Учебник Пенза Издательство пгу 2016
 Скачать 2.67 Mb.
|
|
3.6 Контроль исполнения документов По документам, на которых в резолюции руководителя после рассмотрения проставлены конкретные сроки поручений, организу- ется контроль исполнения. Контроль – одна из важнейших функций управления. Он со- стоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений руководителя и решения вопросов, обозначенных в его резолюциях или в распорядительных документах. Контроль испол- нения документов и поручений − это совокупность действий, обес- печивающих своевременное исполнение документов, созданных в организации; поступивших из вышестоящих организаций; от дру- гих организаций и граждан. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания (рисунок 20). Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Его проводит специальная аналитиче- ская служба. Ответственность за правильное и своевременное ре- шение вопросов несут непосредственные исполнители и руководи- тели их структурных подразделений. 76 Контроль за исполнением документов Контроль по существу Контроль за сроками исполнения документов Текущий контроль Предупреди- тельный контроль Итоговый контроль Рисунок 20 – Классификация методов контроля Чтобы не допускать срыва выполнения поручений, руководи- тель должен выбирать исполнителя с необходимой квалификацией, доводить до исполнителя конкретные понятные требования к ре- зультатам, четко инструктировать о сроках выполнения и просле- дить, чтобы поручение было поставлено на контроль. Контроль за сроками ведет служба ДОУ. Контроль исполне- ния включает: 1) постановку на контроль; 2) проверку своевременного доведения документа до испол- нителя; 3) предварительную проверку и регулирование хода испол- нения; 4) периодическую проверку хода исполнения; 5) учет и обобщение результатов контроля исполнения; 6) информирование руководителя о ходе исполнения доку- ментов и исполнительской дисциплине. Технология ведения контроля за сроками в соответствии с вышеприведенным списком должна включать такие процеду- ры, как: 77 1) фиксация всех поставленных на контроль документов, ука- заний, поручений; 2) проверка своевременного доведения документа до испол- нителя; 3) корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, при передаче документа от испол- нителя к исполнителю или из подразделения в подразделение; 4) напоминание исполнителям и руководителям подразделе- ний о наличии неисполненных документов и поручений; 5) информирование руководителей подразделений и органи- зации в целом о состоянии и ходе исполнения поручения; 6) внесение данных об исполнении документов; 7) анализ состояний дел и уровня исполнительской дисципли- ны по организации в целом, по структурным подразделениям, по специалистам, по видам документов. Как показано на рисунке 20, в сроковом контроле можно вы- делить: текущий контроль; предупредительный; итоговый. Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Этот контроль требует ежедневной проверки хода исполнения и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и не- обходимости завершения работы. Этот контроль помогает соста- вить план работы на день, так как сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня. Предупредительный контроль требует составления сводки и предупреждения исполнителей по документам, срок исполнения которых истекает через 2−3 дня. Возможная форма напоминания о приближении срока испол- нения документов показана на рисунке 21. Если в ходе предупредительного контроля выясняется невоз- можность своевременного выполнения поручения руководителя, то об этом немедленно должно быть доложено руководителю подраз- деления или организации. И только руководитель имеет право про- длить или изменить срок. Если руководитель продлевает срок, то измененный срок должен быть обязательно внесен в регистрацион- ную карточку. 78 Рисунок 21 − Форма напоминания о приближении срока исполнения документов К итоговому контролю относят работу по обобщению резуль- татов выполнения поручений сотрудниками организации в целом или отдельными подразделениями. Итоговый контроль проводят секретарь или служба ДОУ. Снятие документа с контроля осущест- вляется только после полного исполнения документа, и обязательно результат исполнения должен быть записан в регистрационной форме (карточке или журнале). Результаты итогового контроля обя- зательно докладываются руководителю. Формы справок о состоя- нии исполнительской дисциплины показаны на рисунке 22. Рисунок 22 − Формы справок о состоянии исполнительской дисциплины в организации 79 Саму форму контроля учреждение (организация) выбирает исходя из своих возможностей. Это может быть и ручная сроковая картотека, но чаще всего в настоящий момент используется автома- тизированная система контроля. Внедрение автоматизации позволяет значительно сократить время контроля и повысить его эффективность, поскольку, напри- мер, нормативы на составление традиционной регистрационной карточки (вручную) определены как 0,15 часа, а с использованием автоматизированных технологий – 0,05 часа. Соответственно, тру- дозатраты на поиск текущей информации вручную – 0,17 часа, на компьютерах – 0,05 часа [17]. Составление справки о не выполненных в срок документах при традиционной технологии занимает от 0,26 часа (на 10 доку- ментов) до 8 часов (свыше 100 документов). В автоматизированной технологии независимо от количества документов эта норма не превышает 0,05 часа. Автоматизация делопроизводственных процессов в большин- стве организаций России началась с внедрения автоматизирован- ных систем регистрации документов, которые позволили автомати- зировать и контроль исполнения поручений. 80 4 РАЗРАБОТКА ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ Для регламентации всех работ по ДОУ в каждой организации необходимо иметь свою Инструкцию по ДОУ, Табель и Альбом унифицированных форм документов, разрешенных к применению в организации, утвержденную Номенклатуру дел. «Способность разрабатывать локальные нормативные акты и нормативно-методические документы по ведению информаци- онно-документационного обеспечения управления и архивного де- ла» зафиксирована как профессиональная компетенция (ПК-31) в ФГОС 3+ по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение». По предложенной классификации ПК31 – дея- тельностная компетенция. Она может быть подвергнута декомпо- зиции и разложена на несколько ЭДК: способность разработать Инструкцию по ДОУ, способность разработать Табель и Альбом унифицированных форм документов, способность разработать Но- менклатуру дел. 4.1 Инструкция по документационному обеспечению управления Любая инструкция (юридический словарь) − правовой акт, издаваемый руководящим органом организации (или утверждаемый руководителем организации) в целях установления правил, регла- ментирующих организационные, научно-технические, технологи- ческие, финансовые и иные специальные стороны деятельности уч- реждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. В соответствии с Рекомендациями ВНИИДАД [22], которые являются развитием положений Государственной системы доку- ментационного обеспечения управления (ГСДОУ) [12], на террито- рии РФ сформулированы единые правила работы с документами в организациях с различными формами собственности и видами деятельности. Однако организации, работающие в различных от- раслях производства, имеют специфические особенности, требую- щие специальной регламентации, в том числе и в вопросах дело- производства и ДОУ. Инструкция по ДОУ (делопроизводству) − нормативный до- кумент, регламентирующий организацию, правила, приемы и про- 81 цессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики деятельности. Паспорт ЭДК «Способен разработать Инструкцию по дело- производству» представлен в таблице 13 (нумерация ПК взята из ФГОС). Таблица 13 − Паспорт осваиваемой ЭДК Содержание ЭДК Способен разработать Инструкцию по делопроизводству 1 2 Виды деятельности, в рамках которых данная ЭДК востребована Организационно-управленческая и научно-исследовательская Задачи, для решения которых владение данной ЭДК необходимо Задача 1 (связана с организационно-управленческой деятельностью): разработка инструкций по делопроизводству. Задача 2 (связана с научно-исследовательской деятельностью): составление рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству ЗК, на базе которых формируется данная ЭДК ПК10 − владеть принципами и методами создания справочно-информационных средств к документам. ПК-32 − владеть законодательной и нормативно- методической базой ДОУ и архивного дела; ориентироваться в правовой базе смежных областей. ПК43 − владеть принципами и методами упорядочения состава документов и информационных показателей. ПК45 − владеть методами оптимизации документопотоков НК, которые являются необходимыми для овладения данной ЭДК ПК-14 − владеть навыками использования компьютерной техники и информационных технологий в ДОУ. ПК25 − владеть навыками подготовки управленческих документов и ведения деловой переписки. ПК-26 − владеть навыками обработки документов на всех этапах документооборота, систематизации, составления номенклатуры дел. ПК-30 − уметь организовывать работу службы ДОУ 82 Продолжение таблицы 13 1 2 Нормативные акты, необходимые для овладения (освоения) данной ЭДК − Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477. − Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76. − Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. − М. : ВНИИДАД, 2007. – 264 с. − ГОСТ Р 7.0.8−2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. − ГОСТ Р 6.30−2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Основные правила работы архивов организаций, одобр. решением коллегии Росархива от 06.02.2002 Название предмета (дисциплины), для которого эта ЭДК является ИК Делопроизводство в кадровой службе и архивы документов по личному составу. Архивоведение Название предмета (дисциплины), для которого эта ЭДК является ЦК Организация и технология ДОУ Критерии эффективности − Грамотно обоснована структура инструкции по делопроизводству. − В соответствии с особенностями организации корректно определены состав и виды управленческих документов, описанных в инструкции. − Правильно выбраны виды бланков и способы расположения реквизитов на них. − Обоснован выбор системы регистрации и регистрационных форм. − Обоснован подход к организации контроля исполнения документов. − Грамотно подготовлен проект приказа о введении инструкции в действие 83 Основополагающим документом при разработке Инструкции по документационному обеспечению управления могут служить Рекомендации ВНИИДАД и Методические указания для органов власти [15]. Структура Инструкции по делопроизводству может быть сле- дующей: 1 Основные положения. 2 Документирование управленческой деятельности. 2.1 Состав управленческих документов. 2.2 Требования к бланкам управленческих документов. 2.3 Оформление реквизитов управленческих документов. 2.4 Особенности подготовки И оформлений отдельных видов документов. 2.5 Изготовление документов с помощью компьютерной тех- ники. 3 Организация документооборота. 3.1 Общие требования к организации документооборота орга- низации. 3.1.1 Средства доставки и отправки документов. 3.1.2 Порядок обработки отправляемых документов. 3.1.3 Порядок обработки поступающих документов. 3.1.4 Передача документов внутри организации. 3.1.5 Регистрация и учет количества документов. 3.2 Информационно-поисковые системы по документам орга- низации (ИПС). 3.3 Контроль исполнения документов и поручений. 3.3.1 Сроки исполнения. 3.3.2 Организация контроля исполнения документов и пору- чений. 3.3.3 Ведение контроля исполнения документов и поручений. 4 Формирование документального фонда организации, систе- матизация документов, их учет и обеспечение сохранности. Состав комплекса средств механизации и автоматизации работы с доку- ментами. 4.1 Составление номенклатуры дел. 4.2 Формирование дел. 4.3 Оформление дел. 4.4 Оперативное хранение дел, обеспечение сохранности, уче- та и доступа к документам организации. 84 5 Передача документов на хранение в архив организации. 5.1 Экспертиза ценности документов. 5.2 Составление и оформление описей дел. 5.3 Порядок передачи дел в архив организации. 6 Работа исполнителя с документами. 7 Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов. 7.1 Печати и штампы организации. 7.2 Бланки документов. 8 Использование факсимильной связи. Приложения. Анализ предлагаемой структуры Инструкции показывает, что это достаточно сложный документ. Чтобы его составить, необходимо предварительно овладеть не одной, а несколькими ЭДК, например, такой как «Способен раз- работать бланки документов». Паспорт этой ЭДК приведен в таблице 14 (в паспорте ОПК – общепрофессинальная компетенция, ПК – профессиональные ком- петенции из ФГОС 3+). Таблица 14 − Паспорт ЭДК «Способен разработать бланки документов» Содержание ЭДК Способен разработать бланки документов 1 2 Виды деятельности, в рамках которых данная ЭДК востребована Организационно-управленческая и научно-исследовательская Задачи, для решения которых владение данной ЭДК необходимо Задача 1 (связана с организационно-управленческой деятельностью): разработка бланков документов. Задача 2 (связана с научно-исследовательской деятельностью): составление рекомендаций по разработке бланков документов ЗК, на базе которых формируется данная ЭДК ПК32 − владеть законодательной и нормативно- методической базой документационного обеспечения управления и архивного дела; ориентироваться в правовой базе смежных областей НК, которые являются необходимыми для овладения данной ЭДК ОПК4 − владеть навыками использования компьютерной техники и информационных технологий в поиске источников и литературы, использования правовых баз данных, составления библиографических и архивных обзоров. ПК14 – владеть навыками использования компьютерной техники и информационных технологий в ДОУ 85 Продолжение таблицы 14 1 2 Нормативные акты, необходимые для овладения (освоения) данной ЭДК − Гражданский кодекс Российской Федерации от 18.12.2006 № 230-ФЗ. Часть 4 (в ред. от 08.11.2008 № 201-ФЗ). − Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с послед. изм.) Нормативные акты, необходимые для овладения (освоения) данной ЭДК − Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». − Федеральный закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» (с изм. от 23.12.2010 № 387-ФЗ). − Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». − Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации». − Постановление Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». − ГОСТ 7.0.8−2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. − ГОСТ Р 6.30−2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. − Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. − Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. − М. : ВНИИДАД, 2007. Название предмета (дисциплины), для которого эта ЭДК является ИК Практика по документоведению. Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу. Организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя. Документирование деятельности системы менеджмента качества предприятий 86 Продолжение таблицы 14 1 2 Название предмета (дисциплины), для которого эта ЭДК является ЦК Организация и технология ДОУ Критерии эффективности Определен набор реквизитов для конкретного вида бланка. Набор и способ расположения реквизитов обоснован, в том числе и соответствующими нормативными актами Инструкция по ДОУ разрабатывается с целью рационализа- ции труда при решении управленческих задач и предполагает соз- дание таких условий, при которых конечная цель управления достигается с наименьшими затратами. Работы по функциям управ- ления включают все стадии: от сбора и обработки первичной ин- формации до принятия управленческого решения и контроля за его реализацией. Значительная часть работ, выполняемых по технологическому циклу прохождения и обработки информации, является типовой и циклично повторяющейся. Следовательно, при разработке Инст- рукции все эти работы должны быть формализованы. Можно предложить следующую последовательность действий при составлении Инструкции по ДОУ: 1) изучить структуру аппарата управления, распределение функций, прав и обязанностей работников; 2) изучить виды документов и состав систем документации; 3) провести анализ документооборота конкретного объекта; 4) разработать рекомендации, включающие не только органи- зационные, но и технические аспекты ведения делопроизводства на предприятии. Составление Инструкции по ДОУ должно отражать поста- новку делопроизводства на конкретном предприятии. Поэтому при проектировании основных технологических процессов выявляются основные показатели, характеризующие организацию управления на предприятии. Например: объем документооборота; время про- хождения основных категорий документации; информативность документации, поступающей по запросам; коэффициент унифика- ции служебных документов; время, затрачиваемое различными 87 сотрудниками на подготовку основных видов служебной докумен- тации. Анализ этих показателей позволяет оптимизировать техноло- гический процесс, создать комплекс автоматизированных рабочих мест в соответствии с уровнем организации управления. Теоретические разработки в области проектирования Инст- рукций и практический опыт создания и внедрения их для различ- ных организаций и учреждений показывают возможность и необхо- димость регламентации проектных работ, выделения типовых этапов. Типовая схема разработки Инструкции включает три стадии: 1) предпроектную стадию, включающую ориентировочное и детальное обследование деятельности предприятия; 2) проектную стадию, состоящую из последовательной разра- ботки технического и рабочего проектов; 3) стадию внедрения. Предпроектная стадия проводится в целях определения уров- ня организации управленческого и инженерно-технического труда на предприятии. Комплекс данных, полученных на этой стадии, должен включать: общие сведения об аппарате управления (наименование, ме- стонахождение, территориальная общность или разобщенность, подчиненность, объекты управления); основные функции аппарата управления; положение об аппарате управления; должностные инструкции всех категорий служащих; штатное расписание; номенклатуры дел всех структурных подразделений; состав и объемы входящей, исходящей и внутренней кор- респонденции; перечень имеющихся средств оргтехники. Детальное рассмотрение постановки делопроизводства дает характеристику существующей технологии выполнения работ, их документирования, уровня механизации и автоматизации управ- ленческого труда. Анализ организационной и функциональной структуры аппа- рата управления начинается с изучения функций и задач организа- ции. При этом должны быть рассмотрены вопросы разделения функций между руководством, структурными подразделениями, со- трудниками аппарата управления [34]. 88 Основным методом сбора данных является изучение норма- тивно-методических документов. Эти данные также могут быть по- лучены путем опросов и бесед, анкетирования, так называемой фо- тографии и самофотографии рабочего дня (о них уже говорилось ранее при описании методик расчета штатов). При анализе данных материалов необходимо составить организационно-структурную схему и определить, насколько она соответствует выполнению воз- ложенных на аппарат управления задач. Проектная стадия начинается с разработки технического про- екта, где должны быть выбраны, уточнены, взаимоувязаны и в це- лом согласованы основные технологические схемы управленческих процессов: состав и порядок обработки основных документов; предлагаемый регламент работы; схемы организации административно-управленческих связей; рациональные формы документов; типовые тексты. Для четкой организации документооборота необходимо полу- чить сведения об объемах входящей и исходящей документации по видам документов, о распределении документов по документопото- кам и наличии стандартных и унифицированных форм документа- ции. Необходимо также точно установить, сколько и какие инстан- ции проходит документ каждого вида в ходе обработки. При этом особое внимание следует обратить на дублирование операций, из- лишние маршруты. С использованием методов управленческого проектирования предприятиями разрабатываются следующие инструкции по доку- ментационному обеспечению: типовые; примерные; индивидуальные. |