Бородина. Бородина Малое и среднее предприним.. Учебное пособие Малое и среднее бухгалтерский учет и отчетность предпринимательство России Текст дается в авторской редакции
 Скачать 5.15 Mb.
|
|
10.7. Расчёты с подотчётными лицами Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно- хозяйственные, командировочные и прочие расходы. Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) оформляется расходный кассовый ордер 0310002. Для выдачи под отчет наличных денег работник должен написать заявление в произвольной форме, в котором указываются: цель выдачи (на какие расходы); сумма наличных денег; срок, на который выдаются наличные деньги, дата. Заявление должно быть собственноручно подписано руководителем организации. 727 Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (или со дня выхода на работу) предъявить главному бухгалтеру (или бухгалтеру), а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Авансовый отчет проверяется главным бухгалтером (или бухгалтером), а при их отсутствии - руководителем, утверждается руководителем, а затем по авансовому отчету осуществляется окончательный расчет в срок, установленный руководителем. После проверки авансового отчета главный бухгалтер (бухгалтер) делает бухгалтерские проводки, отражающие суммы произведенных расходов. Руководитель предприятия утверждает расходы подотчетных сумм Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Вопрос о допустимости перечисления (возмещения) денежных средств на командировочные расходы на банковские счета работников - физических лиц, открытые для совершения операций с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт ("зарплатных" карт), находится в области применения трудового законодательства и не относится к компетенции Банка России, определенной Федеральным законом "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)". В этой связи специальным письмом Федеральное казначейство пояснило, что не имеет правовых оснований для отказа в перечислении организациями командировочных расходов на банковские счета своих работников (физических лиц), открытые для совершения операций с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт ("зарплатных" карт). Командировочные расходы регулируются Трудовым Кодексом РФ, Налоговым Кодексом РФ, Постановлениями Правительства РФ, Постановлениями ФАС разных округов, письмами Минфина РФ и др. 728 При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Нормы возмещения командировочных расходов (в том числе за границей) определяются соответствующими Постановлениями Правительства РФ, приказами Минфина РФ или приказами (распоряжениями) отдельных ведомств. Командировочные расходы, выданные в пределах норм, включаются в себестоимость продукции, сверх норм - за счет остаточной прибыли предприятия. За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработная плата по месту постоянной работы. .Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 " Расчеты с подотчетными лицами". Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные, командировочные и прочие расходы. На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На 729 израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счету 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" корреспондирует со счетами: по дебету: 50 Касса, 51 Расчетные счета, 52 Валютные счета, 55 Специальные счета в банках, 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами, 79 Внутрихозяйственные расчеты, 91 Прочие доходы и расходы; по кредиту: 07 Оборудование к установке, 08 Вложения во внеоборотные активы, 10 Материалы, 11 Животные на выращивании и откорме, 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей, 20 Основное производство, 23 Вспомогательные производства, 25 Общепроизводственные расходы, 26 Общехозяйственные расходы, 28 Брак в производстве, 29 Обслуживающие производства и хозяйства, 41 Товары, 44 Расходы на продажу, 45 Товары отгруженные, 50 Касса, 51 Расчетные счета, 52 Валютные счета, 55 Специальные счета в банках, 70 Расчеты с персоналом по оплате труда, 73 Расчеты с персоналом по прочим операциям, 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами, 79 Внутрихозяйственные расчеты, 91 Прочие доходы и расходы, 94 730 Недостачи и потери от порчи ценностей, 97 Расходы будущих периодов, 99 Прибыли и убытки. Выдача наличных денег под отчет на хозяйственно-операционные расходы регламентируется главой 4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П. В учете расчетов с работниками по подотчетным суммам следует рассмотреть: -Выдача работнику подотчетная сумма в рублях на командировочные расходы - Выдача работнику подотчетная сумма в иностранной валюте на командировочные расходы - Выдача работнику подотчетная сумма на хозяйственно-операционные расходы. Рассмотрим ситуации. Ситуация 1. Содержание ситуации. Организация поверенного лица применяет УСН. Эта организация делает расходы для поверенного лица на участие в судебном заседании, которое организуется в другом городе. Оплачиваются проезд в другой город и обратно. Расходы для поездки поверенного лица возмещаются доверителем, интересы которого представляет поверенный. (поверенное лицо). Возмещение указанных расходов предусмотрено договором поручения. Сумма расходов, подтвержденная железнодорожными билетами, составила 590 руб. (в том числе НДС 90 руб.). Поверенному для выполнения поручения доверителя выданы денежные средства под отчет в сумме 600 руб. Суточные не выплачиваются ввиду того, что продолжительность командировки составляет один день. Решения необходимые для принятия по данной ситуации Необходимо отразить в учете организации-поверенного, применяющей УСН, расходы на участие в судебном заседании (проезд в другой город и обратно), При 731 этом расходы возмещаются доверителем, интересы которого представляет поверенный. Решения по ситуации Рассмотрим гражданско-правовые отношения Правоотношения сторон в рассматриваемой ситуации регулируются договором поручения (п 1 ст 971 Гражданского кодекса РФ). Согласно п 2 ст 975 ГК РФ доверитель обязан, если иное не предусмотрено договором, возмещать поверенному понесенные издержки. Рассмотрим трудовые отношения В рассмариваемой ситуации работодатель обязан возместить работнику, направленному в служебную командировку, расходы на проезд (ч. 1 ст 168 Трудового кодекса РФ). Поскольку работник в день направления в командировку вернулся обратно, суточные за этот день ему не выплачиваются (п 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, ч 2 ст 166 ТК РФ). Рассмотрим бухгалтерский учет Затраты поверенного на оплату проезда должны быть компенсированы доверителем. В этой связи в бухгалтерском учете организация не признает в составе расходов понесенные ею затраты (п. п. 2, 3 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). Соответственно, при получении от доверителя суммы возмещения понесенных затрат организация не признает доходов (п. 2 Положения по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н). Расчеты с работником по выдаваемым ему под отчет наличным денежным средствам производятся в соответствии с п. п. 4.1- 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории 732 Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П. В бухгалтерском учете эти расчеты отражаются с использованием счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н). Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу представить авансовый отчет. На основании данного авансового отчета, утвержденного руководителем организации, затраты, связанные с командировкой, отражаются как задолженность доверителя по их возмещению: по дебету счета учета расчетов с доверителем, например 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", в корреспонденции с кредитом счета 71. Неизрасходованная сумма должна быть возвращена работником в кассу организации (п 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, Инструкция по применению Плана счетов). Рассмотрим налог, уплачиваемый при применении УСН В общем случае командировочные расходы признаются в составе расходов на основании п.п. 1, 2 ст 346.16, п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ. В рассматриваемой ситуации организация-поверенный осуществляет данные расходы в интересах доверителя и за его счет. Следовательно, командировочные расходы и полученное возмещение не учитываются в целях налогообложения организацией-поверенным, применяющей УСН (п 1 ст 221, п 2 ст 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ). Результаты анализа ситуации систематизированы в таблице «Журнал регистрации хозяйственных операций». Таблица Содержание операций Сумма, Первичный 733 Дебет Кредит руб. документ Выданы под отчет денежные средства сотруднику, командированному в целях представления в суде интересов доверителя 71 50 600 Приказ руководителя, Расходный кассовый ордер Затраты на выполнение поручения отнесены на счет доверителя 76 71 590 Авансовый отчет Возвращена в кассу неиспользованная сумма подотчетных средств (600 - 590) 50 71 10 Приходный кассовый ордер Получено от доверителя возмещение расходов, связанных с исполнением его поручения 51 76 590 Договор поручения, Выписка банка по расчетному счету Ситуация 2 Содержание ситуации В утвержденном организацией положении о порядке возмещения командировочных расходов указано, что суточные выплачиваются работникам в размере 100 евро за каждый день нахождения в командировке на территории государства, входящего в Европейский союз. Работнику, направленному в командировку в Германию сроком на четыре рабочих дня, на основании предварительного расчета выдано под отчет (в части выплаты суточных в иностранной валюте) 300 евро. Курс евро, установленный Банком России, составил (условно): - на дату выдачи наличной иностранной валюты под отчет - 40,0 руб/евро; - на дату утверждения авансового отчета - 40,5 руб/евро. Решения необходимые для принятия по данной ситуации Необходимо определить, каким образом при направлении работника в загранкомандировку учитываются суточные, выплачиваемые ему в иностранной валюте сверх норм, установленных Налоговым кодексом РФ. 734 Решения по ситуации Рассмотрим трудовые отношения Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ). Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (ч. 2 ст 166 ТК РФ, п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749). В рассматриваемой ситуации работник направлен в командировку на четыре рабочих дня. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется, в частности, возмещение дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (статьи 165, 167, 168 ТК РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (абз. 3 п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). При направлении работника в командировку за пределы территории РФ суточные в иностранной валюте выплачиваются ему в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11, абз. 2 п. 16 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Выплата суточных в иностранной валюте - это валютная операция, не запрещенная законодательством РФ (п. 16 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального 735 закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле", Письмо Банка России от 30.07.2007 N 36-3/1381, Постановление Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 N 10840/07 по делу N А33-1127/2007). При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (п. 18 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). То есть в рассматриваемой ситуации суточные в иностранной валюте выплачиваются работнику только за первые три дня командировки в сумме 300 евро (100 евро x 3 дн.). За четвертый день командировки суточные выплачиваются в рублях. Рассмотрим порядок ведения кассовых операций При направлении работника в командировку ему выдается денежный аванс на оплату командировочных расходов, в том числе суточных (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы проводится по расходному кассовому ордеру (Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П). Расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций). Про возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить организации авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему 736 перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются, в частности, документы о расходах, связанных с командировкой (абз. 1, 2 п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, абз. 2 п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций). Сумма расходов в виде суточных рассчитывается на основании отметок о пересечении государственной границы РФ, сделанных пограничными органами в документах работника для въезда и выезда (п. 15 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Сумма суточных отражается непосредственно в авансовом отчете. Представление документов, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется (Письмо Минфина России от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770). В срок, установленный руководителем, производятся следующие действия: - проверка авансового отчета; - его утверждение руководителем; - окончательный расчет с работником по авансовому отчету. Рассмотрим страховые взносы При оплате расходов на командировки работников за пределами территории РФ суточные в размере, определенном в локальном нормативном акте организации, не облагаются страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование, а также страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 737 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний", см. также Письма ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985, Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19, п. 4 Письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260). На сегодняшний день не установлено каких-либо ограничений по размеру суточных для целей освобождения их от обложения страховыми взносами. |