Учебник Пенза Издательство пгу 2016
 Скачать 2.67 Mb.
|
|
4.5 Методика анализа состояния документационного обеспечения управления в организации В современных условиях важным фактором конкурентоспо- собности организации является повышение качества управленче- ских решений, которое в свою очередь во многом определяется, как уже отмечалось, уровнем организации ДОУ. В этой связи актуализируется проблема разработки и внедрения проектов рацио- нализации системы ДОУ, призванных сократить издержки на осу- ществление процессов формирования и использования информаци- онных ресурсов организации при одновременном улучшении их качественных параметров. Решение этих задач предполагает широкое применение тра- диционных, ставших классическими мер по рационализации дело- производства, таких, в частности, как: унификация форм и содер- жания документов; оптимизация маршрутов их движения на основе принципа прямоточности; снижение трудозатрат сотрудников посредством обеспечения параллельности, пропорциональности, ритмичности и оптимального соотношения специализации и уни- версализации при выполнении работ; минимизация количества циркулирующих в аппарате управления документов путем устране- ния дублирования различных данных и показателей в документаци- онном комплексе, а также уточнения целевого назначения и харак- тера использования документов в системе управления. Важно подчеркнуть, что возможности повышения эффективности систем ДОУ существенно расширяет ориентация разработчиков проектов 127 на использование современных информационных технологий, внед- рение автоматизированных систем. Для того чтобы привести систему ДОУ в состояние, соответ- ствующее современным нормативным требованиям, и подготовить к внедрению автоматизированной системы (АС ДОУ), необходимо провести ее анализ. Целью такого анализа в организации (подраз- делении) является [43]: классификация и оптимизация состава применяемых в дея- тельности организации (подразделения) форм документов: упорядочение в целом ДОУ организацией; оптимизация документооборота; повышение эффективности использования компьютерных технологий. Анализ позволит выявить специалистов, наиболее «загружен- ных» документами; исключить лишнее согласование или визирова- ние документов; сократить количество возвратных движений доку- ментов к одному и тому же сотруднику, но в разное время; исключить хранение лишних копий документов. До начала внедрения информационных технологий в сферу ДОУ анализ и предпринятые корректирующие действия по итогам анализа состояния ДОУ позволят «навести порядок» в «ручном» делопроизводстве. В образовательном стандарте указана необходимая и важная для специалиста по ДОУ профессиональная компетенция ПК46: «Владеть методами проведения анализа организации ДОУ и ар- хивного хранения документов в конкретной организации». Паспорт одной из ЭДК, входящей в ПК 46, показан в таблице 22. Таблица 22 – Паспорт осваиваемой ЭДК Содержание ЭДК Способен провести анализ состояния ДОУ в организации 1 2 Виды деятельности, в рамках которых данная ЭДК востребована Организационно-управленческая и научно-исследовательская Задачи, для решения которых владение данной ЭДК необходимо Задача 1 (связана с организационно-управленческой деятельностью): анализ состояния ДОУ. Задача 2 (связана с научно-исследовательской деятельностью): составление рекомендаций по проведению анализа состояния ДОУ 128 Продолжение таблицы 22 1 2 ЗК, на базе которых формируется данная ЭДК ПК3 − владеть знаниями основных проблем в области документоведения и архивоведения. ПК32 − владеть законодательной и нормативно- методической базой ДОУ и архивного дела; ориентироваться в правовой базе смежных областей. ПК43 − владеть принципами и методами упорядочения состава документов и информационных показателей. ПК45 − владеть методами оптимизации документопотоков НК, которые являются необходимыми для овладения данной ЭДК ПК1 − способность применять научные методы при исследовании объектов профессиональной деятельности. ПК14 − владеть навыками использования компьютерной техники и информационных технологий в ДОУ. ПК25 − владеть навыками подготовки управленческих документов и ведения деловой переписки. ПК26 − владеть навыками обработки документов на всех этапах документооборота, систематизации, составления номенклатуры дел. ПК48 − владеть навыками оптимизации состава документов и информационных потоков, сокращения их количества. ПК50 − способность совершенствовать ДОУ Нормативные акты, необходимые для овладения (освоения) данной ЭДК Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. − М. : ВНИИДАД, 2007. – 264 с. ГОСТ Р 7.0.8−2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 6.30−2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов 129 Продолжение таблицы 22 1 2 Название предмета (дисциплины), для которого эта ЭДК является ИК Делопроизводство в кадровой службе и архивы документов по личному составу. Архивоведение Название предмета (дисциплины), для которого эта ЭДК является целевой компетенцией Организация и технология ДОУ Критерии эффективности Построена схема информационных потоков в организации. Определены место и роль службы ДОУ. В соответствии с особенностями организации корректно определены состав и виды всех управленческих документов. Проанализирован порядок документирования на соответствие современным нормативным требованиям. Оценен подход к выбору системы регистрации и регистрационных форм. Проанализирован подход к организации контроля исполнения документов. Проведен анализ организации документооборота. Проверено формирование дел. Проанализированы имеющиеся локальные акты по ДОУ и выработаны рекомендации по их совершенствованию Для получения количественных характеристик состояния ДОУ предлагается разработанная анкета [43]. Анализ состояния ДОУ в организациях и на предприятиях (Анкета для опроса) Номер вопроса Вопрос Место для ответа 1 2 3 1 Название организации (предприятия) 2 Где (кем) осуществляется документационное обеспечение управления (ДОУ)? (отметьте) а) структурное подразделение б) секретарь-помощник руководителя в) специально назначенное «лицо» г) другой вариант 130 1 2 3 3 Состав службы ДОУ (или людей, непосредственно работающих с документами): 1) структура службы ДОУ: а) количество человек всего б) названия должностей в) распределение обязанностей г) наличие должностных инструкций 2) уровень подготовки специалистов: а) с высшим образованием (сколько человек) б) со специальным высшим образованием в) со средним образованием г) «владеющих компьютером» 4 Какая нормативно-методическая база используется в работе? (есть, нет, название) а) стандарты б) положения, в том числе о службе ДОУ в) инструкция по делопроизводству (указать дату утверждения) г) Альбом форм документов д) Табель форм документов е) номенклатура дел ж) положение об архиве з) положение об экспертной комиссии 5 Как изготавливаются бланки предприятия (организации)? а) типографским способом б) на компьютере в) с помощью резинового штемпеля 6 Как организована регистрация документов? а) централизованно б) децентрализовано в) по смешанному типу г) в журналах д) на карточках е) с помощью автоматизированной системы 7 Есть ли утвержденный перечень нерегистрируемых документов? Да/Нет 8 Число документов, обрабатываемых службой ДОУ в год 9 Число документов, создаваемых непосредственно службой ДОУ 10 Как организован сроковый контроль? а) вручную б) автоматизированным способом в) никак 131 1 2 3 11 Какие применяются сроки контроля? а) индивидуальные б) типовые (какие и для каких документов) в) есть утвержденный перечень сроков исполнения документов 12 Какие системы документации обеспечивают деятельность организации? а) плановая б) финансовая в) организационно-распорядительная 13 Оснащение службы ДОУ или людей, работающих с документами (указать количество, если есть): а) компьютеры б) принтеры в) сканеры г) факсы д) копировальные аппараты е) телефоны ж) локальная сеть з) электронная почта и) выход в сеть INTERNET к) прочее 14 Какие программные средства используются в работе службы ДОУ? 15 Есть ли элементы электронного документооборота? И какие? Ее заполнение можно осуществить методом опроса и интер- вьюирования специалистов предприятия, занятых решением вопро- сов ДОУ. Результаты обработки данных обследования предприятия или организации по этой анкете необходимо для наглядности пред- ставить графически, как, например, на рисунке 35. Рисунок 35 − Диаграмма видов поступающих документов 132 Анализ состояния ДОУ в целом, и организации документо- оборота в частности, должен проводиться в несколько этапов: 1 Построение структурной схемы предприятия, цель: определить место службы ДОУ, ее подчиненность, состав должностных лиц в службе ДОУ; выявить особенности подготовки и принятия решений в си- стеме управления организацией. 2 Построение схемы информационных потоков в организации (в привязке к организационной структуре), цель: определить состав исходной информации, получаемой в ви- де документов, при решении задач управления; определить состав выходной информации, оформляемой в виде документов, всю информацию желательно представить в виде схемы, с использованием современных инструментальных средств, как, например, BPWin на рисунке 36; получить данные о важности обрабатываемой и циркули- рующей документированной информации, используемой в управ- лении; приблизительно оценить объем документооборота (прове- рить, проводится ли в организации такая оценка систематически), подсчитать, сколько и каких видов документов оформляется, какие способы доставки и отправки используются. 3 Описание порядка документирования управленческой дея- тельности в организации, цель: определить правила классификации организационно-распо- рядительных документов организации; выявить, на кого возложена ответственность за подготовку, согласование, подписание и утверждение каждого документа. 4 Анализ порядка документирования на соответствие совре- менным нормативным требованиям и методическим рекомендаци- ям, цель − провести документный аудит (приложение Е) и выявить степень отклонения от ГОСТа или от ведомственных инструкций по делопроизводству; определить, имеются ли, как самостоятель- ные документы утвержденные инструкции по подготовке отдель- ных видов документов [44], показан ли в них порядок подготовки документа или изложены только требования к оформлению. 133 Фед ер альны е зако ны , пасто навления пр авительства, указы, инстр у кции, ГОСТы, метод ические реко мендации, устав, дол жностны е инстру кции Макшанова Наталья Михайловна US ED AT : AUTHOR: Фионова Людмила Римовна DATE: 10.05.2006 PROJ ECT: Последовательность движения и REV: 17.05.2006 с оответс твенно оформления документов NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 WORK ING READER DATE CONT EX T: A-0 DRAFT RECOMMENDED PUBLICATION Федеральные законы, постановления правительства, указы, инструкции, ГОСТы, методические рекомендации, устав, должностные инструкции Внесение поправок Подготовка и рассылка Договоры покупки и в договора покупок писем поставщикам Письма спецификации к ним 0 р. 4 0 р. 1 Инфор мация о Рассмотрение и анализ Исправленные варианты д о го воров по ку пки поставщиках писем-ответов Письма-ответы 0 р. 2 Договоры покупки и Оформление и рассылка спецификации к ним договоров покупки и спецификаций к ним Оплата и отправка 0 р. 3 счетов 0 р. 5 Сч ета Пл атежны е Отправка платежных пор уч ения поручений По ставщики 0 р. 6 Отдел продаж NODE: A0 TIT LE: NUMBER: Рисунок 36 – Схема, отражающая порядок оформления документов отдела продаж при работе с поставщиками 5 Описание и анализ процедуры регистрации документов в организации (на предприятии), цель: определить, какая система регистрации используется в ор- ганизации, какие приняты регистрационные формы, как формиру- ются регистрационные номера; если система регистрации журнальная, то выяснить: o сколько существует различных журналов регистрации входящих документов? o какие документы регистрируются в каждом журнале? o какие графы введены в каждом журнале? 134 − если используются регистрационно-контрольные карточки, то какие поля они имеют? − если существует автоматизированная система регистрации входящих документов, то какие данные заносятся в систему? − существует ли как самостоятельный документ инструкция по регистрации входящих документов? − имеется ли утвержденный перечень регистрируемых и нере- гистрируемых документов? − все ли внутренние документы регистрируются? − каковы порядок регистрации внутренних документов, место регистрации каждого вида и разновидности документа, порядок присвоения регистрационного номера? 6 Описание и анализ процедуры контроля за исполнением до- кументов в организации, цель: определить, как подходят к контролю в организации (фор- мальная фиксация факта исполнения/срыва или выявление реаль- ных причин); описать, как строится контрольная картотека (если она име- ется); для каких входящих документов производится контроль ис- полнения? проставляется ли на документе «Отметка о контроле»? Как она выглядит? кто контролирует сроки исполнения документов? Каким об- разом? Как это отражается в регистрационной карточке или в жур- нале? оформляется ли по результатам контроля исполнения каж- дого документа какой-либо отчетный документ? проводится ли контроль исполнения внутренних докумен- тов? Для каких документов и каким образом? имеется ли Журнал контроля исполнения? выявить, для чего и как используются компьютерные техно- логии. 7 Анализ организации документооборота, т.е. анализ правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в ор- ганизации, цель: выявить документопотоки (сложившиеся в организации или организованные в пределах информационной системы движения данных в определенном направлении, при условии, что у этих дан- ных общий источник и общий приемник) по двум признакам: 135 а) по направлению (горизонтальные, вертикальные, нисхо- дящие, восходящие); б) по отношению к управляемому объекту (входящие, исхо- дящие, внутренние); описать наиболее стабильные маршруты движения входя- щих и исходящих документов (движение внутренних документов наименее регламентировано); посмотреть, есть ли графики документооборота в подразде- лениях и Табель унифицированных форм документов. 8 Описание и анализ процедуры формирования дел в органи- зации, целью является проверка следующих моментов: как формируются заголовки дел; сразу ли исполненные документы подшиваются в дела; нет ли в одном деле документов разных видов и разных сро- ков хранения; не подшиваются ли в дела незаверенные копии, дубликаты, проекты документов; как подшиваются документы с разными сроками хранения; соблюдается ли хронологический порядок при формирова- нии документов дел; нумеруются ли листы дела; составляются ли описи дел; проводится ли экспертиза ценности документов; как организовано уничтожение документов. 9 Анализ перечня локальных нормативных актов организации, регламентирующих порядок документирования, цель: проверка на- личия и доработка: Положения о службе ДОУ; Должностных инструкций в службе ДОУ; Инструкции по делопроизводству; Табеля и Альбома форм документов; Номенклатуры дел; Положения об экспертной комиссии организации; Положения об архиве. При выполнении 9-го этапа необходимо занести сведения в таблицы 23 и 24. 136 Таблица 23 − Сведения о Положениях о структурных подразделениях № п/п Наимено- вание струк- турного подразделе- ния Наличие Положе- ния о подраз- делении Дата утверж- дения Степень соответствия требованиям к содержа- нию Степень соответствия требованиям к оформле- нию На какие нормативные документы ссылается Положение 1 2 3 4 5 6 7 Таблица 24 − Сведения о Должностных инструкциях в подразделении № п/п Наиме- нование должности Наличие Должност- ной инст- рукции Дата утверж- дения Степень соответствия требованиям к содержа- нию Степень соответствия требованиям к оформле- нию На какие нормативные документы ссылается Должностная инструкция 1 2 3 4 5 6 7 Вопросник для анализа Инструкции по делопроизводству включает следующие вопросы: Дата утверждения Инструкции по делопроизводству. Степень соответствия требованиям к содержанию. Степень соответствия требованиям к оформлению. Выполняются ли требования Инструкции сотрудниками организации? Каков порядок использования Инструкции по делопроиз- водству? Доступна ли она отдельным сотрудникам? Достаточно ли подробно рассмотрен порядок регистрации входящих документов в Инструкции по делопроизводству? Как описан порядок передачи входящего документа испол- нителю? Определены ли места хранения документов по видам? Собирая основные сведения о документах, сопровождающих работу предприятия или организации, важно не потерять ни один документ и ни одну характеристику этого документа. С этой целью разработаны таблицы (приложение Ж) и рекомендации по их за- полнению. Последовательное выполнение перечисленных этапов обсле- дования и анализа ДОУ в различных организациях позволит при- вести все процедуры работы с документами в соответствие с совре- менной нормативной базой, облегчить процесс принятия решений 137 руководителями и подготовить условия для внедрения компьютер- ных технологий в сферу ДОУ. Необходимо также построить оперограммы движения входя- щих и исходящих документов (по видам). Если на предприятии или в организации отсутствует Инст- рукции по делопроизводству, то главным итогом выполнения ис- следования должна быть ее разработка [45]. При наличии инструкции необходимо также разработать Табель или Альбом унифицированных форм документов, приме- няемых в организации (на предприятии). Табель «узаконит» формы документов, участвующих в про- цессах документирования информации на предприятии, и обяза- тельные процедуры, связанные с согласованием, удостоверением, утверждением каждой формы. Альбом облегчит грамотное оформ- ление документов, повысит общую культуру делопроизводства в организации. При отсутствии Номенклатуры дел ее обязательно нужно раз- работать, а при наличии после анализа состояния ДОУ уточнить и привести в соответствие с установленным порядком документи- рования и хранения документов. Номенклатура – основа систематизации документов в дела, ее грамотное составление позволяет минимизировать хранение дубли- катов и копий документов. При смещении акцента анализа на оценку документирования какой-либо деятельности важно не потерять ни один документ из логической цепочки, определяющей решение конкретной задачи. Целесообразно построить схему документационных процессов, как, например, на рисунке 37, где отражено документирование процесса поверки средств измерений. Все документы, обозначенные на схе- ме, должны быть далее проанализированы. Анализ документационных процессов в специфических на- правлениях деятельности должен строиться на соответствующей нормативной базе [46−48]. В приведенном выше примере необходимо обратиться, на- пример, к следующим документам: Федеральный закон Российской Федерации «Об обеспече- нии единства измерений» от 27 апреля 1993 г. № 4871-1; Приказ Комитета Российской Федерации по стандартиза- ции, метрологии и сертификации (в ред. Приказа Госстандарта Рос- сийской Федерации от 26.11.2001 № 476) «Об утверждении Поряд- ка проведения поверки средств измерений». |