Учебник Пенза Издательство пгу 2016
 Скачать 2.67 Mb.
|
|
графика средств измерений В конце года до 25 декабря Утверждение в ФГУ «Пензенский ЦСМ» Утвержден? Нет Корректировка графика 10 дней Да Оформление договора Ежемесячная оплата Передача средств измерений на поверку В срок? Нет Доплата согласно договору ДА Получение вещевой квитанции Проведение поверки средств измерений 2 недели С выездом? Да Представление эталонов НЕТ Выдача свидетельства о поверке или извещения Получение средств измерений Вещевая квитанция Рисунок 37 − Алгоритм процесса поверки средств измерений 139 Отраслевые нормативные акты определят и порядок докумен- тирования, и правила оформления документов. Процесс создания документов, существующий в организации порядок их согласования также желательно пояснять схемой, на- пример, как на рисунке 38. Клиент Предварительное соглашение Отдел продаж Бухгалтерия Секретарь Отдел коммерческого Составление проекта договора учета Юрист Подписание договора Директор Регистрация и исполнение договора Отдел коммерческого учета Отдел продаж Секретарь Рисунок 38 − Схема процесса создания и подписания договора поставки Если в ходе обследования предприятия анализируется поря- док организации работы специалиста (когда делопроизводством за- нимается один человек), то можно сделать фотографию рабочего дня (таблица 25). Анализ фотографии рабочего дня позволит оце- нить оптимальность «загрузки» специалиста и организации его ра- бочего дня. Можно четко определить время, затраченное на документное и бездокументное обслуживание руководителя, вычислить средние нормы времени на все виды работ. Последнее можно использовать для расчета оптимальной штатной численности делопроизводст- венного персонала. Для быстрой обработки результатов анализа состояния ДОУ предлагается использовать СУБД Access. Поэтому все таблицы (приложение Ж) переводятся в удобные для ввода данных экранные формы (приложение И). 140 Таблица 25 – Фотография рабочего дня секретаря руководителя Наименование элементов работы Начало, ч, мин Конец, ч, мин Общее время, мин Выработка, единицы работы 1 2 3 4 5 Начало работы 8.00 8.00 Подготовка рабочего места 8.00 8.05 5 Просмотр и сортировка почтовой корреспонденции 8.05 8.17 12 14 писем Ответ на телефонный звонок 8.17 8.18 1 1 абонент Приготовление кофе руководителю 8.18 8.27 9 1 чашка Разборка поступивших факсов 8.27 8.40 13 6 факсов Просмотр электронной почты 8.40 8.47 7 11 сообщений Вызов абонента руководителю 8.47 8.50 3 1 абонент Представление документов на рассмотрение руководителю 8.50 9.00 10 8 документов Проверка и распечатка аналитической справки руководителю 9.00 9.20 20 1 документ «Обзвон» – напоминание участникам совещания 9.25 9.35 10 8 абонентов Размножение материалов для совещания 9.35 9.47 12 16 документов Соединение руководителя с абонентом 9.47 9.52 5 1 абонент Приготовление кофе участникам совещания 9.52 9.58 6 9 чашек Подготовка комнаты для совещаний 9.58 10.00 2 Прием телефонных звонков 10.00 10.57 57 20 абонентов Уборка помещения после совещания 10.57 11.00 3 Фиксация планов руководителя на вторую половину дня 11.00 11.20 20 34 мероприятия Обеспечение приема посетителей 11.20 12.37 77 11 посетителей Соединение руководителя с абонентами 12.37 12.52 15 2 абонента Обеспечение руководителя обедом 12.52 13.00 8 Соединение руководителя с абонентами 13.00 13.10 10 3 абонента Обед 13.10 14.50 100 Проверка проектов документов 14.50 15.20 30 20 документов 141 Продолжение таблицы 25 1 2 3 4 5 Согласование проектов с руководителем 15.20 16.00 40 14 документов Подписание документов 16.00 16.05 5 14 документов Распечатка копий документов 16.20 16.30 10 5 копий Заверение копий документов 16.30 16.40 10 5 копий Разговор по телефону 16.40 16.45 5 1 абонент Поиск законодательных и нормативных актов по базе данных 16.45 16.55 10 10 документов Поиск необходимой информации в них 16.55 17.05 10 10 документов Распечатка найденных данных 17.05 17.15 10 10 документов Предоставление данных на рассмотрение руководителю 17.15 17.20 5 10 документов Уборка рабочего места 17.20 17.30 10 Окончание рабочего дня 17.30 17.30 Экранные формы могут быть разработаны в среде СУБД Access. Этот выбор обоснован тем, что БД Access входит в состав популярного пакета Microsoft Office, она удобна и проста в работе. Работая в Access, можно открывать и редактировать файлы с по- мощью кнопок, команд и клавиш, а также использовать буфер об- мена Office для копирования данных из таких программ, как Micro- soft Word или Microsoft Excel. Это позволяет легко получить требуемые отчеты и диаграммы для анализа. БД Access поддержи- вает различные форматы данных. Можно связать таблицы таким образом, чтобы одновременно получать доступ к данным из раз- личных баз, работая с формами, отчетами и страницами доступа к данным в Access. Разработанная и описанная выше анкета, таблицы и экранные формы для ввода данных о состоянии ДОУ в организации рассчи- таны на неквалифицированного пользователя в области информа- ционных технологий, не имеющего специальных навыков в работе с персональным компьютером. Итоги анализа и предложения в виде проектов локальных ак- тов по ДОУ и проектов приказов об их внедрении представляются руководителю организации для принятия решений. Например, на рисунке 39 приведен проект приказа о внедре- нии разработанного Табеля унифицированных форм документов. 142 АДМИНИСТРАЦИЯ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ П Р И К А З « » января 2016 г. № О введении в действие Табеля унифицированных форм документов Для обеспечения единого порядка оформления управленческой документации в аппарате администрации ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить прилагаемый Табель унифицированных форм доку- ментов и ввести в действие в аппарате администрации с 01.02.2016. 2. Начальнику общего отдела Макарову В.А. размножить и раздать по подразделениям новый Табель унифицированных форм документов до 20.01.2016. 3. Начальнику общего отдела Макарову В.А. провести обучающие семинары по внедрению Табеля со специалистами, ответственными за делопроизводство в отделах и подразделениях администрации, до 01.02.2016. 4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя Главы администрации района Тактаева П.В. Глава администрации района П.К.Саяпин На оборотной стороне: Первый заместитель Начальник общего Главы администрации отдела Железнодорожного района В.А.Макаров П.В. Тактаев « » « » 2016 г. 2016 г. Рисунок 39 – Проект приказа о внедрении Табеля форм Анализ состояния системы ДОУ на предприятии должен про- водиться регулярно, чтобы поддерживать ее в актуальном состоя- нии, а перед внедрением автоматизированных технологий – в обя- зательном порядке [49−51]. 143 5 ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ В ТЕКУЩЕМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ ОРГАНИЗАЦИИ В соответствии с номенклатурой дел осуществляется форми- рование дел (группировка исполненных документов в дела). Компетенция «Способность грамотно сформировать и офор- мить дело» является по отношению к ПК20 «Способность исполь- зовать правила организации всех этапов работы с документами, в том числе архивными документами». Паспорт этой ЭДК приведен в таблице 26. Таблица 26 − Паспорт ЭДК «Способность грамотно сформировать и оформить дело» Содержание ЭДК Способность грамотно сформировать и оформить дело 1 2 Виды деятельности, в рамках которых данная ДК востребована Технологическая и научно-исследовательская Задачи, для решения которых владение данной ЭДК необходимо Задача 1 (связана с технологической деятельностью): грамотное формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве. Задача 2 (связана с научно-исследовательской деятельностью): составление рекомендаций по формированию и оформлению дел ЗК, на базе которых формируется данная ЭДК ПК32 − владеть законодательной и нормативно- методической базой информационно- документационного обеспечения управления и архивного дела. ПК37 − владеть принципами, методами и нормами организации, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, документов личного происхождения. ПК40 − знать требования к организации обеспечения сохранности документов в архивах. ПК47 − владеть принципами и методами организации хранения документов НК, которые являются необходимыми для овладения данной ЭДК ПК21 − владеть навыками составления описей дел, подготовки дел к передаче в архив организации, государственный или муниципальный архив. ПК26 − владеть навыками обработки документов на всех этапах документооборота, систематизации, составления номенклатуры дел. ПК38 − владеть навыками работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа 144 Продолжение таблицы 26 1 2 Нормативные акты, необходимые для овладения (освоения) данной ЭДК Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. − М. : ВНИИДАД, 2007. – 264 с. ГОСТ Р 7.0.8−2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 6.30−2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Основные правила работы архивов организаций, одобр. решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Приказ Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельно- сти государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 № 1182. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, утв. руководителем Росархива 05.08.2005 145 Продолжение таблицы 26 1 2 Название дисциплины, для которой эта ДК является ИК Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу, ДОУ в органах власти Название дисциплины, для которой эта ДК является ЦК Организация и технология ДОУ Критерии эффективности − Правильно распределены документы по папкам: o корректно выбраны признаки группирования документов по папкам; o документы постоянного и временного хранения сгруппированы в отдельные дела; o в дело включено по одному экземпляру каждого документа; o документы расположены в хронологическом порядке; o приложения присоединены к документам, к которым они относятся; o в дело сгруппированы документы одного календарного года. − Сформулированы и обоснованы заголовки дел, они четко отражают подшиваемые в них документы. − Грамотно проставлены индексы дел. − Определены сроки хранения дел. − Правильно оформлены обложки дел. − Подготовлены внутренние описи. − Составлена заверительная надпись Дела в организации формируются централизованно, т.е. в кан- целярии (службе ДОУ). При децентрализованном делопроизводстве формированием дел могут заниматься лица, ответственные за дело- производство в структурных подразделениях. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключени- ем особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. Формирование дел ведется под непосредственным методиче- ским руководством архива организации, а при необходимости − и соответствующего государственного архива. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; 146 включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данно- го лица в организации; документы выборных органов и их постоян- ных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, исто- рии болезней и др.; дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Внутри дела документы должны быть расположены так, что- бы они по своему содержанию последовательно освещали опреде- ленные вопросы. При этом документы располагаются в хронологи- ческом порядке (входящие − по датам поступления, исходящие − по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспон- дентов. Приложения к документам, независимо от даты их утвержде- ния или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют от- дельный том, о чем в документе делается отметка. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями: уставы, положения, инструкции, утвержденные распоряди- тельными документами, являются приложениями к ним и группи- руются вместе с указанными документами. Если же они утвержде- ны в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела; приказы по основной деятельности группируют- ся отдельно от приказов по личному составу; приказы по личному составу группируются в дела в соот- ветствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, ка- сающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группи- ровать в отдельные дела; поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации; 147 утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их про- ектов; документы в личных делах располагаются в хронологиче- ском порядке по мере их поступления; лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий; предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам ра- боты организации и все документы по их рассмотрению и исполне- нию группируются отдельно от заявлений граждан по личным во- просам; переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, доку- мент-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем го- ду, документы включаются в дело текущего года с указанием ин- декса дела предыдущего года. В зависимости от специфики дея- тельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д. Дела предприятия подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответ- ствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем работников архива предприятия. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временно- го (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформ- ление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумера- цию листов в деле; составление заверительной надписи дела (рисунок 40); составление в необходимых случаях внутренней опи- си документов дела (рисунок 41); внесение необходимых уточне- ний в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты заведения дела и др.). 148 ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № В деле подшито и пронумеровано листов, в том числе: (цифрами и прописью) литерные номера листов ; пропущенные номера листов + листов внутренней описи Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2 Наименование должности работника Подпись И.О. Фамилия 00.00.0000 Рисунок 40 – Форма Листа-заверителя дела Дела временного (до 10 лет включительно) хранения под- лежат частичному оформлению: дела допускается хранить в ско- росшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не со- ставлять. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка рас- положения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруют араб- скими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не за- девая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором. |