Учебник Пенза Издательство пгу 2016
 Скачать 2.67 Mb.
|
|
2.1 Формы и структура службы документационного обеспечения управления Делопроизводственные службы (службы ДОУ) рекомендуется создавать в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций. d i z 2 z i z i1 z i2 z i3 z 1 z 11 z 12 z 13 a 1 t 1 a 2 a 3 t 2 ... t k a m h 1 h 11 h 12 h 2 h i h i1 h i2 z i3 o 1 o 2 o i o i+1 ... o j …………………………………. 24 В министерствах и ведомствах – это управление делами, ко- торое, как правило, имеет структуру, показанную на рисунке 4. Управление делами Инспекция при министерстве (руководители ведомств) Отдел писем Отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств Централь- ный архив Секретариат Секретариаты заместителей министра ведомства Канцелярия Приемная Секретариат коллегии Секретариат министерства Протокольное бюро Бюро правительственной переписки Бюро учета и регистрации Экспедиция Компьютерный центр обработки текстовых документов Копировально- множительное бюро Бюро факсимильной связи Рисунок 4 – Структура службы ДОУ в министерствах и ведомствах На различных предприятиях (государственных, негосударст- венных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских), в высших учебных заведениях создается отдел ДОУ или канцеля- рия. Их структурные подразделения могут называться отделом, сектором, группой. Названия этих подразделений показаны на рисунке 5. Ведение конкретного участка работы также может быть поручено конкрет- ным исполнителям (исполнителю). 25 Отдел документационного обеспечения, или канцелярия (подразделения или исполнители) Сектор приема и обработки входящих и исходящих документов Сектор учета и регист- рации документов Сектор совершенствования работы с документами и внедрения технических средств Сектор работы с обраще- ниями граждан Архив Секретари руководства и в структурных подразделениях Сектор контроля за сроками исполнения документов Компьютерный центр с корректор- ской группой Копировально- множительное бюро Рисунок 5 − Структура службы ДОУ на различных предприятиях В исполнительных органах власти и органах местного само- управления создают общий отдел, который занимается также во- просами делопроизводства. Структура общего отдела включает подразделения, показан- ные на рисунке 6. Рисунок 6 − Структура службы, отвечающей за ДОУ в исполнительных органах власти и органах местного самоуправления 26 Каждая из вышеназванных служб ДОУ, как видно из схем, приведенных на рисунках 4−6, имеет структурные подразделения, причем часть структурных подразделений с одинаковым названием создается и в общем отделе, и в управлении делами, и в канцеля- рии. К ним можно отнести: секретариат, подразделения по учету и регистрации документов (группа, сектор, отдел и др.); группу контроля (инспекция, отдел, бюро и др.); отдел (группа, бюро, сектор и др.) по работе с обращениями граждан; компьютерный центр изготовления документов; копировально-множительное бю- ро; архив. В структуру управления делами всегда включают экспедицию для организации централизованного приема и отправки входящих и исходящих документов. Экспедиция может быть создана и в канце- лярии, и в общем отделе, если в организации много структурных подразделений и объем документооборота достаточно высок. Если руководитель понимает значение правильной организа- ции документационного обеспечения деятельности вверенного ему учреждения, в структуру службы ДОУ включают подразделение, которое занимается совершенствованием форм и методов работы с документами. Это подразделение может называться отделом со- вершенствования работы с документами и внедрения технических средств или группой (сектором, бюро) совершенствования работы с документами. Каждая служба ДОУ имеет особенные, характерные лишь для нее структурные подразделения. В управлении делами министерства, ведомства обычно соз- дают отдел (бюро, сектор) правительственной переписки и инспек- цию при министре. Секретариат в управлении делами состоит из нескольких структурных подразделений; в него, как правило, входят: приемная; секретариат руководителя министерства (ведомства); секретариаты заместителей министра (руководителя ведом- ства); секретариат коллегии; протокольное бюро. В состав управления делами включают канцелярию, которой подчиняются: экспедиция; бюро правительственной переписки; 27 бюро учета и регистрации; компьютерный центр обработки текстов документов (ранее называлось машинописное бюро); копировально-множительное бюро; бюро факсимильной связи; отдел писем (отдел по работе с обращениями граждан); центральный архив. В канцелярии и общем отделе (отделе ДОУ) как самостоя- тельное подразделение может быть создан секретариат, в который входят все секретари руководителей организации. В структуру общего отдела, создаваемого в органах местного самоуправления, имеющих постоянно действующий коллегиальный орган, включают протокольный отдел (группу) и приемную. В тех организациях, где нет службы ДОУ, всю работу с доку- ментами выполняет специально назначенное лицо, например, ин- спектор, помощник руководителя или секретарь. Служба ДОУ действует на правах самостоятельного струк- турного подразделения, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. Деятельность этой службы устанавли- вается в положении. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозна- чением ее наименования. Служба ДОУ должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь строго установленный круг прав и обязанностей, а также взаимодействовать с другими структурны- ми подразделениями организации для более эффективного выпол- нения возложенных на нее задач и функций (таблица 3). Основная цель службы ДОУ − осуществить в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности ор- ганизации: руководство, координацию, реализацию − и поддержи- вать единые правила работы с документами. Создание службы ДОУ должно обязательно сопровождаться выбором организационной формы работы с документами. Практика выработала три формы работы с документами в лю- бом управленческом аппарате [12]: централизованную; децентрализованную; смешанную. 28 Таблица 3 − Взаимодействие службы ДОУ со структурными подразделениями организации Структурные подразделения Взаимодействие Все структурные подразделения Вопросы ДОУ и соблюдение законодательства, требований Росархива и стандартов, Инструкции по делопроизводству организации Юридическая служба Правовые вопросы, связанные с подготовкой документов Службы кадров, труда и заработной платы и соответствующие научно- исследовательские организации Вопросы подбора, расстановки кадров делопроизводственной службы и повышения их квалификации в условиях широкого использования современной офисной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами, компьютеризацией делопроизводства Службы материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания Обеспечение средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытовое обслуживание работников службы Вычислительный центр Разработка и внедрение новейших информационных технологий в делопроизводство Структурные подразделения, отвечающие за секретное делопроизводство Сохранение государственной тайны, конфиденциальности информации, заключенных в официальных документах Централизованная форма предполагает сосредоточение всех функций ДОУ во введении одного структурного подразделения. Этим подразделением или этим сотрудником выполняется полный цикл технологических операций от момента получения или созда- ния документа до сдачи его в архив: прием; обработка поступающих документов; регистрация; контроль за исполнением; отправка документов; 29 справочно-информационная работа; систематизация и хранение документов; подготовка документов для передачи в архив. Централизация позволяет наиболее эффективно использовать оргтехнику, добиться единства организационного и методического руководства ДОУ, но возможна централизация в небольших фир- мах с объемом документооборота до 10 000 документов в год. Децентрализованная форма представляет собой противопо- ложность централизованной. Здесь каждое структурное подразде- ление создает свою службу для работы с документами. Эта служба автономно выполняет весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов своего структурного подразделения. Такая форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех организаций, у которых есть специфические особенности процесса документиро- вания (например, необходимость тщательной защиты информации). Смешанная форма самая распространенная. Часть операций сосредотачивается в центральной службе (прием, регистрация, об- работка, тиражирование, хранение). А в каждом структурном под- разделении выполняются операция по созданию документов, их систематизация, хранение и обработка перед сдачей в архив. Иногда предполагается, что регистрация документов произво- дится для одних массивов документов централизованно, а для дру- гих − децентрализованно. Разделение этих массивов может произ- водиться по критерию адресования. Вопрос выбора формы для работы с документами − один из самых сложных. Регламентация выбранной формы работы с до- кументами закрепляется в инструкции по делопроизводству. Все функции, задачи, права, ответственность службы ДОУ за- крепляются в положении о ней. 2.2 Положение о службе документационного обеспечения управления В соответствии со сложившейся практикой текст Положения о структурном подразделении содержит следующие разделы [22]: 1) общие положения; 2) задачи; 3) функции; 4) права и ответственность; 5) руководство; 6) взаимоотношения. 30 В разделе «Общие положения» указывают: точное наименование структурного подразделения, его ме- сто в структуре организации, степень самостоятельности; наименование должности руководителя, порядок назначе- ния и освобождения от должности, требования к квалификации и стажу работы; перечень основных правовых, нормативных, нормативно- методических и распорядительных документов, которыми подраз- деление руководствуется в своей работе; если служба ДОУ имеет свою печать, дается ее описание, условия хранения и использования. Раздел «Задачи» формулирует основные задачи службы ДОУ и самые общие направления деятельности. Раздел «Функции» является основным и включает детальное описание всех функций, выполняемых службой ДОУ. При написа- нии раздела можно воспользоваться Примерным положением о службе ДОУ, приведенным в Рекомендациях [22]. Функции службы ДОУ можно разделить на три группы: документирование управленческой деятельности; работа с документами; организационные виды работ. К первой группе можно отнести: разработку и ведение Табеля форм документов учреждения и Альбома унифицированных форм документов; разработку бланков документов: для письма, общего блан- ка, бланков отдельных видов документов; составление документов по поручению руководства; оформление документов, их согласование, печатание, тира- жирование; документирование работы совещаний; контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководству. Вторую группу функций лучше расположить в порядке вы- полнения делопроизводственных операций. Сюда входят: отправка и прием документов по почте, телеграфу, телетай- пу, факсу, электронной почте, от курьера и первичная (экспедици- онная) обработка документов; регистрация документов; предварительное рассмотрение документов, отбор и подго- товка документов к докладу руководству; 31 контроль за прохождением документов в учреждении; контроль за сроками исполнения документов; разработка и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных); подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого по- рядка хранения документов в организации; формирование дел; подготовка дел для сдачи в архив и организация его работы; организация работы с письмами и обращениями граждан. К организационным видам работ относятся: организация и обслуживание совещаний; организация приема посетителей; организация телефонных переговоров; методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях; совершенствование делопроизводства; организация повышения квалификации работников учреж- дения в сфере работы с документами и др. В настоящее время в большинстве организаций происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления до- кументацией, поэтому появляются новые функции у службы: внедрение автоматизированных технологий и контроль за их применением; проверка качества документационного обеспечения; планирование информационных потребностей; нормирование труда; управление кадрами самой делопроизводственной службы. Раздел «Права и ответственность» содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для того, чтобы она могла реализовать возложенные на нее задачи и функции. Наиболее типичными правами являются: 1) запрашивать и получать от структурных подразделений ин- формацию, необходимую для выполнения возложенных функций; 2) требовать от руководства создания условий, необходимых для выполнения своих функций; 3) проверять организацию работы с документами в структур- ных подразделениях и требовать от исполнителей доработки доку- ментов в случае нарушения правил составления; 32 4) направлять своих представителей на совещания руковод- ства или другие мероприятия; 5) не принимать к регистрации и отправке внутренние и исхо- дящие документы, оформленные с нарушением. При формулировке ответственности службы ДОУ в этот раз- дел достаточно включить довольно условные пункты об ответст- венности, которые можно отнести к любому структурному подраз- делению: за несвоевременное и некачественное выполнение возло- женных на службу функций; за нарушение действующего законодательства. Ответственность за деятельность структурного подразделения несут должностные лица, поэтому ответственность работников службы ДОУ за должностные нарушения определяется должност- ными инструкциями. В Положении о службе может быть раздел «Руководство», в котором фактически отражается должностная инструкция руково- дителя службы. В нем указываются, что он назначается и увольня- ется руководителем организации, которому непосредственно подчи- няется, а также его обязанности и права. Например, руководитель: распределяет обязанности между работниками службы де- лопроизводства; принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере дея- тельности службы делопроизводства; подписывает и визирует документы в пределах своей ком- петенции; докладывает руководителю о поступивших документах; представляет документы на подпись руководителю; докладывает и представляет посетителей и т.д. Если на предприятии внедряется система менеджмента каче- ства, то на руководителя в обязательном порядке разрабатывается должностная инструкция. В этом случае раздел «Руководство» вво- дить в положение об отделе не логично. Раздел «Взаимоотношения» делится на пункты в соответствии с группами организаций, подразделений, должностных лиц, с кото- рыми эти взаимоотношения осуществляются. Начинается он с внут- ренних взаимоотношений. И первый пункт этого раздела отражает взаимоотношения с руководством организации. Взаимоотношения заключаются в представлении и получении документов и информа- ции. Соответственно, каждый пункт делится на подпункты: пред- ставляет/получает с перечислением документов. 33 Пример начала данного раздела «6. Взаимоотношения. Служба ДОУ осуществляет взаимоотношения: С руководством организации − Представляет: поступившие документы с проектами резолю- ций, проекты распорядительных документов на подписание, анали- тические справки по вопросам исполнения документов, проекты исходящих документов на подписание и утверждение… Получает: поступившие документы с резолюциями, подпи- санные распорядительные документы, приказы и распоряжения по вопросам деятельности самой службы ДОУ, подписанные или ут- вержденные исходящие документы для отправки…». Взаимоотношения с такими подразделениями, как юридиче- ский отдел, служба кадров, имеют специфику, поэтому для них в этом разделе выделяют отдельные пункты. Остальные отделы (производственные, технические) имеют однотипные взаимоотно- шения. С большинством функциональных подразделений отноше- ния службы ДОУ однотипные, и документы, которыми она обмени- вается с другими структурными подразделениями, также будут однотипными. Все функциональные подразделения объединяются в этом разделе в один пункт, и документы перечисляются один раз. Если служба ДОУ имеет сложную структуру (как, например, в министерствах и ведомствах), то в Положение о службе ДОУ включается раздел «Структура». Это зафиксировано в Правилах дело- производства в федеральных органах исполнительной власти [8, 23]. Положения разрабатывает и подписывает руководитель самой службы делопроизводства (ДОУ), утверждает руководитель орга- низации. Оформляется положение на общем бланке организации (рису- нок 7). Положение обязательно согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи. Визы согласования проставляются на оборотной сто- роне последнего листа документа. Пересмотр положения проводят при изменении структуры ор- ганизации, при переподчинении службы делопроизводства. Поло- жение действует до замены его новым. В заключение следует отметить, что в последние годы служба ДОУ стала утрачивать свою независимость как самостоятельное структурное подразделение. В некоторых организациях ее включа- ют в состав административно-хозяйственного отдела (АХО). 34 Публичное акционерное общество «Пилот» УТВЕРЖДАЮ (ПАО «Пилот») Директор 00.00.0000 И.О. Фамилия ПОЛОЖЕНИЕ 00.00.00 № 00 г. Пенза Об отделе ДОУ Структура текста 1. Общие положения. 2. Структура. 3. Задачи. 4. Функции. 5. Права. 6. Ответственность. 7. Руководство. 8. Взаимоотношения (служебные связи). Начальник отдела Подпись И.О. Фамилия Визы согласования на оборотной стороне (должность) И.О. Фамилия 00.00.0000 Рисунок 7 – Оформление Положения о подразделении Это является нарушением рекомендаций ВНИИДАД, где чет- ко установлено, что служба делопроизводства или ДОУ − само- стоятельное структурное подразделение организации. |