ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И РС. Светлаков А.Г. Делопроизводство и режим секретности. Тесты для самосто ятельной работы, что способствует закреплению полученных знаний и при обретению практических навыков работы с документами
 Скачать 1.52 Mb.
|
|
*5 от 10 января 1990 г. В соответствии с приказом №615 от 19 ноября 1996 г. уничтожению подлежат документыс истекшими сроками хранения, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или иной ценности. В органах внутренних дел устанавливается порядок, исключающий ознакомление по- сторонних лиц с уничтожаемыми материалами, неполное их уничтожение, позволяющее восстановить содержание, а так- же случайное уничтожение документов. Документы уничтожаются на основании решения экс- пертной комиссии по акту установленной формы в зависимо- сти от вида документов и сроков их хранения. Акт подписы- вается членами комиссии, имеющими допуск по соответст- вующей форме и отношение к уничтожаемым документам, и утверждается начальником органов внутренних дел. Перед уничтожением документы сверяют с учетными данными. Отобранные и включенные в акт на уничтожение документы после сверки членами комиссии хранятся до утверждения ак- тов упакованными и опечатанными. Непосредственно перед уничтожением комиссия обязана сверить уничтожаемые до- кументы с записями в акте. Гриф секретности актов определяется в зависимости от степени секретности содержащихся в них сведений. Из дел, подлежащих уничтожению, могут быть изъяты отдельные документы, необходимые для дальнейшей работы. В этом случае в акте указывается, какие документы и из ка- ких дел изъяты (регистрационные номера и наименование документов, номера дел и листов), а также в какие дела и за 201 какими номерами листов подшиты или зарегистрированы по журналам, карточкам текущего года. В журналах или карточ- ках делается отметка о новом местонахождении документов. В акте на уничтожение указывается фактическое количество оставшихся листов дела, подлежащих уничтожению. Дела временного срока хранения уничтожаются только после утверждения описей дел постоянного срока хранения, при этом описи документов, находящихся в деле, изымаются и приобщаются к специальному делу с постоянным сроком хранения. Документы вывозятся за пределы здания органов внут- ренних дел и уничтожаются в день вывоза. К месту уничто- жения они доставляются служебным транспортом в опеча- танных мешках, ящиках и уничтожаются членами комиссии, принимавшими участие в сверке документов. Документы особой важности уничтожаются только пу- тем сожжения. После уничтожения документов сотрудники, выполнявшие эту работу, подтверждают факт уничтожения своими подписями в акте. В учетных документах делают от- метки об уничтожении с указанием номера акта и даты его регистрации. Без составления акта, но с пометкой в учетных данных с проставлением даты уничтожаются следующие документы: черновики и проекты совершенно секретных и сек- ретных документов; испорченные листы спецблокнотов; корешки спецблокнотов, внутренние описи, стоящие на предварительном учете; бракованные экземпляры размноженных документов; технические документы, находящиеся на предвари- тельном учете. 202 Изделия, выбракованные в процессе производства, ис- пытаний и эксплуатации, или в которых отпала надобность, отбираются организованной комиссией специалистов струк- турных подразделений, что оформляется актом для унич- тожения. После утверждения акта уничтожение производится по технологии, указанной разработчиком в техпаспорте изде- лия. Факт уничтожения подтверждается в акте подписями лиц, производивших уничтожение. Паспорта и формуляры на уничтоженные изделия также подлежат уничтожению в установленном порядке с отметкой в акте. Об изъятии из уничтожаемых изделий секретных ком- плектующих, пригодных для дальнейшего использования, делается соответствующая запись в акте, после чего они бе- рутся на учет. Драгоценные металлы из уничтожаемых изде- лий изымаются в обязательном порядке. Размещение режимных помещений и их оборудование должны исключать возможность проникновения в них посто- ронних лиц и гарантировать сохранность находящихся в этих помещениях секретных документов. Помещения, в которых ведутся секретные работы и хранятся секретные документы, являются режимными и должны отвечать требованиям, обеспечивающим секретность проводимых работ. К режимным помещениям относятся: служебные помещения секретариатов, режимно-секретных органов, военно-мобилизационных подразделений, секрет- ных архивов, библиотек и типографий, отделов секретной технической документации, секретных подразделений мно- жительной техники. Данные помещения должны быть отдельными, иметь капитальные стены и надежные перекрытия, металлические двери, оборудованные замками, гарантирующими надежное 203 закрытие помещений в нерабочее время, отвечать требова- ниям пожарной безопасности, иметь пожароохранную бло- кировку, а при необходимости - металлические решетки и охранную сигнализацию. Внутренняя планировка и располо- жение рабочих мест в режимных помещениях должны спо- собствовать обеспечению персональной ответственности за сохранность документов. Помещения для приема и выдачи документов оборуду- ются специальными окнами, не выходящими в общий кори- дор, или в рабочей комнате выделяется часть помещения, изолированная барьером. При отсутствии поста охраны режимные помещения оснащаются охранной сигнализацией, связанной с карауль- ным помещением, пультом централизованного наблюдения за сигнализацией или оперативным дежурным по органу внутренних дел. В режимные помещения право доступа имеют руково- дители, начальники секретариатов, их заместители и лица, непосредственно отвечающие за сохранность документов. Остальные сотрудники имеют право допуска в эти помеще- ния только с разрешения руководителя данного органа внут- ренних дел, начальника секретариата или его заместителей. Во время проведения хозяйственных работ в режимных по- мещениях должен присутствовать один из работников, а до- кументы должны находиться в сейфах. В соответствии с при- казом № *25- 1995 г. ключи от сейфов должны быть в двух экземплярах, вторые экземпляры должны постоянно хра- ниться в опечатанном виде в секретариатах или дежурных частях. Перед началом эксплуатации режимные помещения об- следуются комиссией, назначаемой начальником органа внут- 204 ренних дел, в которую включаются соответствующие специа- листы, а также специалисты по технической защите информа- ции. Комиссия предоставляет акт обследования пригодности данного помещения для проведения секретных работ. В соответствии с требованиям Временного наставления, утвержденного приказом № *29 от 2001 г., проводится об- следование на предмет технической защиты информации. Это специальные проверки для выявления встроенных спе- циальных технических и программных средств перехвата информации, которые проводятся с целью выявления воз- можных технических каналов утечки информации путем из- мерений, выполняемых по специальным методикам. При данном обследовании осуществляются следующие действия: определение правильности категорирования и пас- портизации объекта; изучение имеющейся технической, технологиче- ской и другой документации на объект информатизации, в том числе на системы электрочасофикации, охранной и по- жарной сигнализации, системы электропитания, электро- освещения и заземления, а также инженерно-технические си- стемы и сооружения (приточно-вытяжной вентиляции, отоп- ления, водоснабжения, и сточно-фекальной канализации); анализ результатов специальных исследований; анализ и оценка возможных угроз защищаемому объекту информатизации с учетом особенностей размещения и функционирования объекта; классификация автоматизированной системы или средств вычислительной техники, имеющихся в составе об- следуемого объекта, по требованиям защиты от несанкцио- нированного доступа к информации; 205 подбор необходимых организационных (режим- ных) и технических мер защиты. Также проводится аттестация объекта информатизации по требованиям безопасности информации - комплекс орга- низационных и технических мер, в результате которых по средствам специального документа - аттестата соответствия - подтверждается, что объект соответствует требованиям стан- дартов или иных нормативных документов по технической защите информации. Такие же требования предъявляются к методическим, учебным кабинетам, кабинетам профмастерства и другим помещениям, где сосредоточены секретные материалы. 206 КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ Контрольные вопросы по разделу «Понятие и значение делопроизводства»: 1. Какие нормативно-правовые документы регули- руют деятельность делопроизводства. 2. Охарактеризуйте виды документов. 3. Что понимается под унификацией и стандартиза- цией документов? 4. Дайте характеристику Общероссийского класси- фикатора управленческой документации. 5. Охарактеризуйте этапы подготовки управленче- ских документов. 6. Каков порядок оформления документов в соответ- ствии с ГОСТ Р 6.30-2003. 7. Назовите реквизиты документов по ГОСТ Р 6.30- 2003. Контрольные вопросы по разделу «Документирование управленческой деятельности»: 1. Каков порядок разработки и утверждения устава ор- ганизации. 2. Назовите основные разделы должностной инструкции 3.Охарактеризуйте виды распорядительных и информа- ционно-справочных документов. 4.Какие виды распорядительных и информационно- справочных документов оформляются в процессе наложения на работника дисциплинарного высказывания. 5.Дайте характеристику видов деловых писем. 6.Приведите пример разработки гарантийного письма. 7.Что такое обращение. 207 8. Функции 9. Виды и квалификационных признаки 10.Составления ответов на обращение граждан Контрольные вопросы по разделу «Техническое обеспечение работы с документами, учѐт и хранение документов и дел»: 1. Приведите пример технологии создания шаблона конкретного вида документа (протокола, приказа, акта и др.) с использованием системы электронного документооборота. 2. Действительно ли создание корпоративных шаблонов документов позволяет экономить время сотрудников? Обос- нуйте ответ. 3. Осуществление систематизация и учета документов в организации (номенклатура дел) 4. Формирование заголовка, индекса дела, примечания, срок хранение, количество единиц документов. 5. Формирование и хранение дел с конфиденциальными документами Контрольные вопросы по разделу «Режим секретности»: 1. Этапы развития отечественного делопроизвод- ства 2. Правовое регулирование делопроизводства в орга- низациях, учреждениях 3. Организация работы с конфиденциальными до- кументами 4. Виды документов. 5. Состав и правила оформления реквизитов доку- ментов, расположение их на бланках. 6. Понятие, значение и виды распорядительных до- 208 кументов. 7. Техническое обеспечение работы с документами, учѐт и хранение документов и дел в организациях. 8. Архивное хранение документов. 9. Контроль за исполнением документов и принятых решений. 10. Порядок допуска должностных лиц и граждан Рос- сийской Федерации к государственной тайне. 11. Требования к тексту служебного письма. 12. Понятие, значение виды информационно- справочных документов. 209 ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ Тестовые задания по теме «Понятие и значение делопроизводства»: Вопрос 1. Делопроизводство – это: 1. отрасль деятельности, которая не обеспечивает до- кументирование и организацию работы с офисными доку- ментами; 2. отрасль деятельности, которая обеспечивает доку- ментирование и организацию работы с офисными докумен- тами; 3. сфера деятельности по обеспечению организации офисными документами; 4. нет правильного ответа. Вопрос 2. Унификация документов – это: 1. установление единого комплекса видов и разно- видностей документов для аналогичных управленческих си- туаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов; 2. установление единого комплекса видов и разно- видностей отчетов для аналогичных управленческих ситуа- ций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. 3. установление не единого комплекса видов и разно- видностей документов для аналогичных управленческих си- туаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов; 4. нет правильного ответа. Вопрос 3. Документооборот – это: 1. движение документов в организации с момента их получения до завершения исполнения или отправки в архив; 2. документ, не требующий особого внимания; 210 3. движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или от- правки; 4. не знаю. Вопрос 4. К внутреннему документообороту относятся: 1. приказы, распоряжения учреждения; 2. официальные письма; 3. внешние докладные записки, справки; 3. приказы, распоряжения учреждения; 4. не знаю. Вопрос 5. Какие функции имеют все официальные до- кументы? 1. общие и основные; 2. деловые и общие; 3. материальные и процессуальные; 4. общие и специальные. Вопрос 6. Состав документов в учреждении зависит от… 1. характера взаимоотношений с другими организа- циями и государственными органами; 2. объема и характера взаимосвязей в организации; 3. порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность); 4. все вышеперечисленное. Вопрос 7. Реквизит – обязательный элемент: 1. присущий как общий; 2. присущий элементу; 3. присущий определенному виду документа; 4. нет правильного ответа Вопрос 8.Выбор формы организации работы с докумен- тами зависит от… 211 1. организационно – правовой формы учреждения; 2. структуры учреждения; 3. объема документооборота в учреждении; 4. нет правильного ответа. Вопрос 9. Бланки имеют поля: 1. левое – 20 мм; 2. правое и нижнее – не менее 10 мм; 3. верхнее – не менее 20 мм; 4. все перечисленные. Вопрос 10. Как называется стиль изложения управлен- ческих (служебных) документов? 1. просторечный; 2. официально – деловой; 3. служебно – правильный; 4. не знаю. Вопрос 11. Юридическая сила документа — это… 1. особое свойство копии правильно оформленного документа; 2. свойство чернового документа, сообщаемое ему действующим законодательством; 3. свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издав- шего его органа и установленным порядком оформления; 4. нет правильного ответа. Вопрос 12. Один из государственных реквизитов: 1. рекламация; 2. резорбация; 3. резолюция; 4. нет правильного ответа. Вопрос 13. Под служебным полем понимают… 1. место не в документе, которое занято реквизитами, 212 за исключением некоторых нюансов; 2. место в документе, которое не занято реквизитами, за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хране- ния; 3. место, которое не занято реквизитами; 4. не правильного ответа. Вопрос 14. Внутреннее согласование называется… 1. утверждение; 2. отметка о завершении; 3. виза; 4. не знаю. Вопрос 15. Наименования и кодовые обозначения уни- фицированных форм документов, закреплены… 1. в ОКУД; 2. в ОКПО; 3. в ИНН; 4. другое. Вопрос 16. Какой государственный стандарт определяет требования к оформлению организационно- распорядительных документов? 1. ГОСТ Р 51141-98; 2. ГОСТ 6.10.5-87; 3. ГОСТ Р 6.30-97; 4. ГОСТ Р 6.30-2003. Вопрос 17. Бланк документа – это… 1 нестандартный лист бумаги, на котором воспроиз- водится постоянная информация документа и есть место для переменной ин формации; 2. стандартный лист бумаги, на котором воспроизво- дится постоянная информация документа и есть место для переменной ин формации; 213 3. нет правильного ответа; 4. другое. Вопрос 18. Количество используемых реквизитов при подготовке и оформлению документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003… 1. 25; 2. 31; 3. 30; 4. нет правильного ответа. Вопрос 19. Задачи документооборота… 1. обеспечение эффективного взаимодействия внут- ренних иерархических соподчиненных подразделений учре- ждения; 2. ускорение процессов согласования и принятия ре- шения; 3. обеспечение прозрачности всей совокупности про- исходящих внутри учреждения процессов, что дает руковод- ству учреждения возможность активно влиять на данные процессы. 4. Все вышеперечисленное. Вопрос 20. Формуляр - образец – это… 1. совокупность не реквизитов, а подписей 2. совокупность расположенных в определенной по- следовательности реквизитов, присущих всем видам доку- ментов; 3. картотека, которая используется для контроля за госслужащими; 4. другое. Тестовые задания по теме «Документирование управленческой деятельности»: Вопрос 1. В раздел «общие положения» документа вхо- дят… 214 1. цели и задачи; 2. формы и методы управления; 3. конкретные обязанности; 4. нет правильного ответа. Вопрос 2. Какой вид распорядительного документа из- дается единолично руководителем? 1. решение; 2. распоряжение; 3. постановление 4. не знаю. Вопрос 3.Нормативный документ, определяющий фонд заработной платы сотрудников учреждений: 1. положение; 2. устав; 3. штатное расписание; 4. не знаю. Вопрос 4. Какой документ составляется при нарушении трудовой или общественной дисциплины? 1. докладная записка; 2. объяснительная записка; 3. служебная записка; 4. не знаю. Вопрос 5. Отметьте основные этапы подготовки и оформления внутренних документов в учреждении: 1. составление проекта и согласование; 2. проверка правильности оформления; 3. подписание и регистрация; 4. все вышеперечисленные. Вопрос 6. Вид организационного документа, который определяет порядок образования, структуру и организацию работы предприятия: 215 1. положение; 2. устав; 3. штатное расписание; 4. нет правильного ответа. Вопрос 7. На каком документе не ставится реквизит наименования вида документа? 1. докладная записка; 2. должностная инструкция; 3. письмо; 4. нет правильного ответа. Вопрос 8. Какие вопросы рассматриваются в распоря- жении? 1. оперативные вопросы деятельности; 2. особо важные вопросы деятельности учреждения; 3. вопросы, связанные с выполнением приказов и распоряжений; 4. все вышеперечисленные. Вопрос 9. Какие документы минуют стадию проекта? 1. справка; 2. объяснительная записка; 3. приказ; 4. не знаю. Вопрос 10. Справка – это… 1. факты, послужившие поводом к ее написанию; 2. документ, подтверждающий какие-либо факты или события; 3. документ, где приводятся конкретные данные; 4. нет правильного ответа. Вопрос 11. Является ли обязательным для регистрации организации, учреждения наличие Устава? 1. обязательно; 216 2. регистрация не обязательна; 3. можно регистрировать, а можно и не регистриро- вать; 4. нет правильного ответа. Вопрос 12. С какого момента распорядительный доку- мент вступает в силу? 1. с момента создания; 2. с момента утверждения; 3. с момента подписания; 4. нет правильного ответа Вопрос 13. Сколько адресатов может содержать один документ? 1. два; 2. четыре; 3. шесть; 4. шесть и более; 5. нет правильного ответа. Вопрос 14. Необходимым этапом подготовки управлен- ческого документа является: 1. изучение технической документации; 2. маркетинговое исследование; 3. изучение научной проблемы; 4. изучение нормативных документов по конкретному вопросу. Вопрос 15. Документ не бывает без… 1. презентации; 2. паспортных данных составителя; 3. государственных реквизитов; 4. нет правильного ответа. Вопрос 16. Какие из перечисленных документов отно- сятся к организационным? 217 1. устав, инструкция; 2. устав, указ; 3. письмо, положение; 4. нет правильного ответа. Вопрос 17. Подготовка распорядительных документов включает один из следующих этапов: 1. изучение управленческого вопроса; 2. изучение общественного мнения; 3. постановку гипотезы; 4. другое. Вопрос 18. Документ, регламентирующий деятельность сотрудников учреждения: 1. приказ; 2. устав; 3. должностная инструкция; 4. нет правильного ответа. Вопрос 19. Реквизиты делового письма оформляются: 1. в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003; 2. по желанию секретаря; 3. по-разному на каждом предприятии; 4. не знаю. Вопрос 20. Должностная инструкция – это… 1. инструкция директора, которую необходимо вы- полнять в обязательном порядке; 2. документ, в котором отмечены нарушители распо- рядка дня в офисе; 3. нет правильного ответа 4. организационно-распорядительный документ дли- тельного или постоянного срока действия (до введения но- вой), в котором определены научно-технические, технологи- ческие, финансовые и другие стороны деятельности органи- зации, ее подразделений и должностных лиц |