Учебник Пенза Издательство пгу 2016
 Скачать 2.67 Mb.
|
|
ЗАКЛЮЧЕНИЕ В современных условиях важным фактором конкурентоспо- собности организации является повышение качества управленче- ских решений, которое в свою очередь во многом определяется уровнем организации делопроизводства и ДОУ. Успешное управление любым процессом, предприятием, биз- несом невозможно без использования современных технологий ДОУ. Процесс управления базируется на информации об управляе- мых объектах, которая чаще всего представлена в документах и в свою очередь является основой принятия любого решения. ДОУ возникает только тогда, когда возникает процесс управления, но сам процесс управления может эффективно функционировать толь- ко в том случае, когда в нем поставлено ДОУ, т.е. определен поря- док документирования и работы с документами. По существу ДОУ – это технология управления, это «центральный мотор в ма- шине управления». Организация ДОУ на уровне современных требований преду- сматривает создание единой комплексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения). Происходит фиксация постоян- ных правил работы и разовых управляющих воздействий в различ- ных управленческих документах. Создается база для внедрения внутрифирменных стандартов всех видов деятельности. Строгий подход к проработке ДОУ позво- ляет существенно упорядочить как процесс принятия важных реше- ний, так и контроль их своевременного и качественного выполнения. Как показывает практика без тщательной проработки принци- пов ДОУ очень сложно, а в большинстве случаев невозможно внед- рить в организации электронный документооборот, который бы позволил существенно повысить эффективность управления. Авто- матизация неорганизованного документооборота реально позволяет только увеличить объем документированной информации, а проб- лемы поиска нужных данных, решение проблем непротиворечиво- сти документов и получения нужной для принятия решений ин- формации остаются и даже усугубляются. Грамотно построенная система ДОУ является эффективным инструментом контроля исполнения, достаточно простым средст- вом ведения общего делопроизводства и решения различных спе- циальных вопросов при работе с документами. 161 Руководитель организации владеет информацией о работе его подчиненных и вовремя принимает решения по устранению возни- кающих проблем и координации деятельности персонала организа- ции. Это позволяет вести любую деятельность упорядоченно, эф- фективно и ответственно. Надежная, целостная, комплексная система ДОУ гарантирует, что все документы, сопровождающие деятельность организации, аутентичны, достоверны и пригодны для использования, как требу- ет государственный стандарт. При этом сотрудники, создающие документы, понимают, как требования, предъявляемые текущей де- ловой деятельностью, регулирующей средой и общественными по- требностями, влияют на их действия Грамотно и своевременно составленные документы обеспечи- вают защиту и поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием доказательств деятельности организации. Своевременно и юридически правильно оформленные документы в конечном итоге защищают интересы ор- ганизации и права сотрудников, клиентов, заинтересованных лиц. Важно отметить, что чем крупнее компания, а значит, чем больше объем документооборота, тем в большей степени на эффективность работы оказывает система ДОУ. В результате нестандартизированного ДОУ (организованного без учета требований современных нормативных актов) появляется большое количество документов, содержащих только часть необхо- димой информации, а значит, искажающих действительность и не- благоприятно влияющих на процесс управления предприятием или бизнесом. Исправить ситуацию можно внедрением современных техноло- гий ДОУ. Для этого необходимо точно описать процесс управления (с четкими задачами, распределением обязанностей и делегирова- нием полномочий на нижестоящий уровень), все бизнес-процессы и разработать в соответствии с действующей нормативной базой Инструкцию по делопроизводству или внутренний стандарт по уп- равлению документацией, Номенклатуру дел, Альбом и Табель унифицированных форм документов организации. Разработанные собственные организационные документы по рациональному ведению делопроизводства (а это могут выполнить только специалисты) в каждой конкретной организации обеспечи- вают выполнение законодательных и регулятивных требований, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятель- ности. 162 Важно подчеркнуть, что в условиях рыночной экономики ка- чество выпускаемой продукции становится серьезным преимуще- ством в конкурентной борьбе на внутреннем рынке. Стремление выйти на международный рынок заставляет все большее число российских предприятий получать сертификаты на соответствие стандартам серии ISO 9000. Опять же одно из их требований – обя- зательность документирования деятельности предприятия. Доку- ментация делает систему «видимой» не только для разработчиков и внутренних пользователей, но и для проверяющих и заказчиков. При этом документально фиксируются формирование органи- зационной политики и принятие управленческих решений, обеспе- чиваются согласованность и необходимая производительность управленческой деятельности. Четко и грамотно организованная система ДОУ позволяет на- ладить и информационно-справочную работу по документам пред- приятия или учреждения, которая должна охватывать весь массив документов учреждения. Служба ДОУ всегда в течение нескольких минут сможет ответить на два важных для руководителя вопроса: у кого, где и в какой стадии работы находится любой до- кумент? в каких документах можно найти информацию по конкрет- ному вопросу? Таким образом, внедрение современных технологий ДОУ в бизнес повышает культуру делопроизводства в организации, облегчает контроль исполнения распоряжений руководителя, позволяет быстро локализовать информацию, необходимую для обоснования управленческого решения, а значит, повышает эффек- тивность управления и выгодно отличает любую организацию от конкурентов. Еще раз можно подчеркнуть, что система ДОУ, как зеркало, отражает систему управления предприятия или учреждения. Решением задачи разработки и внедрения системы ДОУ в ор- ганизации должны заниматься специалисты. Именно они смогут оценивать состояние ДОУ, отслеживать все изменения и поддержи- вать систему ДОУ в актуальном состоянии. Готовность решать пе- речисленные задачи базируется на освоении профессиональных компетенций сферы делопроизводства и ДОУ. 163 ГЛОССАРИЙ Автор документа: организация, должностное лицо или граж- данин, создавшие документ. Альбом унифицированных форм документов: сборник ус- тановленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению. Архив: организация или ее структурное подразделение, осу- ществляющее комплектование, учет, хранение и использование ар- хивных документов. Архивное дело: деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных доку- ментов. Архивный документ: документ, сохраняемый или подлежа- щий сохранению в силу его значимости для граждан, общества и государства. Архивная опись: архивный справочник, содержащий систе- матизированный перечень единиц хранения архивного фонда, кол- лекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содер- жания. Архивная справка: документ, составленный на бланке архи- ва, имеющий юридическую силу и содержащий документную ин- формацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен. Архивный фонд: совокупность архивных документов, исто- рически и/или логически связанных между собой. Архивный фонд Российской Федерации: исторически сло- жившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных доку- ментов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, по- литическое или культурное значение, подлежащих постоянному хранению. Бланк документа: лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Вид документа: классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения. Внутренний документ: официальный документ, не выходя- щий за пределы подготовившей его организации. 164 Внутренняя опись документов дела: учетный документ, со- держащий перечень документов дела с указанием порядковых но- меров документов, их индексов, названия, дат, номеров листов. Входящие документы; поступившие документы: документ, поступивший в учреждение. Графический документ: изобразительный документ, в кото- ром изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени. Дело: совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в от- дельную обложку. Делопроизводство: деятельность, обеспечивающая докумен- тирование, документооборот, оперативное хранение и использова- ние документов. Документационное обеспечение управления (ДОУ): дея- тельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами. Документ: зафиксированная на носителе информация с рек- визитами, позволяющими ее идентифицировать. Документальный фонд: совокупность документов, образую- щихся в деятельности организации. Документ временного хранения: документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничто- жению. Документирование: запись информации на различных носи- телях по установленным правилам. Документированная информация: структурированная ин- формация, зафиксированная на носителе. Документооборот: движение документов в организации с мо- мента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Документ постоянного хранения: документ, к которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника до- кумента, имеющий юридическую силу. Исходящий документ; отправляемый документ: официаль- ный документ, отправляемый из учреждения. Информационная функция документа: запечатление (фик- сация), сохранение и передача информации. 165 Информация: сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. Информационная система: совокупность содержащейся в ба- зах данных информации и обеспечивающих ее обработку информа- ционных технологий и технических средств. Информационные технологии: процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения ин- формации и способы осуществления таких процессов и методов. Коммуникативная функция документа: организация и под- держание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры. Копия документа: экземпляр документа, полностью воспро- изводящий информацию подлинника документа. Культурная функция документа состоит в фиксации и за- креплении полученных знаний, традиций, эстетических норм, сис- тем ценностей, поведения и деятельности, навыков, ритуалов, тра- диций, выработанных и сохранившихся в обществе. Машинописный документ: письменный документ, при соз- дании которого знаки письма наносят техническими средствами. Метаданные: данные, описывающие контекст, содержание, структуру документа, обеспечивающие управление документами в информационной системе. Номенклатура дел: систематизированный перечень заголов- ков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения (оформленный в установленном порядке). Носитель (документированной) информации: материаль- ный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и вос- произведения) речевой, звуковой или изобразительной инфор- мации. Объем документооборота: количество документов, посту- пивших в организацию и созданных ею за определенный период. Оперативное хранение документов: хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения. Организационно-распорядительный документ: вид пись- менного документа, в котором фиксируют решение администра- тивных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности орга- нов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделе- ний и должностных лиц. 166 Официальный документ: документ, созданный организаци- ей, должностным лицом или гражданином, оформленный в уста- новленном порядке. Оформление документов: проставление на документе необхо- димых реквизитов (установленных правилами документирования). Письменный документ: документ, информация которого за- фиксирована знаками письменности. Подлинник документа: первый или единственный экземпляр документа. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, време- ни и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Постоянное хранение документов: вечное хранение доку- ментов без права их уничтожения. Правовая функция: функция фиксации, закрепления и изме- нения правовых норм и правоотношений. Реквизит документа: элемент оформления документа. Регистрация документа: присвоение документу регистраци- онного номера и внесение данных о документе в регистрационно- учетную форму. Система документации: совокупность документов, взаимо- связанных по признакам назначения, вида, сферы деятельности и единых требований к их оформлению. Служба делопроизводства: структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации. Социальная функция документа состоит в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации. Стандартизация: деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного исполь- зования. Эта деятельность направлена на достижение упорядочен- ности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг Стандартизация в ДОУ характеризуется тремя основными моментами: − во-первых, это установление на длительный промежуток времени общегосударственных общеобязательных нормы создания документов, причем стандартизация не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение; 167 − во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех до- кументов; − в третьих, стандартизация − это закрепление и распростра- нение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют наи- большую функциональную оправданность, обеспечивают наиболь- ший управленческий эффект. Табель унифицированных форм документов: перечень ус- тановленных к применению унифицированных форм документов организации. Текстовый документ: документ, содержащий речевую ин- формацию, зафиксированную любым типом письма или любой сис- темой звукозаписи. Унификация: оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. Унификация текстов документов: организованная деятель- ность, направленная на повышение эффективности функциониро- вания документов в сфере управления, что достигается путем: − сокращения времени на составление документов и их вос- приятие; − обеспечения оптимальной плотности записи; − возможности выборочного чтения; − организации многоаспектного поиска информации; − приспособления документации к обработке средствами ор- ганизационной и электронно-вычислительной техники. Унифицированная система документации (УСД): система документации, созданная по единым правилам и требованиям, со- держащая информацию, необходимую для управления в опреде- ленной сфере деятельности. Унифицированная форма документа (УФД): формуляр до- кумента определенного вида, содержащий постоянную часть текста (совокупность реквизитов формуляра устанавливается в соответст- вии с решаемыми в конкретной сфере деятельности задачами). Управление документами: деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к доку- ментальному фонду организации. Управленческая функция документа − средство управлен- ческой деятельности. Формирование дела: группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела. 168 Формуляр документа: совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности. Формуляр-образец документа: модель построения докумен- та, устанавливающая область применения, форматы, размеры по- лей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Функция документа: целевое назначение, присущее ему. Функция документа как исторического источника изуча- ется исторической наукой. Документ становится историческим ис- точником с момента его возникновения, а не в том случае, когда поступил на постоянное хранение. Функция учета − это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографи- ческими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля. Хранение документов: организация рационального размеще- ния и обеспечение сохранности документов. Электронный документ: зафиксированная на материальном носителе информация в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенная для передачи во времени и про- странстве с использованием средств ВТ и электросвязи в целях хранения и общественного использования. |