Модуль 8. Управление программами и проектами - Разу М.Л., Воропаев В.И., Якутии Ю.В.. Модуль 8. Управление программами и проектами - Разу М.Л., Воропа. И проектами программами Управление
 Скачать 5.14 Mb.
|
|
Непротиворечивость Непрерывность Стабильность Адаптивность Оптимальность Основные подпроцессы 162 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров определение последовательности работ — документальное от ражение зависимостей и взаимосвязей различных работ; оценка продолжительности работ — расчет времени, необходи мого для их выполнения; разработка расписания — анализ последовательности и продол жительности работ и потребности в ресурсах с целью составле ния календарного плана выполнения работ; планирование ресурсов — определение, какие ресурсы (люди, оборудование, материалы), когда и в каких количествах необ ходимы для выполнения работ по проекту; • оценка стоимости — расчет стоимости ресурсов, необходи мых для выполнения работ проекта, и формирование сметы проекта; разработка бюджета — распределение предполагаемых затрат по отдельным компонентам проекта в соответствии с его кален дарным планом; разработка плана проекта — использование результатов других процессов планирования и их включение в единый последова тельный и согласованный документ. Задачи планирования, необходимость которых определяется природой проекта, включают: планирование качества — определение стандартов качества, относящихся к проекту, и способов соответствия им; организационное планирование — определение, документиро вание и распределение проектных ролей, ответственности и отношений отчетности; процесс подбора кадров — отбор и назначение персонала на работы по проекту; планирование коммуникаций — определение информационных и коммуникационных потребностей участников проекта: кому, когда, в какой форме и какую информацию предоставлять; идентификацию риска — определение рисковых событий, спо собных повлиять на выполнение проекта, и их документирова ние; оценку риска — прогноз рискового события и взаимодействия рисковых событий с целью определения спектра вероятных выходов (результатов) проекта; разработку методов реагирования на риск — предпосылки и мероприятия по увеличению вероятности наступления благо приятных событий и снижению возможности наступления неблагоприятных событий; Вспомогательные подпро цессы Модуль «Управление программами и проектами» 163 • планирование поставок (контрактов) — определение того, что и когда поставлять; планирование предложений — документирование требований к продуктам и услугам и определение потенциальных источни ков — поставщиков. 5.2. Планирование предметной области проекта Планирование предметной области проекта включает процессы, позволяющие гарантированно определять все требуемые работы, т.е. те, которые необходимы для достижения целей и результатов проекта. Результаты про екта (продукты или услуги), их характерис тики, а также перечень комплекса работ, которые необходимо выполнить для дости жения этих результатов, — все это и опреде ляет предметную область проекта. Планирование предметной области проекта является сложным, многоэтапным процессом и содержит следующие основные шаги: определение предметной области проекта — составление доку мента, утверждающего конфигурацию предметной области про екта как основу для принятия последующих решений; уточнение предметной области проекта — структурная деком позиция основных результатов на управляемые компоненты для обеспечения лучшего контроля за осуществлением про екта. 5.2.1. Разработка предметной области проекта Разработка предметной области проекта — документальное представление и подтверждение предметной области, которые вклю чают: обоснование проекта; • основные цели и задачи проекта; критерии и оценки успеха проекта или его частей. Планирование предметной области заключается в разработке документа, определяющего предметную область проекта как базу для будущего принятия решений по проекту, включая критерии оценки успешного завершения проекта или его отдельных фаз. Этот документ является основой для соглашения между командой проек та и заказчиком, фиксирующим цели, планируемые результаты и критерии оценки успеха работы команды проекта. Предметная область — со вокупность продуктов и услуг, производство кото рых должно быть обеспе чено в рамках проекта 1 6 4 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров Постановка задачи «Разработка предметной области проекта». В общем виде постановка этой задачи может быть представлена сле дующим образом. Заданы: описание результатов проекта; комплект документов и данные об утверждении проекта; требования; ограничения и допущения при осуществлении про екта. Требуется: • определить предметную область проекта; • разработать план управления предметной областью проекта, удовлетворяющий условиям задачи. Информация, необходимая для разработки предметной области проекта. При разработке предметной области проекта необходима следующая информация: описание результатов проекта. Данный документ содержит опи сание характеристик результатов проекта — продукта или услуг, для создания которых был предпринят проект. Описание ре зультатов уточняется и детализируется по мере разработки про екта; формальные документы об утверждении проекта. Комплект документов, который формально утверждает проект и дает раз решение на его осуществление. Документы содержат следую щую основную информацию: цели, для достижения которых • предпринят проект; описание основных результатов проекта. Комплект документов является основанием для делегирования руководством организации заказчика менеджеру проекта полномо чий на использование ресурсов организации для выполнения про екта: ограничения, лимитирующие возможности команды проекта при его осуществлении. При выполнении проектов обычно лимитируются финансовые, трудовые, материальные ресурсы; сроки и продолжительность проекта; производственные площа ди и технические средства. В числе ограничений могут быть также требования к качеству создаваемых продуктов и услуг, к технологии организации работ, к безопасности и экологии и др. В том случае, если проект выполняется по контракту, условия и требования контракта будут являться ограничениями проекта: допущения — это данные, которые используются при планиро вании, считаются известными, но несут в себе определенную долю неопределенности и связанный с ней риск. Допущения могут быть описаны на данной стадии или быть одним из вы ходов стадии «определение рисков». Модуль «Управление программами и проектами» 165 Если курс валюты на предстоящий день оплаты оборудования неизве стен, то команда проекта может сделать на основе анализа и прогноза до пущение об ожидаемой котировке курса валюты на конкретную дату. Методы, средства и способы разработки предметной области про екта. При разработке предметной области проекта используются следующие методы и подходы. Для определения целей используется метод структурной деком позиции, а также техника творческого процесса типа «мозговой атаки», записи идей, творческой конфрон тации, системотехнического структурирова ния и др. Анализ продукта предназначен для более полного определения состава, содержания и характеристик результатов проекта. Анализ включает такие методы и технологии, как системный анализ, стоимостный инжини ринг, функционально-стоимостный анализ и др. Для анализа продуктов используются также методы определе ния целей проекта. Методы и технологии, используемые в целях выработки раз личных подходов к проекту и генерации вариантов осуществления проекта. Обычно это логические и интуитивные методы, включая вероятностные и альтернативные сетевые модели, имитационное мо делирование, экспертные системы, а также неформальные методы, такие, как «мозго вая атака», запись идей, творческая конфронтация и др. Данный анализ предназначен для оценки прямых и косвенных затрат и доходов по всем альтернативным вариантам осуществления проекта с целью выбора из них наиболее предпочтительного. В ка честве стоимостных параметров при оценке предпочтительности той или иной альтернативы используются гра фик возврата инвестиций, или срок окупа емости проекта. Результаты, получаемые при разработке предметной области про екта. При разработке предметной области проекта необходимо иметь следующую выходную информацию. 1. Комплект документов, определяющих предметную область. Данные документы содержат описание предметной области проекта, обеспечивая тем самым взаимопонимание участни ков при принятии решений по различным вопросам. По мере развития проекта документ, утверждающий предметную об ласть, может пересматриваться или исправляться, и эти изме нения будут обязательны для всех участников проекта. Дан- Стоимостный анализ Определение альтернатив Анализ результатов (про дукта) Методы определения це лей проекта 166 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров ный комплект документов должен включать следующую ин формацию: • обоснование проекта (см. элемент № 4); продукт проекта — краткое изложение описания продукта; результаты проекта — полный список результатов проекта, до стижение которых означает завершение проекта; характеристики результатов Проекта — результаты проекта долж ны иметь количественные характеристики: временные и денеж ные затраты, качество и др. Эти показатели являются критери ями для оценки успешности завершения проекта. Результаты проекта, не поддающиеся количественному описанию (напри мер, удовлетворенность заказчика), являются риском для про екта, так как в этом случае высока степень неопределенности. 2. Если появляется дополнительная информация о предметной области проекта, то она должна быть описана таким образом, чтобы облегчить ее использование в процессах управления про ектами. Дополнительная информация должна всегда включать документацию всех идентифицированных предположений и ог раничений. 3. План управления предметной областью. Этот документ описы вает, как будет управляться предметная область проекта и ка ким образом ее изменения будут вноситься в проект. Он также должен содержать оценку предполагаемой стабильности пред метной области проекта, т.е. какова вероятность ее изменения, как часто и насколько она может изменяться; правила описа ния и классификацию изменений предметной области, что яв ляется особенно сложным и необходимым (в том случае, когда характеристики продукта окончательно не установлены). План управления предметной областью может быть формаль ным или неформальным, детализированным или общим в зависи мости от потребностей проекта. Он является вспомогательным до кументом сводного плана проекта. 5.2.2. Определение предметной области Определение предметной области включает разбиение основ ных результатов проекта (описанных в документе, определяющем предметную область) на более мелкие и управляемые компоненты с целью: повысить точность определения сроков и продолжительности выполнения работ проекта, количества необходимых для этого ресурсов и оценки затрат; создать основу для определения степени выполнения и контро ля работ проекта; . Модуль «Управление программами и проектами» 167 • содействовать четкому распределению ответственности в про екте. Правильное определение предметной области является осново полагающим для успеха проекта. Когда предметная область плохо определена, окончательные проектные затраты могут оказаться выше запланированных из-за неожиданных изменений, сбивающих ритм проекта, вызывающих необходимость переделать ряд работ, увели чивающих продолжительность проекта, снижающих продуктивность выполнения проекта и морально-психологический климат в кол- лективе. Постановка задачи «Определение предметной области проекта». Постановка этой задачи может быть представлена в следующем виде. Заданы: документ, определяющий предметную область проекта; результаты планирования, полученные на концептуальной фазе проекта, которые могут повлиять на уточнение предметной области; архивная информация о выполнении аналогичных проектов; ограничения и предположения, принятые при осуществлении проекта. Требуется провести дальнейшую структуризацию проекта с це лью определения его элементов, необходимых и достаточных для планирования и контроля проекта. Информация, используемая при определении предметной области проекта. Для разработки предметной области проекта необходима следующая информация. Ограничения и допущения, описанные выше. Если проект выполняется по контрак ту, требования контракта являются определя ющими факторами для определения предметной области. Выходы (результаты) других процессов и функций управления проектом, которые должны рассматриваться с точки зрения их возможного вклада в определение предметной области проекта. Информация о предыдущих проектах должна также приниматься во внимание во время определения предметной области. Под исторической информацией в данном случае понимаются архивные материалы о выполненных ранее аналогич ных проектах, материалы анализа и обобщения опыта управления проектами в аналогичных сферах и др. Полезной может оказаться информация об ошибках и упущениях, допущенных в других про ектах. Документ, определяющий предметную область Другие выходы планиро вания Архивная историческая информация 168 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров! Методы и средства определения предметной области. Для опре деления предметной области применяются следующие методы и! средства. Структурная декомпозиция работ (СДР) предыдущих проектов часто может быть использована в качестве типовой модели для но вого проекта. Хотя каждый проект и явля ется уникальным, СДР могут быть исполь зованы повторно, так как большая часть проектов будет до некоторой степени повторять другие проекты. Большинство проектов внутри конкретной организации-исполнителя будут иметь одинаковый или сходный жизненный цикл и, таким образом, одинаковый или сходный список результатов каждой фазы проекта. Суть метода состоит в декомпозиции результатов проекта на структурные элементы, меньшие по размерам и более управляемые. Декомпозиция продолжается до тех пор, пока уровень детализации результатов не будет достаточным для эффективного пла нирования, выполнения, контроля работ и закрытия проекта. Декомпозиция включает следующие основные шаги. 1. Определите основные элементы проекта. В общем смысле ими будут результаты проекта и управление проектом. Однако ос новные элементы всегда должны быть определены с учетом кон цепции управления проектом и наличия исходной информа ции. 2. Решите, достаточна ли степень детализации оценки затрат, сро ков и других показателей данного элемента СДР для управле ния проектом. Рассмотрев каждый элемент, переходите к шагу (4) в случае положительного ответа и к шагу (3), если де тализация недостаточна. Это означает, что разные элементы СДР могут иметь разную степень детализации. 3. Определите составляющие элементы результата. Они должны быть представлены как реальные измеряемые результаты, ха рактеризующие степень выполнения работ проекта, и опреде ляться с точки зрения технологической последовательности выполнения работ, необходимой для достижения этих результа тов. Они могут быть представлены как в виде услуг, так и в виде продуктов. Отчетность о выполнении работ. Она может быть представлена в виде составляющих ее элементов — еженедельных отчетов о выполнении работ проекта. В техническом проекте результаты — сборные конструкции могут быть разложены на составляющие их элементы — узлы, детали и работы, обес печивающие сборку конструкции. Метод структурной де композиции Типовые модели структур ной декомпозиции работ Модуль «Управление программами и проектами» 169 Повторите шаг (2) в отношении каждого составляющего эле мента. 4. Подтвердите окончательность декомпозиции: являются ли элементы нижнего уровня СДР необходимыми и достаточными для достижения разбиваемого результата? Если нет, составляющие элементы необходимо модифицировать, до бавить или удалить; является ли каждая позиция структуры декомпозиции четко и полностью определенной? Если нет, описание должно быть переработано или расширено; можно ли определить время выполнения, денежные затраты, необходимые ресурсы для конкретной структуры? можно ли каждый элемент СДР отнести к соответствующему организационному подразделению (отдел, команда или отдель ное лицо), которое возьмет на себя ответственность за успеш ное завершение данной позиции? Если нет, необходимо внести изменения для обеспечения адекватного контроля. Результаты, полученные при определении предметной области про екта. В результате определения предметной области проекта должна быть получена следующая информация: документ, утверждающий предметную область проекта и служа щий основой для ее развития; структурная декомпозиция работ, определяющая всю предмет ную область проекта. Работа, не входящая в СДР, находится за пределами предметной области проекта. Элементы нижнего уровня СДР часто называются пакетами работ. Эти пакеты могут быть декомпонированы на более детальные элементы, определяющие состав работ проекта. Подробно структурная декомпозиция работ проекта и ее разно видности описаны выше. 5.3. Планирование проекта по временным параметрам Управление проектом по временным параметрам (срокам вы полнения, продолжительности работ) посредством рационально со ставленных календарных планов является необходимым условием успещного выполнения работ и эффективного управления проек том. Согласованная работа всех участников проекта организуется на основе календарных планов (расписаний работ). Разработка рас писания или календарного плана — это определение дат начала и 170 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров окончания работ проекта. Это сложный итеративный процесс, при котором необходимо согласовать продолжительность работ, распре деление ресурсов и затрат. Календарными планами называют проектно-технологические документы, устанавливающие полный перечень работ проекта, их последовательность и взаимосвязь, сроки выполнения и продолжи тельность, а также исполнителей и ресурсы, необходимые для вы полнения работ проекта. Для выполнения проекта "составляется множество планов, ко торые различаются между собой степенью охвата и детализацией работ проекта, их назначением и функциональной принадлежнос тью. Календарные планы составляются на весь жизненный цикл проекта и его этапы, для различных уровней управления и испол нителей проекта, заключивших контракты. Составляются расписа ния разработки и поступления проектно-сметной документации (ПСД), поставки материалов и оборудования и т.д. Набор планов представляет собой сбалансированную систему планов проекта, основой которой является стратегический (комплексный) план про екта. Такой план увязывает различные этапы проекта в единую стра тегию, согласует основные вехи (контрольные события) и сроки их исполнения. Исполнители проекта, заключающие контракт на вы полнение этапа или комплекса работ проекта, учитывают эти кон трольные сроки в качестве директивных временных ограничений при планировании собственных работ. |