В. М. Бобкова логистика снабжения
 Скачать 1.11 Mb.
|
|
ТЕМА 8. ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ СНАБЖЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В восьмой теме рассматриваются показатели эффективности деятельности отдела снабжения и методы оценки, цели и направ- ления контроля и мониторинга показателей. После изучения те- мы студент должен знать основные цели оценки функционирова- ния подразделения, методы оценки эффективности, показатели эффективности и способы их определения, представлять направ- ления повышения эффективности закупочной деятельности. 8.1. Показатели эффективности снабженческой деятель- ности Высокий уровень конкуренции требует эффективного функционирования всех систем предприятия, в связи с чем, оцен- ка деятельности отдела снабжения абсолютно необходима. Имен- но оценка эффективности позволяет определить наличие про- грессивного движения в развитии предприятия. Вместе с тем, оценка деятельности отдела снабжения связана и с необходимо- стью контролировать финансовые потоки в системе закупок. Основными целями оценки функциональной деятельности являются следующие 37 : - подтверждение совпадения целей и задач организации, ра- ботников и вида деятельности, которыми заняты работники; - сравнение планируемых и полученных результатов; - установление контролируемых и неконтролируемых фак- торов отклонения полученных результатов от запланированных, нахождение возможностей для улучшения показателей; - совершенствование процесса принятия решений; - идентификация вклада снабженческой функции в повыше- ние конкурентоспособности организации; - мотивация и эффективное распределение закупочных про- цедур и подфункций между исполнителями, а также симулирова- ние персонала к необходимости повышения качества работы. Следует констатировать, что оценка деятельности отдела снабжения чаще проводится на крупных предприятиях и в госу- 37 Лайсонс К., Джиллингем М. Управление закупочной деятельностью и цепью поставок: Пер. с 6-го англ. изд. – М.: ИНФРА-М, 2005. – с. 754. 93 дарственном секторе, то есть там, где важнейшим направлением деятельности является контроль бюджета и затрат за закупку. Бюджетирование - это одна из ключевых функций управле- ния, а именно, планирования. Составление бюджетов закупок всегда должно учитывать цели и задачи снабжения на предпри- ятии и строится на основе прогнозов потребностей в ресурсах. Как правило, разрабатываются четыре основных вида бюджетов: - бюджет закупки сырья (производственный бюджет); - бюджет товаров для ремонта и содержания основных средств предприятия; - бюджет закупки основных средств; - бюджет административных расходов. Оценка эффективности снабжения очень важна для пред- приятий и с точки зрения стратегического развития. Для оценки эффективности могут использоваться различные методы. Эффективность может определяться как по результатам, так и по затратам. В классической западной литературе по управ- лению снабжением дается следующее определение эффективно- сти 38 Эффективность по результатам – это способность чело- века, функционального подразделения или организации выпол- нить поставленную цель, добиться успеха или выполнить мис- сию. Эффективность по затратам – это способность человека или организации максимизировать продуктивность с наимень- шими затратами денег, времени и других ресурсов. Важно уяснить, что два этих понятия не являются синони- мами, так как не всегда высокая результативность предполагает низкие затраты. Для оценки эффективности могут использоваться как тра- диционные методы, так и стратегические. Основные показатели и измерители в традиционных и стратегических методах приведе- ны в табл. 8.1. Традиционные методы основаны на сравнительном анализе показателей запланированных и достигнутых в реальности. Стра- 38 Лайсонс К., Джиллингем М. Управление закупочной деятельностью и цепью поставок: Пер. с 6-го англ. изд. – М.: ИНФРА-М, 2005. – с. 755-756. 94 тегические методы оценки в большей степени являются качест- венными, поэтому их сложнее измерить. Таблица 8.1 Методы оценки эффективности снабжения и измерители № п/п Традиционные методы № п/п Стратегические методы 1. Размер экономии за счет снижения стоимости закупок 1. Управление поставщиками (сокращение числа, долго- срочные связи, кооперирова- ние, развитие поставщиков) 2. Уровень запасов в складской системе 2. Уверенность в поставщиках 3. Поступление бракованных изделий, возврат или ремонт за счет поставщика 3. Совмещение понятий «сис- тема обеспечения качества» и «отношения на основе стандартов качества» 4. Поступление в текущей мо- мент времени 4. Применение стратегических систем закупок 5. Полный цикл (от заказа до поступления в производство) 5. Повышение профессиона- лизма менеджеров отдела снабжения 6. Финансовая деятельность на перспективу 6. Затраты на размещение зака- за 7. Уровень удовлетворенности внутреннего потребителя Как правило, при оценке деятельности отдела снабжения пользуются расчетными коэффициентами 39 1. Средние издержки на заказ. Определяются как отно- шение операционных расходов на закупку (затраты на организа- цию работы отдела) к количеству заказов на закупку за период. 2. Доля операционных расходов в расходах на снабжение. Определяется как отношение операционных расходов на закупку к совокупной стоимости закупок. 3. Процентное соотношение расходов на закупку к дохо- дам от продаж за определенный период времени (отношение со- вокупных расходов на закупки к совокупным доходам от про- даж). 39 Лайсонс К., Джиллингем М. Управление закупочной деятельностью и цепью поставок: Пер. с 6-го англ. изд. – М.: ИНФРА-М, 2005. – с. 763. 95 4. Средняя стоимость заказов покупателей. Определяется как отношение расходов на закупку за период к количеству поку- пателей. 5. Средняя стоимость заказа при закупке. Определяется как отношение расходов на закупку за период к количеству заказов за период. 6. Доля экономии в совокупной стоимости закупок (может служить и показателем прибыльности). Определяется как отно- шение размера экономии на закупке к размеру расходов на за- купку за период. Оценка эффективности на основе применения коэффициен- тов должна проводиться с учетом динамики показателей. 8.2. Контроль и мониторинг показателей снабженческой деятельности Контроль и мониторинг показателей снабженческой дея- тельности необходимы для периодической проверки внешней среды предприятия в области закупок, выявления слабых сторон и возможностей с одновременной попыткой способствовать раз- витию планов действий. Контроль и мониторинг показателей позволяют составлять отчеты о деятельности подразделения, которые готовятся на ре- гулярной основе. Обычно такие отчеты содержат следующие раз- делы, содержание которых собственно и является объектом кон- троля и мониторинга (табл. 8.2). Таблица 8.2 Основные разделы отчета о деятельности отдела снабжения № п/п Раздел отчета Содержание раздела отчета 1. Рыночные и эко- номические усло- вия и поведение цены 1. Тенденции цены и изменения в основных ви- дах закупленного сырья и товаров: - сравнение со стандартными затратами; - сравнение с рыночными котировками; - сравнение с целевыми расходами, как опреде- лено анализом затрат. 2. Изменения в условиях спроса/ предложения на основные закупаемые товары. Воздействие забастовок или угроз забастовок. 3. Циклы, планируемые для основных товаров. 96 Окончание табл. 8.2 2. Изменение инве- стиций в запасы 1. Инвестиции в запасы, классификация по ос- новным группам товаров и сырья. 2. Снабжение в течение дня или месяца, по ос- новным группам товаров и сырья. 3. Соотношение между инвестициями в запас и объемом продаж. 4. Оборот запаса основных видов товаров. 3. Закупки и их эф- фективность 1. Сокращение расходов в результате анализа закупок и анализа ценности. 2. Допустимые параметры качества основных видов товаров. 3. Процент своевременных поставок товаров. 4. Случаи отсутствия запаса сырья на складе, которые вызвали прерывание запланированного производства. 5. Количество изменений заказов, классифици- рованных в соответствии с причинами. 6. Количество полученных и обработанных зая- вок. 7. Количество заказов на закупку. 8. Состав служащих и производительность тру- да. 9. Транспортные расходы. 4. Деятельность, ока- зывающая воздей- ствие на админи- стративные и фи- нансовые опера- ции 1. Сравнение реальных производственных за- трат отдела с бюджетом. 2. Полученные и утраченные скидки при опла- те по факту. 3. Обязательства по закупке, классифициро- ванные по типам формальных контрактов и по заказам на закупку, потерявшие актуальность к запланированным срокам поставки. 4. Изменения скидок при оплате по факту, до- пускаемые поставщиками. Направлениями аудиторской проверки являются: 1) перспективы закупок, проблемы и возможности; 2) организация закупок; 3) персонал по закупкам; 4) политика закупок; 5) закупочные процедуры; 6) закупочные отчеты; 97 7) закупки, поставщики и цены; 8) складские запасы. Разберем содержание перечисленных направлений аудитор- ской проверки. При оценке перспектив закупок, проблем и возможностей объектом исследования являются работники отдела снабжения. Здесь выявляются: понимание закупщиками своего статуса в ор- ганизации, роли при принятии стратегических решений, их вкла- да в достижение конкурентоспособности и прибыльности пред- приятия; степени удовлетворенности работников отдела; препят- ствия на пути выполнения функций; уровень лояльности персо- нала относительно закупочной деятельности. В оценке организации закупок выявляются: тип организации снабжения; функции, подчинение и соподчинение участников процесса закупок; эффективность принятых в организации сис- тем управления снабжением; система оценочных показателей ра- боты отдела снабжения. Так как человеческие ресурсы являются важнейшим факто- ром эффективности функционирования любого подразделения, оценка персонала по закупкам в аудиторской проверке предпола- гает: выявление структуры персонала по квалификации, стажу работы, уровню образования и возрасту; соответствие персонала занимаемым должностям; общая численность; текучесть кадров и ее причины; уровень заработной платы в сравнении с другими подобными организациями. Для этих целей могут быть использо- ваны коэффициенты текучести кадров, уровня стабильности пер- сонала, динамики возрастной структуры персонала. Политика закупок, проводимая в отделе снабжения, оцени- вается с позиций конкретных установок, получаемых персоналом от руководителей; инструментов, используемых для измерения отклонений от заданной политики. Закупочные процедуры оцениваются по временным пара- метрам, составу процедур, документам, квотам, применяемы тех- нологиям для повышения эффективности этих процедур. Поскольку отчеты отдела снабжения это документы, на основе которых руководство предприятия принимает часто не только оперативные, но стратегические решения их анализ явля- ется важнейшим направлением аудита. Здесь анализируется: по- 98 лезность отчетов, их содержание, затраты на подготовку отчетов, их адресность, периодичность предоставления руководству пред- приятия. В разделе - закупки, поставщики и цены выясняется соот- ветствие запланированных бюджетов закупок реально затрачен- ным средствам; структура закупок; поставщики и критерии их оценки; соответствие рыночных цен и цен на закупаемые матери- альные ресурсы и др. Складские запасы анализируются с позиций: их структуры; инструментов управления (АВС - анализ); дефицитности или из- быточности; предпринимаемых действий по утилизации или рас- пределению излишних запасов, устаревших и т.д. К основным инструментам проведения аудиторской провер- ки относят: - формальный и неформальный опросы; - выборочный контроль; - отслеживание товара или документов от возникновения на предприятии до утилизации; - наблюдение; - система коэффициентов. По рекомендациям представленным после подведения ре- зультатов аудиторской проверки проводится корректировка дея- тельности отдела снабжения. Контрольные вопросы для самопроверки по теме 8 1. Что позволяет определить оценка эффективности? 2. С чем связана оценка деятельности отдела снабжения? 3. Перечислите основные цели оценки функциональной дея- тельности. 4. Перечислите основные требования к разработке бюдже- тов закупок. 5. Перечислите основные виды бюджетов в сфере закупок. 6. Какие виды эффективности можно выделить? 7. В чем разница между эффективностью по результатам и эффективностью по затратам? 8. Перечислите традиционные методы оценки эффективно- сти в снабжении. 99 9. Перечислите стратегические методы оценки эффективно- сти в снабжении. 10. Какие показатели рассчитываются при оценке деятель- ности отдела снабжения? 11. Какие цели преследуют контроль и мониторинг показа- телей снабженческой деятельности? 12. Перечислите и охарактеризуйте основные разделы отче- та о деятельности отдела снабжения. 13. Какие цели преследует аудит деятельности отдела снаб- жения? 14. Перечислите основные направления аудиторской про- верки в снабжении. 15. Дайте характеристику основным направлениям аудита в снабжении. 16. Перечислите основные инструменты проведения ауди- торской проверки в снабжении. ТЕМА 9. ИНФОРМАЦИОННО-КОМПЬЮТЕРНАЯ ПОДДЕРЖКА ПРОЦЕССА СНАБЖЕНИЯ И ЗАКУПОК В девятой теме рассматриваются модули корпоративных информационных систем, поддерживающих логистику снабже- ния, а также их функции. После изучения темы студент должен знать цели и назначение информационных систем в различных функциональных областях; этапы цикла закупок с использовани- ем информационных систем; представлять схему автоматизиро- ванной системы закупок; функции модуля «закупки» и др. 9.1. Модули корпоративных информационных систем, поддерживающих логистику снабжения Информационные системы – это средства, при помощи ко- торых организация и люди, применяют подходящие для этого технологии, собирают, обрабатывают, хранят, используют и рас- пределяют информацию 40 Компьютеризированная система закупок значительно рас- ширяет потенциальные возможности менеджмента и повышает 40 Лайсонс К., Джиллингем М. Управление закупочной деятельностью и цепью поставок: Пер. с 6-го англ. изд. – М.: ИНФРА-М, 2005. – с.33. 100 его эффективность. Основные этапы цикла закупок и их содер- жание с использованием компьютеризированной системы заку- пок приведены в табл. 9.1 41 Таблица 9.1 Этапы цикла закупок № п/п Этап цикла закупок Содержание этапа 1. Определение потреб- ности - предоставление заказа на закупку изделий для ремонта и поддержания помещений и оборудования в исправном состоянии; - предоставление повторного заказа; - заявка потребителя; - оперативное предоставление заказа. 2. Уточнение/ опреде- ление потребности - ссылка на стандартный номер изделия/ ус- луги; - ссылка на действующий номер изделия/ контракта на обслуживание заказа на закуп- ку; - детальное описание, уточненное потреби- телем. 3. Определение источ- ников снабжения - возможность сравнения открытых, сис- темных или других контрактов; - список квалифицированных источников. 4. Определение цены и условий - ссылка на открытие/ системные или дру- гие контракты; - ссылка на прошлые цены, на то же самое/ одинаковое изделие или услугу. 5. Подготовка заказа на закупку - система автоматически генерирует заказ из открытых контрактов; - использование программного обеспечения в системе для заполнения форм. 6. Размещение заказа на закупку - передается через систему электронного обмена данными (EDI). 7. Контроль выполне- ния заказа - доклады системы по просроченным зака- зам; - доклады системы по несоответствию по- лучаемого сырья заявленному качеству, ко- личеству, цене и т.д. 41 Линдерс М., Фирон Х. Управление снабжением и запасами. Логистика / Пер. с англ. – СПб.: ООО «Виктория плюс», 2005. – с.129. 101 Окончание табл. 9.1 № п/п Этап цикла закупок Содержание этапа 8. Получение сырья/ проверка - ввод данных на получаемые изделия в ко- дированном виде в систему; - оприходование поставки, если нет несоот- ветствий; - ввод данных на получаемое сырье вруч- ную, система сравнивает их с заказом на за- купку. 9. Прием счета к опла- те/ оплата - автоматическая выписка чека в нужное время, при отсутствии несоответствий; - обнаружение несоответствия между зака- зом на закупку и получаемым сырьем. 10. Ведение учета - поддержание базы данных в режиме ре- ального времени. Основными преимуществами применения компьютеризиро- ванной системы являются: 1. Снижение трудоемкости выполняемых операций и ко- личества ошибок. 2. Повышение точности и доступности учетной инфор- мации для обеспечения процесса закупок. 3. Повышение степени контроля над операциями, качест- ва менеджмента. 4. Интеграция функций закупки с другими функциями организации. 5. Улучшение отношений с поставщиками на основе по- токов информации. Упрощенная схема функционирования компьютеризирован- ной системы закупок приведена на рис. 9.1 42 42 Линдерс М., Фирон Х. Управление снабжением и запасами. Логистика / Пер. с англ. – СПб.: ООО «Виктория плюс», 2005. – с.130. 102 Рис. 9.1. Упрощенная схема автоматизированной системы закупок В классификации информационных систем выделяют сле- дующие группы: - операционные обрабатывающие системы; - системы управленческого учета; - системы поддержки принимаемых решений; - системы управленческой информации. 9.2. Функции модуля «Закупки» в корпоративной ин- формационной системе Большинство программных продуктов, автоматизирующих управление закупками, в компаниях разных отраслей содержат следующие функции 43 : - мониторинг договорных отношений с поставщиками и пе- ревозчиками; - контроль выполнения обязательств по оплате поставок; - ведение графика движения товарно-материальных ценно- стей по маршрутам с прогнозируемым временем поступления на склад; 43 Корпоративная логистика. 300 ответов на вопросы профессионалов / Под общ. и научн. редакцией проф. В.И. Сергеева. – М.: ИНФРА-М, 2004. – с. 202. Компьютер Информация контроля уровня запаса Файл продавца Файл с историей цены Заказы на закупку Доклады Файл текущих заказов Спецификация материалов для приобретения Файл с истори- ей изделия или сырья 103 - генерация документов, необходимых для приемки товар- но-материальных ценностей на склад, с автоматическим распре- делением по материально ответственным лицам; - выставление претензий поставщику по номенклатуре, ко- личеству и качеству поставляемой продукции; - автоматизация всех операций по приходу, расходу и внут- реннему перемещению товарно-материальных ценностей на складах; - учет всех операций с помощью карточек складского учета, заполняемых автоматически на основании первичных докумен- тов; - учет товарно-материальных ценностей в различных еди- ницах измерения складского учета; - ведение всех складских операций согласно правилам бух- галтерского учета; - ведение списка материально ответственных лиц с закреп- лением по складам и группам товарно-материальных ценностей; - учет активов инвентаризации и генерация инвентаризо- ванной описи; - полная оперативная информация о количестве, качестве, сроке годности, адресе хранения, поставщике и перевозчике каж- дой позиции товарно-материальных ценностей на складе в любой момент времени; - предоставление информации о неликвидах, сверхнорма- тивных и дефицитных запасах. Модуль «Закупки» должен генерировать основные отчетные формы: - об «узких местах» планирования потребности в товарно- материальных ценностях и объемах закупок; - исполнительный отчет службы закупок; - отчет о прогнозах расхода (спроса) материальных ресурсов и готовой продукции, а также ценах; - отчет о работе с поставщиками, перевозчиками и экспеди- торами; - о запасах товарно-материальных ценностей на любую дату (по складам, по группам, по товарам, по материально ответствен- ным лицам и т.д.); 104 - о движении товарно-материальных ценностей за любой период (по документам-основаниям, по складам, по группам, по товарам, по материально ответственным лицам и т.д.); - о принятии на склад готовых заказов (для склада готовой продукции) и собранной комплектации для отгрузки клиентам; - инвентаризационные ведомости и т.п. Так, интегрированная система управления предприятием на основе DELECO-ERP имеет систему модулей позволяющих дос- тигать экономической, организационной и инвестиционной эф- фективности, а именно: - уменьшить страховые запасы (40%); - уменьшить складские площади (25%); - увеличить поставки точно в срок (80%); - снизить транспортно-заготовительные расходы (60%); - более точный учет затрат (30%); - улучшить оборачиваемость средств в расчетах (30%) и т.п. На рис. 9.2 приведена схема взаимодействия различных мо- дулей системы DELECO-ERP в управлении закупками. Контрольные вопросы для самопроверки по теме 9 1. Что понимают под информационной системой? 2. Как компьютерная система закупок влияет на возможно- сти менеджмента? 3. Перечислите и охарактеризуйте этапы закупок с исполь- зованием компьютеризированной системы. 4. В чем заключается преимущество применения компью- терных систем? 5. Охарактеризуйте схему автоматизированной системы за- купок. 6. Какие группы информационных систем выделяют в клас- сификации? 7. Дайте характеристику функций модуля «Закупки». 8. Какие основные отчетные формы генерирует модуль «За- купки»? 105 Рис. 9.2. Схема взаимодействия модулей системы DELECO-ERP ЗАКУПКИ Данные для управления заказами Поставщики, прейскуранты Модуль «Фирма» План закупок Модуль «Закупки» Сводная и подетальная ведомость покупных материалов Модуль «Изделия» Номенклатура покупных материалов Модуль «Изделия» Складские запасы и НЗП Модуль «Склад» и « Производство » Статистика Модули «Закупки» и «Отчеты » Плановая себестоимость, смета затрат Модуль «Калькуляция» Формирование заказов на закупку Регистрация прихода товара/ Контроль качества/ Свертка счетов/ Регистрация оплаты Закрытие заказа/ Регистрация возврата Автоматические расчеты в ERP-системе Формирование предложений по количеству и срокам закупок Регистрация прихода товара на складе/ Контроль уровня запа- сов на складе Актуализация статистики Формирование отчетов по зака- зам, приходу товара , оплате и т.д. Документы Запрос о возможности поставки Заказ/ Договор Отчеты по закупкам (по пред- приятию, по поставщикам, по заказам, по видам покупных изделий, по различным перио- дам времени и т.д.) Оперативные отчеты по по- ставкам, % и срокам выполне- ния заказов оплате и т.д. Отчеты по складским запасам в разрезе складов, складских мест, изделий, групп изделий Отчеты по движению ТМЦ |