ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И РС. Светлаков А.Г. Делопроизводство и режим секретности. Тесты для самосто ятельной работы, что способствует закреплению полученных знаний и при обретению практических навыков работы с документами
 Скачать 1.52 Mb.
|
|
4.6. Секретное делопроизводство в органах внутренних дел Делопроизводство - это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с до- кументами. Все чаще стал употребляться термин документа- 188 ционное обеспечение управления (ДОУ). Это понятие воз- никло в связи с совершенствованием организационно- тактической основы делопроизводства, а также с внедрением в сферу работы с документами средств вычислительной тех- ники, современных информационных технологий сбора, об- работки, хранения и использования информации. Документ - это зафиксированная на материальном носи- теле информация с реквизитами, по которым можно ее иден- тифицировать. Для ведения секретного делопроизводства в секретариа- тах выделяется специально подготовленный сотрудник, сдавший зачет на знание нормативных актов по режиму сек- ретности, персонально отвечающий за сохранность доку- ментов, создаются условия для работы с данными докумен- тами. Права и обязанности работников секретариата разраба- тываются с учетом требований Инструкции по секретному делопроизводству, объявленной приказом № 05 - 1990 г. и рекомендаций к ней. Поступающую в рабочее время секретную корреспон- денцию принимает сотрудник секретариата и регистрирует в пакетно-контрольном журнале. Почта, поступившая в нера- бочее время, принимается оперативным дежурным по органу внутренних дел, который регистрирует ее в журнале учета пакетов, указывает в пакетном журнале в соответствующей графе номера документов, указанных на пакетах, и потом, не вскрывая, передает в секретариат. Запрещается доставлять в нерабочее время корреспон- денцию в подразделения, где нет постоянных дежурных, не- сущих круглосуточное дежурство. Сотрудник, принявший корреспонденцию, разборчиво расписывается за ее получение в реестре (разносной книге, 189 если это документы внутреннего обращения), прописью ука- зывает количество принятых пакетов, дату и время их приема и заверяет свою подпись печатью или штампом организации. Пакеты, адресованные в мобилизационные и шифро- вальные подразделения, не вскрываются и передаются в по- рядке, установленном Инструкцией, утвержденной приказом. Получив пакеты, работник секретариата проверяет пра- вильность адреса, целость упаковки и соответствие текста оттисков печатей наименованию отправителя, сверяет номера документов, указанные на пакетах, с номерами, указанными в реестре. При обнаружении повреждений или несоответ- ствии учетных данных составляется акт в двух экземплярах, который подписывается лицом, доставившим пакет, о чем делается пометка в реестре. Один экземпляр направляется отправителю или учреждению связи. В случае если повре- ждение дает возможность прочитать содержание пакета, об этом докладывается начальнику органа внутренних дел, а также сообщается в орган безопасности. Пакет с документа- ми сохраняется в неприкосновенности для проведения слу- жебного расследования и принятия решения. После вскрытия пакетов проверяется соответствие учетных номеров документов с номерами, указанными на па- кете, количество экземпляров и листов документов, а также приложений. Входящие документы регистрируются в журнале учета входящих документов или карточке учета входящих доку- ментов. Регистрационный номер проставляется в соответ- ствующей графе пакетно-контрольного журнала. При наличии несоответствия в учетных данных также составляется акт в двух экземплярах за подписью двух ра- ботников секретариата. Один экземпляр акта и лицевая сто- 190 рона пакета направляются отправителю, а второй подшивает- ся в дело с реестрами на входящую корреспонденцию. Ошибочно направленные документы не регистрируются и направляются отправителю или по договоренности пересы- лаются в новых пакетах за их подписанными номерами и с приложением лицевой стороны пакета отправителя, а в па- кетно-контрольном журнале проставляются номер реестра и дата отправки. На первом листе входящего документа ставится штамп, в котором указываются наименование органа внутренних дел, учетный (входящий) номер, дата регистрации, количество ли- стов основного документа (обычно это сопроводительное письмо) и общее количество листов приложений (несекретные приложения указываются отдельно). На первых листах ставит- ся штамп приложения, и указываются номер и дата. На документах, присланных во временное пользование, входящий номер ставится на обороте последнего листа доку- мента. Пакеты с пометкой «Лично» или «Литер «М» регистри- руются и передаются лично адресату под расписку в журна- ле. Регистрации подлежат все документы, номера которых указаны на пакете. В графе «Вид и краткое содержание до- кумента» входящего журнала делается запись «Пакет с по- меткой «Лично». Сброшюрованные материалы, карточки допусков и то- му подобные документы, поступившие без сопроводительно- го письма, регистрируются в журнале учета секретных изде- лий, журнале инвентарного учета письменных сбро- шюрованных материалов за инвентарным или порядковым учетным номером, который потом проставляется в пакетно- контрольном журнале. 191 Если данные документы невозможно или нецелесооб- разно подшивать в дела, они берутся на инвентарный учет с пометкой в журнале, карточке и на сопроводительном пись- ме, которое подшивается в дело. Несекретные приложения подшиваются отдельно, так как они не подлежат совместно- му хранению, о чем также делается пометка в учетных дан- ных. Сопроводительные письма, которые без приложения не имеют никаких секретных данных, о чем свидетельствует надпись «без приложения несекретно»), подшиваются в не- секретные дела. Документы на исполнение передаются под расписку в журнале и с проставлением даты. При возвращении докумен- та от исполнителя сотрудник секретариата сверяет соответ- ствие регистрационных данных с записями во внутренней описи, после чего расписывается в принятии документов в описи и делает пометку о возвращении документов во вхо- дящем журнале. Машинистка, печатающая совершенно секретные и сек- ретные документы, должна иметь допуск по соответствую- щей форме. Стенографирование, печатание под диктовку докумен- тов производятся только в изолированных помещениях, ис- ключающих возможность прослушивания. Прием, учет и выдачу отпечатанных документов, черно- виков, а также контроль за соблюдением правил печатания документов и обеспечением режима секретности осуществ- ляет заведующая машбюро или старшая машинистка. Черно- вики секретных документов в машбюро передаются под рас- писку на корешках спецблокнота с проставлением на них и на первой странице принятого черновика порядкового учет- 192 ного номера по журналу машбюро, а исполненные на пред- варительно учтенных листах - под расписку во внутренней описи. Машинописный номер является основным учетным номером для секретных документов внутреннего обращения, о чем указывается в журнале учета отпечатанных в машбюро документов. На отпечатанном документе в правом верхнем углу ста- вится гриф секретности и номер экземпляра, а также рекви- зиты, указанные в ст. 12 Закона «О государственной тайне»: о степени секретности со ссылкой на пункт переч- ня сведений, подлежащих засекречиванию действующего в данном органе; об органе, осуществляющем засекречивание; о дате или условии рассекречивания сведений либо о событии, после наступления, которого сведения будут рас- секречены. При невозможности указать данные сведения на носи- теле сведений, составляющих государственную тайну, эти данные указываются в сопроводительном письме. На обратной стороне последнего листа документа ука- зываются: количество отпечатанных экземпляров, адреса рассылки по экземплярно, данные черновика, номер машбю- ро, фамилия и телефон исполнителя, фамилия машинистки и дата напечатания документа. Если документ печатался на ПЭВМ, то указывается название файла, отметка о его уни- чтожении, а также факт выполнения работы в специально оборудованном защитой помещении, дается название и но- мер компьютера, а документу присваивается машинный но- мер «мб», который так же, как и номер машбюро, берется в секретариате. Документы, подлежащие перепечатке или исправлению, 193 передаются исполнителем в машбюро по внутренней описи. Перепечатанные отдельные листы документа учитываются за тем же номером машбюро. Если количество перепечатанных листов меняет общее количество листов, то перепечатанные листы выдаются исполнителю под расписку после внесения изменения в учетные данные. Полностью перепечатанные документы регистрируются за новым номером машбюро, при этом на обороте последнего листа указывается номер машбюро, с которого велась пере- печатка, а также делаются соответствующие записи в учет- ные документы. В органах внутренних дел, имеющих наряду с открыты- ми и условные наименования в виде номеров учреждений, документы печатаются на соответствующих бланках в зави- симости от сферы их обращения. Секретные рукописные документы готовятся на листах спецблокнота или на предварительно учтенных в секретариа- те листах и подлежат учету в соответствующих журналах или карточках. Для ведения секретных записей исполнителям выдаются рабочие тетради, которые учитываются в журнале учета ра- бочих тетрадей. Тетради нумеруются, прошиваются, опеча- тываются и заверяются подписью работника секретариата или спецбиблиотеки. На обложке указываются гриф секрет- ности в соответствии со степенью изложенных в них сведе- ний, фамилия исполнителя, регистрационный номер и дата заведения. Спецблокноты для подготовки секретных документов учитываются в журнале учета спецблокнотов, отдельных ли- стов, внутренних описей. Для разового пользования спецблокноты выдаются исполнителю под расписку, с отмет- 194 кой о количестве имеющихся листов, а при возврате - о коли- честве оставшихся листов. Если в спецблокноте предполага- ется составление документа в течение длительного времени, спецблокнот учитывается в соответствии с требованиями, предъявляемыми к учету отдельных листов бумаги, с обяза- тельным указанием наименования документа и грифа его секретности. Отдельные листы, выдаваемые исполнителям для со- ставления документа и черновиков, учитываются в том же журнале, что и спецблокноты. На таких листах проставляется штамп с указанием регистрационного номера и даты. Листы, предназначенные для составления одного документа, учиты- ваются за одним номером, который проставляется на каждом листе. Лист, склеенный из двух и более частей, регистриру- ется как один номер, но в местах склейки проставляется штамп или печать секретариата и делается в журнале запись «Склейка из стольких-то частей». Для учета передачи секретных документов, находящих- ся у исполнителя, работникам секретариатов выдаются сброшюрованные внутренние описи установленного образца, которые регистрируются в том же журнале, где учитываются спецблокноты и отдельные листы. При небольшом количе- стве рабочих тетрадей их можно учитывать совместно со спецблокнотами, отдельными листами и внутренними опи- сями. Рабочие тетради слушателей (курсантов), окончивших учебные заведения, курсы или сборы, по запросам руководи- телей органов внутренних дел могут высылаться по месту постоянной службы. Если такого запроса не поступило, то тетради уничтожаются. Рабочие тетради сотрудников могут высылаться к новому месту службы с разрешения начальника 195 подразделения и только в том случае, если сотрудник пере- водится на аналогичный участок работы. Эти тетради также регистрируются. Размножение секретных документов производится в специально оборудованном для этого помещении. Ксероко- пирование секретных документов производится отдельно от работ с несекретными документами. На основании приказа МВД России № 380 от 21 июня 1997 г. должны быть назначены конкретные сотрудники, от- ветственные за использование копировально-множительных аппаратов, и установлен строгий учет размножения до- кументов конфиденциального характера. Секретные документы принимаются на размножение по наряду, который подписывается начальником соответствую- щего структурного подразделения и начальником секретари- ата и регистрируется в журнале учета нарядов. Эти документы передаются вместе с нарядом по внут- ренней описи и соответственно регистрируются в журнале учета размножения секретных документов по нарядам в ко- пировально-множительных подразделениях. На последнем листе оригинала документа ставится штамп, заверенный под- писью работника, выполнявшего ксерокопирование «Учет- ный номер. Дополнительно размножено количество экзем- пляров, на стольких-то листах. Номер наряда и дата». На всех размноженных экземплярах проставляются но- мер наряда, тираж и указывается наименование подразделе- ния. Дополнительно изготовленные экземпляры документа учитываются за номером оригинала, а нумерация произво- дится от последнего номера учтенного экземпляра с соответ- ствующими отметками в учетных данных. 196 Размноженные документы должны быть полистно по- добраны, сшиты или сброшюрованы и пронумерованы по эк- земпляр но. Копии вместе с подлинником и нарядом переда- ются заказчику под расписку в журнале. Наряды на ксерокопирование секретных документов подшиваются в самостоятельное дело для контроля за дви- жением и местонахождением всех размноженных экземпля- ров. Данное дело хранится один год. Документы особой важности. Входящие документы докладываются начальнику подразделения лично начальни- ком секретариата или его заместителем. С этими документа- ми разрешается знакомить только тех лиц, которым это по- ложено по роду выполняемой работы и только по вопросам, касающимся непосредственно их деятельности. Учет документов особой важности ведется начальником секретариата, его заместителем или специально назначенным работником отдельно от совершенно секретных и секретных документов. При незначительном объеме указанных доку- ментов допускается их совместный учет с совершенно секрет- ными и секретными документами. В учетах эти документы по- сле регистрационного номера обозначаются буквами «ОВ». Документы особой важности составляются и печатаются в строго ограниченном количестве экземпляров с письменного разрешения начальника органа внутренних дел. В таком же по- рядке перепечатываются и снимаются копии и делаются вы- писки. Данные документы печатаются специально выделен- ными машинистками в помещении секретариата или в отдель- ной комнате под контролем начальника структурного подраз- деления, его заместителя или лица, ответственного за учет и хранение таких документов. Запрещается печатать документы под диктовку, а также стенографировать их. 197 Документы особой важности составляются на отдель- ных листах бумаги, бланках или в спецблокнотах, предназна- ченных только для этих целей и предварительно учтенных в секретариате. При проставлении грифа «Особой важности» указыва- ется пункт перечня, на основании которого устанавливается такой гриф. В черновиках, предназначенных для перепечатки, за- прещается указывать цифровые показатели, содержащие све- дения особой важности. Эти данные вписываются исполни- телем в отпечатанные документы, а при перепечатывании тщательно заштриховываются. В журнал учета отпечатанных в машбюро документов и документов внутреннего обраще- ния и карточке учета отпечатанных в машбюро документов и документов внутреннего обращения кроме черновиков запи- сывают номера бракованных листов копировальной бумаги. Эти материалы исполнитель или лицо, ответственное за учет и хранение документов особой важности, получает вместе с отпечатанными документами под расписку в карточке или журнале. Черновики и бракованные листы уничтожаются в день печатания документа с указанием в учетах номера акта и даты. По окончании рабочего дня не отпечатанные документы особой важности вместе с черновиками и бракованными ли- стами сдаются машинисткой в секретариат под расписку в журнале или карточке. Документы особой важности размножаются с письмен- ного разрешения начальника отдельно от работ с совершенно секретными и секретными документами и только в присут- ствии начальника секретариата, его заместителя или работ- ника, отвечающего за учет и хранение таких документов. 198 Хранятся они отдельно от других документов в сейфах секретариатов, секретных архивов, а также в спецхранили- щах, где разрешается их постоянное хранение. Документы особой важности, имеющие наиболее важ- ное государственное значение, постоянно хранятся в сейфах секретариата в футлярах, конвертах или папках, опечатанных личной печатью начальника органа внутренних дел или ра- ботника, имеющего к этим документам непосредственное от- ношение. Перечень таких документов определяется началь- ником органа внутренних дел. На упаковке этих документов делаются предупредительные надписи о том, кто имеет право вскрывать упаковку, указываются номера личных печатей и учетные номера опечатанных документов. В органах внутренних дел помимо секретных и несек- ретных сведений существуют служебные сведения. Это ин- формация, которая образуется: в процессе деятельности органов подразделений и учреждений системы МВД России или передана им из других федеральных органов исполнительной власти; не составляет государственной тайны, однако ее разглашение или распространение может нанести ущерб ин- тересам МВД России; имеет действительную или потенциальную цен- ность и может являться предметом посягательств в силу не- известности ее другим лицам и отсутствия к ней свободного доступа на законных основаниях. На документах, содержащих служебные сведения, про- ставляется пометка «Для служебного пользования». Данная отметка определяется исполнителем в соответствии с при- мерными перечнями сведений ограниченного распростране- ния, утвержденными приказом МВД № 825 дсп от 15 декабря 199 1997 г., и документов их содержащих, образующихся в дея- тельности органов внутренних дел, образовательных и науч- но-исследовательских учреждений и внутренних войск. Гриф «ДСП» и номер экземпляра проставляются в пра- вом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания. Документы с грифом «ДСП» учитываются в соответ- ствии с Инструкцией по делопроизводству в Центральном аппарате МВД России и остальных органах и подразделениях внутренних дел, регистрируются в журналах для документов с грифом «ДСП». При напечатании документов на обороте последнего ли- ста каждого экземпляра документа в левом нижнем углу ука- зываются: наименование файла, количество отпечатанных экземпляров, фамилия и служебный телефон исполнителя, дата. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет, под расписку. Черновики незамедлительно уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных данных. Пересылка указанных документов другим организа- циям осуществляется фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями. Ксерокопирование данного вида документов произво- дится только с письменного разрешения соответствующего должностного лица. Учет ксерокопий производится по эк- земплярно. При необходимости направления документов с грифом «ДСП» в несколько адресов составляется указатель рассыл- ки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. |