Электронный учебник. Учебника по курсу Отбор и наем персонала 2
 Скачать 1.33 Mb.
|
|
Тема 3.2. Методика проведения структурированного интервью Структурированное собеседование является наиболее распространенным средством оценки потенциальных кандидатов. Ключевым в определении этого собеседования является слово «структурированное». Это означает наличие у интервьюера списка вопросов, составленных таким образом, чтобы протестировать уровень развития у кандидата наиболее важных для данной должности качеств. Структурированные интервью вдвое эффективнее неструктурированных интервью. Конечно, на подготовку у них может уйти больше времени. Подготовка вопросов требует значительной работы от проводящего собеседование руководителя, однако цена отсутствия такой подготовки бывает очень высокой. Если интервьюер не имеет заранее подготовленных вопросов, собеседование чаще всего превращается в неструктурированное. В ходе такого разговора очень сложно оценить профессиональные качества кандидата, в результате чего в лучшем случае руководитель теряет непроизводительно свое рабочее время. А в худшем – упускает компетентного кандидата, который «болеет не за ту команду» или придерживается «ошибочной политической ориентации». Чем более неструктурированным является интервью, тем меньше оно связано с работой. Если интервьюеры задают вопросы случайным образом и спонтанно, они рискуют оценить черты характера, не влияющие на эффективность работы. Интервьюеры могут в конечном итоге проводить оценку на основе пола, расы, физической привлекательности или, чаще всего, того, насколько похож кандидат на них. Хуже того, они могут в конечном итоге задать незаконные вопросы на собеседовании. Структурированные вопросы собеседования связаны с работой. Они более «дружелюбны» к равным возможностям, поскольку все кандидаты сталкиваются с одними и теми же вопросами в одном и том же порядке. Слайд 96 Структурированные интервью позволяют повысить объективность. Они хорошо работают в условиях командного найма и групповых собеседований, где индивидуальные предубеждения вряд ли помешают. Они также упрощают обратную связь с кандидатами, которых вы держите в своем кадровом резерве. Компании, использующие структурированные интервью, могут лучше защищаться в суде. Показав, что они задают одни и те же вопросы, связанные с работой, всем кандидатам и оценивают их по стандартизированной системе, они могут показать, что ценят равные возможности. Признаки структурированного собеседования таковы: − основывается только на должностных обязанностях и требованиях, имеющих решающее значение для выполнения работы; − программа собеседования содержит четыре типа вопросов, таких как ситуационные, квалификационные, имитирующие рабочую ситуацию и касающиеся общих требований к персоналу; − имеются подготовленные заранее эталонные ответы на каждый вопрос; − привлекается группа экспертов, что обеспечивает независимую оценку ответов каждого кандидата несколькими экспертами; − собеседования проводятся в полном объеме с каждым кандидатом, абсолютно равные условия для всех кандидатов; − результаты собеседования подробно документируются. Наилучшего результата можно добиться, построив собеседование с кандидатом таким образом, чтобы оно включало элементы всех видов интервью. Подобное собеседование требует от проводящего его человека опыта и многосторонней предварительной подготовки, но позволяет достаточно объективно и всесторонне оценить кандидата. Как показывает практика ведущих организаций по подбору персонала, подготовка к собеседованию требует не менее полутора-двух часов. Слайд 97 Жесткое собеседование в виде «допроса» применяется, когда будущая работа требует от работника повышенной стрессоустойчивости. Поэтому этот вид собеседования используется только в процессе отбора на определенные должности, например для работы в органы внутренних дел. Подобное собеседование требует более тщательной подготовки для отслеживания реакций кандидата в условиях стресса. Любое собеседование состоит из нескольких стадий: − предварительная подготовка, − создание атмосферы доверия, − основная часть по обмену информацией, − завершение, оценка. Чаще всего пользуются стандартной методикой проведения структурированного интервью, отвечающего определенным требованиям. Во-первых, собеседование проводится по стандартному структурированному образцу. Конкретные вопросы и их количество необходимо выбрать в ходе подготовки к интервью. Во-вторых, в интервью есть строгая последовательность вопросов. Третье требование состоит в том, что всем соискателям задаются одни и те же вопросы с точной формулировкой – как они записаны в стандартном образце. Главный акцент собеседования строится на однозначности понимания и воздействия задаваемых вопросов. Следующим требованием является то, что интервьюер должен быть эмоционально нейтрален. Это дает возможность проверить достоверность полученных данных повторным собеседованием. Использование вопросов интервью с открытым ответом составляет пятое требование. Эти вопросы требуют от соискателя большего спектра ответов, чем просто что-то подтвердить или опровергнуть. Слайд 98 Шестое требование к проведению структурированного интервью связано с тем, что наводящие вопросы из собеседования исключаются. Следующее требование предусматривает проведение собеседования в одинаковых временных рамках со всеми соискателями. Обычно задается предельное время, например не более одного часа. Также предварительно необходимо запланировать время ответов на каждый вопрос. Собеседование должно иметь четкую направленность в выявлении у соискателя требуемой информации – это суть восьмого требования к проведению структурированного интервью. И, наконец, девятое требование заключается в том, что во время интервью ведущий должен делать необходимые записи и пометки. Далее рассмотрим вопросы, которые чаще всего задают во время структурированного интервью. Они могут быть как открытыми, так и закрытыми. Открытый вопрос – это вопрос, который не ограничивает респондента набором ответов. Другими словами, открытые вопросы – это вопросы произвольной формы, которые дают свободу выражать свои знания, опыт и мысли. Открытые вопросы обычно используются для качественного наблюдения, когда внимание уделяется подробному описанию предметов исследования. Эти типы вопросов предназначены для получения полных и подробных ответов от субъектов исследования, в отличие от закрытых вопросов, требующих кратких ответов. Приведем примеры открытых вопросов: − Что вы думаете о новой упаковке? − Как мы можем улучшить наши услуги? − Почему вы выбрали этот наряд? − Как мы можем обслужить вас лучше? Слайд 99 На открытые вопросы можно ответить по-разному. Респондент должен будет уточнить и дать вам вдумчивые ответы. Открытый вопрос, который интервьюеры могут задать вам: «Можете ли Вы рассказать о симптомах, которые Вы испытывали в последние несколько недель?» Респондент также перечислит симптомы, о которых он хочет поговорить, и не ограничится парой ответов. Преимущества открытых вопросов: − полезны для качественного наблюдения; − помогут вам получить неожиданные идеи и подробную информацию; − предоставляют исследователю широкий диапазон ответов; − помогают исследователю прийти к более объективным результатам исследования. Недостатки открытых вопросов: − сбор данных с использованием открытых вопросов требует много времени; − его нельзя использовать для количественного исследования; − существует большая возможность захвата больших объемов нерелевантных данных. В интервью открытые вопросы используются для понимания мыслей и опыта респондентов. Для этого интервьюер генерирует набор открытых вопросов, которые можно задать в любой последовательности, и другие открытые вопросы могут возникнуть в ходе последующих запросов. В закрытых вопросах у всех респондентов будет запрашиваться нужная информация, а также может потребоваться, чтобы респондент выбрал правильный список альтернатив. Слайд 100 Закрытый вопрос – это тип вопроса, который ограничивает респондента диапазоном возможных ответов в качестве вариантов. Он часто используется в количественных исследованиях для сбора статистических данных от респондентов, и существуют различные типы закрытых вопросов, включая вопросы с множественным выбором и вопросы по шкале Лайкерта. Закрытый вопрос в первую очередь определяется необходимостью иметь набор заранее определенных ответов, из которых интервьюируемый выбирает. Эти типы вопросов помогают исследователю категоризировать данные с точки зрения числовой ценности и ограничивать ответы на интервью наиболее достоверными данными. Приведем примеры закрытых вопросов. Вопрос: Вам нравится пользоваться нашим продуктом? Варианты ответов: да; нет; я не знаю. Вопрос: Вы когда-нибудь были в Лондоне? Варианты ответов: да; нет. Вопрос: Оцените оказание наших услуг по шкале от одного до пяти. Плохо –1; отлично – 5. Вопрос: Как часто Вы бываете дома? Варианты ответов: очень часто; довольно часто; я не хожу домой. Преимущества закрытых вопросов таковы: − вопросы закрытого типа просты, и на них легко ответить; − данные, собранные с помощью закрытых вопросов, легко анализировать; − они снижают вероятность получения нерелевантных ответов. Слайд 101 Недостатки закрытых вопросов заключаются в следующем: − Закрытые вопросы очень субъективны по своей природе и имеют высокую вероятность предвзятости в ответах на опрос. − Закрытые вопросы не позволяют собрать подробную информацию об опыте субъектов исследования. − Закрытые вопросы нельзя использовать для качественного наблюдения. − Закрытые вопросы используются в интервью для статистических запросов. Если рассматривается закрытый вопрос, это может быть что-то вроде «Вы в последнее время принимаете наркотики? Они могут быть прописаны или нет». И здесь человек, который отвечает, должен сказать «да» или «нет». Буквально здесь не должно быть места для дальнейших разработок. Процесс структурированного интервью включает два основных шага. Первый шаг предполагает следующие действия: − перед тем как начать структурированное интервью, нужно проверить и убедиться, что вы прояснили фокус, а также цель всего интервью. Другими словами, что́ станет темой собеседования и каковы ваши цели; − проверить и выяснить, какой метод будет использован для проведения собеседования; − подготовить список всех вопросов, которые будут заданы во время собеседования. Шаг номер два: когда начинается собеседование, очень важно убедиться, что соблюдается график собеседования. Слайд 102 Структурированные интервью бывают стандартизированы и имеют фиксированный формат. Вопросы также будут заданы в особой форме. Это также может означать, что каждый человек будет опрошен и ему будет задан один и тот же набор вопросов, которые имеют одинаковый порядок и одинаковую форму. Структурированные вопросы интервью и полуструктурированные вопросы интервью обычно делятся на две категории: ролевые и общие. Вопросы о ролях исследуют, могут ли кандидаты выполнять свою работу. Общие вопросы позволяют оценить, подходят ли кандидаты вашей компании. Вопросы на собеседовании по ролям составляются для конкретных ролей, чтобы увидеть, соответствуют ли кандидаты требованиям должности. Выполнение четкого алгоритма действий поможет подготовить эффективное структурированное интервью. Разработанный алгоритм может быть успешно использован для проведения интервью как для крупных компаний, так и для предприятий малого бизнеса. Основные этапы алгоритма подготовки к собеседованию включают: − определение важных твердых и мягких навыков для роли; − подготовку поведенческих и ситуационных вопросов для оценки соответствующих жестких и мягких навыков; − дополнение вопросов для собеседования, связанных с работой; − создание системы рейтинга кандидатов; − обучение менеджеров по найму структурированным процедурам собеседования; − обеспечение всех задействованных в интервью сотрудников структурированными вопросами для интервью и рейтинговой системой оценки; − планирование встречи с менеджерами по найму, задействованными в интервью. Слайд 103 Рассмотрим подробно этапы алгоритма подготовки к собеседованию. Первым этапом является определение важных твердых и мягких навыков для роли. Составление списка твердых и мягких навыков, которыми должен обладать идеальный кандидат, может помочь в решении вопросов на собеседовании. Учитывайте твердые и мягкие навыки, необходимые для работы на вакантной должности и вписывающиеся в культуру рабочего места. Можно также рассмотреть возможности, которые будут способствовать продвижению нового сотрудника в вашей организации. Например, если нанимают шеф-повара, следует искать кого-то, кто обладает хорошими кулинарными навыками и деловыми способностями. В дополнение к этим жестким навыкам также полезны мягкие навыки, включая творческий подход, организационный и мотивационный стиль управления. Второй этап алгоритма предусматривает подготовку поведенческих и ситуационных вопросов для оценки соответствующих жестких и мягких навыков. Как только будет ясно, какие твердые и мягкие навыки необходимы для искомой должности, нужно написать вопросы, чтобы проверить, обладают ли кандидаты этими качествами. Написание поведенческих и ситуационных вопросов позволит лучше понять опыт кандидатов и их навыки решения проблем. Например, можно спросить кандидатов на должность шеф-повара, с какими программами для бизнеса они знакомы, чтобы проверить их деловые способности. Также можно спросить их, что они сделают, чтобы мотивировать немотивированного суше́фа, проверить их стиль управления. На третьем этапе алгоритма подготовки к собеседованию следует добавить вопросы для собеседования, связанные с работой. Добавление вопросов о работе в структурированное собеседование может помочь определить, есть ли у потенциальных кандидатов опыт и навыки, необходимые для конкретной вакантной должности. Слайд 104 Например, если открыта вакансия в ресторане итальянской кухни, можно спросить кандидатов, какое итальянское блюдо им больше всего нравится готовить и почему. Их ответ даст представление об их опыте работы с итальянской кухней. Четвертый этап алгоритма подготовки к собеседованию связан с созданием системы рейтинга кандидатов. Система оценки кандидатов поможет оценить каждого кандидата на основе их ответов на каждый вопрос. Подведение итогов может помочь найти лучшего претендента на должность. В опросах обычно используются пяти- или семибалльные шка́лы. Определение каждой точки может отличаться, например: от неудовлетворительного до удовлетворительного или от низкого до высокого. Это зависит от того, как нужно интервьюеру оценивать ответы кандидатов. Пятибалльная шкала, по которой кандидатам присваивается от одного до пяти баллов в зависимости от качества каждого ответа, представляет собой простую систему, которую используют многие менеджеры по найму. Используя эту систему, присуждают от одного до пяти баллов за каждый ответ, предоставленный кандидатом. Ответы очень низкого качества получают один балл, а ответы очень высокого качества получают пять баллов. Остальные ответы получают баллы между этими значениями в зависимости от их качества. Помимо рассмотренной пятибалльной шкалы можно использовать любую понятную вам систему оценок. Так, можно оценивать ответы с помощью оценочной карточки «прошел или не прошел» или положительно и отрицательно для простоты. Например, если вы спросите кандидата «Вы знаете, кто наши конкуренты?», использование пятибалльной системы может сбивать с толку. Показатель «один» означает, что кандидат не знает ни одного из конкурентов компании. Показатель «пять» означает, что кандидат знает всех конкурентов компании. Слайд 105 Но как определить промежуточные точки? Было бы проще иметь два варианта выбора: − да – кандидат знает конкурентов компании; − нет – кандидат не знает конкурентов компании. Распространение рейтингового ключа среди задействованных в интервью сотрудников может помочь им определить, как оценивать ответы. В рейтинге должно быть указано, что конкретно ищете для каждого вопроса или типа вопроса. Например, качественный ответ на вопрос, связанный с вниманием к деталям, может показать, что кандидату требуется время на планирование и он имеет компетенции для отслеживания различных задач. Низкокачественный ответ может показать, что кандидат редко или никогда не использует процедуры отслеживания. После каждого собеседования суммируйте все баллы для получения общей оценки. Эти оценки можно использовать для сравнения общего рейтинга всех потенциальных кандидатов. Обучение менеджеров по найму структурированным процедурам проведения собеседования составляет сущность пятого этапа алгоритма подготовки к собеседованию. Обучение поможет получить стабильные результаты для всех процессов найма. Следует рассмотреть возможность проведения группового обучения, а не индивидуального. Это связано с тем, что все менеджеры по найму должны получить одинаковую информацию. В процессе обучения структурированным процедурам проведения собеседования следует поощрять менеджеров по найму, задавать вопросы, если они не совсем понимают какую-либо часть процесса. Слайд 106 На следующем, шестом этапе алгоритма подготовки к собеседованию следует раздать структурированные вопросы интервью и систему оценок. Перед собеседованием нужно раздать вопросы и рейтинговую систему всем задействованным в интервью сотрудникам. Распространение этих документов за несколько дней до собеседований позволит менеджерам ознакомиться с вопросами и оценками. Седьмой этап алгоритма подготовки к собеседованию предполагает встречи со всеми задействованными в интервью сотрудниками. Планирование встреч с обратной связью до начала собеседований гарантирует, что все стороны смогут своевременно обсудить кандидатов. Встречи целесообразно назначать через день или два после собеседования, когда характеристика потенциальных кандидатов еще достаточно четко хранится в памяти сотрудников, проводивших собеседование. Представим краткое описание методических рекомендаций по проведению структурированного интервью. При проведении структурированного интервью необходимо придерживаться следующих действий. Во-первых, следует поприветствовать потенциального кандидата устно и рукопожатием. Теплое приветствие помогает кандидату расслабиться и установить контакт, повышая вероятность искренних ответов. Далее следует задавать каждый вопрос в своем списке в порядке написания. Задавая каждый вопрос в том виде, в каком он написан, нужно убедиться, что каждое интервью стандартизировано. Третий момент, который важно соблюдать, – это предоставление кандидату времени для ответа. Если дать кандидату время для ответа на каждый вопрос, он сможет получить максимальное количество баллов, на которое он способен. Переходить к следующему вопросу нужно только тогда, когда убедитесь, что кандидат закончил говорить. Слайд 107 Следующее очень важное действие при проведении структурированного интервью заключается в немедленном оценивании каждого ответа. Оценка каждого ответа перед переходом к следующему вопросу дает наиболее точный результат, так как позволяет ставить оценки на основе немедленной реакции интервьюера, а не пытаться вспомнить их ответ позже. Завершающим действием при проведении структурированного интервью является закрытие интервью. Как только кандидат ответит на все вопросы, попрощайтесь с ним. Также можно сообщить кандидату, когда ему следует ожидать от вас известий о следующих шагах. Далее рассмотрим некоторые рекомендации по составлению перечня вопросов для структурированного интервью. Хорошо составленная должностная инструкция включает в себя все важные требования. Вопросы нужно составлять так, чтобы оценивать как твердые, так и мягкие навыки. Используя различные комплекты собеседований, можно сгруппировать вопросы по категориям, например: вопросы о творчестве или вопросы о навыках работы с людьми. Так легче увидеть, как кандидат набирает баллы по каждому качеству. Для среднего собеседования обычно достаточно двух основных вопросов на одно требование. Последующие или зондирующие вопросы также следует задавать заранее и оценивать по той же системе. Следует иметь в виду, что зондирующие вопросы могут выступать в качестве проверочных вопросов. Вопросы на собеседовании по профессиональным навыкам часто принимают такую форму: «Как Вы использовали диаграммы Венна в прошлом?» Вы также можете попросить кандидатов выполнить мини-задания на доске или листе бумаги. Слайд 108 Вопросы на собеседовании по мягким навыкам могут быть общими или конкретными: – Расскажите о случае, когда Вам пришлось объяснить трудную концепцию члену команды. Или же: – Как бы Вы объяснили термин «структура капитала» нефинансовому менеджеру? Поведенческие и ситуационные вопросы – хорошие варианты, когда необходимо услышать более длинные ответы и получить больше информации о кандидатах. Для этого нужно искать ситуации, которые часто возникают в профессии потенциальных кандидатов. Большую библиотеку вопросов по каждой должности можно найти в разделе ресурсов для собеседований на специальных сайтах в Интернете. Вопросы на собеседовании по ролям оценивают твердые и мягкие навыки, которые зависят от должности. Эти структурированные вопросы и ответы на интервью могут использоваться в масштабах всей компании. Они связаны с культурой и общими ценностями. Поскольку ценности компании часто основаны на абстрактных идеях, их бывает сложно превратить в вопросы собеседования. Но это возможно. Например, можно задавать кандидату следующие вопросы: – Подумайте, какими качествами должны обладать все сотрудники; – Что поможет новому сотруднику приспособиться? Интеллект – это данность в большинстве случаев, но его можно оценить с помощью тестов или заданий. Какие еще важны ценности для вашей компании? Опрашивая сотрудников, можно узнать, какие ценности, по их мнению, воплощает в себе компания. Если нет времени на подробные опросы, можно спросить у высшего руководства. Слайд 109 Честность и надежность – общие требования, которые всегда предъявляют к потенциальному кандидату. Эти качества можно выявить, задав кандидату следующие вопросы: − «Расскажите о случае, когда Вы потерпели неудачу в проекте либо в какой-то ситуации или задаче». − «Как Вы пытались избежать неудач?». Данный вопрос отражает действие кандидата. − «Чему Вас научил этот опыт?» Ответ на данный вопрос показывает, какой результат получил кандидат. Далее рассмотрим общие правила написания вопросов для собеседования. Данные правила включают в себя семь основных пунктов: − используйте реальные жизненные ситуации; − будьте ясны и кратки; − избегайте жаргона; − убедитесь, что на вопросы нельзя ответить «да» или «нет»; − избегайте вопросов, которые указывают на правильный ответ; − избегайте добавления лишних деталей; − не пытайтесь оценивать что-либо, не связанное с работой, особенно защищенные характеристики. Вот несколько общих качеств, которые компании могут оценить по всем позициям: − знание компании; − предпочтение стиля руководства; − коммуникация; − этика; − надежность; − инициатива; − желание учиться. Слайд 110 Познакомимся с примерами структурированных вопросов для собеседования, используемых для ознакомления с компанией: − Кто наши конкуренты и что отличает нас от них? − В чем наша миссия? Для выявления предпочтения стиля руководства в компании можно задать следующие вопросы: − Какой стиль руководства помогает Вам работать лучше? − Опишите три качества Вашего предыдущего менеджера, которые, по Вашему мнению, были хорошими или плохими для ваших рабочих отношений. Остальные качества коварны. Такие черты, как готовность учиться, абстрактны. Можно спросить кандидата, что он сделал для улучшения своих навыков на своей предыдущей работе или куда он обратился за информацией, связанной с работой. Но лучше всего было бы оценить их с помощью поведенческих или ситуационных вопросов. Подумайте о ситуациях, когда нужно учиться на ошибках или искать новую информацию. Один из распространенных примеров: «Расскажите о случае, когда Вы потерпели неудачу, и о том, что Вы узнали». Далее рассмотрим примеры вопросов на собеседовании для выявления таких качеств, как коммуникация, этика, надежность, инициатива и желание учиться. Для того чтобы выявить у потенциального кандидата навыки коммуникации, следует задать следующие вопросы: − Расскажите о случае, когда Вам пришлось сообщить плохие новости менеджеру или члену команды. Как Вы сделали это? Как отреагировал другой человек? − Расскажите о случае, когда Вам пришлось иметь дело с трудным коллегой. Что Вы сделали для правильного общения? Слайд 111 Этические качества кандидата помогут выявить такие вопросы: − Расскажите о случае, когда Вы столкнулись с этической дилеммой на работе. Что Вы решили и каков результат? − Если бы Вы обнаружили, что Ваш руководитель нарушает кодекс поведения компании, что бы Вы сделали? Надежность является одним из самых важных качеств будущего сотрудника. Выявить это качество помогут следующие вопросы: − Представьте, что Вам поручили важное задание, но члены Вашей команды продолжают перебивать Вас вопросами. Как Вы справитесь с этой ситуацией? − Если бы Ваш руководитель попросил Вас выполнить задачу, которую Вы сначала считали невыполнимой, что бы Вы сделали? − Расскажите о времени, когда Вам пришлось заменить кого-то. Вы добились успеха? Чтобы определить, насколько инициативен потенциальный кандидат, задайте ему следующие вопросы: − Расскажите о случае, когда Вы возглавили командный проект. Каков был результат проекта? − Расскажите о случае, когда у Вас возникла идея, которая каким-то образом улучшила Вашу компанию. Как Вы убедились, что это было реализовано? Желание учиться у потенциального кандидата помогут выявить вопросы: − Расскажите о случае, когда Вы потерпели неудачу в проекте. Как Вы пытались избежать неудач? Чему Вас научил этот опыт? − Расскажите о случае, когда кто-то раскритиковал Вашу работу. Как Вы ответили и чему научились? − Какой последний тренинг Вы посещали? Как Вы применили полученные знания на практике? Слайд 112 |