Учебник Пенза Издательство пгу 2016
 Скачать 2.67 Mb.
|
|
3 ОСВОЕНИЕ КОМПЕТЕНЦИИ «СПОСОБНОСТЬ ИСПОЛЬЗОВАТЬ ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ВСЕХ ЭТАПОВ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ» Четко выстроенная система делопроизводства и ДОУ должна сопровождать любой процесс управления, независимо от масшта- бов решаемых задач, т.е. организуется ли управление задачей, про- цессом, проектом, а тем более организацией или учреждением. Ин- формационно-документационное обеспечение управления является важнейшей обслуживающей функцией управления. Оно нуждается в тщательно продуманной организации. Процесс документационного обеспечения принимаемого управ- ленческого решения включает три составляющие: 1) информационная поддержка решения; 2) документирование самого решения; 3) контроль за выполнением решения. Скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операции оказывают влияние на процесс управления в целом. Делопроизводство, или ДОУ, и документооборот рассматри- ваются как функция коммуникации. Организация работы с документами предполагает создание оптимальных условий для всех видов работ с документами по всему их жизненному циклу. Жизненный цикл может начинаться с мо- мента создания или получения документа, а заканчиваться переда- чей на хранение или уничтожение. Движение документов в органи- зации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки (по жизненному циклу) называется доку- ментооборотом (ГОСТ Р 7.0.8−2013 [21]). Во всем мире, в том числе и в России, можно констатировать постоянное увеличение роста объема документооборота. Причины роста подразделяют на объективные и субъективные. Главными объективными причинами являются: 1) развитие научно-технического прогресса; 2) развитие экономики; 3) расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой про- дукции; 4) строительство новых объектов; 5) усложнение процессов управления. 51 К субъективным причинам относят: 1) бюрократизацию аппарата управления (который приводит к созданию документов, не обусловленных деловой необходимо- стью, а для подстраховки на всякий случай); 2) не знание или не соблюдение работниками управленческих структур законодательных и нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов; 3) неквалифицированное документирование распорядитель- ной деятельности; 4) несвоевременное или некачественное выполнение заданий, срыв сроков их исполнения; 5) отсутствие прав у подведомственных или подчиненных ор- ганизаций в решении стоящих перед ним задач; 6) некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических и управленческих задач; 7) широкое распространение копировальной техники и ее бес- контрольное использование. Организация документооборота – это разработка и примене- ние правил, в соответствии с которыми происходит движение до- кументов в учреждении. Документооборот – сложный технологический процесс, ха- рактеризующийся различными параметрами, связанными как с про- цессами документирования, так и со всей деятельностью организа- ции, т.е. документооборот представляет собой главную проблему в организации деятельности службы ДОУ. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей (потоков). Эти потоки обеспечивают как прямую, так и обратную связь в управлении. Под документопотоком понимается сложившееся или органи- зованное в пределах информационной системы движение данных в определенных направлениях при условии, что у этих данных об- щий источник и общий приемник. Документопотоки различают по направлению и по отноше- нию к управленческому объекту. По направлению выделяют гори- зонтальные потоки. Они связывают организации или подразделения одного уровня управления. Вертикальные потоки могут быть вос- ходящие и нисходящие. Они связывают организации различной формы. По отношению к управленческому объекту выделяют: входя- щий, исходящий и внутренний документопотоки. 52 Входящий документопоток любой организации складывается из следующих групп документов: 1) документы вышестоящих организаций; 2) документы от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о пу- тях выполнения заданий, отчетные сведения о своей деятельности; 3) документы от несоподчиненных организаций, направляе- мых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, а также с целью консультирования или получения инфор- мации; 4) обращения граждан. Причем в каждой организации, конечно, есть специфические документы во входящем потоке от разных корреспондентов, на- пример, как показано на рисунке 9. 35 % 40 % Рисунок 9 − Диаграмма состава авторов поступающей корреспонденции Способы доставки входящих документов также могут быть разные, например, как показано на рисунке 10. Рисунок 10 – Соотношение способов доставки поступающей корреспонденции 53 Исходящий документопоток состоит из документов, состав- ляемых самой организацией и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются либо в ответ на поступив- шие, либо как инициативные. Внутренний документопоток составляют документы, созда- ваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходя- щие за пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток в первую очередь обеспечивает це- ленаправленное решение всех управленческих задач в пределах ор- ганизации. Каждый документопоток имеет достаточно стабильный мар- шрут движения. Входящие документы образуют три направления движения (рисунок 11): к руководству организации; к руководству структурных подразделений; непосредственно к специалистам. 100 % 70 % Офис 20 % 10 % Руководство Подразделения Специалисты Рисунок 11 – Распределение документов входящего потока Распределение документов, показанное на рисунке 11, харак- терно для российской системы делопроизводства. В Европе чаще всего к руководителю поступает лишь 20−30 % входящего потока документов, остальные сразу же идут в департаменты. Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Здесь могут быть информационные до- кументы, которые готовятся по поручению руководителя, и ини- циативные, которые готовятся сотрудниками по инициативе. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования. 54 Наиболее не регламентированными являются маршруты дви- жения внутренних документов. Здесь более-менее упорядочено движение распорядительных документов, а подготовка остальных документов никакой регламентации не имеет. Когда мы анализируем состояние документооборота в органи- зации, то объективные данные можно получить из качественных и количественных характеристик параметров документооборота [29, 30]. К качественным относятся: 1) характеристики документопотоков (состав документов и их содержание); 2) маршруты движения документов (направление движения документов, этапы и инстанции маршрута движения документов); 3) периодичность (стадии документооборота); 4) направленность движения. Говоря о документообороте, необходимо различать такие по- нятия документооборота, как движение документов и объем доку- ментооборота. Объем документооборота выражается общим коли- чеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период. Общепринятая методика подсчета документооборота преду- сматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников документов, а в знаменателе – количество копий. Учет объема документооборота осуществляет служба дело- производства, и это позволяет определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и рассчитать численность службы делопроизводства. Периодичность подсчета документообо- рота определяется самой службой ДОУ. При необходимости документооборот можно подсчитать каж- дый месяц, что важно для крупных организаций и позволяет выде- лить месяцы наиболее интенсивной работы. Можно вести подсчет поквартально (рисунок 12), а в неболь- ших организациях достаточно подсчитывать объем документов за год. Простейшая форма справки приведена в Рекомендациях ВНИИДАД [22] и представлена на рисунке 13. 55 I квартал II квартал III квартал IV квартал Рисунок 12 − Диаграмма распределения документов исходящего потока по кварталам Рисунок 13 – Форма справки об объеме документооборота Ее можно ввести как шаблон в компьютер и распечатывать с заданной периодичностью. Кроме объема, документооборот изучают и с точки зрения цикличности (периодичности) потоков документов [31], с учетом которого строится, например, рабочий день секретаря и других ра- ботников службы делопроизводства. 56 Наконец, документооборот зависит и от такого фактора, как степень ограничения доступа к документу, что значительно влияет на прохождение документа в организации и технологию работы с ним. Паспорт компетенции «Способность использовать правила организации всех этапов работы с документами, в том числе архив- ными документами» (ПК20 по ФГОС 3+) показан на рисунке 14. Содержание ДК Способность использовать правила организации всех этапов работы с документами Виды деятельности, в рамках которых данная ДК востребована Технологическая и научно-исследовательская Задачи, для решения которых владение данной ДК необходимо Задача 1 (связана с технологической деятельностью): грамотная организация всех этапов работы с документами. Задача 2 (связана с научно-исследовательской деятельностью): составление рекомендаций по организации всех этапов работы с документами в различных организациях ЗК, на базе которых формируется данная ДК ПК3, ПК10, ПК16, ПК24, ПК32, ПК43, ПК45 Расшифровка компетенций (Таблица 9) НК, которые являются необходимыми для овладения данной ДК ПК14 ПК19 ПК25 ПК26 ПК38 Расшифровка компетенции (Таблица 10) Нормативные акты, необходимые для овладения (освоения) данной ДК Содержит 14 позиций. Смотри список (рисунок 15) Название дисциплины, для которой эта ДК является ИК Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу, Документационное обеспечение управления в органах власти Название дисциплины, для которой эта ДК является ЦК Организация и технология ДОУ Критерии эффективности Сформулированы отдельно Рисунок 14 – Паспорт компетенции ПК20 Эта компетенция (ПК20 по ФГОС 3+) необходима при реше- нии задач технологической и научно-исследовательской деятельно- сти, когда нужно грамотно организовать работу с управленческими документами в любом учреждении. 57 Таблица 9 – ЗК из ФГОС, необходимые для освоения ДК «Способен использовать правила организации всех этапов работы с документами» ПК3 Владение знаниями основных проблем в области документоведения и архивоведения ПК10 Владение принципами и методами создания справочно- информационных средств к документам ПК16 Владение правилами эксплуатации технических средств и способностью использовать технические средства в документационном обеспечении управления и архивном деле ПК-24 Владение навыками организации справочно-поисковых средств и использования архивных документов ПК32 Владение законодательной и нормативно-методической базой информационно-документационного обеспечения управления и архивного дела, способность ориентироваться в правовой базе смежных областей ПК43 Владение принципами и методами упорядочения состава документов и информационных показателей ПК45 Владение методами оптимизации документопотоков Таблица 10 – НК из ФГОС, необходимые для освоения ДК «Способен использовать правила организации всех этапов работы с документами» ПК14 Владение навыками использования компьютерной техники и информационных технологий в документационном обеспечении управления и архивном деле ПК19 Способность использовать правила подготовки управленческих документов и ведения деловой переписки ПК25 Владение навыками подготовки управленческих документов и ведения деловой переписки ПК26 Владение навыками обработки документов на всех этапах документооборота, систематизации, составления номенклатуры дел ПК-38 Владение навыками работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа 58 1. Гражданский кодекс РФ от 18.12.2006 № 230-ФЗ. Часть 4 (§ 1 Право на фирменное наименование, §2 Право на товарный знак и право на знак обслуживания). 2. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». 3. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». 4. Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе РФ». 5. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». 6. Приказ Минкомсвязи РФ от 31.07.2014 № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», введ. Постановлением Правительства РФ от 15.01.2015 № 45. 7. Основные правила работы архивов организаций, одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. 8. Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». 9. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. 10. ГОСТ Р 7.0.8−2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. 11. ГОСТ Р 6.30−2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. 12. ГОСТ Р ИСО 15489-1−2007. Система стандартов по информатизации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. 13. Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утв. Приказом Минтруда и соцзащиты РФ от 06.05.2015 № 276н, рег. № 447. 14. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. − М. : ВНИИДАД, 2007. 264 с. 15. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, введ. Пост. Минтруда РФ от 26.03.2002 № 23 Рисунок 15 − Список нормативных актов, необходимых для грамотного выполнения всех этапов работы с документами 59 Критериями эффективности для оценки освоения компетен- ции «Способность использовать правила организации всех этапов работы с документами» (ПК20) являются: обосновано применение конкретных нормативных и мето- дических актов для организации всех этапов работы с документами в заданном учреждении; правильно выделены документопотоки; обосновано деление управленческих документов на группы с точки зрения особенностей обработки; выбрана и обоснована система регистрации документов; выбраны и обоснованы регистрационные формы; описаны типовые маршруты движения документов, приме- няемые в заданном учреждении; построены оперограммы движения различных групп доку- ментов; корректно описаны все этапы работы с документами; обоснован выбор системы контроля исполнения документов; предложен подход к организации информационно-справоч- ной работы с документами. Каждый этап работы с документами имеет свои особенности и свои правила выполнения, которые часто связаны с особенностя- ми учреждения, в котором эта работа выполняется. 3.1 Обработка входящих или поступающих документов Прием и обработка поступающих документов осуществляют- ся секретарем фирмы или работниками канцелярии. Поступившие документы проходят следующие этапы: 1) первичную обработку; 2) предварительное рассмотрение и разметку; 3) регистрацию; 4) рассмотрение документов руководством; 5) направление на исполнение; 6) исполнение и контроль исполнения; 7) подшивку документов в дела. Доставка документов в организацию происходит почтой, те- леграфом, курьерами, с помощью телетайпа, факсимильной связи и компьютерной сети. 60 Задача службы делопроизводства – организовать учет посту- пающих документов из всех этих источников. В организациях при- ем и первичную обработку могут осуществлять: специальное подразделение службы ДОУ – экспедиция (при значительном объеме документооборота); сотрудник службы ДОУ; секретарь руководителя (при небольшом объеме докумен- тооборота). В зависимости от особенностей организации системы ДОУ на предприятии оперограмма работы с входящими документами может выглядеть, как показано на рисунке 16 [32]. Рисунок 16 − Оперограмма движения входящих документов В нормативных документах регламентированы правила пер- вичной обработки поступивших документов, они следующие: 1) проверяется правильность доставки. Ошибочно доставлен- ная корреспонденция возвращается отправителю; 2) проверяется целостность упаковки, конверты вскрываются (не вскрываются конверты с надписью «лично»; документы, адре- сованные общественным организациям; упаковки, содержащие до- кументы на машинных носителях). Проверяется комплектность и сохранность вложений. В случае обнаружения каких-либо недос- 61 татков (не все страницы, не все приложения) на самом документе и в регистрационной форме делается отметка об этом, ставится в известность отправитель письма, затем составляется акт. На сор- тировку документ передается вместе с этим актом; 3) конверты, как правило, уничтожаются, за исключением тех случаев, когда в письме нет обратного адреса либо важно сохранить штемпель с датой письма и когда получена доплатная корреспон- денция; 4) экспедиция либо человек, отвечающий за приемку, ведет учет всех поступивших документов и ставит штамп о поступлении. На этапе предварительного рассмотрения документов сотруд- ник службы ДОУ или секретарь распределяет корреспонденцию между руководством организации и структурными подразделени- ями. Эта работа выполняется наиболее квалифицированными сотрудниками службы ДОУ, хорошо знающими функции структур- ных подразделений, круг должностных обязанностей руководите- лей и специалистов. При предварительном рассмотрении нужно выделить сле- дующие группы документов: документы, поступающие на рассмотрение руководства. В эту группу попадают документы по степени важности, по автор- ству, по виду, по срочности и т.д.; документы, направляемые в структурные подразделения и не требующие резолюции руководителя. Это документы, адресо- ванные в структурные подразделения, конкретным исполнителям в соответствии с их функцией и компетенцией; обращения граждан (предложения, жалобы, заявления, хо- датайства); документы, решение которых не входит в компетенцию данной организации. Они возвращаются отправителю или переда- ются по назначению; документы, не требующие регистрации: для них сразу раз- рабатывается маршрут. Не регистрируются поздравительные письма и телеграм- мы, рекламные проспекты, информационные сводки, присылаемые в копиях для сведения, и некоторые другие документы. В инструк- ции по делопроизводству организации должен быть Перечень до- кументов, не подлежащих регистрации службой ДОУ, с указанием места их регистрации. Основой для создания такого перечня может 62 быть Примерный перечень групп нерегистрируемых документов, приведенный ниже, взятый из Рекомендаций ВНИИДАД [22]: 1) ГОСТы, ОСТы, ТУ; 2) корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично»; 3) сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня; 4) сводки и информация, присланные для сведения; 5) рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, кон- ференций и т.п.; 6) поздравительные письма и телеграммы; 7) пригласительные билеты; 8) прейскуранты; 9) нормы расхода материалов; 10) программы конференций, совещаний; 11) графики, наряды, заявки, разнарядки; 12) учебные планы и программы; 13) бухгалтерские документы; 14) печатные издания; 15) научные отчеты по темам; 16) формы статистической отчетности. Документы, перечисленные в пп. 11−16, подлежат специаль- ному учету в соответствующих службах учреждения (бухгалтерии, отделе снабжения, библиотеке и т.д.). Предварительное распределение документов сокращает время, необходимое для решения вопроса. До отправки по любому маршруту документы должны быть зарегистрированы. Документы, адресованные руководству, после регистрации в этот же день должны быть переданы на рассмотрение руководству. Рассмотрение документа руководителем заканчивается нане- сением резолюции. Именно она задает дальнейшее движение доку- мента. В зависимости от содержания и назначения поступивших документов исполнение каждого из них различное. Приказы и распоряжения вышестоящих органов, сводки, ин- формационные письма и другие документы, не требующие ответа, передаются специалистам с пометкой руководителя «включить в план» либо «принять к сведению». Эти документы далее под рас- писку доводятся до специалистов и списываются в дела. На документах, требующих ответа, руководитель в резолюции указывает «что?», «кому?» и «к какому сроку?» выполнить, и они попадают на следующий этап обработки. |