Учебник Пенза Издательство пгу 2016
 Скачать 2.67 Mb.
|
|
4.3 Разработка Альбома форм документов, применяемых в организации При проведении работ по совершенствованию ДОУ в органи- зации разрабатывается Альбом форм документов (вслед за Табелем форм). Как правило, Табель и Альбом разрабатываются одновре- менно, так как в Альбом включаются унифицированные формы документов, зафиксированные в Табеле. Но можно Альбом разра- батывать и использовать самостоятельно, без предварительной раз- работки Табеля. ГОСТ Р 7.8.0−2013 [21] дает следующее определение Альбому УФД – «сборник установленных к применению УФД с указаниями по их заполнению». Если Альбом разрабатывается одновременно с Табелем, то сбор исходных документов ведется одновременно со сбором сведе- ний для Табеля и заполнением карт документов. Если разрабатыва- ется только Альбом, то отбираются образцы тех документов, кото- рые будут в него включаться. Это могут быть только некоторые из видов и разновидностей документов, применяемых в органи- зации. Например, может быть разработан Альбом форм деловой (или коммерческой) переписки или Альбом форм организационно- распорядительных документов и др. В любом случае необходимо иметь массив документов, который будет использоваться в качестве исходного материала для разработки форм документов. 105 Паспорт ЭДК «Способен разработать Альбом унифицирован- ных форм документов» представлен в таблице 19 (нумерация ком- петенций ОПК и ПК взята из ФГОС 3+). Таблица 19 − Паспорт ЭДК «Способен разработать Альбом унифицированных форм документов» Содержание ЭДК Способен разработать Альбом унифицированных форм документов 1 2 Виды деятельности, в рамках которых данная ЭДК востребована Организационно-управленческая и научно-исследовательская Задачи, для решения которых владение данной ЭДК необходимо Задача 1 (связана с организационно-управленческой деятельностью): разработка Альбома унифицированных форм документов. Задача 2 (связана с научно-исследовательской деятельностью): составление рекомендаций по разработке Альбома унифицированных форм документов организации ЗК, на базе которых формируется данная ЭДК ОПК2 − владеть базовыми знаниями в области информационных технологий. ПК3 − владеть знаниями основных проблем в области документоведения и архивоведения. ПК32 − владеть законодательной и нормативно- методической базой ДОУ и архивного дела; ориентироваться в правовой базе смежных областей. ПК43 − владеть принципами и методами упорядочения состава документов и информационных показателей НК, которые являются необходимыми для овладения данной ЭДК ПК14 − владеть навыками использования компьютерной техники и информационных технологий в ДОУ. ПК19 − способность использовать правила подготовки управленческих документов и ведения деловой переписки. ПК25 − владеть навыками подготовки управленческих документов и ведения деловой переписки. ПК-26 − владеть навыками обработки документов на всех этапах документооборота, систематизации, составления номенклатуры дел 106 Продолжение таблицы 19 1 2 Нормативные акты, необходимые для овладения (освоения) данной ЭДК Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. − М. : ВНИИДАД, 2007. – 264 с. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. ГОСТ Р 7.0.8−2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 6.30−2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов Название предмета (дисциплины), для которого эта ЭДК является ИК Делопроизводство в кадровой службе и архивы документов по личному составу. Архивоведение Название предмета (дисциплины), для которого эта ЭДК является ЦК Организация и технология ДОУ Критерии эффективности Заданные документы правильно расклассифицированы. Грамотно выбраны и обоснованы формы документов, нуждающиеся в унификации. Разработаны и обоснованы унифицированные формы выбранных документов. Грамотно отобраны формы документов для включения в Альбом. Подготовлены инструктивные материалы по применению форм документов. Грамотно подготовлен проект приказа о введении Альбома в действие При разработке Альбома выполняют следующие этапы: 1 Постановка задачи (определение назначения Альбома и со- става документов). 2 Классификация форм документов с целью определения структуры Альбома и распределения всех документов на две груп- пы: а) имеющие унифицированные формы, включенные в ОКУД (приложение Д) и б) нуждающиеся в унификации. 107 3 Унификация форм документов. 4 Формирование Альбома и подготовка инструктивных мате- риалов по применению форм документов, включенных в Альбом. Если Альбом разрабатывается одновременно с Табелем, пер- вый этап осуществляется при разработке Табеля, поэтому работа над Альбомом начинается с классификации документов на имею- щие унифицированные формы и не имеющие их, а соответственно, нуждающиеся в унификации. Чтобы правильно провести классификацию документов, нужно знать, что в соответствии с ГОСТ Р 7.8.0−2013 под унифицирован- ной системой документации (УСД) понимается система документа- ции, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В настоящее время в России разработаны следующие унифи- цированные системы документации, включенные в Общероссий- ский классификатор управленческой документации (ОКУД): 1 Унифицированная система организационно-распорядитель- ной документации (ОРД). 2 Унифицированная система первичной учетной документации. 3 Унифицированная система банковской документации. 4 Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций. 5 Унифицированная система отчетно-статистической доку- ментации. 6 Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтер- ской документации предприятий. 7 Унифицированная система документации по труду. 8 Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ. 9 Унифицированная система внешнеторговой документации. Все эти системы являются действующими и используются в деятельности организаций, предприятий и учреждений. Формы документов, входящие в состав УСД, обязательны для применения. Применяемые в организации унифицированные формы доку- ментов УСД включаются в состав Альбома как готовые формы. Ос- тальные документы должны быть сначала унифицированы, а затем включены в Альбом. Под унифицированной формой документа понимается (ГОСТ Р 7.8.0−2013) формуляр документа определенного вида, со- держащий постоянную часть текста. 108 Так как формуляр − это совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности, то в общем смысле УФД − это унифицированный текст документа и совокуп- ность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением до- кумента и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Прежде чем учиться разрабатывать Альбом унифицирован- ных форм документов, необходимо освоить ЭДК «Способность разработать унифицированную форму документа». Начнем с изучения паспорта этой ЭДК (таблица 20). Она так- же является элементарной по отношению к компетенции ПК-25 (из ФГОС 3+): «Способность разрабатывать локальные норматив- ные акты и нормативно-методические документы (положения, ин- струкции и др.) по ведению документационного обеспечения управления и архивного дела». Таблица 20 − Паспорт ЭДК «Способность разработать УФД» Содержание ЭДК Способен разработать УФД 1 2 Виды деятельности, в рамках которых данная ЭДК востребована Организационно-управленческая и научно-исследовательская Задачи, для решения которых владение данной ЭДК необходимо Задача 1 (связана с организационно-управленческой деятельностью): создание локальных нормативных документов, регламентирующих процедуры и правила документирования, работы с документами, в частности, Табеля и Альбома УФД организации. Задача 2 (связана с научно-исследовательской деятельностью): разработка нормативно- методических пособий по унификации управленческих документов ЗК, на базе которых формируется данная ЭДК ПК32 − владеть законодательной и нормативно- методической базой ДОУ и архивного дела; ориентироваться в правовой базе смежных областей. В свою очередь освоение ПК32 предполагает владение следующими элементарными ЗК: – знать методы унификации текстов документов и виды унифицированных текстов; − знать порядок использования унифицированных систем документации. ПК43 − владеть принципами и методами упорядочения состава документов и информационных показателей 109 Продолжение таблицы 20 1 2 НК, которые являются необходимыми для овладения данной ЭДК ПК14 − владеть навыками использования компьютерной техники и информационных технологий в ДОУ. ПК19 − способность использовать правила подготовки управленческих документов и ведения деловой переписки. ПК25 − владеть навыками подготовки управленческих документов и ведения деловой переписки Нормативные акты, необходимые для овладения (освоения) данной ЭДК Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 Нормативные акты, необходимые для овладения (освоения) данной ЭДК Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. − М. : ВНИИДАД, 2007. – 264 с. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. ГОСТ Р ГОСТ Р 7.0.8−2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 6.30−2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов Название предмета (дисциплины), для которого эта ЭДК является исходной компетенцией Делопроизводство в кадровой службе и архивы документов по личному составу. Архивоведение Название предмета (дисциплины), для которого эта ЭДК является целевой компетенцией Организация и технология ДОУ 110 Продолжение таблицы 20 1 2 Критерии эффективности Имеющиеся документы расклассифицированы по видам, что позволяет распределить их на две группы: а) имеющие унифицированные формы и б) нуждающиеся в унификации. В каждом виде унифицируемых документов отделена постоянная информация от переменной. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, она определяет общую тему документа, известную его автору и адресату. Переменная информация конкретизирует тему, обозначенную постоянной частью текста. Определена структура текста, т.е. последовательность расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающая назначению документа. Унифицированы языковые средства выражения содержания в тексте документа. Выбрана и обоснована форма представления унифицированного текста в виде связного текста-трафарета, анкеты или таблицы. Определен набор всех необходимых реквизитов и место их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30−2003 или Методическими рекомендациями При разработке унифицированных форм документов органи- зации необходимо: 1) определить набор реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов; 2) установить последовательность расположения реквизитов на носителе информации и правила их оформления; 3) унифицировать текст документов. Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содер- жание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унификация текстов документов проводится методом выде- ления постоянной и переменной информации. Постоянной является информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуаци- ях. Переменной считается информация, позволяющая различать по- вторяющиеся управленческие ситуации. 111 Постоянная информация фиксируется в унифицированной форме документа, составляя неизменную, повторяющуюся часть тек- ста. В унифицированной форме документа должно быть предусмот- рено свободное место для записи переменной, новой информации. Чтобы отделить постоянную информацию от переменной, не- обходимо иметь хотя бы несколько документов одной разновидно- сти и одного назначения, созданных в аналогичных управленческих ситуациях. Только анализ конкретных документов дает основание для разделения информации на постоянную и переменную. Унифицированный текст документа может быть представлен в УФД в виде трафарета, анкеты или таблицы. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информа- ции, содержащейся в нем. Рассмотрим все три формы представления унифицированных текстов. Текст-трафарет – это форма представления текста, содержа- щая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию. В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура текста, т.е. это – грамматически связный текст, построенный по нормам деловой письменной речи. Представление унифициро- ванного текста в виде трафарета выбирается в том случае, когда ос- новным содержанием документа является информация об управ- ленческих действиях. К таким документам относятся приказы, распоряжения, указания, протоколы, акты, договоры, соглашения, докладные записки, письма, справки и т.п. Текст-трафарет может содержать «подсказки» в виде подстрочных пояснений о характере информации, которую следует вносить в пробельные места. Пример построения УФД с использованием текста-трафарета показан на рисунке 28. Следующим видом унифицированного текста является анкета. Анкета – форма представления текста, в котором дается характери- стика одного объекта по определенным признакам. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым дается описание объекта, а переменной – конкретные характеристики признаков. Анкета стро- ится по принципу «вопрос-ответ». В тексте-анкете постоянная ин- формация выражается существительным в именительном падеже или словосочетанием, опорным словом которого является сущест- 112 вительное в именительном падеже. Рисунок 28 – УФД для докладной записки о представлении на должность Переменная информация в анкете может записываться также словосочетанием в именительном падеже, глаголом (например, имеет, не имеет и т.п.), числительным (чаще в цифровой форме) или словами «да», «нет». Пример построения УФД с использованием анкеты показан на рисунке 29. 113 НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ОТЧЕТ № управляющего предприятия-должника, действующего на основании договора подряда 1. Общие сведения 1. Управляющий предприятия должника Главный бухгалтер предприятия должника 2. Предприятие-должник (Фамилия, имя, отчество) (Фамилия, имя, отчество) (наименование, юридический адрес, ведомственная принадлежность, наличие ограничений на приватизацию, наличие мобилизационных мощностей и мобилизационных ресурсов) 3. Орган исполнительной власти, заключивший договор подряда с управляющим предприятием-должником 4. Срок действия договора подряда 5. Отчетный период Рисунок 29 – Унифицированная форма отчета в виде анкеты И третий вид текста в УФД − это таблица. Таблица, по опре- делению, – форма представления текста, содержащего описание не- скольких или множества объектов по определенному набору при- знаков. Таблица имеет два уровня членения текста – вертикальный и горизонтальный. В таблицах, как и в анкетах, текст упрощен, в нем преобладают конструкции именного типа: наименование объ- екта, количество, размер, тип, марка и т.д. В таблице постоянная информация представлена наименова- ниями признаков, по которым описывается некоторое множество объектов, записанных в крайней левой графе таблицы – боковике. Переменная информация в таблице записывается в ячейки, образуемые пересечением горизонтальных строк и вертикальных граф. Таблицы, как правило, применяются для изложения цифровой информации в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных и других документах. 114 Пример построения УФД с использованием простой таблицы показан на рисунке 30. Налогоплательщик (наименование предприятия, адрес, ИНН) СПРАВКА Дата о задолженности по платежам в бюджет и внебюджетные фонды на период принятия постановления об обращении взыскания недоимки на имущество Подтверждаем наличие задолженности в бюджет и внебюджетные фонды на период принятия постановления об обращении взыскания не- доимки на имущество: Задолженность Недоимка (руб.) Задолженность по налоговым платежам свыше 3 мес. (руб.) Пени (руб.) Штрафы (руб.) Общая сумма задол- жен- ности (руб.) 1 2 3 4 5 6 Городской бюджет и городские внебюджетные фонды Федеральный бюджет и федеральные внебюджетные фонды Всего Начальник Государственной налоговой инспекции Подпись И.О. Фамилия Рисунок 30 – Унифицированная форма справки в виде таблицы 115 В таблицы не рекомендуется включать отдельную графу «Но- мер по порядку» (№ п/п). При необходимости нумерации объектов перечисления номера по порядку проставляются в боковике табли- цы перед соответствующим наименованием. Заголовки граф таблицы могут содержать несколько уровней членения, т.е. включать подзаголовки (рисунок 31). Наиме- нование налога Задолженность по налоговым платежам Всего (руб.) В том числе Не- до- имка (руб.) Отсроченные платежи Всего По указу Прези- дента РФ от 19.01.96 № 65 По то- варному кредиту По указу Прези- дента РФ от 08.05.96 № 688 По другим основа- ниям 1 2 3 4 5 6 7 8 Рисунок 31 – Пример таблицы с несколькими уровнями членения В сложных таблицах, занимающих несколько страниц, чтобы не переносить на новую страницу заголовочную часть, занимаю- щую много места, графы таблицы нумеруются, и на каждую после- дующую страницу переносится только строка с номерами граф. Заголовки граф таблицы пишутся с прописной буквы. Подза- головки граф пишутся со строчной буквы, если они составляют од- но целое с заголовком, и с прописной буквы, если подзаголовок имеет самостоятельное значение. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы формулируются именем суще- ствительным в именительном падеже единственного числа. В заго- ловках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и сокращения. Если в графе таблицы содержатся количественные показате- ли, то в ее заголовке указывается единица измерения, например: Сумма (руб.). Все рассмотренные виды представления унифицированных текстов могут применяться и раздельно и вместе. При необходимости в унифицированной форме документа часть текста может быть представлена в виде трафарета, часть − в виде анкеты или таблицы. 116 После унификации форм документов, применяемых в органи- зации, можно приступить к собственно формированию Альбома. Альбом утверждается руководителем организации и является обязательным для ее работников. Он вводится в действие приказом руководителя, как и все локальные акты организации (рисунок 32). |