Модуль 8. Управление программами и проектами - Разу М.Л., Воропаев В.И., Якутии Ю.В.. Модуль 8. Управление программами и проектами - Разу М.Л., Воропа. И проектами программами Управление
 Скачать 5.14 Mb.
|
|
и средства планирования ресурсов. При планировании ресурсов используются следующие методы и средства: Определение потребности в ресурсах на основе нормативов (сметные, производственные, ресурсные). При планировании ресурсов часто используются экспертные оценки. Экспертиза проводится специалистами из других подразде лений организации-исполнителя, консалтинговых компаний, про фессиональных ассоциаций и др. Определение альтернатив - описано выше. Результаты, полученные при планировании ресурсов. При плани ровании ресурсов необходимо получить описание ресурсов, их ко личества, требуемого для каждого из элементов СДР, а также сроки их использования. Потребности в ресурсах могут быть представле ны в виде графиков использования их в проекте. 5.4.2. Оценка стоимости проекта Оценка стоимости проекта на этом этапе состоит в уточнении и конкретизации приблизительной сметы затрат на ресурсы, опре деленной на предынвестиционной фазе проекта. Оценка стоимости включает определение и рассмотрение раз нообразных альтернативных вариантов стоимости проекта. Как пра- Документ, определяющий предметную область Наличие ресурсов Организационная поли тика Модуль «Управление программами и проектами» 189 вило, во время разработки проекта рассматриваются различные воз можные аспекты сокращения стоимости проекта, в том числе и по фазам жизненного цикла. Постановка задачи «Оценка стоимости проекта». Постановка этой задачи может быть представлена в следующем виде. Заданы: • структурная декомпозиция работ; календарный план проекта; потребность в ресурсах проекта; стоимость ресурсов; косвенные затраты; • архивная информация по проектам-аналогам; сметная нормативная база. Требуется определить сметные затраты проекта, удовлетворяю щие условиям задачи. Информация, используемая при оценке стоимости проекта. Рабо ты, определенные структурной декомпози цией проекта, должны быть учтены при раз работке сметы проекта. Потребности в ресурсах — описаны выше. Стоимость ресурсов определяется на основе нормативной базы. Стоимость ресурсов включает стоимость материалов, трудозатрат, эксплуатации машин и механизмов. Продолжительность работ влияет на стоимость проекта. Административно-управленческие расходы, учитываемые при определении стоимости проекта. При необходимости используется при разработке и контроле отдельных смет. Это информация о проектах-аналогах. Результаты предыдущих проектов могут быть использованы при разработке смет. Методы и средства оценки стоимости. Для оценки стоимости проекта разрабатывается сметная документация, на основе которой определяются технико-экономические показатели и эффективность намечаемого проекта. На основе сметной документации осуществ ляется планирование и финансирование проекта, производятся рас четы за выполненные работы между заказчиком (менеджером про екта) и подрядчиком. Составление смет является сложным и трудоемким процессом, требующим использования огромной нормативной базы. Нормати вы группируются по назначению, отраслям, видам работ, степени укрупнения. Для составления смет используются программные про дукты, которые позволяют уменьшить трудоемкость их разработки и проанализировать альтернативные варианты. Косвенные затраты Структурная декомпози ция работ 190 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров Различают следующие виды и методы составления смет. Сметы, составленные по аналогам, или аналоговые сметы, ис пользуются для вычисления общих затрат проекта. Подобные сме ты, называемые еще сметами «сверху вниз», заключаются в исполь зовании реальных смет предыдущих похожих проектов как основы для составления смет текущего проекта. Такой подход используется часто на ранних фазах проекта, когда еще не вся необходимая ин формация имеется в наличии. Сметы, составленные по аналогам, требуют меньших затрат, чем использование других методов, но в то же время нуждаются в уточ нении и корректировке. Достоверность таких смет зависит от степе ни схожести выполняемого проекта и проекта-аналога. Общий подход к составлению таких смет заключается в опреде лении и суммировании индивидуальных стоимостей элементов ра бот проекта для вычисления общей суммы затрат. Достоверность стоимости данного типа смет определяется размером рассматрива емых элементов работы: чем мельче элементы, тем выше затраты и надежность расчетов. Команда проекта должна найти компромисс ное решение между уменьшением затрат и повышением надежнос ти оценки стоимости проекта. При таком подходе стоимость проекта определяется на основе калькулирования затрат труда и ресурсов, необходимых для выпол нения всех работ проекта, в текущих или прогнозируемых ценах и последующего их суммирования. При этом методе стоимость проекта определяется следующим образом: • на этапе разработки базисная стоимость проекта определяется путем использования сметных норм и ориентировочных про гнозов ее удорожания в связи с возможным инфляционным процессом; • на этапе исполнения проекта производится расчет дополнитель ных затрат, вызванных повышением цен. Итоговая стоимость проекта состоит из базисной стоимости проекта и дополнительных затрат, вызванных повышением цен. Результаты, полученные при оценке стоимости. В результате оцен ки стоимости необходимо получить документы. Сметную документацию проекта, включающую: сводную смету, которая составляется на весь проект и опреде ляет общую сметную стоимость проекта на базе локальных смет и сметных расчетов; • локальные сметы, составляющиеся на отдельные виды работ (проведение торгов, приобретение оборудования, благоустрой ство и т.д.); Модуль «Управление программами и проектами» 191 сметные расчеты, проводящиеся на отдельные виды затрат (рас ходы, связанные с отводом земельного участка, набором рабо чих, транспортировкой материалов, удорожанием электроэнер гии и т.д.). Для оценки стоимости проекта используют дополнительную информацию, которая включает: структурную декомпозицию работ; проекта; документацию, описывающую принципы и порядок составле ния смет; документацию по всем сделанным предположениям; первоначальное определение интервала стоимости проекта. Этот план описывает, как управлять изменениями стоимости в проекте. Он может быть формальным или неформальным) детали зированным или общим в зависимости от потребностей участников проекта. Он является вспомогательным элементом общего плана проекта. 5.4.3. Разработка бюджета проекта Бюджет проекта предназначен для планирования расхода средств проекта по временным периодам (год, квартал, месяц) в течение всего времени его осуществления. Обычно расход средств проекта первого года планируется более подробно, показывается поквартальное и помесячное распределение денежных средств. Бюджет проекта должен строиться таким образом, чтобы удовле творить потребности участников проекта в финансовых ресурсах в планируемые интервалы времени. Постановка задачи «Разработка бюджета проекта». Рассмотрим постановку этой задачи. Заданы: сметные стоимости выполняемых работ; календарный график выполнения работ; • установлены требования и ограничения при осуществлении проекта. Требуется разработать бюджет проекта, удовлетворяющий усло виям задачи. Информация, используемая при разработке бюджета. При разра ботке бюджета необходима следующая информация. Сметная документация - описана выше. СДР проекта определяет перечень работ, стоимость которых должна быть определена. Расписание работ проекта необходимо для определения работ и затрат по ним в те периоды, когда эти затраты будут произведены. Наличие денежных средств для погашения предполагаемых затрат. 192 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров Методы и средства разработки бюджета. Методы и средства со ставления расписания работ проекта описаны выше. На основании календарного плана формируется список работ, которые должны быть выполнены в соответствующие временные периоды (год, квар тал, месяц). Методы и средства составления смет затрат описаны выше. На основании сметной документации определяется стоимость работ, от носящаяся к рассматриваемому периоду. Результаты, полученные при разработке бюджета. Бюджет проек та — стоимость проекта, распределенная по временным периодам. Он используется для измерения и мониторинга исполнения стои мости в проекте. 5.5. Разработка сводного плана управления проектом Процесс разработки сводного плана имеет итеративный харак тер, каждый раз уточняя и детализируя результаты его разработки. Например, первый вариант плана проекта может включать обоб щенные ресурсы и не привязанные к графику работы, в то время как окончательный план содержит уточнен ный список ресурсов и точные даты выпол нения работ проекта. Сводный план разра батывается для: • управления выполнением проекта; • утверждения выбранной альтернативы управления проектом; • определения ключевых контрольных точек управления проектом; • документирования предложений по уп равлению проектом; разработки способов определения прогресса и контроля выпол нения проекта; • регламентирования взаимодействия участников проекта. Общая постановка задачи «Разработка сводного плана управле ния проектом». Сформулируем общую постановку этой задачи. Заданы: результаты планирования по следующим функциям управления проектом: предметной областью, временем, стоимостью, качеством, Сводный план управления проектом — это единый, последовательный и со гласованный документ, включающий результаты планирования всех функ ций управления проектом и являющийся основой для выполнения и контро ля проекта Модуль «Управление программами и проектами» 193 человеческими ресурсами, коммуникациями, рисками, поставками и контрактами; информация об условиях выполнения проекта в рассматривае мой организации; • ограничения и допущения, используемые при выполнении про екта. Требуется разработать сводный план проекта, включающий ре зультаты планирования по всем функциям управления проектом. Информация, необходимая для разработки сводного плана проек та. При разработке сводного плана проекта используется следую щая информация. Результаты планирования по всеМ|функцйям управления про ектом являются входной информацией для разработки, сводного плана проекта. При разработке плана используются вся информа ция, основные и вспомогательные результаты, полученные при пла нировании функций управления проектом. Для составления свод ного плана многих проектов требуется дополнительная, специальная для этих проектов информация (например, для большинства инве стиционных проектов необходим прогноз потока денежных средств). Архивная, или историческая, информация содержит базы смет, данные ранее выполненных проектов и анализ этих данных. Ар хивная информация используется при выборе, разработке и обос новании альтернативного варианта выполнения проекта и управ ления им. При разработке сводного плана необходимо учитывать возмож ности и влияние на проект фирмы, в которой он выполняется. Различные ограничения являются важными факторами, кото рые необходимо учитывать при планировании проекта. Допущения — это данные, которые используются при плани ровании, считаются известными, но несут в себе определенную долю неопределенности и связанный с ней риск. Допущения могут быть описаны на данной стадии или быть одним из результатов функции управления риском в проекте. Методы и средства для разработки сводного плана проекта. Ме тодология и методы разработки сводного плана проекта заключают ся в следующем. Методология планирования проекта — это структурированный подход, используемый командой проекта при разработке сводного плана проекта. Применяются стандартные формы и образцы доку ментов, методы моделирования и календарного планирования, ме- 194 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров тоды моделирования рисков и т.д. При разработке сводного плана используется комбинация формальных способов — применение про граммных средств по управлению проектами — и неформальных — анализ, обсуждения, дискуссии. При разработке плана проекта необходимо использовать опыт и знания членов команды и других участников проекта. Команда про екта должна создать и обеспечить обстановку, в которой все участни ки смогут внести свой наибольший вклад в развитие проекта. Информационные системы управления проектом содержат ме тоды и средства по сбору, интегрированию и распределению резуль татов планирования всех функций управления проектом (см. также модуль «Управление информационными ресурсами»). Системы ис пользуются для обеспечения информацией всех участников проекта по всем его аспектам и процессам — от инициации до завершения. Результаты разработки сводного плана проекта. В процессе раз работки сводного плана проекта должны быть получены комплект документов и следующая информация. Сводный план проекта — формально утвержденный документ или комплект документов, используемый для выполнения и кон троля проекта. Он может изменяться по мере накопления дополни тельной информации по проекту и его окружению. Единого образца формы представления сводного плана проекта не существует. Форма документа плана зависит от типа и вида про екта, а также традиций и фирменных стандартов организации, от ветственной за проект. В общем случае план содержит следующую информацию. Основание для выполнения проекта — утверждение проекта. План проекта содержит концепцию уп равления проектом, основой которой явля ются результаты планирования по следую щим функциям управления проектом: предметной областью, • временем, стоимостью, качеством, человеческими ресурсами, коммуникациями, рисками, поставками и контрактами. Вспомогательные планы управления включают все планы уп равления по отдельным функциями управления проектом — план управления предметной областью проекта, план управления стои мостью и т.д. Результаты планирования по всем функциям управ ления проектом Модуль «Управление программами и проектами» 195 Список нерешенных вопросов и неутвержденных решений. В каждый конкретный проект при необходимости может быть внесена дополнительная информация. Она может содержать: дополнительные результаты планирования функций управления проектом, которые не включены в сводный план проекта; дополнительную информацию, которая стала известна после разработки плана проекта; техническую документацию — требования, спецификации, про ектно-сметную документацию и др. 5.6. Определение качества проекта 5.6.1. Управленческие и технические аспекты обеспечения качества Качество — это целостная совокупность характеристик объек та, относящихся к его способности удовлетворять установленные или предполагаемые потребности. Обычно потребности формулируются с помощью характерис тик на основе установленных критериев. Потребности могут вклю чать, например, такие аспекты, как эксплуатационные характерис тики, функциональная пригодность, надежность (готовность, безотказность, ремонтопригодность), безопасность, воздействие на окружающую среду, экономические, эстетические и культурно-ис торические требования. Понятие «качество» следует отличать от понятия «градация (сорт, класс)». Под по следним понимается категория или разряд, присвоенный объектам, имеющим то же самое функциональное применение, но раз личные требования к качеству. Низкое ка чество — это всегда проблема, низкий сорт — не обязательно. Ключевые аспекты качества проекта Качество, обусловленное соответствием потребностям в проекте. Этот аспект каче ства достигается благодаря эффективному определению и актуализации потребностей и ожиданий потребителя в целях удовлетво рения требований потребителя и в резуль тате точному анализу возможностей рынка. Качество, обусловленное разработкой и планированием проекта. Это качество до- Ключевые аспекты каче ства проекта: • качество, обуслов ленное соответстви ем потребностям в проекте; • качество, обуслов ленное разработкой и планированием про екта; • качество, обуслов ленное соответстви ем проекта плано вой документации; • качество, обуслов ленное материально- техническим обеспе чением 1 9 6 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров стигается благодаря тщательной разработке самого проекта и его продукции, Качество, обусловленное соответствием проекта плановой до кументации. Это качество достигается благодаря поддержанию со ответствия реализации проекта его плану и обеспечению разрабо танных характеристик продукции проекта и самого проекта и произведенных ценностей для потребителей и других заинтересо ванных лиц. Качество, обусловленное, материально-техническим обеспече нием проекта. Это качество достигается благодаря материально-тех ническому обеспечению проекта на протяжении всего его жизнен ного цикла. Управленческие аспекты обеспечения качества Наличие единой системы качества проекта, соответствующей современным международным требованиям. Энергичная и постоянная поддержка системы качества со сто роны высшего руководства проекта является стратегически обяза тельным фактором. Необходимо разработать и поддержи вать в рабочем состоянии процедуры управ ления всеми документами и данными, от носящимися к системе качества, включая, насколько это возможно, документы внеш него происхождения (стандарты и чертежи потребителя/заказчика). Особое внимание следует уделять процедурам идентификации, сбора, индексирования, доступа, составле ния базы данных, хранения, ведения и изъ ятия зарегистрированных данных о качест ве. Система документации должна быть едина для всех участников проекта. Качест во проекта обеспечивается за счет примене ния разработанных ранее и поддерживаемых в рабочем состоянии единых для всех уча стников проекта процедур идентификации и прослеживаемости продукции и информа ции внутри всех процессов и на всех этапах жизненного цикла проекта. Наличие четкой системы персональной ответственности за качество проекта во всех процессах и на всех этапах его жизненного цикла обязательно. В рамках организацион ной структуры проекта необходимо выде- |