Учебник Пенза Издательство пгу 2016
 Скачать 2.67 Mb.
|
|
Приложение Б Примерный перечень документов, на которые ставится печать АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудо- вания, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.). АРХИВНЫЕ СПРАВКИ. АРХИВНЫЕ КОПИИ. ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценно- стей, ведение дел в арбитраже и т.д.). ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подря- дах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о произ- водстве работ и т.д.). ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооруже- ний, капитальное строительство, технические и т.д.). ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ. ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.). ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ. КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ. НОРМЫ расхода. ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и ме- далями; премиями и т.д.). ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.). ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение ин валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.). ПОЛОЖЕНИЯ об организации. РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк). СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на каль- куляцию к договору и т.д.). СОГЛАШЕНИЯ. СПРАВКИ (лимитные, о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.). СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.). ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ. УДОСТОВЕРЕНИЯ. УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ. 179 Приложение В Правила заполнения основных реквизитов регистрационной карточки Реквизиты Пояснения по заполнению Автор (корреспондент) При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) − автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) − корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации Название вида документа Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется Дата документа Дата, присвоенная документу организацией- автором, переносится с поступившего или отправляемого документа Индекс документа Индекс, присвоенный документу организацией- автором, переносится с поступившего или отправляемого документа Дата поступления Дата поступления документа на предприятии переносится с регистрационного штампа Индекс поступления Индекс, присвоенный документу предприятием- получателем, переносится из регистрационного штампа. После исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами Заголовок документа или краткое содержание Переносятся заголовок, сформулированный на документе Резолюция Переносятся с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель Срок исполнения Проставляются число, месяц, год − тремя парами арабских цифр. При регистрации отправляемого инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа Отметка об исполнении Краткая запись решения вопроса по существу или дата и индекс ответного документа Отметка о направлении документа в дело Индекс дела, в которое подшит документ, в соответствии с номенклатурой дел («В дело № ...»), дата, подпись ответственного исполнителя 180 Приложение Г Форма номенклатуры дел структурного подразделения предприятия Наименование предприятия Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 00.00.0000 № (место составления) На год Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номер статей по перечню Примечания 1 2 3 4 5 Название раздела Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись И.О. Фамилия 00.00.00000 СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК структурного подразделения От 00.00.0000 № Наименование должности руководителя архива Подпись И.О. Фамилия 00.00.0000 181 Приложение Д Перечень документации, входящей в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) 1. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАС- ПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Документация по созданию организации, предприятия. Документация по реорганизации организации, предприятия. Документация по ликвидации организации, предприятия. Документация по приватизации государственных и муниципаль- ных организаций, предприятий. Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия. Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия. Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия. Документация по приему на работу. Документация по переводу на другую работу. Документация по увольнению с работы. Документация по оформлению отпусков. Документация по оформлению поощрений. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий 2. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БАНКОВСКОЙ ДОКУ- МЕНТАЦИИ Платежная документация по безналичным расчетам через банки. Документация по кредитным операциям банков. Документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов. Документация по операциям банков, связанная с международными расчетами. Выходная документация банков. Документация по депозитарным операциям банков. Платежная документация по безналичным расчетам через банки − внутрибанковские формы документов. Документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков − внутрибанковские формы документов. Документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) − внутри- банковские формы документов 182 Выходная документация банков − внутрибанковские формы доку- ментов. Документация по денежному обращению − внутрибанковские формы документов. Документация по кредитным операциям банков − внутрибанков- ские формы документов. Бухгалтерская документация − внутрибанковские формы документов 3. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ФИНАНСОВОЙ, УЧЕТ- НОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ БЮД- ЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ Финансовая документация. Отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций. Учетная бухгалтерская документация 4. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОТЧЕТНО-СТАТИСТИ- ЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Документация по статистике национальных счетов и экономиче- ских балансов. Документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса. Документация по статистике труда. Документация по статистике материальных ресурсов. Документация по статистике финансов. Документация по социальной статистике. Документация по статистике промышленности. Документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции. Документация по статистике капитального строительства. Документация по статистике внешнеэкономических связей. Документация по статистике потребительского рынка и его ин- фраструктуры. Документация по статистике транспорта и связи. Документация по статистике наблюдения и регистрации измене- ния цен и тарифов 5. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЙ Отчетная бухгалтерская документация. Регистры бухгалтерского учета. Первичная учетная документация 183 6. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДУ Документация по состоянию рынка труда. Документация по трудовым отношениям. Документация по повышению квалификации работников органов по труду. Документация по охране труда. Документация по минимальным потребительским бюджетам. Документация по обращениям в органы по труду 7. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Документация по учету и распределению средств. Документация по планово-экономической деятельности. Документация по контрольно-проверочной деятельности 8. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ВНЕШНЕТОРГОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Оперативно-коммерческая документация. Товаросопроводительная документация. Расчетная внешнеторговая документация. Документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара. Транспортная внешнеторговая документация. Экспедиторская внешнеторговая документация 9. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Документация по учету труда и его оплаты. Документация по учету основных средств и нематериальных активов. Документация по учету кассовых операций. Документация по учету результатов инвентаризации. Документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Документация по учету сельскохозяйственной продукции и сырья. Документация по учету продукции, товарно-материальных ценно- стей в местах хранения. Документация по учету работы строительных машин и меха- низмов 184 Приложение Е Методика проведения документного аудита Аудит (аудиторская проверка) – независимая проверка с целью выражения мнения о достоверности. В мировой практике под аудитом понимают всякую выполняемую независимым экспертом проверку ка- кого-либо явления или деятельности. Под документным аудитом будем понимать анализ порядка доку- ментирования (записи информации на материальном носителе) на соот- ветствие современным нормативным требованиям и методическим ре- комендациям. Цель документного аудита − выявить и оценить степень и критичность отклонения от ГОСТа или от ведомственных инструкций по делопроизводству. Для оценки качества оформления управленческих документов в организации предлагается использовать выборочный метод. Обычно смысл применения выборочного метода в различных сфе- рах заключается в небольшой «жертве качества» (сплошное наблюдение дает более достоверные результаты), обеспечивающей огромный выиг- рыш в затратах ресурсов (в первую очередь времени специалистов), по- скольку, как правило, выборка по объему во много раз меньше гене- ральной совокупности. Выборочный метод является хорошо разработанной и многократ- но опробованной в различных приложениях конструкцией теории веро- ятностей. Применение выборочного метода в аудите, как и в других сферах деятельности, заключается в замене сплошного наблюдения какой-либо генеральной совокупности объектов изучением некоторой ее части с по- следующим распространением результатов изучения на всю совокуп- ность объектов. При проведении документного аудита выборочный метод позво- лит вместо всей совокупности документов рассматривать лишь часть из них, сократив время проверки и количество проверяющих. Здесь реали- зуется известная в теории вероятностей схема оценки вероятности опре- деленного события, а именно – неправильное оформления документов − по его частоте в некоторой выборке из генеральной совокупности всех документов определенной группы. В рамках этой генеральной совокупности мы имеем дело с типич- ной задачей теории вероятностей − оценка математического ожидания генеральной совокупности по выборке из нее. Обычно наилучшей оцен- кой математического ожидания этой совокупности является среднее арифметическое выборки из некоторой генеральной совокупности. Это точечная оценка. Можно пользоваться кроме точечных, еще и интер- i вальными оценками. В качестве последних чаще всего используется так называемый доверительный интервал для математического ожидания генеральной совокупности. При доверительной вероятности границы доверительного интер- вала І для математического ожидания Р при естественных допущениях вычисляются по формуле I = [Р − Р + ], (1) где Р 1 n X n i 1 , (2) t D / n , (3) D 1 n ( X i P) 2 (4) n 1 i 1 Здесь P – среднее арифметическое значение, полученное по вы- борке. P представляет собой относительное количество неправильно оформленных документов; n − объем выборки; X i – признак, характери- зующий правильность оформления i-го документа выборки (X i = 1, если документ неправильно оформлен, и X i = 0, если документ оформлен пра- вильно); t – критерий Стъюдента, зависящий от , значения которого имеются в таблицах справочников по математике (например, при = 0,95, t = 1,96). Вероятностная конструкция доверительного интервала хорошо со- четается с аудиторской конструкцией уровня существенности, т.е. допустимой долей неправильно оформленных документов. Смысл дове- рительного интервала при достаточно больших доверительных вероят- ностях ( = 0,99, = 0,95 и т.п.) состоит в том, что он практически всегда накрывает интересующий нас показатель, т.е. есть среднее арифметиче- ское значение доли неправильно оформленных документов в генераль- ной совокупности. Задача будет ставиться так. Есть генеральная совокупность из N документов, по отношению к каждому из которых событие А (непра- вильное оформление) может иметь место, но может и отсутствовать. Обозначим через Р относительную частоту наступления события А в выборке. Для оценки степени распространенности события А в гене- ральной совокупности и уменьшения затрат труда делается выборка из n документов (n гораздо меньше, чем N). Подсчитывается число до- кументов выборки, для которых событие А имеет место, и определяется отношение этого числа к n (т.е. Р). Далее по величине Р необходимо сделать вывод о том, насколько распространено событие А во всей гене- ральной совокупности. 185 186 Таким образом, перед нами типичная для математической стати- стики задача оценки вероятности наступления некоторого события в ге- неральной совокупности по его относительной частоте в выборке. Обозначим порог существенности, т.е. допустимую долю непра- вильно оформленных документов P о , а нижнюю и верхнюю границы до- верительного интервала соответственно P n и P v . Здесь возможны три случая. В первом из них и P n , и P v меньше порога существенности (на- пример, P n = 5 %, P v = 8 %, а P о = 10 %). Вывод: нарушения в оформле- нии всей совокупности документов данного вида несущественны. Во втором случае и P n , и P v больше порога существенности, что позво- ляет сделать вывод о существенном количестве неверно оформленных документов данного вида и ставить вопрос о причинах неправильного их оформления. Наконец, самым сложным для принятия решения оказыва- ется третий случай, когда P n меньше, а P v больше порога существенно- сти. В этом случае считается статистическая погрешность = |P – P о | и по формуле (3) вычисляется новый объем выборки n. Заметим, что путь увеличения n сравнительно легко реализуем, так как отобрать еще несколько документов или десятков документов достаточно просто. Рассмотрим теперь частный, но важный в аудите случай, когда Р = 0. Например, аудитор случайным образом отобрал n документов и все они оказались оформлены правильно. Здесь возникает вопрос, ос- тановиться или увеличить выборку. Тот же вопрос может иметь другую формулировку, нацеленную на планирование аудиторской проверки: ка- кое число документов отбирать, чтобы в случае их правильного оформ- ления дальнейший отбор не производить. Согласно соотношениям (1−4) при отсутствии ошибок в выборке из n документов, т.е. при всех X i = 0, Р = D = = 0, доверительный ин- тервал стягивается в точку. Этот случай рассматривается в общем виде в теории вероятностей и доведен там до достаточно простых расчетных соотношений. Например, минимальный объем выборки может опреде- ляться по формуле n min lg(1 ) / lg(1 P о ) . (5) В таблице Е1 представлены для удобства предельные значения минимальных объемов выборок в случае отсутствия отрицательных ре- зультатов при различных доверительных вероятностях и порогах су- щественности P о , вычисленных по формуле (5). Таблица Е1 − Минимальный объем выборки P o 0,01 0,05 0,10 0,15 0,20 0,99 400 91 44 29 21 0,95 260 59 28 19 14 187 Приведенные в таблице Е1 значения n min удобно использовать при планировании аудита как начальные величины размера выборки на пер- вом этапе. Например, если выбраны порог существенности P о = 0,1 и до- верительная вероятность = 0,95, то согласно таблице Е1 целесообразно запланировать объем выборки n min = 28 элементов. Если после обработки выборки окажется, что событие А ни разу не зафиксировано (все доку- менты оформлены правильно), то работа по данной генеральной сово- купности заканчивается с положительным итогом проверки. Если же хо- тя бы один раз событие А в выборке имело место, то необходимо переходить к ранее описанной общей процедуре. При проведении документного аудита необходимо документы разбить на группы: организационные, распорядительные, информацион- но-справочные или даже на виды. Например, в последней очень разно- образной группе документов желательно выделить письма, докладные записки, телефонограммы, справки, акты, протоколы. Для каждой груп- пы важно установить свой порог существенности. Причем при оценке грамотности оформления документов в первую очередь необходимо об- ратить внимание на реквизиты, придающие документу юридическую силу. Обработку данных легко осуществить с помощью приложения Microsoft Excel, используя статистический пакет. Таким образом, используя выборочный метод, можно провести в организации документный аудит. |