лоллраге. Юридические документы. Чему не учат студентов. Как правильно понять и подготовить Т. В. Кашанина Предисловие
 Скачать 1.06 Mb.
|
|
Глава 2. Понятие и истоки делопроизводства 2.1. Характеристика делопроизводства О термине Термин "делопроизводство" в России возник во второй половине XVIII в. Он был образован от сочетания слов "производство дела". Он обозначал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. Вначале термин "делопроизводство" трактовался узко: применительно к решению судебного вопроса. В дальнейшем понимание термина "делопроизводство" расширилось и стало использоваться не только по отношению к судебной деятельности, но и к деятельности, связанной с управлением государством. Сейчас термин "делопроизводство" понимается широко: он характеризует не только деятельность судебных и административных государственных органов по разрешению необходимых вопросов, но и совокупность работ по документированию управленческой деятельности организаций различного профиля и работы в них с документами. Определение делопроизводства Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование, т.е. создание официальных документов по всем установленным правилам, и организацию работы с ними. Используется и другой термин - документоведение, что в общем-то справедливо, поскольку решение далеко не каждого вопроса порождает каскад документов и комплектование их в одно большое или маленькое дело. Некоторые вопросы довольно просты (например, покупка для организации компьютера). Но все же любые документы надо соответствующим образом учитывать и исполнять. Таким образом, смысловым синонимом термина "делопроизводство" можно признать термин "документоведение" как деятельность, связанную с обработкой документов: их разработку и оформление, организацию их движения, учета и хранения. Конечно, главное звено в делопроизводстве/документоведении - это создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование как часть делопроизводства - это далеко не произвольный процесс, а довольно регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Но дело в том, что и другие вопросы делопроизводства (движения и учета документов, т.е. документооборот, а также деятельность по организации хранения документов) тоже должны соответствовать правилам, установленным государством. Зачем государство вмешивается в такие, казалось бы, мелочные вопросы, как работа с документами? Вопрос не праздный. Дело в том, что люди для того, чтобы их понимали, должны говорить не только на одном языке, но и писать (в том числе и прежде всего официальные и деловые документы) по одинаковым правилам. Таким образом, современному обществу никак не обойтись без делопроизводства, деятельности по созданию документов и организации работы с ними, осуществляемой в соответствии с установленными государственными органами и организациями правилами, закрепленными в законодательных и/или корпоративных (внутрифирменных, внутриорганизационных) актах. Предмет делопроизводства Круг проблем, которые изучаются документоведением (делопроизводством), достаточно широк, но главными из них являются: - правила создания официальных документов (касающиеся их содержания, логики, структуры, языка, оформления, процедуры); - функции документов; - организация работы с документами (прием, распределение, регистрация, справочная работа, поиск необходимых документов и т.д.); - установление системы документации, а также комплексов документов; - пути совершенствования документационных процессов в обществе. Цель делопроизводства Она состоит в информационном обеспечении процесса управления в государстве и/или организации. Документированная информация составляет основу управления, поскольку его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе ценность информация повысилась еще более. Она стала полноценным ресурсом производства, важным элементом жизни общества. Однако теперь не столько количество, сколько качество информации определяет эффективность управления. Более того, управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Вот почему в современных условиях для повышения эффективности деятельности необходимо уделять большое внимание совершенствованию работы с документами, являющимися ее носителями. Таким образом, в настоящее время смысл термина "делопроизводство" означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение документации. Делопроизводство же представляет собой деятельность, связанную с принятием решений на основе информации, зафиксированной на материальных носителях. Задачи делопроизводства Они заключаются в следующем: 1) оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов; 2) создание условий для движения документов (организация регистрации документов, их поиск, контроль за движением документов и сроками их исполнения); 3) формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел; 4) создание условий для хранения документов. Формы организации делопроизводства Они бывают различными. Но практика показывает, что выбор формы диктуется прежде всего размерами организации. 1. Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений. 2. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко. 3. Смешанная форма характеризуется тем, что некоторые операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов), а другие децентрализованно (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений. Виды делопроизводства 1. Делопроизводство государственных органов. Здесь следует выделить два подвида: а) делопроизводство правоохранительных органов. Следует вспомнить, что судебное делопроизводство появилось первым. Да это и понятно: вопросы, связанные с применением наказаний, затрагивают кардинальные интересы людей, причем не только их личные и имущественные интересы, но и интересы членов их семей, влияя в целом на судьбу людей. Четкая фиксация решения дела на материальных носителях способствовала решению дела по справедливости, а в дальнейшем и возможности его пересмотреть в вышестоящей инстанции; б) делопроизводство органов управления государством. Оно связано с принятием компетентными органами государственного управления (законодательными и исполнительными) решений по организации жизни общества. Понятно, что в поле зрения органов государства, осуществляющих управление, принимаются решения по важным общественным вопросам, порождающим порой очень серьезные последствия для многих и многих субъектов, а порой и для всего общества. Вот почему эти решения всегда должны основываться на анализе всех обстоятельств, которые к тому же должны быть задокументированы. Ранее они фиксировались в основном с помощью множества бумажных носителей, сейчас в ходу и электронная их фиксация. 2. Делопроизводство в организациях. По мере развития общества и усложнения экономической деятельности стало ясно, что порядок с документами надо наводить в организациях, поскольку от этого зависит эффективность их работы. Значение дела как собрания документов, относящихся к какому-либо (не обязательно к судебному или административному) вопросу, - более позднего происхождения. Информация, содержащаяся в документах, создаваемых в организациях, необходима для стабильной деятельности любой организации: ведь ее на основе принимаются управленческие решения. Работа с документами, создаваемыми в процессе осуществления этой деятельности, необходима для реализации функций организации (в области финансов, хозяйственной деятельности, использования персонала и т.п.). Юридическое делопроизводство как комплексное понятие Юридическое делопроизводство - это комплексное/интегрирующее понятие. Здесь надо исходить из того, что юридическое делопроизводство - это составление юридических документов и работа с ними. Таковыми же принято считать все официальные документы, т.е. документы, являющиеся обязательными для исполнения. В деятельности государственных органов (законодательных, исполнительных и правоохранительных) и организаций таких документов подавляющее большинство. Пожалуй, из круга официальных документов можно исключить лишь информационные документы, а также документы справочного характера. В таком случае получается, что юридическое делопроизводство охватывает все виды делопроизводства: работу с документами и правоохранительных органов, и органов государственного управления, и организаций. Субъекты делопроизводства Здесь классификация может быть дана по многим критериям. По сфере взаимодействия различают входящий субъект и исходящий субъект делопроизводства. С точки зрения взаимоотношений субъект может быть вышестоящей организацией и контрагентом. Субъекты могут быть как физическими, так и юридическими лицами. Классификацию можно и продолжить. Но здесь, думается, куда важнее отметить момент относительно того, кто несет ответственность за организацию работы с документами. Непреложным является правило, что именно руководитель государственного органа и/или организации несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства. 2.2. Стадии делопроизводства Информационный поток в современном обществе таков, что наладить должным образом работу любой организации без делопроизводства в принципе невозможно. Более того, даже отдельный человек, деятельность которого связана с бумагами (допустим, писатель, ученый, преподаватель и т.п.), вынужден упорядочить свои бумаги с тем, чтобы эффективно с ними работать. Так, например, А. Солженицын в одном из своих интервью рассказывал о том, что в его кабинете стоят два стола, на каждом из которых сосредоточены материалы для двух книг, одновременно находящихся у него в работе. Мой опыт также свидетельствует, что лучше не смешивать различные документы. Поэтому в одном месте у меня сосредоточено все, что необходимо для учебной (преподавательской) работы, а в другом - для выполнения научных исследований. Понятно, что в организации делопроизводство гораздо сложнее, и не мудрено: ее деятельность затрагивает десятки, а порой сотни и даже тысячи людей. Делопроизводство подразделяется на три стадии: 1) создание документов (документирование); 2) организация движения и учета документов (документооборот); 3) хранение документов (архивное дело). Рассмотрим их по порядку. Создание документов (документирование) Документы по своему характеру бывают разными: юридические (нормативные документы, судебные решения, приговоры, договоры и т.п.), управленческие (организационные, распорядительные, кадровые), технологические, учебные (например, курсовая работа), учебно-методические (рабочая программа по дисциплине), методические (положение о курсовой работе), справочные, информационные и т.п. Разные виды документов требуют разного подхода. Вот почему для каждого вида документов существуют свои правила создания с тем, чтобы было какое-то единообразие, сразу позволяющее определить их качество. Например, правила (требования) написания курсовых работ отражаются в Положении о курсовой работе. Одно из них касается объема курсовой работы. Если каждый студент будет определять ее объем, то вряд ли можно ее должным образом оценить (оценка - это всегда сравнение с подобным). Вместе с тем, независимо от того, создание какого документа стоит в перечне насущных проблем, можно выявить общую схему, состоящую из последовательных операций. Это свидетельствует о том, что процесс создания документов в организации - это далеко не спонтанный процесс. Он должен быть хорошо упорядочен. Общая его схема такова. 1. Получение указания на разработку документа, его уяснение (уточнение). Обычно указание поступает от руководителей (организаций и структурных подразделений), которые, обладая всей необходимой информацией, выявляют потребность в создании документа. Конечно, информация у руководителя для управленческого решения должна быть объективной, достаточной и своевременной. Ее источниками могут быть законодательные акты, корпоративные нормативные акты, текущая документация организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций, научные материалы и др. Что касается создания юридических документов, требующих профессиональных юридических знаний, то потребность в их составлении может также исходить от клиентов юридических фирм, юридических консультаций и пр. И понятно, что в основном на них ложится работа по сбору необходимой информации. 2. Разработка проекта документа. Итогом сбора и анализа информации по вопросу, требующему разрешения, является выработка решения. Причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое. Однако опять-таки здесь все неоднозначно. Все зависит от сложности документа. Так, проект приказа о направлении работника в командировку или график отпусков может составить и работник отдела кадров. Работой же над созданием такого корпоративного документа, как, например, Положение о премировании в организации, будут заняты сотрудники несколько смежных отделов (финансового, экономического, отдела труда и заработной платы, юридического и др.). В крупных юридических фирмах по поводу решения сложной юридической проблемы, с которой обратился клиент, иногда применяется метод мозгового штурма. В нем порой участвуют все, кто способен помочь делу. Правда, в процессе мозгового штурма вырабатывается сама идея (концепция) решения дела, т.е. содержание юридического документа. Текст же документа готовится уже более узким кругом лиц. Оформление выработанного решения в виде проекта документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги. Но тогда вверху справа проставляется слово "Проект". Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа. 3. Согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами. Таковых лиц может быть довольно много. Обычно их количество равно числу отделов, в компетенцию которых так или иначе входит рассмотрение вопроса, составляющего содержание документа. Так, например, прежде чем ректор подпишет приказ о направлении преподавателя в командировку (допустим, на научную конференцию), вопрос об этом должен пройти по крайней мере согласование: - с заведующим кафедрой (он должен знать, где в рабочее время находятся его сотрудники и почему они освобождаются от проведения учебных занятий); - проректором по научной работе (ему нужна информация о том, с какой научной проблемой хочет выступить преподаватель и имеет ли он реальные научные достижения, с ней связанные, или он просто хочет поучаствовать за счет вуза в конференции и пообщаться с коллегами по науке); - проректором по учебной работе (здесь важна информация о том, кто будет заменять в аудитории преподавателя и равноценная ли это будет замена); - бухгалтерией (важно определить, по какой статье расходов будет произведена оплата командировки и в каком размере). Согласование проекта внутреннего документа происходит в виде визирования, т.е. проставления должностным лицом своей подписи на проекте документа. Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами (если управленческий документ касается вопросов их деятельности), главным бухгалтером (если речь идет о финансовых вопросах), юридической службой (на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству), а также с заместителями руководителя организации. 4. Корректировка документа по результатам согласования. В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Если документ не представляет большой сложности, то замечания вносятся непосредственно в представленный проект документа. Юристы чаще всего привлекаются к составлению сложных документов. Их задача состоит в том, чтобы в первую очередь обнаружить и удалить противоречия проекта с нормами действующего законодательства, корпоративными актами. Обычно по сложным документам возникают и далеко не простые замечания. Да к тому же они требуют хотя бы краткой аргументации. Вот почему такие замечания оформляются на отдельном листе и выглядят как особое мнение. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: "Особое мнение прилагается" или "Замечания прилагаются". Особое мнение оформляется на отдельном листе и прикладывается к проекту документа. Все замечания по проекту возвращаются разработчикам проекта для доработки документа. В нашем примере может так случиться, что проректор по учебной работе не сочтет допустимым заменить профессора, собравшегося в командировку, доцентом, который не имеет опыта чтения лекций на большом потоке, или бухгалтерия будет не согласна оплатить номер люкс в гостинице города пребывания преподавателя в командировке. Все это уточняется, и соответственно вносятся изменения в проект приказа. Доработка проекта управленческого документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования. Если разработчики с ними не согласны, то должны предъявить свои аргументы относительно того, почему не представляется возможным учесть замечания. В конце концов полная ясность должна быть достигнута. Но это все же бывает не всегда. 5. Оформление документа. Согласованный проект документа окончательное оформление получает на бланке организации. Именно он и поступает руководителю на подписание. Оформление документа - это, в принципе, техническая работа, и ее производят рядовые сотрудники организации. Здесь надо выполнять следующие довольно простые правила: - набор текста осуществляется в редакторе Microsoft Word; - применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании; - выравнивание производится по ширине листа; - размер шрифта должен быть не менее 13 пунктов (обычно применяется шрифты с размером и 14 пунктов). Проверка правильности оформления документа лежит на начальнике отдела, в котором работает оформитель документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя. Если полная ясность по всем вопросам не была достигнута, то именно руководитель будет ставить точку в их решении. 6. Подписание и утверждение документа. Принятие решения, т.е. подписание документа руководителем, - это решающая стадия подготовки документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой. 7. Тиражирование и регистрация документа. Это производится по правилам, принятым в организации. 8. Доведение документа до сведения лиц, которым он предназначен (до исполнителей). Итак, составление документов включает множество последовательных операций. Основные из них: - подготовка; - составление; - согласование; - оформление; - изготовление документов. Изучению правил составления юридических документов уделено основное внимание в курсе ЮД. Эта стадия делопроизводства наиболее трудоемкая и, как правило, требует профессиональных юридических знаний. Организация движения и учета документов (документооборот) Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами или коллегиальными органами организации. Современный документооборот организации является смешанным, преимущественно основанным на использовании электронной технологии работы с документами. Последнее означает, что документы, как правило, создаются при помощи современных технологических средств (оргтехники, материалов и т.п.), а их прием, пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в бумажном виде. Документооборот в организациях состоит из нескольких потоков документов. Существуют три разновидности информационных потоков, а соответственно этому различают: 1) внутренние документы; 2) входящие документы; 3) исходящие документы. К внутренним документам принято относить документы, разрабатываемые должностными лицами исходя из задач и потребностей организации (ее структурных подразделений) и соответственно правилам, определяемым самой организацией. Другими словами, это документы, образующиеся в результате внутренней деятельности организации. Входящие документы - это документы, поступающие в организацию извне по различным каналам связи. Исходящие документы - это документы, разработанные внутри организации и отправленные за его пределы другим организациям и государственным органам. Движение документов начинается с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним (отправки или сдачи на хранение). Оно закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой управления делами (канцелярией) и утверждаются руководством организации. Общая схема движения документов: - регистрация (проставляется регистрационный штамп); - предварительное рассмотрение. Оно осуществляется исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Здесь решается вопрос о том, кому передать документ для рассмотрения; - разрешение по существу. На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы исполняются должностными лицами и структурными подразделениями; - контроль. Он осуществляется относительно документов, требующих исполнения. Его осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Задачи службы контроля: - отслеживать ход и фактическое исполнение важных документов; - обобщать сведения, получаемые в ходе контроля, и доводить их до руководства; - вырабатывать предложения по ускорению документооборота и укреплению исполнительской дисциплины. Сроки исполнения документов устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным. Службой контроля осуществляется формирование картотеки контролируемых документов. Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.). Хранение документов (архивное дело) Для хранения все документы распределяются по группам в соответствии с номенклатурой (перечнем) дел. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: 1) помещать в дело только исполненные документы; 2) помещать в дело вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; 3) помещать приложения вместе с основными документами. Дело не должно быть по объему более 250 листов, в противном случае возникают проблемы с брошюровкой или скреплением бумаг. Система хранения информации стала разрабатываться одновременно с появлением деловой документации. Она включает в себя два фонда: - документы кратковременного хранения; - архивный фонд организации. Если первый из них объединяет всю документацию организации, то архивный фонд не включает в себя краткосрочные документы, а пополняется за счет документов, которые имеют политическое, экономическое, научное, историческое и иное значение. В любой организации должен быть архив. Там хранятся уставные документы, проектная документация по капитальному строительству, документы по личному составу и др. Организация должна обеспечить не только учет архивных документов, но и их физическую сохранность. 2.3. Зарождение делопроизводства в мире Документ - это носитель информации. Однако это средство передачи информации появилось не сразу. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и других простейших средств. Крупнейшей вехой в истории человеческого общества явилось возникновение осмысленной речи и языка. Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т.е. потребность в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации были несовершенны. Та же человеческая речь слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент ее произнесения. Поэтому позднее с целью быстрой передачи важных сообщений расставлялись на определенном расстоянии друг от друга люди, обладавшие сильным голосом. Они криком передавали по цепочке информацию. Такая цепочка за день могла передать то или иное сообщение на расстояние месячного перехода. Однако такой способ не гарантировал получателю поступление неискаженной информации. Трудно было также и сохранять нужную информацию. Первые попытки ее закрепления были связаны с применением сигнализации. Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнем костров, звуками труб, барабанным боем и т.п. Позднее на смену символической пришла условная сигнализация, в которой предметы использовались как условные знаки по предварительной договоренности людей о том, что будет означать определенный предмет. Впоследствии возникло более сложное, так называемое узелковое письмо: у древних инков, китайцев, монголов. Вероятно, подобного рода "письмо" имелось и у славян. Не случайно в русском языке сохранилось выражение "завязать узелок на память", т.е. сохранить в памяти какую-либо информацию. Необходимость передачи полезного практического опыта стимулировали дальнейшие поиски более эффективных искусственных способов трансляции информации. Огромную роль в этом деле сыграли такие визуальные средства передачи информации, как резьба по кости и дереву, рисунки на стенах пещер. Они подготовили следующий скачок в развитии человеческой цивилизации. Этот новый этап был связан с появлением письменности. Ее рождение было обусловлено возрастанием общественных потребностей, усложнением социальной структуры человеческих сообществ, образованием первых государств. Вспомним первые носители письменной информации, в частности юридической: камни, глиняные дощечки, береста, папирус, пергамент и др. Можно назвать и первых специалистов по делопроизводству. Ими были писари, "меньшие" воеводы, дьяки, подьяки, судьи, помощники (товарищи) судей и др. Истоки профессии документоведа можно отнести к Древнему Египту, где зарождается профессия писца - составителя и переписчика документа. Она была одной из уважаемых профессий. Написание документа требовало много труда. Чтобы стать писцом, надо было прилежно и долго учиться. Восхваление профессии писца в Египте дошло до нас в нескольких папирусах. Вот послание одного писца своему сыну: "Медник весь день на работе, а когда наступит ночь, он все сидит за ней при свете факела. Башмачник совсем погибает, ему не выйти из нищеты; остается ему только глодать кожи. Погляди на каменщика: он вечно недомогает, потому что ему надо работать на ветру, цепляясь за карнизы в виде листков лотоса; руки его опускаются от усталости, его платье изодрано; этот бедняга шагает изо дня в день по бревнам лесов, едва заработавши себе на хлеб; он идет домой и колотит своих детей. Довольно я насмотрелся такой работы, я видел везде одну жестокость, только жестокость. Поэтому займись книгами, изучи письмо! Кто с детства научится этому, станет уважаемым человеком". Далее наставление объясняет, как это благородное занятие сберегает здоровье, дает большую выгоду, ведет во дворец. 2.4. Эволюция делопроизводства в России Делопроизводство в древнерусском государстве (X-XIV вв.) На ранних стадиях развития Древнерусского государства (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица. В период правления князя Владимира (978-1015 гг.) существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности печатников - хранителей княжеской печати, металников - судейских секретарей, писцов и дьяков при князьях. С развитием законодательства наряду с объемными многостраничными правовыми актами (Русская Правда, Новгородская и Псковская судные грамоты, Двинская уставная грамота) создаются документы, фиксирующие конкретные правоотношения. Это многочисленные разновидности уставных, вкладных, купчих грамот, заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег, отпускные грамоты и т.д. С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. Место хранения документов называлось ларем, а лицо, ответственное за хранение документов, ларником. Впоследствии хранилищами и местом создания документов стали храмы. Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы. В Древнерусском государстве выработалась и процедура отмены юридической силы документов. Материалы вынимались ларником и уничтожались в присутствии свидетелей. Особо важные документы уничтожались специально выбранной городским вече комиссией, часто публично, в торжественной обстановке. Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа). Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 15 см. Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Документы подклеивались друг за другом и образовывали длинную ленту, которая затем сворачивалась в свиток или рулон, - столбец. Отсюда и название данной технологии работы с документами - столбцовое делопроизводство. В этот же период получила расширение практика удостоверения документов печатями. Считают, что само слово печать в славянских языках происходит от слова пеку и связано оно с обозначением орудия для выжигания знака. Первоначально печати употреблялись лишь в практике международных дипломатических отношений, а затем получили и более широкое распространение. Они были из металла - серебра, золота, свинца (рис. 2.1).  Возросшее значение различных органов власти, расширение сферы их деятельности выразилось в значительном увеличении числа учреждений, использующих печати. На смену металлических приходят восковые печати (рис. 2.2). Воск был дешевле по сравнению с металлом, а число документов, которые надо было удостоверять печатью, увеличилось. Кроме того, в XV в. для изготовления документов стали применять бумагу, которая не могла выдержать вес свинца.  Хотя практика документирования управленческих действий и юридических фактов расширялась, о делопроизводстве в период Древнерусского государства и феодальной раздробленности как о системе определенных норм и правил говорить еще преждевременно. Приказное делопроизводство (XV-XVII вв.) Система делопроизводства начинает складываться с середины XV в., в период формирования русского централизованного государства. По мере превращения Московского княжества в великорусское государство усложнялись задачи по управлению государством. Если раньше отдельные вопросы управления решались по приказу князя, то затем стали выделяться постоянные присутственные места - избы или приказы. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской думой. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным (рис. 2.3). ЦАРЬ │ ▼ БОЯРСКАЯ ДУМА │ ▼ ПРИКАЗЫ (разрядный, поместный, посольский, тайных дел, разбойный, пушкарский, холопий, казанский, большой казны, сибирский и др.) |