Учебник Пенза Издательство пгу 2016
 Скачать 2.67 Mb.
|
|
необходимо подобрать допол- нительную информацию, то такую информацию подбирают и пе- редают руководителю вместе с основным документом. Если в резолюции не указан срок исполнения, то принимается типовой срок (Рекомендации ВНИИДАД [22], Приложение 19 «Пе- речень типовых сроков исполнения документов») / Например, срок исполнения служебного письма не должен превышать 10 дней. После резолюции руководства документы возвращаются в службу ДОУ, где в соответствии с резолюцией разрабатывается их дальнейший маршрут. Резолюция обязательно переносится в ре- гистрационную форму. Исполнение начинается со сбора информации по вопросу и заканчивается подготовкой ответного документа. Переданный документ находится у исполнителя в работе до завершения выполнения поручения руководителя. Завершив выполнение поручения, исполнитель (или руково- дитель подразделения, где исполнялся документ) наносит на доку- мент отметку об исполнении и возвращает документ тому, кто его выдал (секретарю или работнику канцелярии). Контроль исполнения документа осуществляет служба ДОУ или секретарь. Подшивку в дело осуществляет секретарь либо работник кан- целярии, предварительно нанеся номер дела на документ и в реги- страционную форму. При движении документа по перечисленным этапам несколь- ко раз происходит обращение к регистрационной форме, принятой в организации: карточке или журналу: в первый раз, когда наносит- ся отметка о поступлении; во второй – после нанесения резолюции руководителем; в третий – перед подшивкой в дело. 3.2 Обработка исходящих или отправляемых документов Обработка и отправка исходящих документов проводится также централизованно службой ДОУ или секретарем. Эти доку- менты рождаются в организации и проходят следующие этапы. 64 1 Первый шаг в жизни этих документов – это составление черновика и создание проекта документа. Исходящие документы оформляются в 2-х экземплярах, за исключением факсов и телефо- нограмм. Первая страница документа оформляется на бланке, по- следующие и копия-отпуск – на стандартных листах бумаги. 2 Согласование проекта документа осуществляется автором документа со специалистами организации и заканчивается нанесе- нием визы согласования. При необходимости внешнего согласова- ния оформляется «Гриф согласования». 3 Проверка правильности оформления документа осуществ- ляется секретарем или сотрудником службы ДОУ (канцелярии). Если документ оформлен неправильно или представлен не в пол- ном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. 4 Передача руководству на подписание или утверждение осу- ществляется автором, секретарем или работником канцелярии. Подготовленный и оформленный по установленной форме проект документа вместе со всеми материалами, послужившими основани- ем для его составления, передаются на подпись руководителю. 5 Регистрация документа происходит по установленной форме. После подписания двух экземпляров проставляется дата подписа- ния документа, после чего документ регистрируют. При регистра- ции исходящих документов, как правило, самостоятельно регист- рируют только инициативные документы, составленные в данной организации. Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных карточках входящих документов. 6 Отправка осуществляется после регистрации. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров копий документа и передает документ на тиражирование, если адресатов несколько. К документу, рассылаемому более чем в четыре адреса, исполни- тель готовит список на рассылку. На каждом документе проставля- ется только один адресат. Первый экземпляр исходящего документа передается в экспе- дицию (секретарю) для отправки. Документы, передаваемые для отправки, должны быть отправлены в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Второй экземпляр отправленно- го документа подшивается в дело. В зависимости от особенностей организации оперограмма ра- боты с исходящими документами может выглядеть, как показано на рисунке 17 [33]. 65 Рисунок 17 − Оперограмма работы с исходящими документами в МБУ «МФЦ Камешкирского района Пензенской области» Документы, отправляемые организацией, в том числе на ма- шинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. 3.3 Порядок прохождения внутренних документов Внутренние документы при их подготовке проходят все этапы исходящих документов, а при их исполнении (использовании) – этапы входящих документов. Работа с внутренними документами, также как и с исходящи- ми документами, начинается с составления и оформления проекта документа и включает: изучение вопроса; составление черновика; доработку черновика по замечаниям; оформление проекта документа. Завершающим этапом ра- боты над проектом внутреннего документа является его визирова- ние составителем, руководителем структурного подразделения, вносящего проект, юрисконсультом. В необходимых случаях про- водится внешнее согласование; подписание; регистрация, при регистрации документу присваивают только порядковый номер в пределах каждой регистрируемой группы. 66 Дальнейшая работа с внутренними документами проходит те же этапы, что и работа с входящими документами: исполнение; контроль исполнения; подшивка в дело, предусмотренное номенклатурой. Внутренний поток документов в любой организации очень разнообразен по составу: это и организационные, и распорядитель- ные, и информационно-справочные документы. Поэтому очень трудно разработать единую оперограмму для движения всех внут- ренних документов. Оперограмма, фиксирующая подготовку при- казов, может иметь вид, как на рисунке 18 [32]. Рисунок 18 − Оперограмма работы с приказами В работе со всеми документами внутреннего потока очень важную роль играет регистрация. 3.4 Регистрация документов Важнейшей процедурой в обработке всех категорий докумен- тов является их регистрация. Под ней понимается «присвоение до- кументу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму» (ГОСТ Р 7.0.8−2013). При этом происходит запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или полу- чения. 67 Регистрация преследует три цели: учет документов, т.е. создание банка данных о документах организации; контроль их исполнения; возможность поиска документа. Можно оформить паспорт элементарной навыковой компе- тенции (ЭНК) «Способен регистрировать управленческую доку- ментацию» (таблица 11). Таблица 11 − Паспорт осваиваемой ЭНК Содержание ЭНК Способен регистрировать управленческую документацию 1 2 Виды деятельности, в рамках которых данная ЭНК востребована Технологическая и научно-исследовательская Задачи, для решения которых владение данной ЭНК необходимо Задача 1 (связана с технологической деятельностью): регистрация входящей, исходящей корреспонденции и внутренней документации. Задача 2 (связана с научно-исследовательской деятельностью): составление рекомендаций по регистрации входящей, исходящей корреспонденции и внутренней документации ЗК, на базе которых формируется данная ЭНК ПК32 − владеть законодательной и нормативно- методической базой документационного обеспечения управления и архивного дела; ориентироваться в правовой базе смежных областей ЭНК, которые являются необходимыми для овладения данной ЭНК ПК14 − владеть навыками использования компьютерной техники и информационных технологий в документационном обеспечении управления и архивном деле. ПК25 − владение навыками подготовки управленческих документов и ведения деловой переписки. ПК38 − владеть навыками работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа Нормативные и методические акты, необходимые для овладения (освоения) данной ЭНК − Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». − Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. − Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. − М. : ВНИИДАД, 2007 68 Продолжение таблицы 11 1 2 Название предмета (дисциплины), для которого эта ЭДК является ИК Делопроизводство в кадровой службе и архивы документов по личному составу. Архивоведение Название предмета (дисциплины), для которого эта ЭНК является ЦК Организация и технология ДОУ Критерии эффективности − Грамотно распределены регистрируемые документы по группам с точки зрения обработки на входящие, исходящие, внутренние. − Правильно выбрана регистрационная форма и обоснована существующая система регистрации. − Правильно определен набор регистрируемых показателей для включения в регистрационную форму. − Грамотно выполнены записи при регистрации конкретных документов Эта компетенция является элементарной по отношению к компетенции ПК26 (из ФГОС-3): «Владеть навыками обработки документов на всех этапах документооборота, систематизации, со- ставления номенклатуры дел». Формы регистрации документов при традиционном («руч- ном») делопроизводстве могут быть двух видов: журнальная и кар- точная. При использовании автоматизированной регистрации раз- ница между ними исчезает. Журнальная форма регистрации нужна тогда, когда учет до- кументов выступает на первое место. Она используется, например, при работе с конфиденциальными документами. Когда журнал предназначен для регистрации обычных входя- щих документов, граф может быть всего 11: 1) название вида документа; 2) дата поступления; 3) индекс поступления; 4) корреспондент (автор документа); 5) номер и дата документа; 6) заголовок (краткое содержание); 7) резолюция; 69 8) исполнитель; 9) срок исполнения; 10) отметка об исполнении; 11) примечание. При регистрации конфиденциальных документов детально фиксируются все сведения об этих документах, их перемещении, а в журнале регистрации может быть до 16 граф: 1) учетный номер документа; 2) дата документа; 3) вид и краткое содержание документа; 4) наименование подразделения и фамилия исполнителя; 5) номера носителя и листов черновика; 6) количество экземпляров документа; 7) количество листов в каждом экземпляре; 8) подпись за получение проекта или черновика документа и дата; 9) подпись за возврат документа и дата; 10) отметка об уничтожении черновика; 11) отметка об уничтожении проекта или лишних экземпляров документа; 12) адресат; 13) номера экземпляров; 14) наименование, номер и дата оправдательного документа; 15) индекс дела; номера по учету документов выделенного хранения; 16) номера листов дела, количество экземпляров, зарегистри- рованных по учету документов выделенного хранения. Регистрация отправляемой корреспонденции требует фикса- ции в журнале следующих данных об отправляемом документе: 1) дата документа; 2) регистрационный номер документа; 3) адресат; 4) заголовок (краткое содержание); 5) исполнитель; 6) номер дела, в которое подшит 2-й экземпляр отправленного документа. Для крупных организаций журнальная система устарела, по- скольку имеет серьезные недостатки: регистрацию может вести только один человек, так как запись в журналах ведется в последовательности поступления до- 70 кумента. В связи с этим при большом количестве документов про- цесс регистрации отнимает много времени, а это ведет к затягива- нию процесса обработки; практически невозможна справочная работа с документами, потому что записи идут в хронологическом порядке и чтобы найти документ быстро, нужно знать его дату; часто регистрация дублируется в структурных подразделе- ниях, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда документ передается для исполнения; практически невозможно вести сроковый контроль за ис- полнением документа, так как документы записываются по мере поступления. Для того, чтобы вести контроль даже при журнальной системе, дополнительно заводятся дополнительные контрольные карточки. Эти недостатки удается преодолеть при использовании кар- точной системы регистрации (рисунок 19). Рисунок 19 – Пример регистрационно-контрольной карточки 71 Можно сформулировать преимущества карточной системы: регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников; карточки можно изготовить в необходимом количестве эк- земпляров, следовательно, отпадает необходимость повторной ре- гистрации документов в структурных подразделениях; карточки «подвижны», их можно систематизировать по раз- личным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточ- ная система обеспечивает информационно-справочную работу; карточная система позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за сроками исполнения. На обратной стороне фиксируется ход исполнения и после за- вершения исполнения записывается номер дела, в которое подши- вается документ. Форма РКК (регистрационно-контрольной карты) и располо- жение в ней реквизитов могут быть определены в самой организа- ции и записаны в инструкцию по делопроизводству. При ручном режиме ведения делопроизводства необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящи- ка для хранения этих карточек: сроковые картотеки и справочные картотеки. Журналы и карточки регистрации распорядительных доку- ментов по основной профильной деятельности хранятся в органи- зации постоянно и подлежат приему в государственный, муници- пальный архив, если могут быть использованы в качестве научно- справочного аппарата [14, ст. 258]. Журналы и карточки регистра- ции приказов по личному составу (о приеме, переводе, увольнении) хранятся 75 лет, распорядительных документов по административ- но-хозяйственной деятельности – 5 лет. На сегодняшний день ручная карточная регистрация заменя- ется регистрацией на компьютерах. В этом случае на экран выво- дится эта же регистрационная форма. Регистрация на компьютере позволяет: регистрировать документы на различных рабочих местах; при наличии локальной вычислительной сети организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных под- разделениях, с последующим объединением всех сведений о доку- ментах в единой базе данных организации; 72 на основе базы данных организовать информационно-спра- вочную работу по всем документам; организовать контроль за исполнением документов. Автоматизация регистрации документов стала первым шагом при внедрении информационных технологий ДОУ большинства организаций. 3.5 Организация информационносправочной работы Регистрация документов закладывает основу для организации в дальнейшем информационно-справочной работы по документам. Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах. На его основе служба ДОУ обязана в течение не- скольких минут ответить на два вопроса: У кого, где и в какой стадии работы находится любой до- кумент? В каких документах можно найти информацию по кон- кретному вопросу? Для ответа на такие вопросы информационно-поисковая сис- тема должна охватывать весь массив документов учреждения. В момент регистрации надо составлять две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая − в спра- вочную. Это приходится делать потому, что запрос о документе может поступить тогда, когда он еще находится в работе, и быстро навести справку по сроковой картотеке не удается. Такой запрос в положенные 3 минуты можно выполнить толь- ко по справочной картотеке. Следовательно, пока документ в работе, на него имеются две карточки – в сроковой и справочной картотеках. После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, за- тронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поиско- вому признаку (например, если основная картотека построена по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут располагаться по алфавиту корреспондентов). 73 Любая справочная картотека состоит из Регистрационно-конт- рольных форм (РКФ), для которых нужен ящик или несколько ящиков, так как эти карточки будут накапливаться в течение года. Основные реквизиты РКФ и правила их заполнения приведе- ны в Рекомендациях ВНИИДАД [22] (таблица 12). Таблица 12 – Основные реквизиты РКФ и правила их заполнения Реквизиты Правила заполнения 1 Наименование документа Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа 2 Автор (корреспондент) документа При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа. При регистрации обращений граждан вводятся его имя, отчество, фамилия и адрес. При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации 3 Дата документа В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией – автором документа 4 Регистрационный номер документа В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией – автором документа 5 Дата поступления Переносится в РКФ из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа) 6 Регистрационный (входящий) номер документа Регистрационный номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в РКФ из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа) 7 Заголовок (краткое содержание) документа Переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником службы ДОУ. Краткое содержание может записываться ключевыми словами 8 Резолюция В РКФ переносятся из документа фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, автор и дата ре- золюции 9 Срок исполнения документа Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа 10 Отметка об исполнении документа В РКФ переносятся регистрационный номер и дата подготовленного документа, ссылка на регистрацион- ный индекс и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу 11 Индекс дела В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ 74 Разделителями в карточной картотеке обычно бывают назва- ния структурных подразделений или направление деятельности. Всегда отдельно ведется картотека по обращениям граждан. Она строится по алфавиту фамилий авторов обращений. Также отдельную картотеку заводят на законодательные, нормативные, распорядительные документы. В ней карточки располагаются по тематическому признаку. Количество карточек в организации не ограничено. Когда в организации используется смешанная форма работы с документами, картотеки ведутся и в канцелярии, и в подразделе- ниях. В оперативной работе находятся карточки за текущие и про- шедшие годы. Общий срок хранения карточек − три года. В картотеке законодательных, нормативных и распорядитель- ных документов карточки стоят не три года, а до замены новыми. Современные СУБД позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в РКФ документа. Таким обра- зом, справка может выдаваться по конкретному документу, где он находится (на какой стадии подготовки), результат исполнения, место хранения. Справки могут выдаваться по теме или содержанию, при этом можно найти конкретный документ или группу документов. Справка может выдаваться по корреспонденту или автору, причем можно выдать и получить все документы автора, все доку- менты автора по конкретному вопросу либо все документы автора за конкретный период. Можно заказать и получить информацию по региону. Существенно расширяют возможности поиска полнотексто- вые базы данных по документам учреждения. В этом случае к реги- страционной карточке прикрепляется файл с текстом самого до- кумента. Таким образом, компьютеры позволили во много раз уменьшить время поиска. При ручном режиме работы еще более остро перед организа- цией встают вопросы оптимальной работы с документами и созда- ния полной системы хранения документации. Требования к такой системе: 1) она должна занимать как можно меньше места; 2) документы должны быть правильно расклассифицированы и подшиты в соответствующие дела; 3) система должна быть безопасна в работе; 4) только оперативная, часто востребованная информация долж- на храниться близко, а документы, к которым долго не обращаются, должны быть заархивированы; 75 5) система должна позволять быстро найти, локализовать не- обходимую информацию; 6) система должна обеспечивать хранение и работу с конфи- денциальной информацией. При выдаче документов необходимо продумать систему сле- жения за ними. Варианты построения систем слежения за докумен- тами: 1) организовать алфавитный перечень выданных документов; 2) завести карточки выдачи и фиксировать, кому, что и до ка- кого срока выдано; 3) использовать способ «пустые бумажники», когда на «за- конном» месте выданного документа дела в папку, где он хранился, помещают информацию о месте его нахождения. В оперативной работе находятся карточки за текущий и про- шедший годы. Общий срок хранения карточек контроля исполне- ния документов – 3 года. В картотеке по законодательным, норма- тивным и распорядительным документам карточки стоят до замены новыми. Картотеки с обращениями граждан хранят 5 лет. |