Учебник Пенза Издательство пгу 2016
 Скачать 2.67 Mb.
|
|
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов ед. хр. № № п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов ед. хр. Примечание 1 2 3 4 5 6 Итого документов. (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись И.О. Фамилия 00.00.0000 Рисунок 41 − Форма внутренней описи документов дела Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хра- нения оформляется по установленной форме (рисунок 42). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: прове- ряется соответствие заголовков дел на обложке содержанию под- шитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вно- сятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.). На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с существующими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хра- нения описи не составляются. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (приложение К); электронные документы (приложение Л), дела временного (свыше 10 лет) хранения (приложение М); дела по лич- ному составу; дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.). 150 Код гос. архива Код организации Ф. № Oп. № Д. № (Наименование архивного учреждения) (Наименование организации и структурного подразделения) ДЕЛО № ТОМ № (Заголовок дела) (Крайние даты) На листах Хранить Ф. № Oп. № Д. № Рисунок 42 − Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения На предприятии в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под не- посредственным методическим руководством архивной службы. По архивным описям документы сдаются в архив. Описи, подго- товленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи предприятия, которую готовит архив и по которой он сдает дела на государственное хранение. При составлении описи дел соблюдаются требования, уста- новленные «Основными правилами работы архивов организаций» [19] и Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 [11]. Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах. Особого внимания требуют электронные архивы [52−53]. 151 С момента заведения и до передачи в архив предприятия дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, не- сут ответственность за сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведен- ных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняю- щих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Машинограммы, используемые в структурных подразделениях, формируются в дела и хранятся на общих основаниях. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организа- циям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта − заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие документов из дел постоянного хране- ния допускается в исключительных случаях и производится с раз- решения руководителя с обязательным оставлением в деле заверен- ной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности предприятия, имеющие историческое, научное, социальное, эконо- мическое, политическое, художественное или иное культурное зна- чение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от ведомственной принадлежности, времени проис- хождения, места хранения, техники и способа закрепления инфор- мации подлежат передаче на государственное хранение. Для хранения документов Архивного фонда Российской Фе- дерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение предприятие образует архив. В своей практической деятельности архив предприятия руко- водствуется законодательством Российской Федерации, приказами и указаниями руководителя предприятия, нормативными и методи- ческими документами Росархива, других организаций Государст- венной архивной службы Российской Федерации, Положением об архиве предприятия. 152 Архив предприятия хранит документы предприятия, органи- заций-правопреемников и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций-источников комплектова- ния архива, утвержденным руководителем предприятия. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничто- жению в установленном порядке. Передача дел в архив осуществляется по графику, составлен- ному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем канцелярии (служ- бы ДОУ) [54]. Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра опи- си указываются цифрами и прописью количество фактически при- нятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-пе- редачи дел, а также подписи заведующего архивом предприятия и лица, передавшего дела. Вместе с делами в архив предприятия передаются регистрационные карточки на документы. Заголовок каждой карточки включается в опись. 153 6 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ Завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, как уже отмечалось, должны про- ходить экспертизу ценности. Экспертиза ценности документов − это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Паспорт компетенции ДК «Способность принимать участие в работе по проведению экспертизы ценности документов» (ПК27 по ФГОС 3+) представлен в таблице 27 [55−56]. Таблица 27 − Паспорт компетенции ПК27 Содержание ДК Способность принимать участие в работе по проведению экспертизы ценности документов 1 2 Виды деятельности, в рамках которых данная ДК востребована Технологическая и научно-исследовательская Задачи, для решения которых владение данной ЭДК необходимо Задача 1 (связана с технологической деятельностью): грамотное проведение экспертизы ценности документов в текущем делопроизводстве. Задача 2 (связана с научно-исследовательской деятельностью): составление рекомендаций по проведению экспертизы ценности документов ЗК, на базе которых формируется данная ЭДК ПК32 − владеть законодательной и нормативно- методической базой ДОУ и архивного дела. ПК37 − владеть принципами, методами и нормами организации, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, документов личного происхождения. ПК40 − знать требования к организации обеспечения сохранности документов в архивах. ПК47 − владеть принципами и методами организации хранения документов НК, которые являются необходимыми для овладения данной ЭДК ПК8 − способностью анализировать ценность документов с целью их хранения. ПК21 − владеть навыками составления описей дел, подготовки дел к передаче в архив организации, государственный или муниципальный архив. ПК26 − владеть навыками обработки документов на всех этапах документооборота, систематизации, составления номенклатуры дел 154 Продолжение таблицы 27 1 2 Нормативные акты, необходимые для овладения (освоения) данной ЭДК − Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477. − Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. − Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. − М. : ВНИИДАД, 2007. – 264 с. − ГОСТ Р 7.0.8−2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Основные правила работы архивов организаций, одобр. решением коллегии Росархива от 06.02.2002. − Приказ Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». − Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности гоcорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. − Приказ Росархива от 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия» Название дисциплины, для которой эта ДК является ИК Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу. Документационное обеспечение управления в органах власти Название дисциплины, для которой эта ДК является ЦК Организация и технология ДОУ 155 Продолжение таблицы 27 1 2 Критерии эффективности − Определены законодательные и нормативные акты, необходимые для проведения экспертизы ценности документов в конкретной организации. − Правильно выбраны критерии для проведения экспертизы ценности документов в конкретной организации. − Подготовлены проекты документов для проведения экспертизы ценности: o примерный состав экспертной комиссии (ЭК); o проект приказа об утверждении состава ЭК; o проект положения об ЭК; o график работы ЭК; o форма протокола заседания ЭК. − Документы, по которым проводится экспертиза ценности, разделены на правильные группы. − Выделены дела для полистного просмотра. − Подготовлены необходимые описи дел. − Определены и обоснованы дела, выделенные к уничтожению Отнесение документов к составу Архивного фонда Россий- ской Федерации (АФ РФ) осуществляется по результатам эксперти- зы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев проис- хождения, содержания, внешних особенностей документов. К критериям происхождения относятся: роль и место органи- зации в системе государственного управления или конкретной от- расли, значимость выполняемых ею функций, значение физическо- го лица в жизни общества, время и место образования документа. К критериям содержания относятся: значимость события (яв- ления), отраженного в документе, значение имеющейся в докумен- те информации, повторение информации документа в других доку- ментах, вид документа, подлинность документа. К критериям внешних особенностей относятся: форма фикси- рования и передачи содержания, удостоверения, оформление доку- мента, его физическое состояние. Экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов Россий- ской Федерации по архивному делу и ДОУ; типовых и ведомственных перечней документов с указани- ем сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; 156 нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела. Отбор электронных документов (ЭД) на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД, которая проводится экспертной комиссией организации. Экспертиза ценности документов в организации проводится: а) в делопроизводстве − при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; б) в архиве − в процессе подготовки к передаче дел на посто- янное хранение. Для организации и проведения работы по экспертизе ценно- сти документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов АФ РФ, включая управленческую, научно- техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую доку- ментацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК). Деятельность комиссии долж- на регламентироваться положением, оформляемым на общем блан- ке организации и утверждаемым руководителем организации. В министерствах и ведомствах, других организациях, имею- щих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив. В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архив- ного учреждения, для которого данная организация является источ- ником комплектования. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются: организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процесс формирования дел; организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации; 157 организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муни- ципальный архив. Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются: организация ежегодного отбора дел для хранения и уничто- жения; рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждена предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определе- нии сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; участие в подготовке и рассмотрении проектов норматив- ных и методических документов по вопросам работы с документа- ми в организации. ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом рабо- ты и по мере необходимости. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируют- ся. Протоколы подписываются председателем и секретарем комис- сии. Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем организации. Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомст- венными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утвержда- ются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы ДОУ совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов в струк- турных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. 158 Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допуска- ется отбор документов для хранения и уничтожения только на ос- новании заголовков дел. Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», со- держащие документы постоянного хранения, подлежат переформи- рованию. Выделенные из их состава документы постоянного хра- нения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы вре- менного хранения, определяются по перечню документов с указа- нием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соот- ветствующего государственного или муниципального архива. По результатам экспертизы ценности документов в организа- ции составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. В архиве организации в зависимости от состава и объема до- кументов, отнесенных к составу АФ РФ, составляются описи дел постоянного хранения и описи дел по личному составу. Управлен- ческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы ЭД включаются в самостоятельные описи. Порядок оформления и утверждения описей установлен в Основных правилах работы ар- хивов организаций. ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянно- го хранения и согласовывает описи дел по личному составу (вклю- чая опись дел ЭД). Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходи- мости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничто- жению. Только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения руководитель организации рас- 159 сматривает и утверждает одобренные ЦЭК (ЭК) акты и другие опи- си. После этого организация имеет право уничтожать дела, вклю- ченные в данные акты (приложение Н). Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Напри- мер, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2015 г. мо- гут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 янва- ря 2019 г. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. |