных на него должностных функций и обязан- ностей. Раздел «Права» может содержать следующие пункты: права работника на самостоятельное принятие реше- ний (перечисление вопросов, которые он имеет право решать самостоятельно); ·права на получение информации, в том числе и конфи- денциальной, которая необходима работнику для реализации его обязанностей; ·права на контроль (перечисление вопросов и действий, контролировать исполнение которых имеет право работник, выполняя свои функциональные обязанности или по поруче- нию руководителя); ·права давать распоряжения, указания и контролиро- вать их исполнение (права требовать выполнения определен- ных действий от подчиненных); ·права визировать, согласовывать, подписывать и утверждать документы конкретных видов. В данном разделе можно закрепить также право работ- ника вносить предложения по совершенствованию деятель- ности, связанной с выполнением его непосредственных должностных обязанностей, по совершенствованию реализа- ции функций и технологий, в выполнении которых он участ- вует и так далее. 73 В необходимых случаях в текст раздела можно внести универсальные права, общие для всех работников, закреп- ленные в части 1 статьи 21 ТК Российской Федерации В разделе IV «Ответственность» указывают меру от- ветственности работника за несоблюдение требований, уста- новленных должностной инструкцией, локальными право- выми актами и трудовым законодательством Российской Фе- дерации В раздел могут быть включены другие пункты, уточня- ющие и конкретизирующие ответственность работника, как за неисполнение, так и ненадлежащее исполнение конкрет- ных должностных обязанностей. В должностной инструкции можно перечислить группы возможных правонарушений, ха- рактерные для определенного вида деятельности. Например, ответственность устанавливается за наруше- ние требований организационно-правовых и нормативных документов, установленных в разделе «Общие положения» должностной инструкции и которыми должен руководство- ваться работник в своей деятельности. Так, главный бухгал- тер должен руководствоваться Федеральным законом от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Налого- вым кодеком Российской Федерации и иными документами, которыми и предусмотрена ответственность за конкретные правонарушения и неисполнение своих обязанностей глав- ным бухгалтером. В необходимых случаях в тексте должностной инструк- ции конкретизируются положения о материальной ответ- ственности работника по должности. Составляя текст данно- го раздела, необходимо помнить и о том, что число сформу- лированных пунктов в нем не должно превышать количества пунктов в предыдущем разделе «Права», а оптимальным счи- 74 тается примерно равное соотношение объемов предоставлен- ных прав и ответственности. Должностная инструкция оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. 2.2. Подготовка распорядительных и информационно- справочных документов В состав распорядительных документов входят поста- новления, решения, приказы, распоряжения и указания. Вы- бор вида документа, предназначенного для документирова- ния распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (едино- началию или коллегиально). Более подробная характеристика распорядительных документов даѐтся в ходе изучения курса документоведения. Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и органи- зациями. Обязательно издание распорядительных документов по следующим вопросам: организационным; планирования производства; строительства, материально-технического снабже- ния; сбыта; финансов и кредита; труда и заработной платы. Это, конечно, не все вопросы, по которым необходимо создавать распорядительные документы, но они являются наиболее характерными и стабильными основаниями для 75 обязательного издания распорядительных документов. Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должност- ным лицам, структурным подразделениям). Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуется создание рабочих групп, комиссий, привлече- ние широкого круга специалистов из числа практиков и уче- ных. Основное требование к исполнителям — компетент- ность, высокий профессионализм, глубокие знания по управ- ленческой проблеме. Подготовка распорядительных документов складыва- ется из следующих этапов: изучение управленческого вопроса; подготовка проекта распорядительного документа; согласование документа; подписание документа. Изучение управленческого вопроса начинается с обес- печения правовой основы подготавливаемого документа — с изучения действующих законодательных актов, подзаконных актов, так как издаваемый распорядительный документ не должен противоречить установленным нормам. Затем испол- нитель определяет круг вопросов, которые предстоит отра- зить в распорядительном документе, изучает информацию, необходимые документальные материалы. В это время опре- деляется необходимость отмены ранее действующих распо- рядительных документов или их отдельных положений. Подготовка проекта распорядительного документа начинается с определения цели его издания, которая излага- 76 ется во вводной части. Основное внимание уделяется форму- лировке распорядительных действий, которые должны быть конкретны, не допускать различных толкований, не противо- речить ранее изданным документам. В ходе подготовки тек- ста проекта распорядительного документа исполнитель фор- мулирует заголовок, предлагает возможные сроки исполне- ния и контролирующие инстанции (должностные лица). За- канчивается подготовка проекта распорядительного доку- мента его перепечаткой и оформлением, соответствующим действующим правилам. Руководитель, дающий задание на подготовку приказа, определяет состав учреждений, структурных подразделений или должностных лиц, с которыми необходимо согласование документа. В инструкциях по работе с документами (по дело- производству) обычно закреплена процедура согласования — по составу участников этой процедуры и последовательности визирования. Согласование проводит тот исполнитель (структурное подразделение), который готовил проект доку- мента. Если в процессе согласования выясняются существен- ные замечания по содержанию документа, он составляется заново и вторая редакция подлежит полному согласованию. Постановления и решения проходят согласование на заседа- нии коллегиального органа. В ходе заседания в проект доку- мента могут быть внесены незначительные замечания, по- правки и дополнения. Если проект требует серьезной дора- ботки, он выносится на утверждение на следующем заседа- нии. Перед передачей на подписание руководителю доку- мент должен быть тщательно проверен — особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, от- чества, названия структурных подразделений. После подпи- 77 сания внесение каких-либо исправлений в документ недопу- стимо. Основным распорядительным документом является приказ. По содержанию приказы делятся на два вида: по ос- новной деятельности и по личному составу. Приказ (по основной деятельности) – правовой доку- мент, отражающий управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирова- ния, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершен- ствования структуры и организации работы предприятия, ор- ганизации, учреждения и т.п., издаваемый руководителем предприятия, организации, учреждения, действующим на ос- нове единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия; решения и поручения по организации работы; организационные мероприятия; итоги работы; результаты ревизии. Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмена приказов производятся только приказами. Проекты приказов подготавливаются специалистами организации (структурным подразделением, группой специа- листов, отдельным должностным лицом). Подготовка проектов приказов включает следующие стадии: изучение существа вопроса, законодательных ак- тов, других документов, издававшихся по этому вопросу, 78 проработка информационно-справочных документов пред- приятия; подготовку текста документа; согласование текста документа с главными, веду- щими специалистами, при необходимости – с юрисконсуль- том и главным бухгалтером; подписание приказа; доведение до сведения исполнителей. К проекту приказа составляется список рассылки под- разделениям, должностным лицам, которых касается приказ. Проект приказа до подписания визируется руководите- лями структурных подразделений, должностными лицами, которые отвечают за его исполнение, юристом. Подписанный руководителем приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока. Внесение изменений и дополнений в подписанный при- каз не допускается без разрешения подписавшего документ. Приказы по основной деятельности оформляются на бланке организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст; подпись; 79 визы согласования и ознакомления; отметка об исполнителе (при необходимости). Текст приказа, как правило, состоит из двух ча- стей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых распорядительных действий, указываются причины издания приказа, дается ссылка на документ, по- служивший основанием для подготовки приказа. Если в ос- нову приказа был взят документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер и заглавие. Распорядительная часть содержит: предписываемые распорядительные действия (за- дания, поручения); наименование должностей, фамилии и инициалы лиц, которым поручено выполнение заданий или которые яв- ляются ответственными за выполнение приказа; срок исполнения приказа. Последовательность информации в распорядительной части приказа может быть различной, например: Начальнику отдела кадров Ефимовой И.С. составить график проведения аттестации специалистов филиала ЗАО «Ротор» до 25.08.2000. Или Составить график проведения аттестации специали- стов филиала ЗАО «Ротор». Ответственный – начальник отдела кадров Ефимова И.М., срок – до 25.08.2000. Распорядительная часть приказа отделяется от конста- тирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается про- писными буквами на отдельной строке от нулевого положе- ния печатающего устройства. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие. 80 Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Последний пункт приказа может содержать указа- ние о должностном лице, ответственном за исполнение при- каза в целом, например: Контроль за исполнением приказа возложить на зам.директора Борисова Ю.П. Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле опускается. Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) могут быть оформлены в виде приложе- ния к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа. Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу этого приложения де- лается запись: Приложение к приказу директора ООО «Контакт» от 02.06.2000 №101 (Инструкция Минфина РФ от 13.04.2000 №134/56) Страницы приказа и приложений нумеруются как еди- ный документ. В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности. Выписка из приказа – это копия определенной части подлинного документа. В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распоря- дительной части берется только та информация, которая необходима в конкретном случае. Выписка заверяется про- 81 ставлением отметки о заверении копии. По текущим оперативным вопросам повседневной про- изводственно-хозяйственной части и административной дея- тельности руководители предприятия (директор, его замести- тели, главные специалисты) могут издавать распоряжения и указания.Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Распоряжение – правовой документ управления, име- ющий обязательную силу для граждан и организаций, кото- рым он адресован. Выделяют следующие виды распоряжений: длительного действия; касающиеся конкретного вопроса. Текст распоряжения имеет констатирующую и распоря- дительную часть. Констатирующая часть текста распоряжения – это часть, в которой указываются цели и причины распоряжения. В ней целесообразно использовать следующие формулиров- ки: «В соответствии», «На основании», «В связи», «В целях». Распорядительная часть текста распоряже- ния начинается словом ОБЯЗЫВАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Формуляр распоряжения состоит из реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата, номер; место издания; заголовок; текст; подпись; отметка о согласовании. 82 Текст оформляется на бланке формата А4. Проект распоряжения согласовывается с заинтересован- ными в этом документе лицами. Исполнителями распоряжения могут быть структурные подразделения, должностные лица. Указание – распорядительный документ по вопросам организационно-методического характера. К вопросам организационно-методического характера относятся следующие: организация исполнения приказов; организация исполнения инструкций. Право издания указания в организации предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям струк- турных подразделений, которые действуют на правах еди- ноначалия в пределах их компетенции. Текст указания, как правило, состоит из двух ча- стей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть текста указания раскрывает причины издания документа и начинается словами: «Во ис- полнение…», «В целях…», «В соответствии…». Распорядительная часть текста указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность ис- полнителя в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ – действие – срок исполнения. В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на определенное должностное лицо. Датой указания является дата его подписания. Указание оформляется на бланке формата А4. Формуляр указания состоит из реквизитов, аналогичных реквизитам распоряжения. 83 Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Текст решения состоит из констатирующей и распоря- дительной частей. В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем - слово РЕШИЛ на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже – действие – срок исполнения. Решение подписывают председатель и секретарь колле- гиального органа. Формуляр решения состоит из реквизитов: название организации; наименование вида документа; дата, номер; место издания; заголовок; текст; подписи (председатель, секретарь); визы. |