Учебник Пенза Издательство пгу 2016
 Скачать 2.67 Mb.
|
|
Открытое акционерное общество «Пензенское производственное объединения «Электроприбор» (ОАО «ПО "Электроприбор"») ПРИКАЗ № Об утверждении Альбома унифицированных форм документов В целях совершенствования организации постановки делопроизводства в производстве № 257, улучшения качества оформления документов, а также сокращения времени на их подготовку ПРИКАЗЫВАЮ: 1 Утвердить прилагаемый Альбом унифицированных форм документов и ввести в действие 2 Возложить функцию методического руководства по применению альбома унифицированных форм документов на инспектора-делопроизводителя Мишину О.Н. 3 Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на инспектора- делопроизводителя Мишину О.Н. Начальник производства Н.С. Морозов (Внизу на оборотной стороне листа) Инспектор-делопроизводитель О.Н. Мишина 00.00.0000 Рисунок 32 – Пример проекта приказа об утверждении Альбома УФД 117 Для обеспечения правильного применения УФД, включенных в Альбом, целесообразно разработать соответствующую инст- рукцию. Важно подчеркнуть, что унификация документов является не- обходимой предпосылкой внедрения электронного документообо- рота [40]. Все изменения в формы документов должны вноситься цен- трализованно разработчиками Альбома или работником, отвечаю- щим за его использование. Изменение форм документов, включе- ние в Альбом новых форм документов, исключение форм из Альбома оформляются приказом (распоряжением) руководителя организации. 4.4 Составление номенклатуры Номенклатура дел представляет систематизированный пере- чень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сро- ков их хранения (ГОСТ Р 7.0.8−2013). Номенклатура готовится по установленной форме. Ответственность за ее составление возла- гается на службу документационного обеспечения управления ор- ганизации. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, опре- деления сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел мо- жет быть использована при разработке схемы картотеки на испол- ненные документы. Поэтому номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по докумен- там организации. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации. Типо- вая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в дело- производстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный со- став дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые 118 она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекоменда- тельный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел пе- реносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предпола- гается завести в делопроизводстве организации, конкретизирован- ные с учетом ее специфики. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индиви- дуальную номенклатуру дел без изменений. Паспорт ЭДК «Способен разработать Номенклатуру дел» представлен в таблице 21 (нумерация ПК взята из ФГОС 3+). Таблица 21 − Паспорт осваиваемой ЭДК Содержание ЭДК Способен разработать Номенклатуру дел 1 2 Виды деятельности, в рамках которых данная ЭДК востребована Организационно-управленческая и научно-исследовательская Задачи, для решения которых владение данной ЭДК необходимо Задача 1 (связана с организационно-управленческой деятельностью): разработка номенклатур дел. Задача 2 (связана с научно-исследовательской деятельностью): составление рекомендаций по разработке номенклатур дел ЗК, на базе которых формируется данная ЭДК ПК10 − владеть принципами и методами создания справочно-информационных средств к документам. ПК-32 − владеть законодательной и нормативно- методической базой ДОУ и архивного дела; ориентироваться в правовой базе смежных областей. ПК43 − владеть принципами и методами упорядочения состава документов и информационных показателей. ПК47 − владеть принципами и методами организации хранения документов НК, которые являются необходимыми для овладения данной ЭДК ПК8 − способность анализировать ценность документов с целью их хранения. ПК14 − владение навыками использования компьютерной техники и информационных технологий в ДОУ и архивном деле. ПК26 − владение навыками обработки документов на всех этапах документооборота, систематизации, составления номенклатуры дел 119 Продолжение таблицы 21 1 2 Нормативные акты, необходимые для овладения (освоения) данной ЭДК Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. − М. : ВНИИДАД, 2007. – 264 с. ГОСТ Р 7.0.8−2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 6.30−2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Основные правила работы архивов организаций, одобр. решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Приказ Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» Нормативные акты, необходимые для овладения (освоения) данной ЭДК Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 № 1182. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, утв. руководителем Росархива 05.08.2005 120 Продолжение таблицы 21 1 2 Название предмета (дисциплины), для которого эта ЭДК является ИК Делопроизводство в кадровой службе и архивы документов по личному составу. Архивоведение Название предмета (дисциплины), для которого эта ЭДК является ЦК Организация и технология ДОУ Критерии эффективности Грамотно выбраны и обоснованы нормативные акты, требующиеся для разработки номенклатуры дел. Правильно распределены документы по папкам. Определен набор документов каждого структурного подразделения, подлежащих включению в номенклатуру. Сформулированы и обоснованы заголовки дел, они четко отражают подшиваемые в них документы. Грамотно проставлены индексы дел. Определены сроки хранения дел. Правильно указаны ссылки на статьи соответствующего перечня. Указаны примечания, если это необходимо. Правильно выбран принцип построения текста номенклатуры дел. Проставлены визы согласования. Поставлен гриф утверждения. Грамотно заготовлена итоговая запись к Номенклатуре дел. Оформлена сводная Номенклатура дел организации В списке нормативных актов, перечисленных в паспорте, са- мыми «свежими» являются «Правила организации хранения, ком- плектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и орга- низациях». Они вступили в силу в сентябре 2015 г. Правила – ос- новной документ, определяющий порядок работы с документами в ведомственных архивах. Правила содержат рекомендации по работе с электронными документами. Например, обязательными условиями хранения элек- 121 тронных документов, установленными в Правилах, являются: наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах); наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроиз- ведения, копирования, перезаписи электронных документов, контро- ля физического и технического состояния; обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанк- ционированную рассылку, уничтожение или искажение информации. Одно из наиболее важных положений Правил − определен формат архивного хранения электронных документов. Установле- но, что передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования го- сударственного и муниципального архива, осуществляется в фор- мате PDF/A. Электронные документы так же, как и традиционные форми- руются в дела. В номенклатуре дел делается пометка о том, что де- ло – электронное. Номенклатура дел организации (сводная) (рисунок 33) состав- ляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений [15, 19]. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Она визируется руководителем архива или лицом, от- ветственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управле- ния, и после одобрения Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или ЭК организации направляется на согласование с Экспертно- проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учре- ждения, после чего утверждается руководителем организации. Составляется номенклатура дел на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При ее составлении следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных под- разделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организа- ции за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свы- ше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хране- ния, типовыми и примерными номенклатурами дел. 122 Наименование организации УТВЕРЖДАЮ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности руководителя организации 00.00.0000 № (место составления) На год Подпись И.О. Фамилия 00.00.0000 Индекс дела Заголовок дела Кол-во ед.хр. Срок хранения и номер статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 Название раздела Наименование должности руководителя службы ДОУ организации Подпись И.О. Фамилия 00.00.0000 Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив) СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного учреждения от 00.00.0000 № от 00.00.0000 № Рисунок 33 − Форма сводной номенклатуры дел организации В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые уча- стки и вопросы деятельности организации. В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым осно- ванием для подтверждения полномочий организации или прекра- щения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии 123 организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой орга- низации). Основой для определения структуры номенклатуры дел явля- ется структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бух- галтерия, отдел кадров и т.п.) или направлений деятельности [41, 42]. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных под- разделений заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел (см. рисунок 32) проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифро- вого обозначения структурного подразделения и порядкового но- мера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 − индекс структурного подразделения; 03 − порядко- вый номер заголовка дела по номенклатуре дел. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые ин- дексы для однородных дел разных структурных подразделений (на- правлений деятельности). Пример: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.). В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (то- мов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и под- разделов номенклатуры дел определяется степенью важности до- кументов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организа- ционно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и прика- зы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по коррес- пондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. 124 Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заго- ловки дел могут уточняться в процессе формирования и оформле- ния дел. Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качест- ве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заго- ловка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. П р и м е р: «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы − приложения к какому-либо документу. П р и м е р: «Документы к протоколам заседания коллегии министерства». Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел ор- ганизации следующего года с тем же индексом. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости со- ставляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержа- ние заголовка дела. В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (то- мов, частей). Она заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии − по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК со- ответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации. В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия но- менклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходя- щих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в дру- гую организацию для продолжения и др. 125 По окончании делопроизводственного года в конце номенкла- туры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения (рисунок 34). Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в году в организации по срокам хранения Всего В том числе: переходящих с отметкой «ЭПК» 1 2 3 4 Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) ИТОГО: Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись И.О. Фамилия 00.00.0000 Итоговые сведения переданы в архив. Наименование должности передавшего сведения Подпись И.О. Фамилия 00.00.0000 Рисунок 34 − Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному уч- реждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с ука- занием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи. После утверждения номенклатуры дел организации структур- ные подразделения получают выписки соответствующих ее разде- лов для использования в работе [41]. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года в пяти экземплярах. Первый экземпляр помещается в дело. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий служит в качестве учет- 126 ного документа в ведомственном (муниципальном) архиве. Четвер- тый после согласования останется в соответствующем архивном учреждении. Пятый – целиком или в виде выписок может переда- ваться для работы в соответствующие структурные подразделения. Утвержденный экземпляр номенклатуры является документом постоянного характера и включается в раздел номенклатуры служ- бы ДОУ в виде самостоятельного дела. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем ор- ганизации и вводится в действие с 1 января следующего календар- ного года. Номенклатура дел согласовывается с архивным учреж- дением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенк- латура дел. |