ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И РС. Светлаков А.Г. Делопроизводство и режим секретности. Тесты для самосто ятельной работы, что способствует закреплению полученных знаний и при обретению практических навыков работы с документами
 Скачать 1.52 Mb.
|
|
Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании»был введен вместо ранее существовавшего Закона Российской Федерации от 10 июня 1993 г.№ 5154-1 «О стандартизации», который признан утра- тившим силу с 1 июля 2003 г. В новом Федеральном законе «О техническом регулировании» изменилась трактовка поня- тия «стандарт»: если раньше под стандартом понимался нор- мативный документ, то теперь в законе закреплен принцип добровольного применения стандартов. В указанном Законе стандарт определяется как документ, в котором в целях доб- ровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и харак- теристики процессов производства, эксплуатации, храпения, 14 перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. В Федеральном законе «О техническом регулирова- нии» на смену государственным стандартам пришли нацио- нальные стандарты. Новым принципиальным положением является то, что разработчиком национального стандарта может быть любое лицо. Эта практика уже имеет положи- тельный опыт в развитых странах. Вторая группа.Нормативно-методические материалы по классификации и стандартизации документации, архив- ному делу, по делопроизводству, по труду, по учету, по кад- рам и др. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система органи- зационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов»,разработанный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, принят и введен в действие постановлением Гос- стандарта России № 65-ст от 3 марта 2003 г. Стандарт распространяется на организационно- распорядительные документы, относящиеся к Унифициро- ванной системе организационно-распорядительной докумен- тации: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, включенные в ОК 011-93 «Обще- российский классификатор управленческой документации» (код 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов докумен- тов; требования к бланкам документов, включая бланки до- кументов с воспроизведением Государственного герба Рос- сийской Федерации. Общероссийские классификаторы - нормативные доку- 15 менты, распределяющие технико-экономическую и социаль- ную информацию в соответствии с ее классификацией (клас- сами, группами, видами) и являющиеся обязательными для применения при создании государственных информацион- ных систем и информационных ресурсов в межведомствен- ном обмене информацией. Порядок разработки, принятия, введения в действие и применения общероссийских класси- фикаторов в социально-экономической области устанавлива- ется Правительством Российской Федерации. Согласно Фе- деральному закону «О техническом регулировании» могут создаваться отраслевые (ведомственные) классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также классификаторы указанной информации, используемые группой организаций, занимающихся аналогичными видами деятельности, или одной организацией. Основой для систематизации унифицированных форм документов в информационно-поисковых системах слу- жит Общероссийский классификатор управленческой доку- ментации (ОКУД), принятый и введенный в действие поста- новлением Госстандарта России № 299 от 30 декабря 1993 г. Согласно ему на документе должен проставляться код по ОКУД. Вновь разработанные унифицированные формы до- кументов подлежат регистрации путем включения в ОКУД. Унифицированные системы документации (УСД) - это совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представ- ление данных в определенных видах экономической деятель- ности, нормативно-методических документов по их разра- ботке, ведению и применению. Одной из унифицированных систем документации явля- ется Унифицированная система организационно- 16 распорядительной документации (УСОРД), Всего в Обще- российский классификатор управленческой документации включено 9 общероссийских унифицированных систем до- кументации. Перечень типовых управленческих архивных докумен- тов, образующихся в процессе деятельности государствен- ных органов, органов местного самоуправления и организа- ций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Ми- нистерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558.Это основной нормативный документ общего действия, на основе которого определяются сроки хранения документов. В него включены документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых различными учреждениями в процессе своей деятельности. Перечень является основным нормативным документом, устанавливающим сроки хранения при отборе документов на хранение или уничтожение. Нормативные документы по труду и охране тру- даявляются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности работников, объемов выполняемых ими зада- ний, создание благоприятных условий труда. Нормы времени распространяются на все виды работ, включенные в Государ- ственную систему документационного обеспечения управле- ния. Госстандартом России, Министерством труда и соци- ального развития РФ, Государственным комитетом по стати- стике, Федеральной архивной службой России и другими министерствами и ведомствами разработан целый ряд госу- дарственных стандартов, нормативно-методических доку- ментов, прямо или косвенно касающихся организации доку- 17 ментационного обеспечения управления персоналом, разра- ботки и оформления конкретных видов и форм документов. В их числе: Общероссийские классификаторы: профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК- ПДТР); информации о населении (ОКИН); специальностей по образованию (ОКСО); управленческой документации (ОКУД); предприятий и организаций (ОКПО); информации по социальной защите населения (ОКИСЗН); органов госу- дарственной власти и управления (ОКОГУ); объектов адми- нистративно-территориального деления (ОКАТО); специаль- ностей высшей научной квалификации (ОКСВНК). Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях. Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и органи- заций(Утверждены Государственным комитетом СССР по труду и социальным вопросам по согласованию с ВЦСПС (постановление от 20.07.1984 года № 213). Квалификационный справочник должностей руководи- телей, специалистов и других служащих утвержден поста- новлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37.Справочник предназначен для закрепления квалификаци- онных характеристик к общеотраслевым должностям пред- приятий. Квалификационные характеристики используются для разработки должностных инструкций работников струк- турных подразделений организации, в том числе и отдела кадров. Третья группа.Методический материал по делопроиз- водству, кадрам, документированию трудовой деятельности 18 работников, по трудовому праву и др. (см. список литерату- ры). Информация по этим вопросам достаточно разнообразна и включает как общие вопросы организации и функциониро- вания служб делопроизводства, работы с документацией, так и отдельные участки работы с документами (учет кадров, ве- дение личных дел и трудовых книжек и т.д.). Четвертую группусоставляют нормативные докумен- ты самих организаций, которые в той или иной степени включают как общие нормативные положения, извлеченные из федеральных и ведомственных нормативных и методиче- ских документов, так и специфические положения, применя- емые в организациях. К таким документам, прежде всего, относятся положе- ние о службе делопроизводства и должностные инструкции работников службы делопроизводства. В каком бы состоянии нормативно-методическая база ни существовала, она является основой составления доку- ментов и непосредственно воздействует на состав и содержа- ние документации, создаваемой в организации. 1.2. Делопроизводство и его особенности Понятие делопроизводства, его элементы. 1.Делопроизводство представляет собой деятельность, обеспечивающую создание официальных документов и орга- низацию работы с ними . 2. Документационное обеспечение управления -это дея- тельность аппарата управления, охватывающая вопросы до- кументирования, и организации работы с документами. Делопроизводство включает в себя два составляющих элемента – документирование и документообо- рот. Документирование – это фиксация информации на мате- 19 риальных носителях в установленном порядке. Документооборот - это движение документов с момен- та их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки. И плюс Хранение доку- ментов (архивное дело). Документы, поступающие в организацию, проходят: первичную обработку; предварительное рассмотрение; регистрацию; рассмотрение руководством; передачу на исполнение Виды и задачи делопроизводства. Различают общее, специальное, секретное и не секрет- ное делопроизводство. Общее делопроизводство — это документирование об- щей управленческой деятельности, присущей любому органу государственного управления, и организация работы с доку- ментами, создаваемыми в процессе осуществления этой дея- тельности. Оно обслуживает реализацию обеспечивающих функций (финансовую, хозяйственную деятельность, кадро- вую работу и т.п.) аппарата управления. Специальное– реализация основных функций органа управления, т.е. его специальная (внешняя) деятельность, об- служивается специальным делопроизводством. Так, состав- ление и оформление уголовно-процессуальных, оперативно- розыскных, административно-процессуальных документов, отражающих деятельность органов внутренних дел по непо- средственной охране общественного порядка и борьбе с пре- ступностью, и организация работы с такими документами яв- ляются специальным видом делопроизводства. Секретное – документирование сведений, составляю- 20 щих государственную и служебную тайны, и организация ра- боты с документами, содержащими такие сведения, осу- ществляются в органах внутренних дел по специальным пра- вилам, имеющим своим назначением предотвращение слу- чайной утраты соответствующих документов и утечки со- держащихся в этих документах сведений. Делопроизводство, осуществляемое по этим специальным правилам, называется секретным делопроизводством. Следует иметь в виду, что по правилам секретного делопроизводства в органах внутренних дел может осуществляться как общее, так и специальное де- лопроизводство. Так, многие документы, отражающие кадровую работу, а также некоторые документы, создаваемые в процессе фи- нансово — хозяйственной деятельности органов внутренних дел, оформляются, хранятся и пересылаются по правилам ве- дения секретного делопроизводства. В то же время документирование уголовно — процессу- альной, административно — юрисдикционной деятельности не требует применения таких правил –несекретное/ Документационное обеспечение управления Существует множество определений понятия «управле- ние». В общем виде управление — это деятельность, направ- ленная на достижение определенных целей. Оно представля- ет собой осознанную целенаправленную деятельность чело- века, с помощью которой он упорядочивает и подчиняет сво- им интересам элементы внешней среды общества, техники и живой природы. В управлении всегда есть: субъект — тот, кто осу- ществляет управление, и объект — тот, кем управляют. Процесс осуществления управленческой деятельности включает выполнение ряда функций, важнейшими из кото- 21 рых являются: планирование, организация, руководство, кон- троль. Каждая из вышеназванных управленческих функций сопровождается принятием управленческих решений, за- креплѐнных в устных и письменных распоряжениях руковод- ства, содержащих в себе управленческую информацию. Та- ким образом, в процессе деятельности любой организации вырабатывается и накапливается значительное количество информации, в том числе и письменной, зафиксированной на материальном носителе – бумаге, т.е. документов, в которых находят отражение разнообразные управленческие решения. Такие документы принято называть управленческими. Управленческий документ - это сообщение, выполняю- щее управленческую функцию, состоящее из текста (сово- купность сведений о среде управления, предназначенных для использования в управлении) и справочной части, которая состоит из нормативно устанавливаемых реквизитов, содер- жащих сведения, связывающие документ со средой управле- ния, включающие реквизит о заверении достоверности тек- ста. Под целью управленческого документа следует пони- мать тот результат, который должен быть получен по завер- шении исполнения документа. Можно выделить состав основных, наиболее общих, требований, которым должен отвечать управленческий доку- мент: законность, мотивированность, юридическая сила. Желательно, чтобы содержание документа побуждало к достижению его целей. Если управленческий документ не отвечает этому требованию, то это не значит, что цели доку- мента не будут достигнуты. Тем не менее, побуждение имеет большое значение в управлении. Поэтому в любом случае, если документ мотивирует исполнителя, достижение его це- 22 лей будет более вероятным и наоборот - отсутствие в доку- менте побуждающих положений может сделать цели доку- мента недостижимыми. Типовые управленческие функции в каждом управлен- ческом аппарате реализуются на основе использования доку- ментов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроиз- водстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерально- го управления и ряда других причин. Но, независимо от это- го, в любой организации используются документы, отража- ющие организационную, распорядительную и исполнитель- скую деятельность. Их совокупность составляет систему ор- ганизационно-распорядительной документации. Государ- ственный стандарт определяет организационно- распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и органи- зационных вопросов, а также вопросов управления, взаимо- действия, обеспечения и регулирования деятельности орга- нов власти, учреждений, предприятий, организаций, их под- разделений и должностных лиц. Таким образом, система ор- ганизационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для до- кументирования управленческой деятельности. В состав организационно-распорядительной документа- ции входят организационные, распорядительные и информа- ционно-справочные документы. Более подробно состав орга- низационно-распорядительной документации рассматривает- ся в рамках учебной дисциплины «Документоведение». Помимо общих для всех учреждений и предприятий 23 функциональных систем документации выделяют также от- раслевые системы, которые используются при документиро- вании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здра- воохранению, образованию (общему и специальному), нота- риальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она пред- ставляет для других систем правовую основу, а с другой — в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, пла- нирования, учета, отчетности и т.д. Основным направлением совершенствования докумен- тации является унификация и стандартизация. Стандартизация — это процесс установления и приме- нения стандартов, под которыми понимается «образец, эта- лон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно- технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компе- тентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае - документа). В России деятельность по стандартизации ко- ординируется государственными органами стандартизации. Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. По официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. В документоведении унификация и стандартизация рас- сматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов. Результатом работы 24 по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды про- дукции (например, форматы бумаги), так и на унифициро- ванные системы документации. Унифицированная система документации (УСД) — си- стема документации, созданная по единым правилам и тре- бованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Требования к оформлению организационно- распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30- 2003 «Унифицированная система организационно- распорядительной документации: требования к оформлению документов». Его действие распространяется на организаци- онно-распорядительные документы, относящиеся к Унифи- цированной системе организационно-распорядительной до- кументации (УСОРД), - постановления, распоряжения, при- казы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (код0200000). «Общероссийский классификатор управленческой до- кументации» (ОКУД) является составной частью Единой си- стемы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. ОКУД предназначен для решения следующих задач: регистрации форм документов; упорядочения информационных потоков в народ- ном хозяйстве; сокращения количества применяемых форм; 25 исключения из обращения неунифицированных форм документов; обеспечения учета и систематизации унифициро- ванных форм документов на основе их регистрации; контроля за составом форм документов и исклю- чения дублирования информации, применяемой в сфере управления; рациональной организации контроля за примене- нием унифицированных форм документов. Содержание управленческих документов.Под содержа- нием управленческого документа следует понимать всю включенную в него информацию. При этом основным ин- формационным компонентом управленческого документа яв- ляется его текст. В свою очередь, текстом управленческого документа в общем случае является выраженная средствами служебно-делового (официально-делового) языка сущность управленческого решения и вытекающих из него действий. Роль второстепенных (вспомогательных) информационных компонентов управленческих документов, в зависимости от функционального назначения последних, выполняют: в деловых письмах — приветствие, обращение к адресату, заключительная формула вежливости; в служебных записках — выводы и предложения, подытоживающие текст; в приказах и распоряжениях — преамбула - крат- кое вступление, предшествующее распорядительной части. В соответствии с требованиями ОКУД содержание управленческого документа должно: содержать достоверную и аргументированную ин- формацию, т. е. основываться на фактах (событиях); увязываться с документами, ранее изданными 26 (подготовленными, например, в рамках служебно-деловой переписки) по данному вопросу (направлению) деятельности предприятия, но при этом не дублировать их содержание, а при необходимости иметь соответствующие ссылки на них; не противоречить законодательству, нормативно- правовым актам и организационно-распорядительным доку- ментам, регламентирующим порядок и правила осуществле- ния вида деятельности (ее направления, отдельного вопроса), освещаемого в документе; излагаться ясно, убедительно и емко, но вместе с тем, по возможности, кратко. Ясность содержания управленческого документа дости- гается логичностью и точностью его выражения средствами служебно-делового языка. Убедительность содержания до- кумента предопределяется последовательностью расположе- ния его смысловых компонентов и, в частности, логической зависимостью между аргументами и следствием, фактами и комментариями к ним и т. п. Информационная емкость со- держания документа обеспечивается оптимальным выбором языковых средств, применение которых в наибольшей степе- ни отвечает сущности описываемой управленческой ситуа- ции и функциональному назначению самого документа. Составление проекта содержания документа во всех случаях должно начинаться с изучения: существа вопроса (направления) деятельности предприятия (учреждения, организации), излагаемого в управленческом документе; положений законодательных и нормативно- правовых актов, имеющих отношение к излагаемому вопросу (направлению) деятельности предприятия (учреждения, ор- ганизации); 27 справочных материалов, например, имеющихся в распоряжении предприятия (учреждения, организации) мате- риалов служебно-деловой переписки. Подготовка (составление) текста управленческого до- кумента производится с соблюдением общих (для соответ- ствующего вида документов) синтаксических правил на ос- нове: унифицированных текстов (форм) документов, входящих в состав унифицированных систем документации (УСД); унифицированных текстов документов, составлен- ных для нужд отдельных предприятий, организаций и учре- ждений этими предприятиями или соответствующими орга- нами управления; типовых нормативных документов (типовых по- ложений, типовых правил, типовых инструкций и т. п.), определяющих содержание конкретных видов управленче- ских документов; текстовых формуляров (образцов). Структура управленческих документов.Структура(от лат.Structure — строение, расположение, порядок) управлен- ческого документа — это последовательность логически вза- имосвязанных смысловых частей его текста, объединенных единством излагаемого в документе вопроса (направления) деятельности. В общем случае структуру текста управленче- ского документа образуют вводная, основная и заключитель- ная части, т. е. введение, основной текст и заключение. В то же время, в зависимости от функционального назначения и объема управленческого документа, структура его текста может быть расширена, например, за счет приложений — либо, напротив, сокращена. 28 Стиль изложения управленческих документов.Стиль изложения — это разновидность способа письменного изло- жения, а также совокупность присущих ему черт лексики, грамматики, фонетики, отличающих один стиль от других. Соответственно служебно-деловой стиль (или официально- деловой) — это способ письменного изложения управленче- ской информации в составе соответствующих документов. В качестве наиболее характерных черт данного стиля можно отметить: подчеркнутую официальность, находящую свое выражение в особых формах письменного общения (обраще- ния) между должностными лицами; адресность, подразумевающую наличие конкрет- ных субъектов (участников) управленческой деятельности, как то — отправителей (адресантов) и получателей (адреса- тов) документов; повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью таковых из числа находящихся в постоян- ном обращении при составлении управленческих докумен- тов; тематическую ограниченность управленческих до- кументов, в которых, как правило, не освещается более одно- го-двух крупных вопросов: лаконичность, ясность и точность письменного из- ложения; нейтральный тон изложения содержания управ- ленческого документа, предполагающий отказ от разного ро- да «лирических отступлений», вольных эпитетов и многосло- вия. Подготовка документа обычно ведется на компьютере, который стал основным средством составления и редактиро- 29 вания документов. Это позволяет выявлять и изучать значи- тельно больший объем информации при подготовке текста документа, при этом значительно сократив трудозатраты по сбору необходимых данных, полностью исключить много- кратную перепечатку документов в процессе составления и согласования, поднять культуру внешнего оформления доку- мента. В подготовке каждого документа можно выделить три части: составление текста документа, его согласование и окончательное оформление. Первыйэтап подготовки документа — изучение законо- дательной базы, нормативно-методических документов, определяющих порядок решения вопроса такого типа. В настоящее время наличие многочисленных юридических и правовых банков данных, справочно-правовых систем («Га- рант», «Консультант Плюс» и др.), содержащих законода- тельные и нормативно-методические документы, позволяет значительно повысить качество подготовки документов. Второй этап подготовки к составлению документа - изучение предшествующих документов по данному вопросу, документов и решений по аналогичным вопросам. Полнота изучения такого рода документов во многом определяет пра- вильность, непротиворечивость и полноту готовящегося до- кумента. Третий этап подготовки документа — сбор данных по конкретной ситуации. Здесь могут использоваться как при- обретенные базы данных (например, реестр предприятий и организаций, справочники предприятий, производящих ту или иную продукцию, каталоги торговых фирм), так и базы данных, созданные в организации, учреждении, фирме. Только после проведения этой подготовительной рабо- 30 ты можно качественно составить собственный документ. Так как любая организация (фирма) постоянно выпол- няет одни и те же функции, закрепленные в ее уставе, боль- шинство ситуаций, по поводу которых создаются документы, повторяются, т.е. являются типовыми. Формы и тексты таких документов можно заранее тщательно разработать, ввести в память компьютера в виде трафаретных текстов и шаблонов и использовать при документировании подобных ситуаций. При создании шаблона необходимо правильно разме- стить реквизиты каждого вида документов. |