Ббк 88. 5 Удк 316. 6 Н92
 Скачать 4.23 Mb.
|
|
297 Правило № 4. Осушите мелководье графиком и интересами» . Она кажется маловажной, но существенно изменяет то, как мои корреспонденты от- носятся к переписке . Общепринятое социальное согла- шение в отношении электронной почты состоит в том, что если вы не знаменитость, то когда кто-то присылает вам сообщение, вы должны на него ответить . Из-за этого у большинства людей почтовый ящик, полный входящих сообщений, вызывает чувство вины . Если же вы перестраиваете ожидания своих корреспон- дентов на вероятность того, что ответа может не быть, меняется и ваше отношение . Теперь папка входящих ста- новится коллекцией возможностей, которую вы може- те просмотреть, когда у вас найдется свободное время, и решить, с какими из них имеет смысл познакомиться поближе . Однако груда непрочитанных писем больше не порождает в вас чувства вины . Если хотите, вы може- те игнорировать их все, и ничего плохого не случится . Психологически это настоящее освобождение . Когда я впервые начал использовать фильтр отправи- телей, меня беспокоило, что я покажусь слишком само- надеянным, как будто мое время более ценно, чем время моих читателей, и что это может обидеть людей . Однако мои страхи не оправдались . Большинство читателей легко принимают идею о том, что вы имеете право контроли- ровать свою собственную входящую корреспонденцию, поскольку и сами хотели бы пользоваться таким правом . И, что еще более важно, людям нравится ясность . Боль- шинство ничего не имеет против того, чтобы не получить ответа, если они его изначально не ожидают (чаще всего не очень значительные публичные фигуры, такие как ав- торы книг, склонны переоценивать то, насколько людей на самом деле заботят их ответы на письма) . 298 Часть II. Правила В некоторых случаях такая перенастройка ожиданий может даже принести вам большее уважение, чем если бы вы отвечали на все письма . Так, например, редактор од- ного интернет-издания как-то прислала мне приглашение написать статью на их ресурсе, предполагая, что я, ско- рее всего, не отвечу . Поэтому, когда я прислал ответное письмо, это было для нее приятной неожиданностью . Вот как она описывает наше взаимодействие: Поэтому когда я написала Кэлу, спрашивая, не хочет ли он поучаствовать [в нашей публикации], я ничего особенного не ожидала. У него [на странице с филь- тром отправителей] ничего не говорилось о желании участвовать в гостевых блогах, поэтому я нисколько не обиделась бы, даже если бы не дождалась никакого ответа. Зато когда он все же ответил, я была в вос- торге. Мой фильтр отправителей — лишь один пример при- менения такой стратегии . Возьмите консультанта Клэя Херберта, специалиста по проведению краудфандинговых кампаний для технологических стартапов: такая профес- сия привлекает множество корреспондентов, надеющихся перехватить какой-нибудь полезный совет . Как сообщает статья на Forbes.com, посвященная фильтрам отправите- лей, «в какой-то момент количество человек, пытающихся связаться [с Хербертом], превысило его возможности, поэтому он создал фильтры, которые перекладывают за- дачу фильтрации на самого человека, обращающегося за помощью» . Хербертом двигали те же мотивы, что и мной, однако его фильтр в конечном счете принял несколько иную форму . 299 Правило № 4. Осушите мелководье Чтобы связаться с ним, вы прежде всего должны про- смотреть список часто задаваемых вопросов и убедиться, что ответ не был дан раньше (именно так обстояло дело с множеством писем, которые Херберту приходилось просматривать до того, как он установил свои фильтры) . Если вы прошли этот отсев, вторым шагом Херберт про- сит вас заполнить анкету, которую он сможет быстро просмотреть и найти важные для него зацепки . Тех, кто прошел и этот этап, Херберт затем вынуждает заплатить небольшой взнос, обязательный для всех, кто хочет всту- пить с ним в переписку . Суть этого взноса не в том, чтобы заработать побольше денег, но в том, чтобы отобрать лю- дей, которые действительно ищут его советов и намерены действовать в соответствии с ними . Фильтры Херберта позволяют ему помогать людям и не упускать интересные возможности, однако они успешно сокращают его входя- щую корреспонденцию до уровня, с которым он способен без труда справиться . Приводя еще один пример, вспомним Антонио Сентено, ведущего популярный блог Real Man Style («Стиль насто- ящих мужчин») . Применяемый им фильтр отправителей предполагает процесс, состоящий из двух этапов . Если у вас есть вопрос, Сентено направляет вас на публичную страницу, где вы можете его задать, поскольку считает напрасной тратой времени отвечать в личной переписке на одни и те же вопросы снова и снова . Если вы сделали этот шаг, он затем предлагает вам подтвердить (поставив галочки в соответствующих окошках) следующие три пункта: ¾ Я не пытаюсь задать Антонио вопрос о моде, ответ на который можно найти в Google за десять минут . 300 Часть II. Правила ¾ Я не отправляю Антонио спам, задавая скопиро- ванный откуда-то стандартный вопрос, чтобы про- рекламировать свой бизнес . ¾ Я обещаю сделать доброе дело для первого по- павшегося незнакомца, если Антонио ответит мне в ближайшие 23 часа . Окно сообщения, где вы можете напечатать то, что хотите сказать, не возникнет на странице контактов до тех пор, пока вы не поставите свою галочку рядом с каждым из этих трех обещаний . Подведем итог: связанные с электронной перепиской тех- нологии обладают достаточной гибкостью, но текущее социальное соглашение, регулирующее то, как мы при- меняем эти технологии, устарело . Представление о том, что все сообщения, независимо от предмета или отправи- теля, должны приходить в одну и ту же, никак не струк- турированную папку и что, согласно общим ожиданиям, любое сообщение требует ответа (желательно немедлен- ного), — до абсурда непродуктивно . Фильтр отправителей представляет собой небольшой, но практичный шаг в на- правлении лучшего положения дел; для такого подхода уже пришло время, по крайней мере это относится ко все возрастающему числу предпринимателей и фрилансеров, получающих большое количество входящей корреспон- денции и имеющих возможность самим определять, на- сколько они доступны для связи . (Я также был бы очень рад видеть повсеместное внедрение подобных правил во внутриофисной переписке крупных организаций, но по причинам, изложенным во второй главе, нам, видимо, предстоит долгий путь, прежде чем это станет реально- стью .) Если ваше положение позволяет вам последовать 301 Правило № 4. Осушите мелководье моему совету, подумайте над этим: возможно, фильтр от- правителей поможет вам взять в свои руки контроль над временем и вниманием . Совет № 2. Выполняйте больше работы, когда вы отправляете письма или отвечаете на них Взгляните на следующие стандартные сообщения: ¾ Письмо № 1: «Я был очень рад встретиться с вами на прошлой неделе . Хотелось бы продолжить раз- говор о некоторых вещах, которые мы обсуждали . Может быть, выпьем чашечку кофе?» ¾ Письмо № 2: «Мы должны вернуться к проблеме, которую обсуждали во время моего последнего ви- зита . Напомните мне, пожалуйста, на чем мы оста- новились?» ¾ Письмо № 3: «Я набросал статью, о которой мы говорили; она в приложении . Что скажете?» Эти три примера должны быть знакомы большинству интеллектуальных работников, поскольку ничем не от- личаются от множества сообщений, переполняющих их папки входящих . Такие письма — мины замедленного действия для продуктивности: от того, как вы на них от- ветите, зависит то, сколько вашего времени и внимания в итоге уйдет на последующую переписку . Вопросительные послания наподобие приведенных по- рождают у получателя инстинктивное желание побы- 302 Часть II. Правила стрее отписаться любым образом, лишь бы убрать это со- общение, пусть даже временно, из своей папки входящих . На какое-то небольшое время такой быстрый ответ при- несет вам некоторое облегчение, поскольку вы спихнете с себя ответственность, переадресовав ее отправителю . Такое облегчение, однако, недолговечно, поскольку эта ответственность вернется к вам и будет возвращаться снова и снова, непрестанно пожирая ваше время и внима- ние . Поэтому мне кажется, что более разумной стратегией при встрече с вопросами такого типа будет немного подо- ждать, прежде чем писать ответ, и использовать это время на то, чтобы обдумать следующее . Какой проект стоит за этим сообщением и каким мо- жет быть наиболее эффективный (в рамках обмена сообщениями) процесс для приведения этого проекта к успешному завершению? После того как вы ответите на этот вопрос для себя, вме- сто того чтобы побыстрее отписаться, потратьте немного времени, чтобы описать обозначенный вами процесс, указать, на каком его этапе вы находитесь, и определить шаги, которые следует предпринять дальше . Я называю это процесс-ориентированным подходом к электронной почте; он нацелен на сокращение как количества получа- емой вами корреспонденции, так и объема порождаемого ею умственного мусора . Чтобы лучше объяснить этот процесс и понять, почему он работает, давайте рассмотрим процесс-ориентированные примеры ответов на письма, приведенные выше . ¾ Процесс-ориентированный ответ на письмо № 1: «С радостью выпью с вами кофе . Давайте встре- 303 Правило № 4. Осушите мелководье тимся в “Старбакс” на территории кампуса . Ниже я указал два дня на следующей неделе, когда у меня будет свободное время, и для каждого отметил три варианта времени встречи . Если одна из этих ком- бинаций дня и часа вам подходит, дайте мне знать; я буду рассматривать такой ответ как подтвержде- ние встречи . Если вам неудобна ни одна из комби- наций, позвоните мне на приведенный номер, и мы обсудим, какое время подойдет нам обоим . Жду вашего ответа» . ¾ Процесс-ориентированный ответ на письмо № 2: «Я согласен, что мы должны вернуться к этой про- блеме . Вот что я предлагаю . Где-нибудь на следующей неделе пришлите мне все, что вы помните из нашего обсуждения этой пробле- мы . По получении этого письма я заведу для этого проекта сетевую папку и положу туда документ, в ко- тором будет собрано то, что вы мне прислали, вкупе с моими собственными воспоминаниями о нашей прошлой дискуссии . В этом документе я выделю два- три наиболее перспективных шага к дальнейшему развитию . Затем мы можем попробовать эти шаги на протяжении нескольких недель, после чего сверим результаты . Я предлагаю запланировать для этой цели телефонный разговор где-нибудь через месяц . Ниже я перечисляю даты и время, когда буду доступен для звонка . Когда вы будете пересылать мне свои заметки, напишите заодно сочетание даты и времени, которое наиболее для вас удобно, и мы будем считать этот ответ под- 304 Часть II. Правила тверждением встречи . Жду возможности углубиться в эту проблему» . ¾ Процесс-ориентированный ответ на письмо № 3: «Спасибо, что ответили мне . Я собираюсь прочесть ваш черновик статьи и прислать вам отредактиро- ванную версию, снабженную примечаниями, к пят- нице (10-е число) . В этой присланной вам версии я исправлю все, что смогу исправить сам, и отмечу комментариями те места, где, по моим представле- ниям, вы лучше меня сможете внести нужные ис- правления . После этого у вас будет все необходимое, чтобы отшлифовать окончательный вариант статьи и отправить ее в издательство, поэтому я оставлю это на вас . Вам нет необходимости отвечать на это письмо или связываться со мной после того, как я пришлю вам отредактированную версию, за ис- ключением, разумеется, того случая, если у вас воз- никнут дополнительные вопросы» . Составление этих примерных ответов я начал с того, что обозначил проект, стоящий за сообщением . Заметим, что слово «проект» я здесь использую в самом широком смысле — оно может относиться к чему-то большому, несомненно являющемуся проектом, например к даль- нейшей разработке научной проблемы (пример № 2), но также легко применимо и к небольшим техническим задачам вроде договоренности о встрече за чашкой кофе (пример № 1) . Затем я потратил несколько минут на то, чтобы продумать процесс, который приведет нас от теку- щего состояния к желаемому результату при минимуме переписки . Конечным шагом было написать ответ, в кото- ром четко описывался этот процесс и место, где мы в нем находимся . Приведенные примеры касаются ответов на 305 Правило № 4. Осушите мелководье письма, но не должно быть сомнений, что тот же самый подход применим и в случае, когда вы пишете новое со- общение с чистого листа . Процесс-ориентированный подход к электронной перепи- ске может значительно смягчить воздействие этой техно- логии на ваше время и внимание . Для этого имеются две причины . Во-первых, он сокращает количество сообще- ний в вашей папке входящих — порой весьма значительно (даже такой простой вопрос, как соглашение о встрече за чашкой кофе, может вылиться в полдюжины или десяток сообщений на протяжении многих дней, если вы не будете осторожны с ответами) . А это, в свою очередь, уменьшает количество времени и умственных сил, которые вы тра- тите на просмотр входящих писем . Во-вторых, если позаимствовать термин у Дэвида Алле- на, хорошее процесс-ориентированное письмо немедлен- но «замыкает контур» в отношении текущего проекта . Когда какой-либо проект инициируется отсылаемым или полученным вами сообщением, он остается в вашем мысленном ландшафте «на повестке дня» — в том смыс- ле, что он был доведен до вашего внимания и в конце концов вам необходимо с ним что-то сделать . Данный метод замыкает эту болтающуюся цепочку, как только она начинает формироваться . Благодаря тому что вы проработали весь процесс, добавили в свой список за- дач и календарь все связанные с ним обязательства со своей стороны и довели сделанное до сведения другой стороны, вы освобождаете голову для других вещей . Чем меньше умственного мусора, тем больше умствен- ных ресурсов остается свободными для углубленного мышления . 306 Часть II. Правила Вначале процесс-ориентированный подход к переписке может показаться нелогичным . Прежде всего, он требует, чтобы вы дольше обдумывали свои сообщения перед тем, как их написать . Если брать в расчет только данный мо- мент, можно сказать, что вы тратите на переписку больше времени, чем прежде . Однако важно помнить о том, что две-три лишние минуты, потраченные на это занятие, сэкономят вам гораздо больше времени в будущем, по- скольку вам больше не придется читать и отвечать на массу ненужных писем . Другое возражение состоит в том, что процесс-ориенти- рованные сообщения могут показаться неестественны- ми и чересчур формальными . Текущее общепринятое соглашение относительно электронной почты требует, чтобы она велась в разговорном тоне, который не вяжет- ся с более систематическим подходом процесс-ориен- тированной переписки с обычными для нее графиками и вариантами дальнейших решений . Если это вас бес- покоит, могу предложить вам предварять свои письма более пространной разговорной преамбулой . Вы даже можете отделить процесс-ориентированный раздел от разговорного вступления при помощи разделительной линии или озаглавить его «Предлагаемые шаги», так чтобы его формальный тон выглядел более уместным в контексте вашего письма . В конечном счете все эти мелкие затруднения оправдают себя . Открыто применяя осознанный подход к тому, что предлагают вам сообщения, мелькающие в вашей папке входящих, вы в огромной степени сократите негативное воздействие этой технологии на свою способность делать действительно значимую работу . 307 Правило № 4. Осушите мелководье Совет № 3. Не отвечайте на письма В мою бытность аспирантом в MIT я имел возможность общаться со знаменитыми учеными . При этом я отметил, что многие из них обладали поразительной и довольно редко встречающейся способностью: получая электрон- ное письмо, они, как правило, не отвечали на него . Со временем я узнал, какие соображения стояли за этим поведением . По их мнению, задача отправителя — убедить своего корреспондента, что отвечать стоит . Если вам не удалось написать достаточно убедительно, а также зна- чительно сократить усилия, требующиеся от профессора, чтобы вам ответить, — ответа вы не получите . Вот пример письма, которое, скорее всего, не дождется ответа от большинства носителей знаменитых имен в ин- ституте: Добрый день, профессор! Хотелось бы как-нибудь зайти к Вам поговорить о <таком-то предмете>. Сможете ли Вы найти время? Ответ на такое послание требует слишком много работы («сможете ли Вы найти время?» — слишком расплывча- тый вопрос, чтобы на него можно было ответить сразу) . Кроме того, здесь нет никакой попытки обосновать, что этот разговор будет стоить времени, потраченного на него профессором . Помня об этих критических замечаниях, посмотрим на другую версию того же письма, имеющую больше шансов на ответ: Добрый день, профессор! Я работаю над проектом, идентичным <такому-то предмету> вместе с моим 308 Часть II. Правила руководителем <профессором таким-то>. Не мог бы я зайти к Вам в четверг, в течение последних пят- надцати минут Вашего рабочего времени, чтобы бо- лее подробно рассказать о том, чем мы занимаемся, и, может быть, найти какие-то соответствия с Ва- шим текущим проектом? В отличие от первого письма, здесь четко объясняется, за- чем нужна такая встреча, и сведены к минимуму усилия, требуемые от получателя на то, чтобы ответить . В этом разделе я советую вам взять на вооружение, на- сколько это осуществимо в условиях вашей профессио- нальной деятельности, такое неоднозначное отношение к получаемым письмам . Чтобы помочь вам в этом, я при- лагаю три нижеследующих правила, при помощи которых вы сможете отсортировать среди писем те, которые тре- буют ответа, и игнорировать остальные . Сортировка входящей корреспонденции по-профес- |