Учебник Пенза Издательство пгу 2016
 Скачать 2.67 Mb.
|
|
Приложение Ж Таблицы для анализа движения документов в подразделениях организации Рекомендации по заполнению таблиц В каждом подразделении Таблицы заполняет документовед или сотрудник, ответственный за делопроизводство. В Таблицы включаются все документы, сопровождающие работу подразделения. Это – документы по основной производственной дея- тельности, документы по личному составу, документы, связанные с ма- териальным обеспечением подразделений, и т.д. На каждый документ заполняется строка в каждой таблице, по- этому в Таблицах 2−4 необходимо повторить номер и наименование вида документа по порядку заполнения. Сведения из Таблиц необходимы для анализа, систематизации и унификации создаваемых документов. Они позволят определить наи- более загруженных специалистов и оптимизировать маршруты движе- ния документов. В дальнейшем оптимизированные данные о документах могут быть перенесены в систему электронного документооборота (СЭД). 189 189 Наименование подразделения Таблица Ж1 № п/п Наименование вида документа Заголовок к тексту (о чем?) Тип документа (входящий, исходящий, внутренний для подраз- деления) В каком случае создается документ Количество документов в месяц Кто готовит проект документа (должность, ФИО) Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор проекта (должность, ФИО) Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное лицо (должность, ФИО) 190 190 Наименование подразделения Таблица Ж2 № п/п Наименование вида документа Основное должностное лицо, которое подписывает документ (должность, ФИО) Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо (должность, ФИО) С кем согласуется содержание документа (подразделение, должность, ФИО) Кто замещает этих должностных лиц в случае их отсутствия (подразделение, должность, ФИО) 191 191 Наименование подразделения Таблица Ж3 № п/п Наименование вида документа Кто утверждает документ (подразделение, должность, ФИО) Кто утверждает доку- мент, если отсутствует основное должностное лицо (подразделение, должность, ФИО) Кто ставит печать и какую на документе (если она имеется) (подразделение, должность, ФИО) Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение, должность, ФИО) 192 Наименование подразделения Таблица Ж4 № п/п Наименование вида документа Кому адресуется подписанный документ (подразделение (организация), должность, ФИО) Сколько экземпляров документа создается Место хранения подписанного документа и всех его экземпляров (подразделение) Имеет ли документ унифицированную форму (стоит ли в правом верхнем углу надпись «Форма утверждена …?) Данные каких нормативных документов необходимы при создании документа? Должность лица, заполнившего таблицы анкеты (подпись) (Расшифровка подписи) 193 Приложение И Разработанные экранные формы Рисунок И1 – Пример формы для ввода сведений о поступающем (входящем) документе 194 Рисунок И2 – Пример формы для ввода сведений о создаваемом (исходящем или внутреннем) документе 195 Приложение К Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения Наименование организации Фонд № УТВЕРЖДАЮ ОПИСЬ № дел постоянного хранения Наименование должности руководителя предприятия за год Подпись Расшифровка подписи Дата Название раздела (структурного подразделения организации) № п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Количество листов Примечания 1 2 3 4 5 6 В данный раздел описи внесено ед.хр., с № литерные номера пропущенные номера по № , в том числе: Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив) Дата Подпись Расшифровка подписи УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного учреждения от № Протокол ЦЭК (ЭК) организации от № 196 Приложение Л Форма титульного листа описи электронных документов постоянного хранения Фонд № Опись № За год УТВЕРЖДАЮ Протокол ЭПК (название архива) № № ед. учета № ед.хр. Заголовок ед. учета Дата создания Объем (Мбайт) Количество записей (для баз данных) Формат данных Состав текстовой сопроводительной документации Приме- чание 1 2 3 4 5 6 7 8 9 В данный раздел описи включено ед.учета с № по № ; (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) ед.хр. с № по № объемом Мбайт. Всего в опись включено ед.учета с № по № ; (цифрами и прописью) ед.хр. с № (цифрами и прописью) по № объемом Мбайт. Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК (ЦЭК) организации № Председатель ЭК (ЦЭК) организации (должность, подпись, расшифровка подписи) 197 Приложение М Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения Наименование организации Фонд № ОПИСЬ № дел временного (свыше 10 лет) хранения УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя предприятия за год Подпись Расшифровка подписи Дата Название раздела (структурного подразделения организации) № п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Срок хранения Количество листов Примечания 1 2 3 4 5 6 7 В данный раздел описи внесено ед.хр., с № по № , в том числе: литерные номера пропущенные номера Наименование должности составителя описи Подпись Дата Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) организации от № 198 Приложение Н Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению АКТ УТВЕРЖДАЮ № (место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата На основании (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № (название фонда) № п/п Заголовок дела или групповой заголовок документов Крайние даты Номера описей Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи Коли- чество ед.хр. Сроки хранения и номера статей по перечню Примечания 1 2 3 4 5 6 7 8 Итого (цифрами и прописью) ед.хр., за годы Описи дел постоянного хранения за по личному составу согласованы с ЭПК годы утверждены, (наименование архивного учреждения) (протокол от № ) Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Дата Расшифровка подписи 199 СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от № Документы в количестве ед.хр., (цифрами и прописью) весом кг сданы в (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от № Наименование должности работника, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи Дата Изменения в учетные документы внесены Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы Дата Подпись Расшифровка подписи 200 Учебное издание Фионова Людмила Римовна Освоение профессиональных компетенций в сфере документационного обеспечения управления Редактор Н. А. Сидельникова Компьютерная верстка Н. В. Ивановой Дизайн обложки А. А. Стаценко Подписано в печать 27.06.2016. 1 Формат 60 84 / 16 . Усл. печ. л. 11,63. Тираж 150. Заказ № 354. Издательство ПГУ 440026, Пенза, Красная, 40. Тел./факс: (8412) 56-47-33; e-mail: iic@pnzgu.ru |