ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И РС. Светлаков А.Г. Делопроизводство и режим секретности. Тесты для самосто ятельной работы, что способствует закреплению полученных знаний и при обретению практических навыков работы с документами
 Скачать 1.52 Mb.
|
|
ГЛОССАРИЙ АВТОБИОГРАФИЯ - описание жизни автора, вклю- чая обучение и трудовую деятельность. АВТОР ДОКУМЕНТА - организация или лицо, под- писавшее документ. АДРЕСАНТ - лицо или организация, отправитель до- кумента. АДРЕСАТ - лицо или организация, получатель доку- мента. АДРЕСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА - указание получате- ля документа путем проставления реквизита ―адресат ―. АКТ - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты, события, действия. АКЦЕПТ - принятие предложения о заключении кон- тракта одной из сторон. АННОТАЦИЯ - краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа. АРХИВЫ - (от лат.ARCHIVUM, от греч.ARCHEION- присутственное место) - самостоятельные учреждения или отделы в организациях, хранящие документальные матери- алы, а так же совокупность документов, образовавшихся в результате деятельности организаций, обществ и отдель- ных лиц. АРХИВАРИУС - хранитель или сотрудник архива. БЛАНК ДОКУМЕНТА - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией до- кумента и местом, отведенным для информации перемен- ной. ВЕДОМОСТЬ - перечень (список) каких-либо данных расположенных в определенном порядке. 235 ВИЗА - подпись должностного лица на документе, подтверждающая факт ознакомления и согласия с его со- держанием. ВНЕШНИЙ ДОКУМЕНТ - документ, отправленный другими организациями (лицами), или полученный от них. ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ - документ, созданный организацией и предназначенный для внутреннего пользо- вания. ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ - документ, поступивший в организацию от сторонней организации. ВЫПИСКА ИЗ ДОКУМЕНТА - заверенная копия ча- сти документа. ГРИФ - печать, штемпель с образцом подписи или ка- ким-либо другим текстом, а также оттиск этой подписи или текста на документе. ДЕЛО (в делопроизводстве) - совокупность докумен- тов (или в редких случаях документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документа, вопросам, корре- спондентам и т.п.), помещенных в обложку. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - деятельность, охватываю- щая составление документов и организацию работы с ни- ми. ДОВЕРЕННОСТЬ - документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. ДОГОВОР (КОНТРАКТ) - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отноше- ний и регулирующий их. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - документ, адресованный руководству и содержащий изложение какого-либо вопроса 236 с выводами и предложениями. ДОКУМЕНТ (от лат.DOCUMENTUM - доказатель- ство, свидетельство) материальный объект содержащий информацию в зафиксированном виде, для передачи ее во времени и пространстве. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВ- ЛЕНИЯ (ДОУ) - процесс производства, передачи и перера- ботки документированной информации, необходимой для управления предприятием. ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ - зафик- сированная на материальном носителе информации с опре- деленными реквизитами. ДОКУМЕНТООБОРОТ - движение документов в ор- ганизации с момента создания или получения до отправки или передачи их на хранение. ДУБЛИКАТ - копия официального документа, имею- щая юридическую силу подлинника. Выдается в случаях утери владельцем подлинного документа. ЖУРНАЛ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ - журнал, состав- ленный по определенной форме и содержащий записи о документах и операциях с ними. ЗАГОЛОВОЧНАЯ ЧАСТЬ ДОКУМЕНТА - совокупность реквизитов ―эмблема‖, ―наименование орга- низации‖, ―Юридический адрес‖, ―название вида докумен- та‖, ―дата‖, ―номер‖, ―ссылка на номер и дату документа‖, ―заголовок к тексту‖. ЗАЯВЛЕНИЕ - документ, содержащий просьбу или предложение. ИНДЕКС - условие цифровое (или буквенно- цифровое) обозначение документа. 237 ИНДЕКСАЦИЯ - присвоение документам индексов при регистрации. ―ИНКОТЕРМС‖ - международные правила толкова- ния торговых терминов. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ (ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ) - документ, регламентирующий правила, приемы и процессы создания документов и поря- док работы с ними в организациях. ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ - документ созданный в данной организации и отправленный адресату, копия кото- рого, как правило, остается в деле. ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА - организационно- упорядоченная совокупность документов (массив докумен- тов) и информационных технологий. ИНФОРМАЦИЯ - сведения о лицах, предметах, фак- тах, событиях и процессах независимо от формы их пред- ставления. КЗОТ РФ - кодекс законов о труде Российской Феде- рации, регулирующий трудовые правоотношения. КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА - документированная ин- формация, используемая для достижения коммерческих целей, которую предприниматель относит к конфиденци- альной. КОНТРАГЕНТ - одна из сторон контракта, договора. КОНТРАКТ- см. ДОГОВОР. КОНФИДЕНЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ - доку- ментированная информация, доступ к которой ограничива- ется в установленном порядке. КОПИЯ - повторное, абсолютно точное воспроизве- 238 дение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке. КРЕДИТНОЕ ПИСЬМО - письмо о предоставлении банковских гарантий оплаты по контракту. ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА - документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образо- вание, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.). ЛИЧНОЕ ДЕЛО - совокупность документов, содер- жащих сведения о работнике, его образовании, трудовой и общественной деятельности, семейное положение. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ - систематизированный спи- сок дел, журналов, карточек, заводимых в организации с указанием сроков их хранения. НОРМАТИВНЫЙ ПРАВОВОЙ АКТ - документ, из- данный уполномоченным на то органом и содержащий нормы права, т.е. предписания постоянного или временно- го действия, рассчитанные на обязательное применение. ОРД - организационно-распорядительные документы, создающиеся в сфере управления. ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА - первый подлинный эк- земпляр документа. ОФЕРЕТА (от лат. offerto- представлять)- письменное предложение о заключении контракта. ОТПУСКИ - полные копии отосланных документов, подшиваемых в дела организации, создаются, как правило, одновременно с подлинником. ПЕЧАТЬ - элемент удостоверения наиболее важных документов организации, свидетельствующий об их под- линности. 239 ПОДЛИННИК- первый или единственный экземпляр официального документа. ПОДЛИННЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, информация которого соответствует действительности. ПОДПИСЬ - реквизит документа, придающий ему юридическую силу. ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ - субъект, обра- щающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующий- ся ею. ПРАВО ПОДПИСИ - полномочие должностного лица на подписание документов. ПРОТОКОЛ - документ, фиксирующий ход обсужде- ния вопросов и принятие решений на собраниях, совеща- ниях, заседаниях коллегиальных органов. ПИСЬМО (ДЕЛОВОЕ) - документ, который служит средством общения с организациями и частными лицами и содержит сообщение чего-либо, уведомление о чем-либо. РАСПИСКА - документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей. РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА - унифицированная карточка, предназначенная для реги- страции документов и контроля их исполнения. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА - фиксация факта со- здания или поступления документа путем присвоения ему порядкового номера с последующей записью необходимых сведений о документе в журнале, карточке или на ПЭВМ. РЕЕСТР (от позднелат. REGESTRUM- список, пере- чень): 1 - список, перечень, опись. 240 2 - книга для регистрации дел, документов и т.п. РЕЗОЛЮЦИЯ - утверждающая надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. РЕЗЮМЕ - документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый частным ли- цом при трудоустройстве. РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА - отдельный элемент до- кумента (адрес, подпись, виза и т.п.). РЕФЕРЕНТ (от лат.REFERS, сообщающий) - долж- ностное лицо, готовящее доклады, консультации по опре- деленным вопросам. РЕШЕНИЕ - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач. СЕКРЕТАРЬ (от лат.SECRETARIUS, первоначально- доверенное лицо) - служащий, ведающий делопроизвод- ством организации, отдельного лица. СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА - обсуждение, оценка проекта документа должностными лицами, органи- зациями. СПРАВКА - документ, содержащий описания и под- тверждение тех или иных фактов и событий без каких-либо выводов и предложений. СТАНДАРТ - образец, принимаемый за исходный для сопоставления с ним других подобных объектов. СТАНДАРТИЗАЦИЯ - процесс установления и при- менения стандартов. ТЕЛЕГРАММА - документ, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. ТЕЛЕФОНОГРАММА (с греч. ―запись, сообщения, 241 переданного голосом‖) - зафиксированная передача ин- формации по телефону в одном направлении. ТРУДОВОЕ СОГЛАШЕНИЕ - документ, фиксирую- щий согласие между организацией и работником, не состо- ящим в еѐ штате, на проведение разовой или временной ра- боты. УНИФИКАЦИЯ - приведение чего-либо к единой си- стеме, форме, единообразию. УСТАВ - юридический акт, регулирующий деятель- ность организаций и граждан, их взаимоотношения с дру- гими организациями и гражданами. ФАКСИМИЛЕ (от лат.FACSIMILE- сделай подоб- ное): 1 - точное воспроизведение графического оригинала (подписи, рукописи, документа и т. д.) фотографическим или печатным способом. 2 - клише-печать, воспроизводящая подпись. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА - отнесение документов к определенному делу, их систематизация внутри дела. ФОРМУЛЯР - совокупность реквизитов, определен- ным образом расположенных в документе. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ - опре- деление сроков хранения документов с целью отбора их на архивное хранение или уничтожение. ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА - свойство документа быть подлинным доказательством фактов, собы- тий, действий. ЮРИДИЧЕСКИЙ АДРЕС - совокупность данных о предприятии, включающая почтовый адрес, банковский реквизиты, телефон, факс, телекс. 242 БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 1. Российская Федерация. Конституция Российской Федерации. Принята 12.12.1993 г. [Электронный ресурс]. Режим доступа https://http://www.consultant.ru (дата обращения 18.01.2018 г.). 2. Федеральный закон «О государственной тайне» № 5485-1 ФЗ от 21.07.1993 г. [Электронный ресурс]. Режим доступа https://http://www.security.ru (дата обращения 06.02.2018 г.). 3. Федеральный закон «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ 01.10.2014 г. [Электронный ресурс]. Режим доступа https://http://www.dogovor-urist.ru (дата обращения 06.02.2018 г.). 4. Федеральный закон «О полиции» №3- ФЗ от 07.02.2011г. // Кон- сультант Плюс: комп. справ. правовая система [Электронный ресурс]. - URL: http://www.consultant.ru . - (Дата обращения: 15.01.2018г.). 5. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. О внесе- нии изменений в нормативные правовые акты МВД России и признании утра- тившим силу приказа МВД России от 20 декабря 1995г. № 490: приказ МВД РФ от 8 февраля 2011г. № 62. - 4с. 6. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Об утверждении Инструкции о порядке допуска сотрудников, федеральных госу- дарственных гражданских служащих и работников органов внутренних дел, военнослужащих и гражданского персонала внутренних войск МВД России к государственной тайне: приказ МВД РФ от 20 августа 2010г. № 600. - 24с. 7. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме элек- тронных документов: приказ МВД РФ от 31 мая 2011г. № 600. - 28с. 8. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации: приказ МВД РФ от 20 июня 2012г. № 615. - 73л. 9. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1999 10. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно- распорядительной документации: требования к оформлению документов. 11. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. СИБИД. Управление документами. Общие требования. – М., 2008 12. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. [Электронный ресурс]. Режим доступа https:// http://www.gdm.ru (дата обращения 06.02.2018г.). 13. Гражданский кодекс Российской Федерации. [Электронный ре- сурс]. Режим доступа https:// http://www.consultant.ru (дата обращения 243 18.01.2018г.). 14. Уголовный кодекс Российской Федерации. [Электронный ре- сурс]. Режим доступа https:// http://www.consultant.ru (дата обращения 18.01.2018г.). 15. Трудовой кодекс Российской федерации. [Электронный ресурс]. Режим доступа https:// http://www.consultant.ru (дата обращения 18.01.2018г.). 16. Квалификационный справочник должностей руководителей, спе- циалистов и других служащих.- М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1998 г. 17. ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой до- кументации. 18. Сборник тарифно-квалификационных характеристик по общеот- раслевым должностям служащих. - М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1996 г. 19. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.- М., 2005 г. 20. Быкова, Т.А. Документационное обеспечение управления (дело- производство): Учебное пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 304 c. 21. Грозова, О. С. Делопроизводство: учебное пособие / О. С. Грозо- ва. — М. : Издательство Юрайт, 2017. — 124 с. 22. Доронина, Л. А. Документоведение : учебник и практикум / Л. А. Доронина [и др.] ; под ред. Л. А. Дорониной. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : Издательство Юрайт, 2018. — 309 с. 23. Кузнецов, Д.Л. Кадровое делопроизводство (правовые основы): Практическое пособие / Ю.П. Орловский, Д.Л. Кузнецов, И.Я. Белицкая, Ю.С. Корякина . - М.: ИНФРА-М, Контракт, 2013. - 239 c. 24. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления. До- кументооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / И.Н. Кузнецов. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 477 c. 25. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. - М.: Дашков и К, 2016. - 520 c 26. Куняев, Н.Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищен- ный электронный документооборот: Учебник / Н.Н. Куняев. - М.: Логос, 2015. - 500 c. 27. Михайлов, Ю.М. Кадровое делопроизводство. Как правильно и быстро оформить важнейшие документы по персоналу / Ю.М. Михайлов. - М.: Альфа-Пресс, 2014. - 224 c. 244 Приложение 1 ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ________ № _______________ ____________________________ ( место составления) На ________ г. УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя организации подпись инициалы, фа- милия Дата Индекс дела Заголовок дела Кол- во ед. хр. Срок хране- ния и № ста- тей по пе- речню Примечание 1 2 3 4 5 Название раздела Наименование должности руководителя службы ДОУ организации Подпись______________Расшифровка подписи_____________________________________ Дата __________________________ Виза руководителя архива (лица, ответ- ственного за архив) СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного учреждения от ___________ № __________ от ________ № ____________ 245 Приложение 2 ФОРМА ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ К НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году в организации По срокам хранения Всего В том числе: Переходящих с отметкой "ЭПК" 1 2 3 4 Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) ИТОГО: Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись ______________Расшифровка подписи _____________________ Дата__________________________ Итоговые сведения переданы в архив. Наименование должности передавшего сведения Подпись ____________Расшифровка подпи- си___________________________ Дата_______________________ 246 Приложение 3 ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ Наименование организации Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________ № ________ _____________________ (место составления) На _____________ год Индекс дела Заголовок дела Кол-во ед. хр. Срок хранения и № статей по перечню При- меча ние 1 2 3 4 5 Название раздела Наименование должности руководителя структурного подразделе- ния Подпись ______________________Расшифровка подписи___________________________________ Дата СОГЛАСОВАНО [ Протокол ЭК структурного подразделения от _____________ № ___________ Наименование должности руководителя архива (лица, ответствен- ного за архив) Подпись ___________________Расшифровка подписи______________________________________ Дата___________________- 247 Приложение 4 ОБЛОЖКА ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ _______________________________________________ Ф. № _____________ Оп. № ____________ Д. № _____________ _______________________________________________ _______________________________________________ (наименование государственного архива) ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ( наименование исполнительного органа и структурного подразделения) ДЕЛО № _____ том № ___ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ( заголовок дела) ___________________________________________________________ ( дата) На _________ лист Хранить _____________ Ф. № _____________ Оп. № ____________ Д. №--------------------- 248 Приложение 5 ЛИСТ-3АВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА Лист-заверитель дела № ________ В деле подшито и пронумеровано ____________________________ лист (ов) ( цифрами и прописью) в том числе: литерные листы ______, пропущенные номера _____________ + листов внутренней описи __________________________________________ Особенности физического состояния и формирования дела № ли- стов 1 2 Наименование должности лица, составившего заверительную надпись Подпись ______________________Расшифровка подписи____________________________________ 249 Приложение 6 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела № ______________ № пп Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов дела Прим- мечание 1 2 3 4 5 6 Итого ________________________________________________ до- кументов. ( цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _______________________________ ( цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись ____________________Расшифровка подписи________________________________________ 250 Учебное издание Светлаков Андрей Геннадьевич, Коршунов Владимир Красармович, Фазлиев Ильдар Наильевич ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И РЕЖИМ СЕКРЕТНОСТИ Учебное пособие Подписано в печать 26.10. 2018 Формат 60*84 1/16 Усл. печ. л. 15,56 Тираж 50 экз. Заказ № 185 ИПЦ "ПрокростЪ" Пермского государственного аграрно-технологического университета имени академика Д.Н. Прянишникова, 614990, Россия, г. Пермь, ул. Петропавловская, 23 тел. (342) 217-95-42 |