Учебник Пенза Издательство пгу 2016
 Скачать 2.67 Mb.
|
|
Основные законодательные акты и нормативно-методиче- ские документы для организации делопроизводства и ДОУ в Российской Федерации наряду с выше упомянутыми включают Конституцию РФ, различные кодексы РФ (в том числе Граждан- ский и Трудовой, как уже отмечалось), а также следующие акты: 1 Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информа- ции, информационных технологиях и о защите информации». 2 Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональ- ных данных». 3 Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рас- смотрения обращений граждан Российской Федерации». 4 Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». 5 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». 6 Федеральный закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государст- венной регистрации юридических лиц». 7 Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организа- ции предоставления государственных и муниципальных услуг». 8 Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления». 9 Постановление Правительства РФ от 19.06.2002 № 438 «О едином государственном реестре юридических лиц». 10 Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». 1 3 11 Постановление Правительства РФ от 16.05.2011 № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов ис- полнения государственных функций и административных регла- ментов предоставления государственных услуг». 12 Постановление Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных орга- нах исполнительной власти». 13 Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении положения о системе межведомственного элек- тронного документооборота». 14 Приказ Минкомсвязи РФ от 31.07.2014 № 234 «Об утверж- дении Правил оказания услуг почтовой связи» : [зарег. в Минюсте РФ 26.12.2014 № 35442 : введ. в действие Постановлением Прави- тельства РФ от 15.01.2015 № 45]. 15 Приказ Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 «Об утверж- дении правил организации хранения, комплектования, учета и ис- пользования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» : [зарег. в Минюсте РФ 07.09.2015 № 38830]. 16 Основные правила работы архивов организаций : [одобр. решением коллегии Росархива от 06.02.2002]. 17 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной вла- сти : [утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76]. 18 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сро- ков хранения : [утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 : зарег. Минюстом РФ 08.09.2010, рег. № 18380]. 19 Профессиональный стандарт «Специалист по организаци- онному и документационному обеспечению управления организа- цией» : [утв. Приказом Минтруда и соцзащиты РФ от 06.05.2015 № 276н, рег. № 447]. 20 Письмо Министерства Российской Федерации по налогам и сборам «Об использовании факсимиле подписи» от 01.04.2004 № 18-0-09/000042. 21 Общероссийский классификатор управленческой докумен- тации ОК 011-93 (ОКУД) : [утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299]. − М., 2003. 14 22 ГОСТ Р 7.0.8−2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архив- ное дело. Термины и определения : [введ. в действие Приказом Фе- дерального агентства по техническому регулированию и метроло- гии от 17.10.2013 № 1185-ст.]. 23 ГОСТ Р 6.30−2003. Унифицированные системы докумен- тации. Унифицированная система организационно-распорядитель- ной документации. Требования к оформлению документов : Поста- новление Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. 24 ГОСТ Р ИСО 15489-1−2007. Система стандартов по ин- форматизации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования : [утв. Приказом Ростехрегулиро- вания от 12.03.2007 № 28-ст.]. 25 Разработка нормативных документов по документацион- ному обеспечению организации. Рекомендации. − М. : ВНИИДАД, 2007. – 264 с. 26 Нормы времени на работы по документационному обеспе- чению управленческих структур федеральных органов исполни- тельной власти : Постановление Минтруда и социального развития от 26.03.2002 № 23. 27 Квалификационный справочник должностей руководите- лей, специалистов и других служащих : [утв. Постановлением Мин- труда России от 21 августа 1998 г. № 37 с послед. изм.]. 28 Положение о порядке работы с документами, образовавши- мися в деятельности организаций и предприятий, ликвидированных в ходе банкротства : [утв. Приказом Росархива от 12.11.2001 № 85]. Все вышеприведенные акты регламентируют разные аспекты в подготовке и использовании документов [23]. Документ является основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления, и от того, насколько эффектив- но организовано документационное обеспечение, во многом зави- сит качество принимаемых решений и, следовательно, общий ре- зультат деятельности учреждения или органа власти [24]. Например, стандарт ГОСТ Р ИСО 15487-1−2007 предназначен для руководителей (менеджеров) организаций, специалистов в об- ласти управления документами, информацией и технологиями, со- трудников (персонал организаций, физических лиц, обязанных соз- давать и сохранять документы). 1 5 Понятийная база стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1−2007 вклю- чает в себя ряд терминов, относящихся к управлению документами. Среди них: документ (document, records) − зафиксированная на матери- альном носителе идентифицируемая информация, созданная, полу- ченная и сохраняемая организацией или физическим лицом в каче- стве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности; контроль действий (action tracking) − процесс отслежива- ния сроков совершения действий, а также процесс установления связи этих отдельных действий с деловой деятельностью в целом; управление документами (records management) − совокуп- ность планомерных и эффективных действий по созданию, исполь- зованию, хранению и уничтожению документов в организациях в целях доказательства проведения деловых (управленческих) опе- раций; система управления документами (records system) − ин- формационная система, обеспечивающая сбор документов (вклю- чение документов в систему), управление документами и доступ к ним. Политика, процедуры и практика управления документами в организации должны обеспечить создание документов, облада- ющих следующими характеристиками: 1 Аутентичность. Документ является аутентичным, если он: соответствует установленным правилам; был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это; был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе. Чтобы обеспечить аутентичность документов, организации должны внедрить и документально зафиксировать принципы поли- тики и процедуры контроля над созданием, получением, передачей, сохранением и отбором документов и тем самым гарантировать, что создатели документов уполномочены на это и могут быть уста- новлены, а документы защищены от несанкционированного допол- нения, удаления, изменения, использования и сокрытия (засекречи- вания). 2 Достоверность. Достоверным является документ, который полно и точно передает содержание деловой деятельности и кото- рому можно доверять в последующих операциях или в последую- щей деятельности. Документы должны создаваться во время или 16 сразу же после операций или ситуаций, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно ис- пользуемыми в деловой деятельности при проведении данных опе- раций. 3 Целостность. Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью. Необходимо, чтобы документ был за- щищен от несанкционированного изменения. Политика и процеду- ры управления документами должны устанавливать, какие допол- нения или изменения могут быть сделаны в документе после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или изменения могут быть разрешены и кто уполномочен сделать это. Любые санкционированные изменения, добавления или удаления в доку- менте следует четко фиксировать и контролировать. 4 Пригодность для использования. Пригодным для исполь- зования является документ, место хранения которого известно, ко- торый можно найти, воспроизвести и интерпретировать. При вос- произведении он должен отражать связь с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Документы должны содержать информацию, необходимую для понимания операций деловой деятельности, в которых эти документы были созданы и применялись. Должна быть предоставлена возможность идентифицировать документ в широком контексте деловой дея- тельности. Связи между документами, фиксирующие последова- тельность действий, должны быть сохранены. Системы управления документами (СУД) должны поддержи- вать документы, обладающие характеристиками, рассмотренными выше, а сами системы должны обладать следующими свойствами: 1 Надежность. Любая система, используемая для управления документами, должна быть способной длительно и эффективно функционировать в соответствии с требуемыми процедурами. Показатели надежности системы управления документами должны быть документально зафиксированы путем создания и со- хранения документов, регламентирующих порядок работы данной системы. Эти документы должны подтверждать соответствие дан- ной СУД всем требованиям. СУД должна реагировать на изменения потребностей деловой деятельности, но любые изменения в системе не должны влиять на характеристики документов, включенных в нее. Аналогично этому, при передаче документов из одной СУД в другую, она должна про- водиться таким образом, чтобы не оказывать неблагоприятного воздействия на характеристики документов. 1 7 2 Целостность. Для предотвращения несанкционированного доступа к документам, их уничтожения, изменения или перемеще- ния в СУД должны осуществляться контрольные мероприятия, такие как мониторинг доступа, верификация пользователей. Унич- тожение документов и ограничение доступа к ним должны быть санкционированы. Такой контроль может осуществляться внутри самой системы управления документами или быть внешним по от- ношению к системе. В отношении электронных документов органи- зация должна иметь возможность доказать, что любые системные сбои, обновления программного обеспечения и ситуации, возни- кающие при эксплуатации системы, не влияют на качество сохран- ности документов. 3 Соответствие. Системы управления документами в орга- низациях должны быть управляемы в соответствии со всеми требо- ваниями, предъявляемыми текущей деловой деятельностью, регу- лирующей средой и общественными потребностями. Сотрудники, создающие документы, должны понимать, как эти требования влияют на действие, которые они выполняют. Соответствие СУД таким требованиям должно регулярно проверяться, а документы этих проверок должны сохраняться в целях доказательства. 4 Комплексность. Системы управления документами должны охватывать документы, являющиеся результатом всех видов де- ловой деятельности организации или ее структурного подразде- ления. 5 Системность. Документы должны создаваться и сохра- няться системно. Системность работ в сфере управления докумен- тами достигается путем проектирования и применения как СУД, так и других систем управления деловой деятельностью. СУД должна иметь точную документально зафиксированную политику, распределение ответственности и формальную методо- логию управления ею. Принципы политики управления документами должны быть приняты и одобрены на высшем уровне руководства и распростра- нены во всей организации. Наряду с этим в организации должна быть установлена ответственность за соблюдение принятой по- литики. Ответственность и полномочия в области управления доку- ментами должны быть четко установлены и доведены до сведения всех сотрудников организации. 18 Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации: управляющими документацией; специалистами смежных информационных профессий; руководством организации; руководителями структурных подразделений; администраторами систем управления документами и дру- гими лицами, для которых работа с документами входит в их долж- ностные обязанности. Ответственность в области управления документами должна быть отражена в должностных инструкциях и иных организацион- но-распорядительных документах организации. Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями в этой сфере деятельности. Таким образом, стандарт значительно повышает как статус руководителя службы ДОУ, так и самой службы ДОУ. В учреждениях для правильной организации ДОУ разрабаты- вается собственная нормативно-методическая база. Она включает документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб де- лопроизводства и ДОУ, других подразделений и работников. В число этих документов входят: положение о службе ДОУ; должностные инструкции работников; Инструкция по ДОУ (делопроизводству); Табель и Альбом унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения; Правила подготовки и оформления управленческих доку- ментов; инструкции о порядке работы с обращениями граждан, о порядке приема посетителей, о работе с документами ограничен- ного доступа и др. Все перечисленные документы сопровождают работу службы делопроизводства и ДОУ, и без их знания невозможно овладеть компетенцией «Способность организовать работу службы ДОУ». 19 2 ОСВОЕНИЕ КОМПЕТЕНЦИИ «СПОСОБНОСТЬ ОРГАНИЗОВАТЬ РАБОТУ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧНИЯ УПРАВЛЕНИЯ» От правильной организации службы делопроизводства или ДОУ во многом зависят качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления. Поэтому необходимо знать, из каких составляющих складывается организация делопроизводственной службы, как обес- печить ее эффективное функционирование, т.е. знать: формы, структуру, функции и задачи делопроизводствен- ных служб; должностной состав; квалификационные требования, предъявляемые к работни- кам делопроизводственной сферы. Слово «ОРГАНИЗАЦИЯ» (от лат. organism) означает соеди- нение частей в одно целое и упорядочивание их. В учреждении любой организационно-правовой формы и фор- мы собственности обязательно создается специальная служба, кото- рая действует на правах самостоятельного структурного подразделе- ния: управление делами, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел ДОУ или канцелярия; иногда ответственность за ведение делопроиз- водства возлагается на одного сотрудника − секретаря руководителя. Наименование службы делопроизводства или ДОУ, ее струк- тура, должностной, численный состав устанавливаются вышестоя- щими организациями в государственных организациях, а в негосу- дарственных − их руководством. В совместных предприятиях решение этого вопроса осуществляет правление, в акционерных обществах − учредительная конференция, в кооперативах − общее собрание членов кооператива. Паспорт компетенции «Способность организовать работу служ- бы делопроизводства или ДОУ» показан на рисунке 1. Прежде чем анализировать паспорт, необходимо заметить, что для удобства и облегчения освоения всех компетенций сферы ДОУ их можно разбить на три группы [25]. Те компетенции, которые формулируются «владение знанием или знаниями», будем называть знаниевыми (ЗК). Компетенции, которые связаны с овладением ка- кими-либо профессиональными навыками, – это навыковые (НК). Компетенции, освоение которых подтверждает способность решить какую-то профессиональную задачу, – это деятельностные компетенции (ДК). ДК могут подразделяться на элементарные (бо- лее простые), элементарные деятельностные компетенции (ЭДК). 20 Содержание ЭДК Способен организовать работу службы ДОУ Виды деятельности, в рамках которых данная ЭДК востребована Организационно-управленческая и научно-исследовательская Задачи, для решения которых владение данной ЭДК необходимо Задача 1 (связана с организационно- управленческой деятельностью): создание службы делопроизводства или ДОУ. Задача 2 (связана с научно-исследовательской деятельностью): составление рекомендаций по созданию службы ДОУ в различных организациях ЗК, на базе которых формируется данная ЭДК ПК3, ПК16, ПК32, ПК43−ПК45 Расшифровка компетенций (таблица 1) НК, которые являются необходимыми для овладения данной ЭДК ПК10, ПК14 ПК19 ПК20 ПК25 ПК26 ПК31 Расшифровка компетенции (таблица 2) Нормативные акты, необходимые для овладения (освоения) данной ЭДК Содержит 15 позиций. Смотри список (рисунок 2) Название дисциплины, для которой эта ЭДК является исходной компетенцией (ИК) Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу, Документационное обеспечение управления в органах власти Название дисциплины, для которой эта ЭДК является целевой компетенцией (ЦК) Организация и технология ДОУ Критерии эффективности Сформулированы отдельно Рисунок 1 – Паспорт компетенции Таблица 1 – Знаниевые компетенции из ФГОС, необходимые для освоения ДК «Способен организовать работу службы ДОУ» Обозна- чение Содержание компетенции ПК3 Владение знаниями основных проблем в области документоведения и архивоведения ПК16 Владение правилами эксплуатации технических средств и способностью использовать технические средства в документационном обеспечении управления и архивном деле ПК32 Владение законодательной и нормативно-методической базой информационно-документационного обеспечения управления и архивного дела, способностью ориентироваться в правовой базе смежных областей ПК43 Владение принципами и методами упорядочения состава документов и информационных показателей ПК44 Владение принципами организации архивных служб документационного обеспечения управления и архивного хранения документов в организациях ПК45 Владение методами оптимизации документопотоков 21 Таблица 2 – Навыковые компетенции из ФГОС, необходимые для освоения ДК «Способен организовать работу службы ДОУ» Обозна- чение Содержание компетенции ПК10 Владение принципами и методами создания справочно- информационных средств к документам ПК14 Владение навыками использования компьютерной техники и информационных технологий в документационном обеспечении управления и архивном деле ПК19 Способность использовать правила подготовки управленческих документов и ведения деловой переписки ПК20 Способность использовать правила организации всех этапов работы с документами, в том числе архивными документами ПК25 Владение навыками подготовки управленческих документов и ведения деловой переписки ПК26 Владение навыками обработки документов на всех этапах документооборота, систематизации, составления номенклатуры дел ПК31 Способность разрабатывать локальные нормативные акты и нормативно-методические документы по ведению информационно- документационного обеспечения управления и архивного дела 1. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ. 2. Гражданский кодекс РФ от 18.12.2006 № 230-ФЗ. Часть 4 (§ 1 Право на фирменное наименование, § 2 Право на товарный знак и право на знак обслуживания). 3. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». 4. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». 5. Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе РФ». 6. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». 7. Приказ Минкомсвязи РФ от 31.07.2014 № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», введ. Пост. Правительства РФ от 15.01.2015 № 45. 8. Основные правила работы архивов организаций, одобр. решением коллегии Росархива от 06.02.2002. 9. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. 10. ГОСТ Р 7.0.8−2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. 11. ГОСТ Р 6.30−2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. 12. ГОСТ Р ИСО 15489-1−2007. Система стандартов по информатизации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. 13. Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утв. Приказом Минтруда и соцзащиты РФ от 06.05.2015 № 276н, рег. № 447. 14. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. − М. : ВНИИДАД, 2007. – 264 с. 15. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, введ. Пост. Минтруда РФ от 26.03.2002 № 23 Рисунок 2 − Список нормативных актов, регламентирующих создание службы ДОУ 22 Компетенции, которыми обучаемый должен уже владеть, при- ступая к изучению дисциплины, являются исходными (ИК). Компе- тенции, на освоение которых нацелена дисциплина, являются целе- выми (ЦК) [26]. Компетенция «Способность организовать работу службы де- лопроизводства или ДОУ» является ЭДК по отношению к компе- тенции ПК30 из ФГОС 3+ по направлению 46.03.02 «Документове- дение и архивоведение» «Способность организовывать работу службы ДОУ и архивного хранения документов» [16]. Компактное описание компетенции в паспорте дает наглядное представление о том, в какой деятельности она потребуется. Это организационно-управленческая и научно-исследовательская дея- тельность. Из паспорта видно, какие задачи сможет решить специа- лист, освоив эту компетенцию, а именно: создание службы ДОУ и составление рекомендаций по созданию службы ДОУ в различ- ных организациях. В паспорте перечислены знаниевые и навыковые компетен- ции, на которых базируется данная ЭДК. Без овладения последними нельзя приступать к освоению разбираемой деятельностной ком- петенции. Кроме того, дается ссылка на нормативные законода- тельные акты, которые должны быть изучены перед созданием службы ДОУ. Критерии эффективности нужны для оценки работы по созда- нию службы ДОУ. Оценка освоения данной ЭДК будет положи- тельная, если: обосновано название службы; правильно выбрана и обоснована структура службы; выбрана и обоснована организационная форма работы с до- кументами; разработан проект положения о службе; рассчитана и обоснована штатная численность службы; разработаны проекты должностных инструкций; разработан проект Инструкции по делопроизводству. Табличное представление компетенции позволяет провести декомпозицию ДК (d i ) или ЭДК и построить иерархию результатов в виде дерева G(B, R), как показано на рисунке 3. 23 Рисунок 3 – Иерархия результатов обучения в виде дерева В этом графе B – множество вершин, моделирующих ДК (d i ), ЗК (z i ), НК (h i ), элементарные ЗК (z ij ), элементарные НК (h ij ), а так- же определения (a i ), термины (t i ) и операции (o i ). R – это множество ребер графа, соединяющих его вершины и образующих пути. Путь, идущий из корня дерева d i к его листу a i , t i или o i , моде- лирует соответствие идентификаторов компетенции d i решению не- которого вопроса (элементарной задачи). Анализ деревьев типа G(B, R), построенных для разных ДК, позволяет исключить дублирование материала при обучении и оп- тимизировать межпредметные связи. При обучении нужно двигаться снизу вверх, т.е. изучить сна- чала нормативные акты, определения и термины, овладеть элемен- тарными навыками, а потом уже осваивать ДК или ЭДК (деятель- ностную способность), базирующуюся на них. Таким образом, фактически паспорт задает порядок освоения каждой ДК. |