Учебник Пенза Издательство пгу 2016
 Скачать 2.67 Mb.
|
|
Типовые инструкции по ДОУ разрабатываются для подве- домственных однотипных учреждений министерствами и ведомст- вами соответствующей отрасли народного хозяйства. Примерная инструкция по ДОУ составляется для близких по структуре организаций схожих направлений деятельности с уче- том требований Типовой инструкции, но без учета особенностей конкретной организации. Организации на основе типовой и примерной инструкции раз- рабатывают индивидуальные инструкции применительно к кон- кретным условиям деятельности данной организации. 89 Так как инструкция содержит много указующих моментов, ее текст должен быть особенно точным и понятным. В инструкции используются слова: «следует», «необходимо», «не допускается», «должен», «рекомендуется», «запрещается» и т.п. Инструкция яв- ляется организационным документом длительного действия, по- этому в ней нет указаний на конкретных исполнителей, нет сроков исполнения. Текст инструкции разбивается на разделы, пункты, подпунк- ты. Начинается инструкция с раздела «Общие положения», в кото- ром излагаются цели, область применения и порядок пользования инструкцией. Изложение текста ведется или от третьего лица, или в безличной форме. Н а п р и м е р: Ответственный исполнитель несет персональную ответст- венность за полноту и достоверность информации по исполнению документа. или: За формирование дел отвечают руководители структурных подразделений. Структура текста инструкции зависит от целей создания, объ- ема документационных работ и уровня автоматизации документа- ционного обеспечения управления. Тем не менее любая Инструк- ция по ДОУ должна включать в себя правила документирования, организацию работы с документами и порядок оперативного хране- ния документов. В первом разделе следует подчеркнуть ответственность долж- ностных лиц за работу с документами, в том числе с конфиденци- альными. Здесь должна быть ссылка на существующую норматив- ную базу как в стране в целом, так и на предприятии, обозначены основные технические способы подготовки групп документов (компьютерный, ручной). Чтобы грамотно разработать разделы 2.2 и 2.3 в приведен- ной выше структуре Инструкции по делопроизводству, необхо- димо знать установленные правила оформления 30 реквизитов (ГОСТ Р 6.30−2003 [20]) и адаптировать их в конкретной организа- ции. При этом определяются требования к оформлению отдельных реквизитов документов и фирменных бланков. Если организация относится к государственной структуре, то на ее бланке нужно использовать герб РФ или субъекта РФ (него- 90 сударственные структуры не обладают такой прерогативой). В том же случае, когда на бланке намереваются разместить эмблему орга- низации, использование герба РФ или субъекта РФ исключено. Если название организации и сведения об организации «длин- ные», т.е. заголовочная часть документов слишком объемная, будет удобнее использовать бланк с продольным расположением рекви- зитов. Это высвободит пространство для содержательной и оформ- ляющей части будущих документов. Угловое же размещение рек- визитов боле целесообразно при подготовке бланков для писем. Если анализ организационно-правовых документов предпри- ятия (фирмы) показывает, что правом подписи обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных под- разделений и некоторые должностные лица, то имеет смысл проду- мать и разработать бланки подразделений и должностных лиц кро- ме традиционных бланков (общего, для письма и для конкретного вида документа). Необходимость описания правил подготовки кадровых доку- ментов и включения отдельного раздела в общую Инструкцию по делопроизводству определяется отсутствием кадрового подраз- деления (если фирма небольшая и кадровые документы, как и все управленческие, готовит секретарь или бухгалтер). Выбор системы регистрации документов (централизованная, децентрализованная, смешанная) зависит от размеров и особенно- стей построения организации, степени оснащенности техническими средствами, наличия квалифицированного персонала. В свою оче- редь система регистрации документов влияет на описание ранее перечисленных разделов 3.1.2–3.1.5 в Инструкции по делопроиз- водству. Если организация небольшая, то регистрацию входящих до- кументов можно организовать после просмотра их руководителем. Такой порядок экономит время работника, проводящего реги- страцию, так как к журналу он обращается один раз. При этом сразу записываются данные о самом документе и сведения из резолюции руководителя, но данный вариант может быть использован при условии неукоснительного обеспечения со- хранности документов руководителем и его постоянного присутст- вия на рабочем месте. Последнее весьма проблематично. Если в организации применяют электронный документообо- рот, нужно продумать систему оперативного хранения электронных документов, определить круг лиц и критерии доступа. 91 Даже если в организации процент электронной документации невелик, регистрацию электронных документов следует проводить в обязательном порядке. Для этого рекомендуется в журнале/карточке регистрации в регистрационную форму добавить дополнительную графу, кото- рая будет идентифицировать тип материального носителя: НОСИ- ТЕЛЬ (бумажный, факсовый, электронный документ). Следует выделить категорию электронных документов, кото- рые будут дублироваться на бумажный носитель. Разработка Инструкции по делопроизводству с учетом пере- численных рекомендаций позволит создать нормативный документ, адаптированный к условиям конкретного предприятия и устанавли- вающий общие правила и единый порядок документирования и организации работы с документами. В Инструкции по ДОУ обычно не отражаются правила работы со спецсистемами документации (конфиденциальной, бухгалтер- ской, финансовой, кадровой и т.п.), так как они регламентируются отдельно издаваемыми документами инструктивного характера: правилами, порядком, положениями [35]. В приложение к Инструкции по ДОУ, как правило, включают: бланк письма; бланк приказа; бланк распоряжения; перечень утверждаемых документов (приложение А); перечень документов, на которые ставится печать (прило- жение Б); бланк резолюции; образец оформления приказа; образец оформления листа согласования (визирования) приказа; образец оформления распоряжения; образец оформления протокола; образец оформления выписки протокола; образец оформления акта; образец оформления делового письма; образец оформления докладной записки; перечень нерегистрируемых документов; образец регистрационно-контрольной карточки; 92 основные реквизиты регистрационно-контрольной формы и правила их заполнения (приложение В); журналы регистрации поступающей и отправляемой кор- респонденции, приказов, договоров; образец сводки об объеме документооборота; перечень типовых сроков исполнения документов; напоминание о приближении срока исполнения документов; формы справок о состоянии исполнительской дисциплины в организации; форма номенклатуры дел структурного подразделения организации (приложение Г); форма сводной номенклатуры дел организации; форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; форма листа-заверителя дела; форма внутренней описи документов дела; форма акта проверки наличия и состояния дел фонда; форма карты-заместителя дела; форма акта о выдаче дел во временное пользование; форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения; форма годового раздела сводной описи дел временного хранения; форма годового раздела сводной описи дел по личному со- ставу; форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; форма титульного листа описи электронных документов постоянного хранения; форма описи электронных документов постоянного хранения; форма описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу структурного подразделения организации; журнал учета печатей и штампов организации; журналы учета бланков документов. Положения Инструкции распространяются как на традицион- ное делопроизводство, так и на работу с документами, создаваемы- ми средствами вычислительной техники. Инструкция по ДОУ оформляется на общем бланке организа- ции (рисунок 23). 93 Публичное акционерное общество «Пилот» УТВЕРЖДЕНА (ПАО «Пилот») приказом директора от 00.00.0000 № ИНСТРУКЦИЯ 00.00.0000 № г. Пенза по документационному обеспечению управления 1. Общие положения. 2. Документирование управленческой деятельности. 3. Организация документооборота. 4. Регистрация документов. 5. Организация контроля за исполнением документов. 6. Организация справочной работы. 7. Оперативное хранение документов. 8. Порядок передачи документов на хранение в архив. Руководитель службы ДОУ Подпись И.О. Фамилия Визы согласования руководителей структурных подразделений (на оборотной стороне последней страницы документа) (должность) И.О. Фамилия 00.00.0000 Рисунок 23 − Пример оформления Инструкции по ДОУ 94 Утверждается Инструкция либо непосредственно подписью руководителя организации, либо распорядительным документом − приказом, распоряжением. В приказе дается указание на срок вве- дения инструкции, называются ответственные исполнители, пере- числяются организационные мероприятия, необходимые для введе- ния Инструкции (рисунок 24). Министерство здравоохранения и социального развития Пензенской области Государственное учреждение здравоохранения Пензенская областная клиническая больница им. Н.Н. Бурденко ПРИКАЗ 15.03.2015 №35/о Об утверждении Инструкции по делопроизводству В целях совершенствования работы с документами ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Пензенской област- ной клинической больнице им. Н.Н. Бурденко. 2. Персональную ответственность за соблюдение требований Инструк- ции возложить на заведующих отделениями, начальников служб и отделов Пензенской областной клинической больницы им. Н.Н. Бурденко. 3. Отделу документационного обеспечения произвести размножение и рассылку Инструкции в структурные подразделения Пензенской областной клинической больницы им. Н.Н. Бурденко до 25.03.2015. 4. Начальнику отдела документационного обеспечения Быковой С.Ю. провести обучающий семинар с ответственными за делопроизводство в под- разделениях больницы до 01.04.2015. 5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на началь- ника отдела документационного обеспечения Быкову С.Ю. Главный врач Ю.А. Петров Рисунок 24 – Проект приказа об утверждении Инструкции 95 К онк ур ен то сп осо бн ость При утверждении Инструкции распорядительным документом ставится отметка о том, что она является приложением к распоря- дительному документу. С развитием новых форм экономических отношений руководи- тели все чаще стали осознавать, что доверить информационно-до- кументационное и организационное обслуживание своей деятельности или деятельности фирмы в целом можно только профессионально обученному специалисту. Такое понимание роли специалистов по документационному обеспечению управления (ДОУ) пришло в ус- ловиях рынка, когда неправильные действия работников служб ДОУ могут привести к значительным экономическим потерям. Фактически ДОУ – это технология управления, это «централь- ный мотор в машине управления» [36]. Только специалисты, вла- деющие соответствующей компетенцией, могут разработать Инст- рукцию по делопроизводству на уровне современных требований [37]. Такая Инструкция предусматривает создание единой комп- лексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, на- чиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения). Строгий подход к проработке ДОУ позволяет существенно упорядочить как процесс принятия важных решений, так и конт- роль за их своевременным и качественным выполнением. Не про- исходит срыва сроков выполнения работ, повышается качество то- варов или услуг, наращиваются темпы развития компании, а значит, и повышается ее конкурентоспоспособность (рисунок 25). Система ДОУ Качество и своевременность подготовки документов Руководитель владеет достоверной информацией о работе организации Своевременность принятия решений по любым вопросам Время пребывания на рынке товаров и услуг Рисунок 25 − Четко организованная система ДОУ обеспечивает конкурентное преимущество в бизнесе 96 Кроме того, без тщательной проработки принципов ДОУ очень сложно и часто невозможно внедрить в организации элек- тронный документооборот, который бы позволил существенно по- высить эффективность управления. 4.2 Разработка Табеля унифицированных форм документов организации Табель унифицированных форм документов – это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов (УФД), необходимых и достаточных для реализации функций и за- дач управленческой деятельности с характеристикой их юридиче- ского статуса, этапов подготовки и прохождения. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся документов, так и процедуры их подготовки. В Табель включают только формы тех документов, создание которых необходимо, пра- вомерно и периодически повторяется. ГОСТ Р 7.8.0−2013 дает очень лаконичное определение Табе- лю УФД − «перечень установленных к применению УФД». Табель УФД организации предназначен для: оптимизации состава применяемых в организации форм до- кументов и их закрепления в едином нормативном документе; классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности (или по структурным подразделениям); унификации и нормативного закрепления процедуры подго- товки (или ее отдельных важных этапов) управленческих докумен- тов в организации; унификации форм документов в организации; упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных техноло- гий в управленческой деятельности. Паспорт ЭДК «Способен разработать Табель унифицирован- ных форм документов» представлен в таблице 15 (нумерация ПК взята из ФГОС 3+). В текущей деятельности организации Табель УФД выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наиме- нование форм документов, используемых для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуще- ствлять оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. 97 Таблица 15 − Паспорт осваиваемой ЭДК Содержание ЭДК Способен разработать Табель унифицированных форм документов 1 2 Виды деятельности, в рамках которых данная ЭДК востребована Организационно-управленческая и научно-исследовательская Задачи, для решения которых владение данной ЭДК необходимо Задача 1 (связана с организационно-управленческой деятельностью): разработка Табеля УФД. Задача 2 (связана с научно-исследовательской деятельностью): составление рекомендаций по разработке Табеля УФД организации ЗК, на базе которых формируется данная ЭДК ПК32 − владеть законодательной и нормативно- методической базой ДОУ и архивного дела; ориентироваться в правовой базе смежных областей. ПК43 − владеть принципами и методами упорядочения состава документов и информационных показателей. ПК45 − владеть методами оптимизации документопотоков НК, которые являются необходимыми для овладения данной ЭДК ПК14 − владеть навыками использования компьютерной техники и информационных технологий в ДОУ. ПК25 − владеть навыками подготовки управленческих документов и ведения деловой переписки. ПК26 − владеть навыками обработки документов на всех этапах документооборота, систематизации, составления номенклатуры дел. ПК48 − владеть навыками оптимизации состава документов и информационных потоков, сокращения их количества Нормативные акты, необходимые для овладения (освоения) данной ЭДК Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. − М. : ВНИИДАД, 2007. – 264 с. ГОСТ Р 7.0.8−2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 6.30−2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов Название предмета (дисциплины), для которого эта ЭДК является исходной компетенцией Делопроизводство в кадровой службе и архивы документов по личному составу. Архивоведение 98 Продолжение таблицы 15 1 2 Название предмета (дисциплины), для которого эта ЭДК является целевой компетенцией Организация и технология ДОУ Критерии эффективности Заданные документы правильно расклассифицированы. Грамотно выбрана и обоснована форма Табеля УФД. Определена и обоснована форма карты документа. Выбрана и обоснована структура Табеля УФД. Определен набор форм документов для внесения в Табель УФД. Грамотно подготовлен проект приказа о введении Табеля УФД в действие Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно и средст- вом оптимизации документооборота, позволяет осуществлять кон- троль за деятельностью исполнителей, исключая возможность по- явления непредусмотренных форм документов. Разработка Табеля УФД включает следующие этапы: 1 Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых в организации (на предприятии) документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обяза- тельному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; ор- ганизационные документы (уставы, положения и др.), закрепляю- щие компетенцию должностных лиц и порядок работы с докумен- тами в организации. Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов. 2 Выбор формы Табеля УФД. В Рекомендациях ВНИИДАД предлагается примерная форма табеля (таблица 16). В работе [38] предлагается добавить колонку «Место хране- ния документа» (таблица 17). 99 Таблица 16 – Примерная форма Табеля форм документов Наимено- вание формы доку- ментов Код по ОКУД Кем и когда утверж- дена форма документа Периодич- ность составления Состави- тель документа Внутрен- нее согласо- вание Внешнее согласо- вание Подпись Утверж- дение Печать Куда (кому) на- правля- ется Приме- чания 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Таблица 17 – Примерная форма Табеля форм документов (второй вариант) № п/п Наиме- нование формы документа Перио- дичность составле- ния Подразделение, ответственное за подготовку документа Согла- сование Подписание Утверж- дение Печать Куда идет доку- мент Место хранения доку- мента 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 100 Какую форму выбрать, организация решает по предложению и обоснованию службой ДОУ. Таким образом, Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования. Кроме того, в Табель можно внести сведения о месте изготов- ления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника. 3 Определение структуры Табеля. Как и любой классифика- ционный справочник, применяющийся в делопроизводстве, Табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами Табеля будут управленче- ские функции, подразделами – задачи, свойственные аппарату управления, во втором – названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности, либо по алфавиту наименований документов. 4 Отбор форм документов для включения в Табель. При выполнении первого этапа документы в организации или на предприятии обычно изучаются по группам (таблица 18). Таблица 18 – Группы документов в организации Виды документов Разновидности документов Документы, составляющие правовую базу деятельности организации Законодательство, регулирующее данную сферу деятельности, нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъекта федерации, органов местного самоуправления, нормативные документы вышестоящей организации Организационно-правовая документация организации Устав или положение об организации, положения о подразделениях, структура и штатная численность организации, штатное расписание, должностные инструкции работников, правила внутреннего распорядка Распорядительные документы организации Приказы, указания, распоряжения руководства; решения коллегиальных органов по основной деятельности организации (они нужны для выявления форм документов, введенных в действие распорядительными документами) Комплекс документов, составляющих нормативно- методическую базу дело- производства и определяющих состав и технологию обработки документов Инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации 101 Этап сбора и анализа материала преследует две основные це- ли: выявление функций и задач, раскрывающих направления дея- тельности организации и создаваемых в процессе их реализации документов. В ходе обследования выявляются документы, характеризую- щиеся определенной последовательностью их создания, постоянст- вом (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном доку- менте фиксируются в карте документа (рисунок 26), в которую вно- сится следующая информация: полное наименование формы документа, включая заголо- вок, если он имеется; код формы; имя файла (если имеется электронный вариант документов); функция управления и задача (назначение документа), в про- цессе реализации которых создается документ. Например, штат- ное расписание создается в процессе реализации функции «органи- зация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»; сведения об основных этапах подготовки документа: под- разделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удо- стоверение документа (подписание, утверждение, проставление пе- чати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение). Карты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем являются основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения далее используются для выработ- ки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель. На втором этапе после изучения карт документов и на основе анализа примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее целесообразной формы. Например, может быть исключена колонка 4, если нет собственного локального классификатора в организации. Может быть добавлена колонка «Количество экземпляров докумен- та», если все документы готовятся в разном количестве экземпля- ров, а эта информация важна, и т.д. Таким образом, все, что есть в карте каждого документа и нужно и важно для организации, − можно учесть при выборе формы Табеля. 102 КАРТА ДОКУМЕНТА Документ Приказ о приеме работников на работу Файл приказы Функция управления Управление персоналом Решаемая задача Подбор персонала Код по ОКУД 02811518 Код внутренний нет Униф. форма _Т-1 Утверждена пост. Госкомстата от 05.01.2004 № 1 Подразделение-составитель Отдел кадров Лицо, ответственное за подготовку Специалист 1-й категории Периодичность подготовки По мере необходимости Визы: 1. Руководитель подразделения, в которое поступает работник 2. Руководитель отдела кадров 3. Юрист 4. Ознакомительная – самого работника Внешнее согласование нет Подписи Генеральный директор Утверждение: Правовым актом нет должностным лицом нет Печать гербовая нет иная нет Место регистрации Отдел кадров Кол-во экз. Адресат внутренний документ Место хранения 1-й экз. – дело, 2-й – личное дело, 3-й – бухгалтерия Рисунок 26 – Пример заполнения карты на приказ о приеме Формирование структуры Табеля (3-й этап) связан с особен- ностями организации. Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично классифицировать документы по подразделениям, а в Та- беле перечислять виды форм документов, образующихся в деятель- ности каждого подразделения, т.е. указываются подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведе- ния из карты по каждому документу. Если фирма (организация) маленькая, то можно классифици- ровать формы документов по функциям управления или по направ- лениям деятельности. Это опять же определит внутреннюю струк- туру Табеля как классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться описания форм документов. 103 После определения структуры Табеля (названий колонок и деления строк на группы) можно приступить к его заполнению, т.е. к 4-му этапу – собственно составлению Табеля. Но предвари- тельно должна быть проведена работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например, если анализ карт доку- ментов по подразделениям обнаружил использование докладных служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем управленческим ситуациям, то логично оставить только одну фор- му (докладную записку). Точно также, если были указания, распо- ряжения и предписания как документы, используемые по одним и тем управленческим ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение). После оптимизации списка форм документов организации за- полнение Табеля осуществляется на основе карт документов. Причем заполнение можно делать по группам документам (рисунок 27) [39]. Рисунок 27 – Пример заполнения Табеля унифицированных форм документов 104 Окончательно оформленный Табель форм документов органи- зации должен быть согласован со всеми руководителями подразде- лений и утвержден руководителем организации. Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов. Его наличие особенно необ- ходимо в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов. Для введения разработанного Табеля УФД необходимо опять же подготовить проект соответствующего приказа. В нем дается поручение службе ДОУ довести Табель до всех заинтересованных подразделений, обучить ответственных за делопроизводство в под- разделениях работе с Табелем. После введения Табеля УФД в дей- ствие запрещается использовать другие формы документов для до- кументирования деятельности организации. |