Українська мова за проф. спрямув.. Модуль І культура усної та писемної форм професійного мовлення
 Скачать 2.44 Mb.
|
|
ТЕМА 5 Ділові папери як засіб писемного професійного спілкування Питання теми: Документ – основний вид ділового мовлення. Класифікація документів. Вимоги до оформлення реквізитів. Вимоги до складання тексту документа. Способи викладу інформації в текстах документів. Що таке документ? Які бувають документи? Документ (від лат. documentum – повчальний приклад) – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою. Як джерело та носій інформації документи широко використовуються у повсякденному житті, сприяють удосконаленню внутрішньої організації підприємства, установ, є підставою для прийняття рішень та проведення довідково-пошукової роботи, є засобом засвідчення, спростування чи доведення окремих фактів. За допомогою документів налагоджуються офіційні, службові та партнерські контакти між людьми та державами. Документи оформляють у встановленому порядку і відповідно до чинного законодавства вони мають юридичну силу. Документ має відповідати таким вимогам:
бою відповідно до її компетенції;
рективним вказівкам вищих органів влади;
пропозиції. Дотримання цих вимог у практичній роботі з документами дає змогу скоротити час на їх складання та опрацювання, а також організувати чіткий контроль за виконанням, налагодити нові ділові відносини та продемонструвати володіння навичками професійного спілкування. Відповідно до загальних ознак документи поділяються:
а) відпуск (ксерокопія) – повна копія вихідного документа; б) витяг – копія частини складного документа; в) дублікат – повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу. ЦЕ ЦІКАВО З історії вітчизняного справочинства Через пожежі, княжі міжусобиці та монголо-татарську навалу більша частина пам’яток давньоруської доби загинула. Найважливішим документом, що зберіг норми звичаєвого права, є «Руська Правда» («Правда» тут означає Закон). Оригінал цього документа не зберігся. Маємо лише близько 300 списків, тобто копій, найдавніші з яких датуються ХІІІ століттям. Важливими документами тогочасної епохи були княжі устави й «уроки», а також церковні устави. Княжі устави спрямовувалися на доповнення або зміну внутрішніх державних норм і порядків. Прикладом може бути «Устав Володимира Мономаха», що став доповненням «Руської Правди». Під уроками розуміють постанови князів переважно фінансового характеру: про податки, данину на користь князя. Церковні устави мали на меті впорядкувати правове становище церкви в державі, забезпечити церкву матеріально. Збереглися церковні устави князів Володимира і Ярослава. Перший устав відомий у копії ХІІІ ст. У літописі «Повість минулих літ» є відомості про перші договори Київської Русі з іноземними державами. Зокрема, тут є повідомлення про чотири договори Русі з Візантією (угоди 907 і 911 рр. князя Олега, 944 р. князя Ігоря і 971 р. князя Святослава). Договори 911 і 944 рр. були написані грецькою і руською мовами. У договорі з Візантією 944 р. читаємо: «… Віднині ж хай приходять до князя руського з грамотою, в якій будуть засвідчені їхні мирні наміри… Якщо ж прийдуть без грамоти, то хай утримуються під вартою, доки не сповістимо про них князю Ігорю». Що таке реквізити документа? Як правильно оформляти окремі реквізити? Правильно складений та оформлений документ є свідченням високого рівня культури його виконавця. Тому важливим і неодмінним складником фаховості майбутнього працівника будь-якої галузі є набуття вмінь оформляти документи. Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Вимоги до їх оформлення визначає ГОСТ 6.38 – 90. «Система организационно-распорядительной документации». Реквізит «адресат». Використовується в заявах, доповідних, пояснювальних та службових записках, листах праворуч у верхній частині сторінки. Такі документи можуть бути адресовані підприємствам, організаціям, установам, їх структурним підрозділам чи конкретній посадовій особі. Якщо документ адресують установі (або структурному підрозділу) без зазначення посадової особи, то її назву оформляють у називному відмінку, наприклад: Харківський національний університет радіоелектроніки Приймальна комісія Закрите акціонерне товариство «Фотон» або До закритого акціонерного товариства «Фотон» Неправильно: Якщо документ адресують установі (або її структурному підрозділу) із зазначенням посадової особи, то її назву наводять у називному відмінку, а посаду, прізвище – у давальному, наприклад: Київський електромеханічний завод Інформаційно-обчислювальний відділ Програмісту Коваленку В. С. Ректору Харківського національного університету радіоелектроніки проф. Бондаренку М. Ф. Якщо документ адресують керівникові підприємства, то назва цього підприємства входить до складу назви посади адресата. Адресат оформляється у давальному відмінку, наприклад: У реквізиті «адресат» спочатку зазначають прізвище, а потім ініціали посадової особи. Також зазначають вчене звання адресата, наприклад: доц. Івановій С. П. Кожний елемент реквізиту пишуть з нового рядка. Розділових знаків між елементами не ставлять. Р інженера відділу інформаційних технологій Романюка Олега Дмитровича еквізит «адресант». Використовується після зазначення адресата у заявах, доповідних, пояснювальних записках. Якщо документ внутрішній – зазначають посаду, прізвище, ім’я та по батькові у родовому відмінку без прийменника від, наприклад: Якщо документ зовнішній (деякі заяви), тоді зазначають прізвище, ім’я та по батькові та домашню адресу автора документа, наприклад: Ігнатьєва Сергія Васильовича, що проживає за адресою: вул. Івасюка, 45, м. Червоноград, Львівська обл. Зверніть увагу на послідовність подання елементів поштової адреси: вулиця, місто, область (у разі необхідності). Реквізит «дата». Використовується у всіх документах. Це може бути дата написання, затвердження документа, а також дати, що містяться в тексті. Існують два способи оформлення дат. 1. Цифровий спосіб є найбільш поширеним. Елементи дати наводять тільки арабськими цифрами в такій послідовності: день, місяць, рік. Якщо число однозначне, то перед ним потрібно ставити нуль. Елементи дати відокремлюються крапками, після останньої цифри крапка не ставиться, наприклад: 05. 09. 2011 Крапка в кінці дати ставиться, якщо датою закінчується речення, наприклад: Прошу призначити на посаду оператора з 21. 03.2012.
Неправильно записувати в тексті документа дату без зазначення року або зі скороченням ц.р. («цього року»), наприклад: 23 квітня ц.р. Дати, що позначають певний період, можуть оформлятися таким чином: з 09 до 12 вересня 2011 р., з 21. 08 до 05. 09. 2011 або 13 – 19. 10. 2011. Реквізит «додатки». Додатки – це документи, що підтверджують, доповнюють або пояснюють зміст основного документа. Відомості про наявність додатків до звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляють таким чином:
Додаток: 1. Проект реконструкції ділянки на 5 арк. у 2 прим. 2. Пояснювальна записка до проекту на 2 арк. в 1 прим. У деяких документах, наприклад, заявах, пояснювальних записках, інформація про кількість аркушів та примірників не зазначається. Наприклад: Додаток: 1. Автобіографія. 2. Диплом про вищу освіту. 3. Копія паспорта. Реквізит «назва виду документа». Розташовується посередині, а у службових документах може зазначатися ліворуч сторінки разом з реквізитами «дата», «номер документа», «місце складання документа». Цей реквізит є у всіх документах, крім листів. Після назви виду документа крапка не ставиться, наприклад: Наказ 15. 05. 2012 №45 м. Київ або Довідка 02 березня 2012 р. №56 м. Львів Реквізит «заголовок до тексту». Зазначають у більшості службових документів, наприклад, актах, протоколах, службових та доповідних записках тощо. Друкують малими літерами, розміщують під назвою документа. Заголовок відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається з прийменника про. Наприклад: Доповідна записка про порушення навчальної дисципліни Реквізит «підпис». Це обов’язковий реквізит будь-якого документа. Якщо в документі є реквізит адресант (наприклад, заява, пояснювальна записка тощо) або в тексті зазначено, хто автор документа (автобіографія), тоді достатньо після тексту праворуч поставити особистий підпис. Наприклад: 27 травня 2011 р. підпис В інших випадках реквізит підпис оформляють, зазначаючи такі елементи:
Наприклад: Директор Київського виробничого об’єднання «Електрон» підпис П. Р. Головко Якщо документ оформляється на бланку, де зазначена назва підприємства, тоді назва посади оформляється скорочено. Наприклад: Ректор підпис О. М. Єщенко Якщо документ підписують кілька посадових осіб, то їхні підписи розташовують один під одним, у послідовності, що відповідає обійманим посадам. Наприклад: Директор училища підпис В. А. Тораненко Головний бухгалтер підпис В. К. Марчишина Як розмістити документ на сторінці? Для виготовлення документів встановлено два формати А4 (210×297 мм) та А5 (210×148 мм). Останній використовується для службових документів, текст яких невеликий за обсягом. На практиці дотримуються таких розмірів полів (відповідно до старого ГОСТ 6.39 – 72): ліве поле – 35 мм; праве – не менше ніж 8 мм; верхнє – 20 мм; нижнє поле – не менше ніж 19 мм (для А4); не менше ніж 16 мм (для А5). Документи оформляють переважно з одного боку аркуша. Якщо документ оформляють також і на звороті, то відповідно міняються місцями ліве і праве поля, а нижнє та верхнє залишаються без змін. Не завжди документ можна розмістити на одній сторінці. Якщо документ займає більше ніж одну сторінку, то слід пам’ятати:
Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах, сторінки нумерують. Потрібно керуватися такими правилами:
Які вимоги висуваються до тексту документа? Текст – головний реквізит документа. Він є засобом відтворення зв’язного мовлення, тобто висловлювання, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою. Текст документа має відповідати таким вимогам:
Запропоновано внести на розгляд питання про… У минулому місяці виготовлено ... Об’єктивності надає документам текст, викладений від третьої особи Комісія ухвалила… Університет просить… Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, доповідні та пояснювальні записки, накази.
канцеляризми, або кліше: Довести до відома… Даний факт засвідчує… З метою посилення контролю… Оформлення на підставі заяв… Обговорення питання...
ЦЕ ЦІКАВО Небезпека використання канцеляризмів у розмовному стилі Якщо канцелярська лексика потрапляє в розмовне мовлення, публіцистичний стиль або в художню літературу, тоді вона робить мовлення мертвим, важким для розумінням, збіднілим. Справжній цінитель слова К. Чуковський у своїй книзі «Живой как жизнь» робить висновок про засилля канцелярських висловів у розмовно-побутовій мові. Ось декілька фрагментів з цієї книги: «Я слышал своими ушами, как некий посетитель ресторана, желая заказать себе свиную котлету, сказал официанту без тени улыбки: – А теперь заострим вопрос на мясе». «Но представьте себе, что в этом же стиле заговорит с вами ваша жена, беседуя за обедом о домашних делах. “Я ускоренными темпами, – скажет она, – обеспечила восстановление надлежащего порядка на жилой площади, а также в предназначенном для приготовления пищи подсобном помещении общего пользования (то есть на кухне. – К.Ч.). В последующий период времени мною было организовано посещение торговой точки с целью приобретения необходимых продовольственных товаров”. Оно дело – официальная речь, а другое – супружеский разговор с глазу на глаз. “Чувство соразмерности и сообразности” играет и здесь решающую роль: им определяется стиль нашей речи».
Редагування потребує таке речення: У розпорядженні роз’яснюється , що до зовнішньої реклами належить будь-яка реклама, що розміщується на окремих спеціальних конструкціях, щитах, екранах, що розташовуються просто неба, на фасадах будинків та споруд тощо. Щоб досягти лаконічності, в текстах багатьох документів випускаються особові займенники: 2005 р. поступив до Харківського радіотехнічного технікуму (з автобіографії). Прошу звільнити з обійманої посади (із заяви).
Для тексту документа характерний прямий порядок слів у реченні: підмет передує присудку, означення стоїть перед означуваним словом, додаток – після керувального слова, вставні слова – на початку речення (Дублікат трудової книжки заповнюється за загальними правилами). Дієприслівникові звороти потрібно вживати на початку речення: Враховуючи… Беручи до уваги… Розглянувши питання… Логічна послідовність досягається завдяки рубрикації – поділу тексту на абзаци, пункти, підпункти. Абзац – період тексту, що складається з кількох речень, пов'язаних між собою за змістом. Вважається, що оптимальний розмір абзацу має бути 4 – 6 речень. Проте в текстах документів бувають абзаци, що складаються з одного речення. Нова система рубрикації ґрунтується на використанні лише арабських цифр. Наприклад: 1 1.1 1.2 2 2.1 1.2 Які існують способи викладу інформації в текстах документів? За способами викладу інформації тексти в сучасному діловому мовленні поділяються на повідомлення, опис і роздум. Повідомлення розповідає про події, явища, факти у хронологічній послідовності. Цей виклад найчастіше застосовується в таких документах, як інформаційні листи, деякі види протоколів, автобіографії, доповідні записки та ін. Наприклад: Я, Швець Сергій Васильович, народився 28.08.1991 р. у м. Куп’янську Харківської обл. 1997 р. пішов до середньої школи № 3, яку закінчив 2007 р. (з автобіо-графії). У текстах, що подають матеріал у хронологічній послідовності, треба виділяти найбільш важливі факти, події, явища. Наприклад, для автобіографії дорослої людини не мають суттєвого значення події її дитинства, шкільних років. Навпаки, відомості про перші роки трудової діяльності є важливішими у цьому документі, тому їх треба подавати у повному обсязі. Опис подає характеристику явища, події, дії особи чи факту у формі переліку його ознак, особливостей. Тут можна розрізнити окремі елементи, уривки, які розкривають ті чи інші сторони об’єкта, конкретизують та обґрунтовують їх. Наприклад: З 23 до 30 жовтня 2011р. інформаційно-обчислювальним центром було відремонтовано два комп’ютери з відділу маркетингу. Проведена заміна жорстких дисків, установлено нове програмне забезпечення (зі звіту). У цьому прикладі загальне положення «було відремонтовано» обґрунтовується конкретними фактами, що вказують, які саме ремонтні роботи було здійснено. Для роздуму характерна логічна послідовність ряду визначень, суджень та висновків, які розкривають внутрішній взаємозв’язок явищ або подій і доводять певне положення. Наприклад: У зв’язку з перенапругою електромережі вийшли з ладу блоки живлення, до яких підключена комп’ютерна техніка. З цієї причини відділ не виконав замовлення у зазначений термін (з доповідної записки). Цей текст ґрунтується на причинно-наслідкових зв’язках між подіями. У текстах багатьох документів використовуються й інші види роздумів, що будуються на встановленні умовно-допустових зв’язків, порівнянь і зіставлень фактів, явищ або подій. Однак, у чистому вигляді названі типи викладення текстів трапляються рідко. Частіше вони переплітаються між собою, доповнюють один одного. Питання для самоконтролю:
|