лоллраге. Юридические документы. Чему не учат студентов. Как правильно понять и подготовить Т. В. Кашанина Предисловие
 Скачать 1.06 Mb.
|
|
Глава 4. Нормативная основа делопроизводства 4.1. Общие нормативные акты, регулирующие делопроизводство Нормативную базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных и корпоративных нормативных актов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления. Конституция Российской Федерации Она является главным нормативным документом государства и имеющим наивысшую юридическую силу на всей территории Российской Федерации. В ней зафиксирована система правовых актов, издаваемых высшими государственными органами. Так, в частности, в ст. 90 говорится о том, что Президент РФ издает указы и распоряжения. Статья 105 устанавливает положение о том, что федеральные законы принимает Государственная Дума. В ст. 115 устанавливается право Правительству РФ издавать постановления и распоряжения. Кроме того, ст. 71 и 72, посвященные разграничению предмета ведения федеральных и региональных органов власти, закрепляют определенные полномочия в законодательной сфере (см. табл.). Правотворческая компетенция федерального центра и субъектов Российской Федерации
Как видим, Конституция РФ довольно основательно регулирует вопросы документального обеспечения. Законы Российской Федерации Их довольно много, но остановлюсь лишь на основных из них. Прежде всего следует упомянуть кодексы, поскольку вопросы документирования нашли отражение практически во всех кодексах Российской Федерации. Попутно замечу, что, хотя кодексы по юридической силе не отличаются от обычных законов, они все же должны быть поставлены на первое место среди всех законов, регулирующих вопросы документирования, по той причине, что они если и регулируют данные вопросы, то, конечно, наиболее принципиальные. Особенно много статей, посвященных документам, можно найти в Гражданском кодексе, регулирующем гражданские правоотношения и устанавливающем виды и разновидности документов, создаваемых в процессе этих правоотношений. Так, в частности, ГК РФ установил не только правовые основы деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Довольно много статей посвящено установлению требований к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. В ст. 142-144, 160 содержатся правила оформления ценных бумаг, письменной формы сделки. Большое место в ГК занимают нормы о договорах: их видах, форм и особенностях заключения, изменения и расторжения. Большой раздел Трудового кодекса (раздел III) посвящен важнейшему документу, устанавливающему трудовые правоотношения, - трудовому договору, требования к которому расписаны детально. В Трудовом кодексе мы находим также определение и рассмотрение коллективного договора (ст. 40-44) и ученического договора (ст. 198-200), а также такой вид документа, как соглашение и его разновидности. В ст. 66 ТК РФ мы обнаруживаем указания и еще об одном важнейшем виде документа - трудовой книжке. В целом значительная часть Трудового кодекса освещает именно процесс документирования трудовых взаимоотношений. Следует обратить внимание на статьи Уголовного кодекса РФ, имеющие отношение к работе с документами. Наибольшее количество интересующих нас статей касаются охраны и защиты информации. Сюда относится ст. 138 "О нарушении тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений", которая предусматривает достаточно строгие наказания. Учитывая повсеместное внедрение в сферу управления новых технологий на базе ЭВМ, 28-я глава Уголовного кодекса РФ целиком посвящена рассмотрению преступлений в сфере компьютерной информации. В Уголовном кодексе РФ отдельно выделена охрана особо ценных документов. Они рассматриваются наравне с предметами, имеющими историческую, научную, художественную или культурную ценность (ст. 164). В ст. 324 предусмотрено наказание за приобретение или сбыт определенного вида официальных документов. Это документы, предоставляющие право или освобождение от обязанностей (наряду с документами в этой статье рассматриваются и государственные награды). Служба делопроизводства постоянно имеет дело с бланками документов своей организации, печатями и штампами. Именно в обязанности работников службы документационного обеспечения управления входит их изготовление и хранение. Поэтому каждый сотрудник должен знать и помнить ст. 325 о хищении или повреждении документов, штампов, печатей. Отдельно Уголовный кодекс РФ оговаривает наказание за подделку или сбыт документов, бланков, печатей. Достаточно полно в законодательстве проработан вопрос использования изображений Государственного герба и гербов субъектов Российской Федерации на бланках и печатях. Здесь необходимо упомянуть Федеральный конституционный закон "О государственном гербе Российской Федерации", который, дав описание герба, указывает категории организаций, имеющих право помещать изображение герба на бланках. Характеризуя законы РФ, касающиеся документирования, нельзя обойти стороной и не упомянуть и Федеральный закон "О языках народов Российской Федерации", который формулирует правила использования языков народов Российской Федерации в работе федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и в деятельности государственных органов, организаций, предприятий, учреждений. Для любой организации, в которую могут обратиться граждане, важен Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". Служба делопроизводства должна опираться и на Федеральный закон "О бухгалтерском учете", где указано, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по установленной форме. Вопросы сохранности бухгалтерских документов затрагивает ст. 17 данного закона, где устанавливаются минимальные сроки хранения для бухгалтерских документов. В современной жизни широко используется электронная форма документов. Очень важный ее аспект: подпись электронного документа регулируется Федеральным законом "Об электронной цифровой подписи". В нем дается определение электронного документа, электронной цифровой подписи и указаны условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи. Особое внимание уделяется государством вопросам сохранности документов. Как было указано в предыдущей главе, хранение документов - это одна из стадий документирования. Ее, в частности, регулирует Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации", устанавливающий состав Архивного фонда РФ и порядок включения архивных документов в его состав. Указы Президента Российской Федерации Правовые акты, принимаемые Президентом РФ, развивают положения, зафиксированные в законах по вопросам документирования применительно к своей компетенции. Здесь можно назвать Указы Президента РФ "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне", а также "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера". Ряд указов Президента РФ регулируют вопросы подготовки, издания, государственной регистрации и введения в действие нормативных правовых актов, издаваемых органами государственного управления. Например, Указы Президента РФ "О порядке опубликования международных договоров Российской Федерации", "О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации" и "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти". Значение данных правовых актов для функционирования делопроизводственной системы страны видно из самих названий этих документов. Постановления Правительства Российской Федерации Правительство - это исполнительный орган. И понятно, что его нормативные акты принимаются во исполнение законов. Например, постановление Правительства "О первичных учетных документах" устанавливает круг подчиненных ему ведомств, обязанных разрабатывать и утверждать альбомы унифицированных форм первичных учетных документов и их электронных версий. Однако чаще всего Правительство принимает постановления для установления порядка работы с документами, а не только в целях реализации и детализации законов. Так, например, постановление Правительства РФ "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" устанавливает право министерств издавать нормативные правовые акты в виде приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Нормативный правовой акт может быть издан совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти или одним из них по согласованию с другими. Что же касается формы нормативного акта министерства, то он может создаваться как на бумажном носителе, так и на электронном (за исключением случаев, когда нормативный правовой акт содержит сведения, составляющие государственную тайну). 4.2. Характеристика специальных нормативных актов по делопроизводству (ГОСТы) Основной массив ведомственных нормативных актов состоит из нормативных документов, разрабатываемых и принимаемых Госстандартом (ныне - Росстандарт). Его нормативные акты называются ГОСТами. Они касаются различных сторон документирования: оформления документов, их реквизитов, управлению документооборотом, ведению электронного делопроизводства, хранению и архивированию документов, изготовлению штампов и печатей. ГОСТов довольно много. Классифицируют их по двум основаниям. А) По уровню (юридической силе). Закон "О стандартизации" устанавливает различные категории стандартов: - государственные стандарты (ГОСТы); - отраслевые (ОСТы); - региональные стандарты (РСТы). Помимо указанных существуют еще и международные стандарты, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации. Некоторые из них, если пока и не применяются, реально оказывают влияние на документирование в России. Так, например, международные стандарты финансовой отчетности (МСФО) пока не утверждены государственными органами, но их придерживаются многие и многие организации, особенно те, которые ведут дела с зарубежными партнерами. Международный опыт бухгалтерского учета имеет прикладное значение в привлечении инвестиций в российскую экономику и большое методологическое значение для совершенствования финансового учета в России по международным стандартам. Б) По содержанию. - Нормативные акты по оформлению документов. - Нормативные акты по организации делопроизводства. - Нормативные акты по хранению документов. - Нормативные акты по ведению делопроизводства в организациях. Кратко охарактеризуем некоторые из государственных стандартов. 1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". В нем изложен порядок оформления каждого реквизита - составной части документа. В стандарте изложены требования к 30 реквизитам. Этот ГОСТ без преувеличения должен быть настольной книгой любого, кто занимается созданием юридического документа. На данный момент это один из немногих нормативных документов по делопроизводству, содержащих практические рекомендации по оформлению документов. В частности, он устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба РФ. 2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования" регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. Он содержит положения об ответственности, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций. 3. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" - это основной терминологический стандарт. 4. Заказывая печать организации, полезно обратиться к ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования". 5. При оформлении дел для сдачи в архив нужен ГОСТ 17914-72 "Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования". Указанные ГОСТы касаются наиболее часто проводимых в делопроизводстве видов работ. 4.3. Корпоративные нормативные акты по делопроизводству Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается Инструкция по делопроизводству, содержащая в Приложении образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними. Она утверждается руководителем организации. Но не только этим ограничивается корпоративное регулирование делопроизводства. В каждой организации принимается целый комплекс нормативных актов, посвященных различным вопросам ведения делопроизводства. Например, актуальными для вуза являются такие корпоративные акты, как Правила регистрации курсовых работ, Положение о номенклатуре дел на кафедрах и др. В организациях также разрабатываются унифицированные формы документов, где отражаются необходимые реквизиты. Поскольку именно Инструкция по делопроизводству составляет основу корпоративных актов, регулирующих документирование в организации, приведем структуру Типовой инструкции по делопроизводству, где ясно виден насколько широк перечень вопросов, которые в ней находят отражение. 1. Общие положения. 2. Документы организации и их виды. 3. Правила подготовки и оформления документов. 4. Порядок прохождения и исполнения поступающей корреспонденции. 5. Контроль исполнения документов. 6. Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов. 7. Регистрация и индексация документов. 8. Организация работы с документами в структурных подразделениях. 9. Печатание и тиражирование документов. 10. Учет и хранение печатей, штампов. 11. Составление номенклатуры дел. 12. Формирование дел. 13. Экспертиза ценности документов. 14. Оформление дел. 15. Составление описей дел. 16. Оперативное хранение документов и дел. 17. Архивное хранение дел. 18. Приложения. При необходимости пользователь (организация) может эту схему наполнить необходимым ему содержанием в соответствии со спецификой своей организации. Глава 5. Общая характеристика документа 5.1. Информация как основа связи между людьми и воздействия на них понятие информации Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством определенных знаков или символов. Современное же общество и вовсе называют информационным в связи с тем, что прогресс общества сегодня прежде всего опирается на информацию и информационные технологии. Примечание. Информация (от лат. informatio - разъяснение) - сведения, сообщения о лицах, фактах, предметах, явлениях, процессах окружающего мира. Информация не может возникнуть из ничего. Ее приносят сигналы, которые можно регистрировать, фиксировать на каких-либо носителях (фотопленке, магнитной ленте, оптическом диске, бумаге) и таким образом записывать информацию, чтобы сохранить ее, а при необходимости воспроизвести для практического использования. Не имея информации, невозможно принять правильное решение. Целенаправленное использование информации - это один из основных признаков цивилизации, позволяющий отличить мыслящие существа от всех остальных. Главное свойство информации - это коммуникативность, т.е. способность к передаче, обмену, накоплению, сохранению, использованию. Именно это ее свойство используется для координации совместной деятельности людей, для воздействия на их поведение. Документ как носитель информации Информация является основой управления. Но информация должна быть зафиксирована. Документ - один из надежных способов ее фиксации. Термин документ (от лат. docco) переводится как извещаю, учу, письменное свидетельство, доказательство и т.п. Считается, что в русский язык слово "документ" вошло во времена Петра I и означало "деловая бумага, служебный акт". Примечание. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Понятие "документ" вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов. Если первые два смысла документа не вызывают ни у кого возражений, то относительно функционального значения документа не все однозначно. Понятие "документ" в различных науках имеет существенные отличия. Так, в юриспруденции документ понимается преимущественно как средство доказывания. В сфере управления документ рассматривается как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются главным образом как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации. В информатике, например, документ нередко определяется как материальный объект, содержащий информацию. Документы сопровождают человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. И даже кончина человека оформляется документом (свидетельство о смерти). Появились документы в далеком прошлом прежде всего для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и т.д. Но с появлением и развитием государства функции управления усложняются. Вся управленческая деятельность обязательно документируется. От управленческой деятельности отделяется правоохранительная, которая документируется более полно, нежели управленческая, поскольку связана с применением мер государственного принуждения. Одним словом, сегодня без документов мы не можем представить нашу жизнь. Однако посмотрим, где же истоки передачи информации. Истоки документирования Документы появляются с момента зарождения письменности, "письменной речи" и становятся надежным средством записи, регистрации, или, иначе говоря, документирования, фактов, явлений, событий. До этого человеческое общество пользовалось живым словом, живой речью. Живая речь имела, однако, ряд ограничений. Уже в глубокой древности человек пытался преодолеть эти недостатки. Для передачи сообщений на расстояние применялся язык костров, барабанов и иных специальных средств. В глубокой древности появились и так называемые предметные письма, или символы. Например, на Суматре в знак дружбы посылали соль, в знак гнева или вражды - перец; у славянских народов поднесение хлеба и соли означает знак приветствия и дружбы. Широкое применение для передачи информации имели шнуры с узлами (рис. 5.1). По мере усложнения общественной организации людей, развития цивилизации способы нанесения информации изменялись вместе с материалами, на которых они фиксировались. Исторически первым способом стало документирование с помощью текстового документа.  Ступени текстового документирования Первая ступень - пиктографическое письмо, или "письмо в картинках" (рис. 5.2).  Вторая ступень - идеографическое письмо (рис. 5.3). В этом типе письма отдельные знаки передают уже слова.  Третья ступень - слоговое письмо (рис. 5.4). В этой системе письма каждый знак равен слогу.  Четвертая ступень - буквенно-звуковое письмо. С конца IX в. на Руси существовали две азбуки: глаголица и кириллица (рис. 5.5 и 5.6).   Завершающим этапом является современное письмо. |