Ббк 88. 5 Удк 316. 6 Н92
 Скачать 4.23 Mb.
|
|
273 Правило № 4. Осушите мелководье вовремя, обратитесь к альтернативному варианту, зара- нее припасенному для этого добавочного блока (к при- меру, выполнение чего-нибудь не очень срочного) . Это оставляет место для непредсказуемости в течение вашего рабочего дня, не требуя от вас постоянно переделывать график на бумаге . Так, если вернуться к примеру с пресс- релизом, вы можете отвести в своем блокноте два часа на его написание, но затем добавить еще один дополнитель- ный часовой блок, который вы сможете использовать на завершение пресс-релиза или, допустим, на просмотр накопившейся почты, если успеете вовремя . И третий тактический совет: я бы советовал вам не ску- питься на использование блоков задач . Нарисуйте их по- больше на весь предстоящий рабочий день и сделайте их длиннее, чем требуется для выполнения задач, которые вы планируете с утра . Типичный рабочий день интел- лектуального работника, как правило, включает в себя множество неожиданных событий, и если в вашем рас- писании будут намечены регулярные временные блоки для таких сюрпризов, это поможет вам более спокойно управляться с задачами . Однако, прежде чем предложить вам применить эту стратегию на практике, я должен ответить на одно часто встречающееся возражение . Как показывает мой опыт, многие люди беспокоятся, что такое подробное планиро- вание может само по себе превратиться в обременитель- ную нагрузку . Вот, например, выдержка из комментария одного из читателей моего блога по имени Джозеф под одной из моих заметок на эту тему: 274 Часть II. Правила Мне кажется, что вы сильно преуменьшаете значе- ние неуверенности… [Меня беспокоит, что] чита- тели могут воспринять эти предложения чересчур серьезно, вплоть до навязчивого (и нездорового) со- блюдения намеченного графика. Значение подсчета минут раздувается в ущерб самозабвенному погру- жению в сиюминутную деятельность, которое, если говорить о людях искусства, зачастую является единственным по-настоящему осмысленным образом действий. Мне понятна эта озабоченность, и Джозеф, несомненно, не первый, кто поднимает подобные вопросы . К счастью, на них достаточно легко ответить . В моем собственном ежедневном расписании есть не только регулярно пла- нируемые блоки времени, отведенные на размышления и обсуждение своих идей . Я придерживаюсь правила, которое гласит: если я наталкиваюсь на какую-либо важ- ную мысль, то это достаточно весомая причина, чтобы отбросить расписание на весь остаток дня (разумеется, за исключением дел, которые никак нельзя пропускать) . Я имею право рассматривать свою неожиданную идею до тех пор, пока она не потеряет актуальность, после чего я возвращаюсь к своему расписанию и переделываю его, если до конца рабочего дня еще остается какое-то время . Другими словами, я не только допускаю спонтанность в своем расписании — я ее приветствую . Критическое замечание Джозефа вызвано неверным представле- нием о том, что цель планирования — вынудить себя придерживаться какого-то жесткого графика . Однако смысл расписания не в ограничениях, а в обдуманном 275 Правило № 4. Осушите мелководье подходе . Это просто привычка, принуждающая вас на про тяжении дня периодически останавливаться и спра- шивать себя: «Как мне разумнее всего распорядиться оставшимся временем?» . Результаты приносит сама привычка задавать вопрос, а не непоколебимая верность ответу . Я даже могу поспорить, что человек, который станет применять такую комбинацию всестороннего плани- рования и готовности при необходимости адаптиро- вать или изменять свои планы, скорее всего, испытает больше творческих озарений, чем приверженцы более традиционного «спонтанного» подхода, не требующего как-либо структурировать свой день . Не имея структу- ры, легко позволить себе соскользнуть в поверхност- ную деятельность — интернет-пе реписку, социальные сети, веб-серфинг . Подобного рода занятия, хотя они и приносят удовлетворение на данный момент, не от- крывают пути для творческой мысли . С другой стороны, со структурой вы можете регулярно отводить в своем расписании блоки, предназначенные для разработки новой идеи, сосредоточенной работы над сложной про- блемой или просто мозгового штурма на протяжении ограниченного периода . Взятые на себя обязательства подобного рода гораздо чаще приводят к новаторским идеям (вспомним, например, описанные в Правиле № 1 жестко установленные ритуалы, которых придержива- лись многие творческие люди) . И поскольку вы готовы отказаться от намеченного плана, как только у вас воз- никнет новая идея, вы ничуть не меньше, чем любой рассеянный творец, способны следовать за своей музой, когда она позовет . 276 Часть II. Правила Подведем итог . В основе этой стратегии лежит понима- ние того, что привычка к углубленной работе требует от вас относиться к своему времени с уважением . Хорошим первым шагом к такому уважительному отношению мо- жет послужить следующий совет: решите заранее, как вы собираетесь распорядиться каждой минутой своего рабочего дня . Поначалу естественной реакцией будет сопротивление этой идее, поскольку безусловно гораздо проще, когда ваше расписание диктуется двумя силами: прихотью и запросами извне . Однако вам следует пре- одолеть это недоверие к структуре, если вы хотите полно- стью раскрыть свой потенциал, подобно тем, кто создает действительно значимые вещи . Количественно оценивайте глубину любой деятельности У составления расписания на каждый день есть пре- имущество: вы можете определить, сколько времени вы действительно тратите на поверхностные занятия . На практике, однако, извлечь эту информацию из своего расписания может оказаться непросто, поскольку не всег- да ясно, насколько поверхностной следует считать ту или иную задачу . Рассматривая этот вопрос более объемно, давайте начнем с того, что напомним себе формальное определение поверхностной работы, приведенное мной во вступ лении: 277 Правило № 4. Осушите мелководье Поверхностная работа — не требующие интеллекту- ального напряжения задачи вычислительного типа, ча- сто выполняемые в состоянии рассеяния. Как правило, такие усилия не приводят к созданию в мире новых цен- ностей и легко воспроизводимы. Некоторые виды деятельности явно отвечают этому опре- делению . Например, просмотр электронной почты или планирование селекторного совещания несомненно по- верхностны по своей природе . Но классификация других занятий может оказаться более затруднительной . Рассмо- трим, например, следующие задачи: ¾ Пример № 1 . Редактирование черновика научной статьи, которую вы и ваш соавтор вскоре должны сдать в журнал . ¾ Пример № 2 . Создание презентации в PowerPoint, отражающей суммы продаж на этот квартал . ¾ Пример № 3 . Присутствие на совещании, где обсуждается текущее состояние важного проекта и следующие шаги, которые следует предпринять . Поначалу не вполне ясно, к каким категориям следует отнести эти примеры . Задачи, поставленные в первых двух, могут требовать большого внимания, а последний, очевидно, имеет значение для успеха важной работы . Цель изложенной ниже стратегии в том, чтобы дать вам точные средства измерения, применимые в подобных не- однозначных ситуациях . Вы сможете принимать четкие 278 Часть II. Правила и аргументированные решения относительно того, какое место занимает та или иная рабочая задача на шкале от глубокой до поверхностной . Для этого вам предлагается оценить предстоящую деятельность, задав себе простой (но неожиданно многое проясняющий) вопрос: Сколько времени (в месяцах) может уйти на обуче- ние достаточно сообразительного выпускника уни- верситета, не имеющего специального образования в моей области, чтобы он мог справиться с этой за- дачей? Чтобы проиллюстрировать такой подход, давайте зададим этот вопрос для приведенных выше примеров . ¾ Анализ примера № 1 . Чтобы качественно отредак- тировать научную статью, необходимо понимать, в чем заключается работа (чтобы быть уверенным, что она описана правильно), а также иметь пред- ставление о более широком круге научной литера- туры (чтобы не сомневаться в правильности цитат) . Для соответствия этим требованиям, в свою оче- редь, необходимо иметь передовые знания в данной области науки — задача, на которую после выбора специализации уходят годы прилежных занятий, от уровня выпускника и выше . Таким образом, для этого примера ответ на наш вопрос может распола- гаться в довольно широких границах, вероятно от 50 до 75 месяцев . ¾ Анализ примера № 2 . А вот второй пример в свете этого анализа выглядит далеко не так красиво . Что- бы создать в PowerPoint презентацию, описываю- щую квартальные продажи, требуются три вещи: во- 279 Правило № 4. Осушите мелководье первых, умение создавать презентации в PowerPoint; во-вторых, знание стандартного формата, принятого в вашей организации для таких ежеквартальных презентаций; и, в-третьих, понимание того, какие показатели продаж интересуют вашу организацию и как преобразовать эти цифры в требуемую диа- грамму . Гипотетический выпускник вуза, о котором шла речь в нашем вопросе, скорее всего, уже владеет программой PowerPoint, а на выяснение стандартно- го для организации формата презентаций потребу- ется не больше недели . Следовательно, настоящий вопрос заключается в том, сколько времени уйдет у сообразительного выпускника вуза, чтобы разо- браться в отслеживаемых показателях, узнать, где искать эти результаты, и научиться их усреднять и переводить в диаграммы и графики, подходящие для слайд-презентации . Это не самая тривиальная задача, однако для сообразительного выпускника она вряд ли потребует больше дополнительного месяца обучения; так что мы вполне можем при- нять два месяца как ответ на наш вопрос при самых скромных подсчетах . ¾ Анализ примера № 3 . В этом случае анализ может вызывать вопросы . Совещания порой бывают скуч- ными, однако нередко оказывается, что они играют ключевую роль в важнейших видах деятельности вашей организации . Предлагаемый здесь метод помогает заглянуть под эту внешнюю оболочку . Сколько времени может занять обучение сообра- зительного выпускника вуза, чтобы он мог занять ваше место на плановом совещании? Для этого ему необходимо достаточно хорошо разбираться в про- 280 Часть II. Правила екте, чтобы иметь представление об этапах выпол- нения работ и о способностях участников . Нашему гипотетическому выпускнику может также пона- добиться некоторое понимание динамики межлич- ностных отношений и того, как вообще выполняют- ся подобные проекты в рамках организации . Здесь вы можете задаться вопросом, не нужны ли ему будут также профессиональные познания о самом предмете, с которым связан проект . Для планового совещания — вероятно, нет . Такие совещания редко углубляются в конкретное содержание, чаще всего они состоят из болтовни и показных выступлений, в которых участники пытаются внушить окружа- ющим, что они много делают, даже если на самом деле не делают ничего . Дайте сообразительному выпускнику три месяца на изучение рычагов этого механизма, и он без больших проблем сможет за- нять ваше место на подобном сборище . Так что наш ответ в данном случае — три месяца . Этот вопрос задавался в порядке мысленного эксперимен- та (я вовсе не собираюсь просить вас на самом деле нани- мать свежеиспеченного выпускника, чтобы он выполнял за вас задачи с низким рейтингом) . Однако полученный ответ поможет вам объективно оценить степень поверх- ностности или глубины той или иной деятельности . Если нашему гипотетическому выпускнику вуза потребуется много месяцев обучения, чтобы справиться с задачей, это указывает на то, что для ее решения нужен высокий уро- вень профессионализма . Как уже было указано, задачи, требующие профессионализма, — как правило, глубокие задачи, а значит, могут принести вам двойную выгоду: во-первых, они позволяют создавать больше ценности на 281 Правило № 4. Осушите мелководье затраченную единицу времени, а во-вторых, заставляют вас напрягать свои способности, а следовательно, разви- ваться . И напротив, дело, которое наш гипотетический выпускник сможет достаточно быстро освоить, не требует профессионализма, то есть может быть оценено как по- верхностное . Как применять этот метод? После того как вы будете знать, как распределяется ваша деятельность на шкале от глубокой до поверхностной, старайтесь уделять боль- ше времени первой из них . Например, если мы еще раз взглянем на наши воображаемые примеры, то увидим, что первая задача подходит для того, чтобы отдать ей приори- тет как разумному использованию вашего времени, в то время как вторая и третья принадлежат к типу, который должен быть сведен к минимуму — они могут казаться продуктивными, но их отдача в ответ на затраты времени ничтожно мала . Несомненно, способы избежать поверхностного и под- держивать сосредоточенность не всегда очевидны — даже после того, как вы научились правильно определять вид своих действий . Это приводит нас к нижеследующим стратегиям, дающим более специфические указания в от- ношении того, как достичь этой непростой цели . Попросите начальника установить для вас бюджет поверхностной работы Есть один важный вопрос, который люди редко задают: «Какой процент моего времени мне следует тратить на по- верхностную работу?» . Именно этот вопрос я предлагаю 282 Часть II. Правила задать . Иначе говоря, если у вас есть начальник, обсудите это с ним (возможно, вам придется сперва объяснить ему, что означают термины «углубленная» и «поверхностная» работа) . Если вы сам себе начальник, задайте этот вопрос себе . В обоих случаях постарайтесь добиться определен- ного ответа . Затем — и это наиболее важный момент — постарайтесь придерживаться установленного бюджета . (Предыдущая и последующие стратегии помогут вам в достижении этой цели .) Для большинства интеллектуальных работников на большинстве должностей выше начального уровня ответ на этот вопрос будет колебаться где-то между 30 и 50% (мысль о том, чтобы тратить большую часть рабочего времени на непрофессиональную деятель- ность, обычно встречает психологическое неприятие, поэтому 50% представляют собой естественный потолок; в то же время, если этот показатель станет значительно ниже 30%, начальник, скорее всего, забеспокоится, что вы можете превратиться в интеллектуального затвор- ника, ко торый думает о высоком, но никогда не отвечает на почту) . Чтобы выполнить такой бюджет, вы, скорее всего, долж- ны будете изменить свое рабочее поведение . Вам почти наверняка придется отказываться от проектов, содержа- щих слишком большую долю поверхностного, а также более энергично сокращать ее в ваших текущих проектах . Возможно, эта смета заставит вас пересмотреть необхо- димость еженедельных статусных совещаний, предпочтя им отчеты по достижении результатов (« Когда у вас на- метится значительный прогресс, дайте мне знать, и тогда мы поговорим») . Также она может привести к тому, что 283 Правило № 4. Осушите мелководье вы будете чаще проводить утренние часы без общения или же решите, что немедленно и по дробно отвечать на каждое пересланное сообщение, оказавшееся в вашей папке входящих, совсем не настолько важно, как вам казалось прежде . Все эти перемены помогут вам сделать углубленную ра- боту основой своей профессиональной деятельности . С одной стороны, от вас не требуется отказываться от своих базовых поверхностных обязанностей — такой шаг мог бы вызвать проблемы и осуждение, — поэтому вы по-прежнему будете тратить довольно много времени на подобные вещи . С другой стороны, вам придется устано- вить жесткое ограничение на количество менее важных занятий, которым вы прежде позволяли проникать в ваш распорядок дня . Такое ограничение сможет постоянно освобождать вам место для значительных объемов со- средоточенной работы . Причина, по которой подобные решения должны начи- наться с разговора с вашим начальником, состоит в том, что это дает вам шанс получить скрытую поддержку . Если вы работаете не на себя, такая стратегия сможет оправдать ваши действия, когда вы отказываетесь от предлагаемой задачи или переделываете проект, чтобы уменьшить содержание поверхностного . Вы всегда може- те сказать, что поступаете так, потому что вам необходи- мо соблюдать предписанное соотношение типов работы . Как я уже упоминал во второй главе, интеллектуальные работники тратят столько времени на поверхностную деятельность, в частности, потому, что не замечают, как эти занятия влияют на распорядок дня . Как правило, мы оцениваем свои действия по отдельности, в каждый 284 Часть II. Правила конкретный момент, а с такой точки зрения каждая из за- дач может казаться вполне разумной и уместной . Однако методики, представленные выше в этой главе, позволяют выявить их суммарное воздействие . Теперь вы можете с уверенностью заявить своему начальнику: «Вот точ- ный процент моего времени, потраченного за прошлую неделю на поверхностные занятия» . Оказавшись лицом к лицу с этими показателями и их экономическим зна- чением (ведь невероятно затратно, например, платить высококвалифицированному сотруднику за рассылку электронных писем или просиживание на совещаниях по тридцать часов в неделю), любой начальник должен при- йти к естественному заключению, что вам действитель- но необходимо отказываться от одних вещей и больше вкладываться в другие, даже если это не особенно удобно для самого начальника, для вас или для ваших коллег . Поскольку, разумеется, в конечном счете цель любого предприятия состоит в том, чтобы создавать ценности, а не облегчать жизнь своим работникам . Если же вы работаете на себя, такое упражнение вынудит вас честно признать, как мало времени на протяжении вашего «загруженного» рабочего дня тратится на нечто действительно ценное . Такие однозначные цифры дадут вам необходимую уверенность для того, чтобы начать снижать процент поверхностной деятельности, погло- щающей ваше время . Без них ни один предприниматель не сможет сказать «нет» возможности, которая — как знать — вдруг да и принесет плоды . Вы говорите себе: «Я должен завести аккаунт в Twitter», «Мне необходи- мо проявлять активность на Facebook», «Надо вставить в мой блог какие-нибудь виджеты», поскольку если рас- сматривать эти действия по отдельности, отказ от каждо- |