Аналитическая разведка в бизнесе. И. Ю. Нежданов Аналитическая разведка для бизнеса Издательство "Ось89"
 Скачать 1.66 Mb.
|
|
Заголовок Заголовок — это первый шаг в процессе осмысления читате- лем вашего доклада. После прочтения заголовка тот, кто читает отчет, должен четко понимать, нужна ему эта информация или нет. Заголовок — это обязательство перед читателем дать ему оп- ределенную информацию, обязательство, создающее у него оп- ределенное ожидание. Заголовок должен передавать вашу глав- ную мысль (синтезированное изложение сути) в сокращенном виде. Примеры заголовков. Никарагуа: давление на политику правительства в отноше- нии борьбы с наркотиками. Иран: возобновление программы обогащения урана. Управление кадров: сокращения бюджета на развитие персо- нала. Перед работой над документом постарайтесь придумать за- головок. Это заставит вас нацелиться на главный вопрос, кото- рый вы хотите осветить в своей информации. Если вы не смогли выкристаллизовать в заголовке общую область вашей информа- ции - вы не продумали вопрос и не знаете, каким будет ваш ма- териал, т.к. заголовок и формулировка сути полностью довлеют над остальной частью информации. Всегда сравнивайте свой заголовок с первым предложением: в полной ли мере они подходят друг к другу? Убедитесь в том, 231 что обещанное вами в заголовке тесно связано с первым пред- ложением текста. Заголовок можно построить по-разному. Обращается внима- ние на территориальное положение или сферу интересов. Пример. Бразилия: неудачи с контролем над вырубкой леса. Затем подчеркивается тема сообщения. Пример. Международные финансы: проблемы и перспективы стран-должников. ВВОДНЫЙ абзац Если вы не можете описать суть проблемы в одном предло- жении, вы не сделали анализа. Вводным абзацем или самым главным можно назвать: — синтезированное изложение доводов; — суть дела в целом, общая картина; — событие и его актуальность; — главное суждение или утверждение; — основное мнение или главный вопрос. Во вводном абзаце необходимо выразить суть простыми по- вествовательными предложениями, синтезирующими инфор- мацию в аналитическое утверждение. Вводный абзац должен давать ответ на три вопроса: — что происходит? — это должно быть значительное отклоне- ние от обычного положения дел, дающее вам право привлекать внимание ответственных лиц к проблеме; — ну и что? — важность происходящего; — почему? — мотивы, причины или силы, стоящие за проис- ходящим. Выявите суть вашей работы и изложите ее. Заставьте себя от- ветить по крайней мере на два основных вопроса: — Что происходит? В чем состоит значительный отход от нор- мы? Что случилось нового и необычного? Почему нужно обра- тить на это внимание? — И что дальше? Каковы последствия? Почему об этом нуж- но беспокоиться? 232 Основные суждения (утверждения) или аналитические предложения по тематике Первое предложение в вашем сообщении является вашим изложением синтеза данных (суть дела, главное утверждение). Это высшая степень обобщения в написанном и служит об- щим указателем и ориентиром для всего сообщения. Убедитесь в том, что ваше синтезированное изложение сути и заголовок точно подходят друг к другу. При этом избегайте дословной передачи, чтобы первое предложение не повторяло заголовка и не вызывало у читателя чувства уже виденного. Начинайте каждый абзац или параграф с основного утверждения, т.е. с са- мого важного вопроса, который вы хотите осветить в данном абзаце или параграфе. Когда вы хотите начать новый абзац, еще раз взгляните на синтезированную формулировку сооб- щения (на заголовок и первое предложение первого абзаца), чтобы убедиться, что главное утверждение подтверждает ее. Остальная информация в абзаце или параграфе должна дока- зывать, подтверждать или объяснять смысл главного утверж- дения. Читатель должен иметь возможность взять из вашего сообщения только главное утверждение и понять смысл, ход и логику того, что вы сообщаете. Параграф, построенный по принципу перевернутой пирамиды От общего к частному. Каждый параграф начинается с главного утверждения или высказывания. Остальные предло- жения в параграфе обосновывают, подтверждают или объяс- няют главное утверждение. Они пишутся на основании име- ющихся источников данных и располагаются в следующем порядке: — уменьшения важности информации; - от высшей степени обобщения к низшей или от общего к деталям. Таким образом, параграф начинается с ударной фразы и заканчивается мелочами. Такая конструкция позволяет заня- 233 тому читателю ознакомиться с самым важным в первую оче- редь. В каждом параграфе излагается только один главный воп- рос — главное утверждение полностью контролирует все осталь- ное в параграфе. Каждый параграф должен включать в себя от двух до пяти предложений. Меньше — это уже не параграф, а больше — сложно для восприятия. Варианты построения параграфа. Параграф, построенный по принципу перевернутой пирамиды, может быть трех вариантов. Они отличаются друг от друга степенью обоснования главного утверждения. Вариант 1. Параграф начинается с главного утверждения. За главным утверждением следует изложение доводов и доказательств. Это факты, доказывающие правильность главного утверждения. Они приводятся в порядке уменьшения важности, или от вы- сшей степени обобщения к низшей, или от общего к частно- му или деталям. При необходимости исполнитель документа обращается к источникам данных. Если уместны контексту- альные данные, ими заканчивается параграф. Это данные из какого-либо источника, придающие своеобразие и сочность сообщению, составляющие его задний план. Это высказыва- ния типа «А кстати...», которые, строго говоря, не являются фактами. Вариант 2. Параграф начинается с главного утверждения, являющего- ся в нем основным мнением. За главным утверждением сле- дуют второстепенные или вторичные мнения. Они позволяют дополнительно проанализировать или понять главное утверж- дение и следуют в порядке уменьшения их важности или от высшей степени обобщения к низшей и детализации. Можно поступить иначе — создать параграф размышлений, предпосы- лок и предположений. Предупредите читателя об этом словами «мы вторичные мнения», «мы (пред)полагаем», «мы считаем». Они позволяют дополнительно проанализировать или понять главное утверждение и следуют в порядке уменьшения их важ- ности или от высшей степени обобщения к низшей и детали- зации. 234 Вариант 3. Параграф начинается с главного утверждения. В параграфе смешивается изложение доводов, второстепенных мнений и контекстуальных данных, при этом доводы обычно идут впере- ди второстепенных мнений. Они следуют в порядке уменьше- ния степени их важности или от высшей степени обобщения к низшей и деталям. Аргументация В многопараграфном сообщении необходимо так излагать мысли, чтобы в результате получилось стройное логическое из- ложение. Есть два способа расположения параграфов в опреде- ленной последовательности для логического изложения хода мысли. Большой по объему параграф, построенный по принципу перевернутой пирамиды. Представляйте себе многопараграф- ный ход изложения как одну большую перевернутую пирамиду. Первый параграф начинается с изложения синтезированного суждения. Каждый следующий параграф начинается с главно- го утверждения, подтверждающего синтезированное суждение. Параграфы выстраиваются в порядке уменьшения степени их важности, или от высшей степени обобщения к низшей, или от общего к деталям. Более длинное сообщение редко составляется как один большой параграф, построенный по принципу перевернутой пирамиды. Но каждый раздел в сообщении строится таким об- разом. Внутренняя формула. В большинстве сообщений ход мысли следует по некой внутренней логике. Наиболее распространен- ной является следующая схема: — синтез — это ваше синтезированное суждение, картина в целом, отправной момент, что собственно произошло; — доказывание или обоснование — это доказательства в под- тверждение вашего суждения; — взгляд на события - это более широкий взгляд или про- никновение в суть центральной мысли; 235 — перспективы или что следует ожидать— перспективные суждения с большей подробностью, чем в синтезированной формулировке сути; — значение для заказчика или для пользователя информа- ции — это ваше мнение о значении предыдущих оценок для ин- тересов заказчика или потребителя вашей информации, при- чем мнение более подробное, чем в синтезированном сужде- нии. В отличие от неструктурированной информации структури- рованную гораздо проще презентовать заказчику. Это удобно делать в виде таблиц, графиков и диаграмм. Главное, соблюдать несколько правил: — не перегружать информацией одну таблицу или диаграм- му; — составлять таблицы и диаграммы так, чтобы присутствова- ло наглядное (визуальное) сравнение. Подготовка и проведение устного доклада Основы эффективного представления устной информации Зачем нужно уметь эффективно представлять устную инфор- мацию? Вопрос по теме может быть задан вам в любой момент. Заказчик информации может попросить пояснить что-то из ва- шего отчета. Вашим слушателем может быть ваш начальник, которому вы должны объяснить, почему необходимо сделать то или это, или им может быть сослуживец или коллега, с которым у вас возникли трудности в процессе согласования. Это может быть также высокопоставленный представитель управления компании заказчика, которого вы должны убедить в правиль- ности вашего анализа. Как аналитик, вы обязаны излагать свои суждения, оценки и знания ясно, сжато и точно, чтобы вас легко понимали. Если навыки устного общения у вас развиты слабо, вам не удастся довести ваш анализ до аудитории и вы оставите у нее отрицательное впечатление. 236 Подготовка устного доклада Как и при написании аналитического материала, подготовка хорошего устного сообщения потребует больших затрат времени на разработку концепции, планирование и репетирование само- го доклада. Ваш доклад должен соответствовать потребностям и запросам аудитории. Не думайте, что она будет приспосабли- ваться к вашим нуждам. Постарайтесь сделать свой доклад крат- ким и предметным. Вы должны излагать свои мысли способом и в формате, легко усваиваемом аудиторией, и который гаранти- рует передачу сути. По формату доклад должен состоять из всту- пительной части, текстового блока и заключения с логичными переходами от одной части к другой. Во вступительной части вы сообщаете аудитории: — о чем вы хотите им сообщить и почему это важно для них; — какова ваша исходная позиция; — порядок представления материала. Текстовой блок построен в соответствии с порядком, ко- торый вы изложили во вступительной части. Текстовый блок предназначен для: — обоснования исходной позиции; — разъяснения значения или важности проблем; — напомнания аудитории последовательности событий; — разъяснения причинно-следственные связи; — представления хронологической или иной последователь- ности событий. Заключительная часть: — резюмирует сказанное, акцентирует внимание и усиливает основные пункты, чтобы убедиться в том, что вы довели их до людей с неустойчивым или блуждающим вниманием; — может содержать рекомендации или требовать действий; — завершает брифинг. В практике устных докладов принято примерно 10% времени отводить вступительной части, 70% — текстовому блоку сообще- ния и 20% — заключению. В ходе доклада, так же как и при написании писменного представления, старайтесь использовать лексику, легко понят- ную аудитории. Это особенно важно в тех случаях, когда вы 237 проводите брифинг по малоизвестному аудитории вопросу, по научной или технической проблеме или по теме, имеющей осо- бую лексику. Объясняйте значение слов или фраз, относящихся только к вашему предмету. Не засыпайте слушателей подроб- ностями, не имеющими отношения к делу. Примерный перечень работ при подготовке устного доклада 1. Проанализируйте аудиторию. Для простоты на первых по- рах используйте следующий перечень вопросов: — что уже известно вашим слушателям по излагаемой вами теме? — что они должны знать по данному вопросу? — что они хотят узнать дополнительно? — все ли они имеют в основном одинаковые знания и опыт или они имеют самую разную подготовку? — каких взглядов они придерживаются? — какие действия они могут предпринять? — к каким возрастным категориям они принадлежат? — отразится ли как-либо их возраст на каких-либо аспектах вашего доклада? — какое мнение они уже имеют по проблеме и о вас? — может ли кто-нибудь попытаться опровергнуть ваши аргу- менты? Кто именно? Каким способом? — есть ли у них какие-либо индивидуальные причуды и от- клонения? — какие чувства они могут испытывать во время доклада (го- лод, беспокойство, усталость, тревогу)? — представляет ли собой аудитория группу с формальными, устоявшимися взглядами или ее члены привыкли к непринуж- денной, неофициальной манере общения? — какие другие особенности аудитории могут отразиться на вашем докладе? — какие вопросы могут быть вам заданы? Есть ли у вас ответы на них? 2. Проанализируйте обстановку: — является ли доклад плановым или экстренным? 238 - проводили ли вы подобные доклады на эту тему ранее, или будете проводить в будущем еще не раз, или же это разовое ме- роприятие? - какова численность аудитории? — сколько времени будет в вашем распоряжении? - входит ли ответ на вопросы в отведенное время или оно рассчитано только на подготовленную часть доклада? — будете ли вы одним из группы людей, проводящих доклад? Если да, где ваше место в группе? - сколько времени будет у вас на подготовку? - когда будет проводиться мероприятие? - какие другие особенности обстановки могут отразиться на вашем выступлении? 3. Решите, в каком виде вы будете представлять информа- цию: — какой вид выступления лучше всего подходит к вашей си- туации? — какие вы ставите цели? — хотите ли вы, чтобы слушатели предпринимали какие-либо действия или думали по-вашему? — хотите ли вы объяснить им то, что они должны знать, но пока еще не знают? — хотите ли вы сообщить им самые последние данные по об- становке, с которой они уже знакомы? - собираетесь ли вы научить их, как что-нибудь сделать? 4. Определите свою цель наперед. Что вы хотите достичь своим выступлением? Можно сформу- лировать это так: «В конце брифинга я хочу, чтобы аудитория...» Определите главное в своем выступлении, то, ради чего все за- тевается, его суть. — «Если аудитории запомнится всего одно по- ложение из моего брифинга, я хочу, чтобы это было...» 5. Продумайте стратегию своих действий. Какая линия или сочетание линий действий будут наиболее подходящими для доклада? Что будет лучше? Спокойная логика? Тактика запугивания? Намеренно сильный упор на что-либо? Обращение к эмоциям? Дружеская неформальность? Уважительная официальность? Другие подходы? 239 План выступления Примерная структура доклада такова: 1) Вступительная часть. В этой части выступления важно привлечь внимание, уста- новить контакт с аудиторией. Дать аудитории причину слушать (что нового они могут узнать?). Изложить сущность и цель бри- финга, отправной пункт информации. Предварительно обозна- чить основные пункты (что вы собираетесь сказать им?). 2) Основная часть (текстовый блок). Первый основной пункт. Дать его обоснование, аргумента- цию. Внутренний переход ко второму пункту. Второй основной пункт и его обоснование. Внутренний пе- реход к третьему основному пункту. Третий основной пункт и его обоснование.... 3) Заключительная часть. 4) Подведение итогов. Акцентирование внимания на самом важном. Время вопросов и ответов. Проведение выступления Делайте вид, что все хорошо. По крайней мере старайтесь выглядеть спокойным и уверенным. Покажите, что ваше заня- тие доставляет вам удовольствие. Сделайте ваше выступление простым. Сохраняйте зрительный контакт с аудиторией, осо- бенно с человеком, попросившим провести брифинг, и со все- ми задающими вопросы. Несмотря на то, что вам приходилось слышать, не фокусируйте свой взгляд на головах слушателей, так вы потеряете с ними контакт. Смотрите на человека пря- мо, а не пристально. Старайтесь закончить фразу или пункт, прежде чем переводить взгляд на другого человека. Смотрите на слушателей во всех частях аудитории. Некоторые выступа- ющие отдают предпочтение какой-либо одной части или за- бывают обращаться к слушателям, находящимся справа или слева. Избегайте слов или звуков, засоряющих речь. Говорите с умеренной быстротой и четко, достаточно громко, чтобы слышали все. Употребляйте короткие, полные предложения. Если вы не можете проговорить фразу на одном дыхании, 240 значит, она слишком длинная. Пытайтесь менять громкость, темп и высоту вашего голоса. Избегайте говорить низким, медленным, монотонным голосом. Придерживайтесь лимита времени, отведенного на брифинг. Хорошая репетиция помо- жет добиться этого. Не суетитесь и не волнуйтесь, если что-то случится: вы что-то уронили, опрокинули или плакат упал со стенда. Этим вы привлечете ненужное внимание к случивше- муся и к себе. Спокойно нагнитесь и поднимите, если упавшее вам нужно. Никогда: — не принижайте свой брифинг, называя его скучным, труд- ным, эзотерическим, слишком сложным, ничего нового не да- ющим и т. п.; — не извиняйтесь за что-либо, связанное с брифингом, если это не абсолютно необходимо; — не читайте свой брифинг аудитории. Зачитывайте только короткие цитаты и то лишь затем, чтобы гарантировать точ- ность слов. Исключением является свидетельствование в кон- грессе; — не придумывайте ответ на вопрос. Если не знаете ответа, так и скажите, запишите вопрос и предложите дать ответ позд- нее; — не держите руки в карманах, не звякайте ключами или мо- нетами, не играйте с указкой и — не важничайте. |