Учебник Пенза Издательство пгу 2016
 Скачать 2.67 Mb.
|
|
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Пензенский государственный университет» (ПГУ) Л. Р. Фионова Освоение профессиональных компетенций в сфере документационного обеспечения управления Учебник Пенза Издательство ПГУ 2016 2 УДК 336.2 (470) Ф61 Р е ц е н з е н т ы: доктор исторических наук, заведующий кафедрой документационного обеспечения управления Поволжского института управления им. П. А. Столыпина (г. Саратов) А. В. Ермолаева; кандидат исторических наук, профессор кафедры «Менеджмент», руководитель образовательной программы направления 46.03.02 «Документоведение и архивоведение» Казанского государственного энергетического университета Г. А. Двоеносова Фионова, Л. Р. Ф61 Освоение профессиональных компетенций в сфере доку- ментационного обеспечения управления : учеб. / Л. Р. Фио- нова. – Пенза : Изд-во ПГУ, 2016. 200 с. ISBN 978-5-906855-41-1 Издание разработано в соответствии с требованиями к обязатель- ному минимуму содержания и уровня подготовки Федерального госу- дарственного образовательного стандарта высшего образования третьего поколения по направлению 46.03.02 «Документоведение и архивове- дение». Даны основные понятия делопроизводства и документацион- ного обеспечения управления (ДОУ). Изложены требования к органи- зации служб делопроизводства и ДОУ. Описаны трудовые функции и компетенции сотрудников с учетом требований профессионального стандарта, правила разработки локальных нормативных актов по ДОУ. Приведены методика анализа состояния ДОУ в организациях, паспор- та компетенций, определяющие порядок их освоения. Учебник подготовлен на кафедре «Информационное обеспечение управления и производства» ПГУ и предназначен для студентов днев- ной и заочной форм обучения по направлению «Документоведение и архивоведение», а также студентов других направлений, изучающих вопросы организации делопроизводства и ДОУ. УДК 336.2 (470) ISBN 978-5-906855-41-1 © Пензенский государственный университет, 2016 3 СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ...................................................................................................... 5 1 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ............. 7 2 ОСВОЕНИЕ КОМПЕТЕНЦИИ «СПОСОБНОСТЬ ОРГАНИЗОВАТЬ РАБОТУ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ».............................................................. 19 2.1 Формы и структура службы документационного обеспечения управления ............................................................................... 23 2.2 Положение о службе документационного обеспечения управления ............................................................................... 29 2.3 Должностной состав службы документационного обеспечения управления ............................................................................... 34 2.4 Должностные инструкции .................................................................. 43 3 ОСВОЕНИЕ КОМПЕТЕНЦИИ «СПОСОБНОСТЬ ИСПОЛЬЗОВАТЬ ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ВСЕХ ЭТАПОВ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ» ..................................... 50 3.1 Обработка входящих или поступающих документов ..................... 59 3.2 Обработка исходящих или отправляемых документов ................... 63 3.3 Порядок прохождения внутренних документов .............................. 65 3.4 Регистрация документов ..................................................................... 66 3.5 Организация информационно-справочной работы.......................... 72 3.6 Контроль исполнения документов .................................................... 75 4 РАЗРАБОТКА ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ........................................................................ 80 4.1 Инструкция по документационному обеспечению управления ..................................................................................................... 80 4.2 Разработка Табеля унифицированных форм документов организации .............................................................................. 96 4.3 Разработка Альбома форм документов, применяемых в организации............................................................................................... 104 4.4 Составление номенклатуры.............................................................. 117 4.5 Методика анализа состояния документационного обеспечения управления в организации ................................................... 126 5 ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ В ТЕКУЩЕМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ ОРГАНИЗАЦИИ ..................... 143 6 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ...................................... 153 ЗАКЛЮЧЕНИЕ ........................................................................................... 160 ГЛОССАРИЙ............................................................................................... 163 4 ВОПРОСЫ К ЭКЗАМЕНУ ПО КУРСУ «ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ» ........................................................... 169 БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК ....................................................... 171 П р и л о ж е н и е А. Примерный перечень документов с грифом утверждения ................................................................................ 177 П р и л о ж е н и е Б. Примерный перечень документов, на которые ставится печать........................................................................ 178 П р и л о ж е н и е В. Правила заполнения основных реквизитов регистрационной карточки......................................................................... 179 П р и л о ж е н и е Г. Форма номенклатуры дел структурного подразделения предприятия....................................................................... 180 П р и л о ж е н и е Д. Перечень документации, входящей в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)................................................................................ 181 П р и л о ж е н и е Е. Методика проведения документного аудита ...... 184 П р и л о ж е н и е Ж. Таблицы для анализа движения документов в подразделениях организации ............................................. 188 П р и л о ж е н и е И. Разработанные экранные формы ......................... 193 П р и л о ж е н и е К. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения .............................................. 195 П р и л о ж е н и е Л. Форма титульного листа описи электронных документов постоянного хранения .................................... 196 П р и л о ж е н и е М. Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения................................................. 197 П р и л о ж е н и е Н. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению .................................................... 198 5 ВВЕДЕНИЕ Успешное управление любым процессом, бизнесом, предпри- ятием невозможно без использования современных технологий управления документами. Процесс управления базируется на ин- формации об управляемых объектах, которая чаще всего представ- лена в документах и в свою очередь является основой принятия лю- бого решения. Документационное обеспечение управления (ДОУ) возникает только тогда, когда возникает процесс управления, но сам процесс управления может существовать только в том случае, когда в нем поставлено ДОУ, т.е. определен порядок документиро- вания и работы с документами, а значит, налажено делопроизводство. Делопроизводство сегодня определяется как деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оператив- ное хранение и использование документов. Организация ДОУ на уровне современных требований преду- сматривает разработку единой политики управления документами организации и создание единой комплексной системы ДОУ, едино- го порядка работы с документами, начиная с их создания/получе- ния и до сдачи в архив (уничтожения). ДОУ является эффективным инструментом контроля исполнения, достаточно простым средст- вом ведения общего делопроизводства и решения различных во- просов при работе с документами. По существу, ДОУ – это техно- логия управления. Руководитель каждой организации должен владеть информа- цией о работе его подчиненных и вовремя принимать решения по устранению проблем и координации деятельности персонала орга- низации. Необходимо отметить, что с документами работают все со- трудники организации. Документы всегда создаются исключитель- но в каких-либо целях, например, для фиксирования информации при выполнении поставленных задач, либо по требованию контро- лирующих органов. Документы регулируют различные аспекты деятельности, такие как производство, реализация продукции, фи- нансы, работа с персоналом и др. 6 Сотрудник организации стремится к закреплению информа- ции в документах при решении следующих задач: управление текущей работой, когда это связано с поступле- нием и передачей большого количества информации; управление ресурсами организации во времени и простран- стве в текущем режиме и с перспективой на будущее; управление (координация) работой подчиненного ему пер- сонала; реализация договоренностей с внешними организациями; отражение хода мероприятий, событий; анализ различных данных и их оценка; подведение итогов работы за определенный период; планирование рабочего времени; прогнозирование развития определенных процессов и опре- деление наиболее оптимальной последовательности и содержания действий. Таким образом, сотрудник, составляя тот или иной вид слу- жебного документа, осуществляет определенную функцию, выпол- няет трудовые действия в соответствии со своей ролью в организа- ции. Качество и своевременность подготовки документов влияет на показатели работы как сотрудника, так и фирмы в целом, а зна- чит, повышает ее конкурентоспособность. Знание основ делопроизводства и ДОУ необходимо любому современному специалисту. Именно документ как зафиксированная на носителе информация, имеющая юридическую силу, служит ос- новным доказательством того или иного факта деятельности в раз- личных отраслях, в том числе при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в суде. 7 1 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Основные понятия сферы делопроизводства и документаци- онного обеспечения управления (ДОУ) определены Трудовым и Гражданским кодексами Российской Федерации, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защи- те информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ, Федеральным законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации от 02.05.2006 № 59-ФЗ», Федеральным законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ, Федеральным за- коном «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ и другими законодательными и нормативными актами, в том числе и ГОСТ Р 7.8.0−2013 «Система стандартов по инфор- мации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Все эти понятия необ- ходимы для осмысления всех процессов, протекающих в сфере де- лопроизводства и ДОУ, и грамотной разработки локальных органи- зационных документов. Ниже приведены основные термины, закрепленные в выше приведенных актах. Документ − зафиксированная на носителе информация с рек- визитами, позволяющими ее идентифицировать. Электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме. Реквизит документа – элемент оформления документа. Формуляр документа – совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности. Официальный документ – документ, созданный организа- цией, должностным лицом или гражданином, оформленный в уста- новленном порядке. Организационно-распорядительный документ (управлен- ческий документ) (ОРД) – вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных во- просов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, пред- приятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. 8 В 70-х гг. прошлого столетия была проведена большая работа по унификации управленческих документов. Ее результатом яви- лась разработка унифицированных систем документации, среди ко- торых – «Унифицированная система организационно-распоряди- тельной документации (УСОРД)». Унифицированная система документации (УСД) – это сис- тема документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в опреде- ленной сфере деятельности. УСОРД – это система документации, необходимая для управ- ления организационно-распорядительной деятельностью организа- ции. Состав документов, которые вошли в УСОРД, дан в Общерос- сийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Поскольку в ОКУД включены все ОРД, можно с уверенностью ска- зать, что все они создаются по единым правилам, которые следует неукоснительно выполнять. Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального доку- мента. Документирование – запись информации на носителе по ус- тановленным правилам. Дело − документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в от- дельную обложку. Электронное дело – электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированных в соответствии с номенклатурой дел. Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе. Формирование дела – группирование исполненных докумен- тов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела. Номенклатура дел – систематизированный перечень заго- ловков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хра- нения. Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая доку- ментирование, документооборот, оперативное хранение и исполь- зование документов. Другими словами − это вся совокупность ра- бот со служебными документами в учреждениях, организациях 9 и на предприятиях: составление, согласование, подписание, утвер- ждение, регистрация полученных документов и другой коррес- понденции, организация и контроль исполнения, формирование номенклатуры дел и справочных фондов, экспертиза научной и практической ценности, хранение и передача в архив, обеспече- ние секретности и сохранности служебной тайны. Документационное обеспечение управления (ДОУ) – дея- тельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами. Документооборот − движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В сферу делопроизводства включаются (как отмечалось выше): прием, регистрация входящей и исходящей корреспонден- ции, ее отправка; прием документов на рассмотрение и подписание админи- страцией; контроль за правильностью оформления документов; распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для испол- нения, ознакомление сотрудников с директивными актами админи- страции; учет стадий прохождения и исполнения документов с обес- печением их сохранности; систематизация документов и организация их текущего хранения; проведение экспертизы ценности документов; сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения. Принято выделять несколько видов (групп) документов, рабо- та с которыми обязательна для любого учреждения, а именно: 1) директивные, информационно-инструктивные и информа- ционно-методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и местных (указы, по- становления, правовые акты, инструктивные и информационные письма, методические указания, требования к статистической от- четности и др.); 2) организационно-распорядительная документация, которая состоит из трех групп документов: 10 а) организационных (устав, положение, правила внутреннего распорядка, договор, инструкция и пр.); б) распорядительных (постановление, приказ, решение, рас- поряжение, указание и др.); в) справочно-информационных (деловое письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, акт, протокол, доверен- ность, телефонограмма и пр.); 3) документы, связанные с оформлением трудовых отношений (табель явки на работу, графики отпусков, трудовые книжки со- трудников, приказы о приеме и увольнении, а также оформление отпусков, наград, поощрений, взысканий и пр.); 4) финансовые документы. Делопроизводство и ДОУ основываются на законодательной и нормативно-методической базе – комплексе нормативных право- вых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания доку- ментов и организацию работы с ними. Нормативное регулирование ДОУ охватывает все уровни управления. В Российской Федерации общие принципы организации работы с информацией и докумен- тацией определены в первую очередь Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите ин- формации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. В частности, закон уста- навливает, что: «1. Законодательством Российской Федерации или соглаше- нием сторон могут быть установлены требования к документирова- нию информации. 2. В федеральных органах исполнительной власти документи- рование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными ор- ганами, органами местного самоуправления в пределах их компе- тенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти. 3. Электронное сообщение, подписанное электронной цифро- вой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если феде- ральными законами или иными нормативными правовыми актами 1 1 не устанавливается или не подразумевается требование о составле- нии такого документа на бумажном носителе». Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с доку- ментами, таким образом, оно охватывает всю область делопроиз- водства и ДОУ. Государственное регулирование делопроизводства осуществ- ляет Федеральное архивное агентство России (Росархив), которое в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Рос- сийской Федерации» [1] и Положением о Федеральном архивном агентстве [7] осуществляет межотраслевое организационно-методи- ческое руководство и контроль за организацией документов в дело- производстве федеральных органов государственной власти. Он ко- ординирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, а также: оказывает государственные услуги в области архивного дела; ведет государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и Государственный реестр уникальных до- кументов Архивного фонда Российской Федерации; обеспечивает соблюдение правил хранения, комплектова- ния, учета и использования архивных документов. Архивный фонд Российской Федерации − это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь обще- ства, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Феде- рации, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих по- стоянному хранению в соответствии с российским законодательст- вом [6]. Государственное управление деятельностью по стандартиза- ции в России осуществляет Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии (Госстандарт России). Деятельность по стандартизации осуществляется и другими федеральными органами исполнительной власти в пределах их компетенции. Эти органы в своих стандартах могут устанавливать обязательные требования к качеству продукции (работ, услуг), т.е. создавать технические регламенты. Все работы по стандартиза- ции в России осуществляются на основе Федерального закона «О техническом регулировании» [3]. 12 Концепция развития национальной системы стандартизации Российской Федерации на период до 2020 г., разработанная нацио- нальным органом Российской Федерации по стандартизации − Рос- стандартом, одобрена Распоряжением Правительства Российской Федерации [9]. Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию до- кументационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты. Нормативные и методические документы по делопроизводст- ву в учреждении разрабатываются на основе соответствующих за- конодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерст- вами и ведомствами. |