Танец перемен. Новые проблемы самообучающихся организаций ( PDFD. Шарлотта РобертсБрайан СмитПитер СенгеАрт Клейнер
 Скачать 1.93 Mb.
|
|
СЕДЬМОЙ ЭТАП: «ШЕСТЬ СИГМ КАЧЕСТВА» В 1995 г. Джек Уэлч поставил перед GE амбициозную цель: стать к 2000 г. компанией «Шести сигм». General Electric заинтересовалась этим направлением, когда его сформули- ровал Ларри Боссиди, генеральный директор компании Allied Signal и бывший вице-пред- седатель GE. Программа «Шесть сигм качества», впервые запущенная в компании Motorola, представляет собой интегрированный процесс управления качеством, целью которого явля- ется сокращение брака до 3,4 случая на миллион операций. Потенциальные выгоды неис- числимы. Клиенты требуют повышения качества. Конкуренты уже двигаются в этом направ- лении. А экономия затрат для GE может составить миллиарды долларов в год. Методология «Шесть сигм», известная как DMAIC (define, measure, analyze, improve, and control – определяй, измеряй, анализируй, совершенствуй и контролируй), вносит стро- гость в процесс выявления и корректировки дефектов и контроля производственных про- цессов в целом. Каждый специалист компании GE должен теперь проходить полный курс обучения по программе «Шесть сигм качества», а также освоить статистические методы и инструменты контроля качества и управления изменениями. В каждом подразделении GE есть свой ответственный за качество, а также совет качества, который ежеквартально соби- рается для обмена передовым опытом. Наша система стимулов и вознаграждений учиты- вает достижения в этой области. Мы используем все свои знания для того, чтобы программа «Шесть сигм качества» работала. ИТЕГРИРОВАННЫЙ ПРОЦЕСС ОБУЧЕНИЯ Мы продолжаем все начатые программы. Программа ликвидации лишних функций была подобна прополке сада, и мы очень быстро обнаружили, что сорняки вновь и вновь прорастают. Всегда есть процессы, для которых необходимо составлять организационные карты, подлежащий освоению передовой опыт и новое применение для программы «Про- цесс ускорения изменений». Некоторые посетители заявляют, что рассчитывают за год-другой воспроизвести у себя точное подобие нашей интегрированной системы обучения. Желаем всяческих успехов! Изменения культуры компании обычно требуют вдвое больше времени, чем предполагается вначале. В известном смысле наши программы обучения начали действовать в 1981 г., когда генеральным директором GE стал Джек Уэлч. Прошло 20 лет, но мы все еще на стадии ста- новления. Когда люди из других компаний спрашивали, как организовать у себя такую же систему обучения, я советовал им не пытаться копировать наш подход. Намного разумнее и прак- тичнее руководствоваться четырьмя главными уроками, которые мы усвоили за много лет организационного обучения и которым следуем мы сами. • Вовлекайте в процесс обучения всех своих служащих, а также клиентов, партнеров и поставщиков. Не ограничивайте себя какими-либо рамками; ваши решения должны прино- сить выгоду всем участникам программ – фирмам, подразделениям, менеджерам всех уров- ней. • Неустанно занимайтесь сбором и распространением передового опыта. Используйте любую информацию, которая помогает росту производительности и конкурентоспособно- сти. • Процесс обучения должен быть интегрирован в систему управления людскими ресурсами. Нужно, чтобы системы найма, профессиональной подготовки, оценки трудового вклада и вознаграждения полностью соответствовали деловым целям организации. Ш. Робертс, Б. Смит, П. Сенге… «Танец перемен. Новые проблемы самообучающихся организаций» 79 • Ставьте «амбициозные цели». Когда удается убедить людей сойти с накатанной колеи, они проявляют способности к творчеству и новаторскому подходу. Мы постоянно подни- маем планку достижений, которых требуем от своих людей. 3. Пять способов борьбы с нехваткой времени Рик Росс УПРОЩЕНИЕ ВАШИХ ПРОГРАММ ИЗМЕНЕНИЙ Задача. Снизить загрузку людей за счет интеграции обучающих и других программ. Участники. 15–20 менеджеров, возглавляющих программу организационных измене- ний в своей организации. Собрав группу, составьте полный перечень программ изменений, в которых вы участ- вуете. В него могут входить развитие новых направлений бизнеса, установка новой ком- пьютерной системы, создание рабочей группы, проведение организационной перестройки, передача определенных работ подрядчикам и профессиональное обучение. Если какая-либо деятельность вызывает сомнение, включите ее в перечень. Теперь просмотрите его. Может быть, каждый пункт по отдельности в нем и хорош, но, скорее всего, их здесь слишком много. Займитесь упрощением списка с помощью объединения разных программ. Выберите три-четыре самых значительных, а остальные попробуйте «подверстать» к ним. Здесь стоит использовать матрицу результативности (см. главу 3). СТИЛИ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ Вообразите, что ваш начальник спрашивает, какого вы мнения о некоем важном реше- нии. Вы напрягаетесь и выдаете лучший ответ, на который способны. Начальник вас внима- тельно выслушивает, и вы польщены тем, что участвуете в ответственном процессе, а позд- нее выясняете, что решение было принято еще до этого. Вас обвели вокруг пальца – создали иллюзию, что с вашим мнением считаются. Ну, и как вам нравится такая ситуация? Большинство людей после подобного открытия становятся подозрительными. Вас одурачили и не восприняли всерьез. Если вам зададут похожий вопрос в следующий раз, вы, вместо того чтобы честно отве- тить, начнете вычислять, какое решение уже принято. В итоге люди тратят массу энергии на разгадку всевозможных хитросплетений, что должно защитить их достоинство и сохранить их лицо, но никак не относится к общему делу. Ш. Робертс, Б. Смит, П. Сенге… «Танец перемен. Новые проблемы самообучающихся организаций» 80 Чтобы не доводить ситуацию до подобного абсурда, руководитель любого уровня дол- жен четко понимать, кто и как принимает решения. Ниже приводится классификация стилей принятия решений 33 Приказы не обсуждают. «Что ж, господа, вот проблема. Вот решение. Вот что вам следует делать. Приступайте к работе». Начальник обладает всей полнотой власти и прини- мает решения единолично. Приказы приходится аргументировать. «Вот проблема. Вот решение. Вот почему я решил именно так. Теперь – за дело». Начальник по-прежнему обладает всей полнотой власти, но чувствует себя обязанным хоть как-то объяснять свои решения, не приглашая людей к обсуждению. Приказ обкатывают на подчиненных. «Вот проблема. Вот мое решение. Что вы о нем думаете?» Если подчиненные приведут убедительные контраргументы, начальник отка- жется от этого решения и через некоторое время предложит для обкатки другое. Руководитель заинтересован в совете. «Вот проблема. У меня нет готового решения. Есть кое-какие идеи, но сначала я хотел бы послушать вас». Начальник внимательно выслу- шивает подчиненных и в какой-то момент говорит: «Стоп. Мне нравится предложение Джо. Именно так мы и поступим». Мы вместе принимаем решения. «Вот проблема. Давайте-ка вместе думать и решать». Процесс выработки общего понимания требует большего времени, искусства общения и зрелости коллектива. Полезно обозначить временные границы: «У меня только три недели. Если к тому времени мы не достигнем согласия, нам придется голосовать». В конце такой процедуры каждый, включая начальника, может с чистым сердцем заявить: «Меня выслушали. Мои аргументы поняли, и я буду от души защищать это решение». Если вы, подобно мне, верите, что люди с бо́льшим энтузиазмом станут выполнять те решения, в принятии которых они участвовали, можете двигаться в этом направлении, но самое главное – избегайте двойственности. Ознакомьте своих людей с возможными стилями принятия решений и объявите: «Если кто-то сомневается в нашем стиле принятия решений, спросите у меня. Я скажу правду». Теперь всякий раз, как вы огласите некое решение, под- чиненные смогут задать вам вопросы: «Этот приказ обсуждается или нет? Мы принимаем решение вместе? Чем мы занимаемся?» Иногда вы понимаете, что решение вами уже принято, но тем не менее интересуетесь мнением подчиненных. В таких случаях скажите: «Я хочу обкатать на вас это решение». Быть может, вы еще не приняли решение. Тогда говорите: «Мне нужен ваш совет». А возможно, вы хотите просто оповестить сотрудников о новой ситуации. Здесь под- ходит формулировка «Довожу до вашего сведения». Людям нравится знать, в каком, соб- ственно говоря, мире они живут. Если это не подлежащий обсуждению приказ, им не при- дется ломать себе голову над тем, как лучше поступить в такой ситуации (в чем есть определенные преимущества), а если их приглашают поучаствовать в принятии решения, это тоже отлично, потому что человеку нравятся груз ответственности и чувство соучастия. Лидеры, использующие такую простую классификацию стилей решений, утверждают, что их коллективу это экономит от 20 до 30 % времени, не говоря уже о нервной энергии. Такой подход помогает избегать неприятных осадков в душе (глава 7). 33 О различном использовании этих пяти типов принятия решений см.: Smith Bryan. Building Shared Vision: How to Begin//The Fifth Discipline Fieldbook, p. 312, 389–390. Ш. Робертс, Б. Смит, П. Сенге… «Танец перемен. Новые проблемы самообучающихся организаций» 81 ЗАГЛЯНИТЕ В СВОЙ КАЛЕНДАРЬ Выпишите на листке бумаги элементы своего представления о себе, своей инициа- тивной группе и организации. Затем добавьте еще одну строчку «Пусто». Теперь откройте календарик с вашими планами на два ближайших месяца. По каждому из запланированных мероприятий подберите наиболее близкий по смыслу элемент и поставьте в соответствую- щей строке галочку. Если мероприятие не соотносится ни с чем, поставьте галочку в строке «Пусто». Какой процент мероприятий попал в строку «Пусто»? Если больше 30–40 %, то вы тратите свое время на второстепенные дела. Что можно сделать, чтобы избавиться хотя бы от части таких дел? ОЦЕНИТЕ СВОИ ПРИОРИТЕТЫ На одной стороне листа бумаги напишите сверху: «Как вы считаете, на что я обра- щаю слишком много внимания?» На обратной стороне, также сверху, напишите: «Как вы считаете, на что я обращаю недостаточно внимания?» Дайте такой листок каждому из чле- нов своей группы и попросите их быть честными в своих оценках. Соберите ответы, внима- тельно прочтите и попробуйте изменить поведение. Многие мои клиенты говорят, что это упражнение помогает экономить время. «РАЗУМНОСТЬ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ВРЕМЕНИ» (ВОПРОСЫ ДЛЯ СЕБЯ) • От каких обязанностей я хотел бы избавиться и переложить их на кого-либо другого? Чем мне не стоило бы заниматься? Ш. Робертс, Б. Смит, П. Сенге… «Танец перемен. Новые проблемы самообучающихся организаций» 82 Вы, например, можете заявить подчиненному: «С сегодняшнего дня вы подписываете счета не до $5000, а до $50 000. Приходите ко мне только с теми вопросами, расходы по которым превышают этот предел». Договоритесь, что для начала новый порядок принима- ется только на три ближайших месяца. Если что-то пойдет не так, вы сможете вернуться к прежнему порядку. • Какие вопросы я мог бы контролировать менее внимательно? Когда я был еще моло- дым менеджером в муниципалитете Сан-Диего, мой начальник настаивал, чтобы я подавал ему на подпись все требующие оплаты счета. Потом я предложил ему: «Джон, вы подписы- ваете даже самые мелкие счета, и мне иногда с какой-нибудь мелочовкой приходится ждать по три дня, пока у вас найдется на это время. Давайте я буду сам решать вопросы, когда суммы меньше $50 000». В этом случае также стоит установить трехмесячный испытательный срок. Если все пойдет как следует, и вы, и ваш начальник сможете сэкономить кучу времени. Тот же начальник научил меня еще одному полезному приему. Как-то он оставил меня вместо себя на несколько дней, а вернувшись, спросил, почему в некоем случае я принял именно такое решение. Я объяснил свою логику. Он не стал со мной спорить, а только поин- тересовался: «А ты попытался представить, как бы я поступил в этой ситуации?» Пришлось признать, что мне этот вопрос даже не приходил в голову, а если бы пришел, то я, пожалуй, принял бы иное решение. Когда он впоследствии оставлял меня за старшего, я всякий раз пытался сообразить, какое решение принял бы он в той или иной ситуации. Я не всегда действовал в его стиле, но при этом мои решения оказывались более сознательными и зрелыми. Вспоминая то время, могу сказать, что, пожалуй, именно этот прием в наибольшей степени помог мне научиться действовать самостоятельно, а к тому же мы оба экономили массу времени. 4. Минимальное вмешательство 34 Наилучшее использование ограниченных ресурсов времени инициативной группы Шерри Иммедиато (корпорация Heaven & Earth, Inc.) Мы попросили опытного консультанта по организационному обучению Шерри Иммедиато рассказать, как компании могут достичь наибольших результатов при имеющихся ресурсах, т. е. исполнить свой профессиональный долг. Последние семь лет я занималась преимущественно теми организациями, которым в силу высоких притязаний приходилось принимать непростые решения, и при этом они рас- полагали небольшим капиталом и практически нулевым запасом свободного времени. За эти годы я поняла, насколько замечательная вещь минимальное вмешательство, когда ты рассчи- тываешь свои усилия таким образом, чтобы при наименьших усилиях и издержках получить 34 Хочу выразить особую признательность Кристин Коббле, которая прочла эту статью и сделала ряд ценных замечаний. Подробнее о развитии изложенных здесь идей см. в Интернете: http://www.heaven-and-earth.com.Сама идея «минимального вмешательства» заимствована из руководства по акупунктуре «Су Вен», что буквально переводится как «простые вопросы». «Су Вен» – традиционное китайское наставление по медицине: The Nei Ching: The Ellow Emperor’s Classic of Internal Medicine/Transl. Veith Ilze. Berkeley, CA: University of California Press, 1972. Ш. Робертс, Б. Смит, П. Сенге… «Танец перемен. Новые проблемы самообучающихся организаций» 83 максимальные результаты. Но при этом очень легко упустить из виду основные приоритеты организации. Предлагаемые ниже четыре метода помогут вам верно концентрировать свое внимание. 1. Прежде чем начинать что-либо новое, нужно от чего-то отказаться. Новая программа или инициатива означает, что от чего-то придется отвлечь время и внимание. Поэтому ваша первая задача – сознательно высвободить время и ресурсы. Зачастую это сопряжено с устранением существующих правил, порядков и прочих инфраструктурных образований. Недавно крупный нефтехимический комбинат начал систематическую борьбу за совершенствование производства. На этапе сбора данных группа, ответственная за эту программу, наслушалась жалоб на систему оценки эффективности. В лучшем случае она умножала бумажную круговерть и была бесполезной, в худшем – премии, продвижения по службе и наказания оказывались настолько произвольными, что система никак не могла сти- мулировать рост эффективности. Группа совершенствования производства понимала, что реформирование системы оценки труда нужно оставить на будущее, потому что для начала есть более важные задачи. Поэтому было рекомендовано на год просто отказаться от использования системы оценки, с тем чтобы потом вернуться к ее перестройке. Было предложено в этом промежуточном году выплачивать премии в соответствии с эффективностью работы подразделения, не делая индивидуальных различий. Когда эти рекомендации были одобрены, репутация группы и руководства завода в глазах служащих заметно улучшилась. Заметьте, что в данном случае отказ от использования системы оценки эффективности труда был сделан сознательно. А вот однажды мне пришлось наблюдать, как крупная меди- цинская компания непроизвольно разрушила свою систему управления качеством. Из ком- пании ушел менеджер, отвечавший за общее управление качеством, а все остальные руко- водители оказались слишком заняты своими делами и не смогли его заменить. Разрушилась система координации локальных инициатив. Кончилось тем, что на программу управления качеством просто махнули рукой, хотя руководство продолжало по инерции заявлять, что качество остается в числе высших приоритетов компании. 2. Групповое молчание. Это ценный способ, помогающий группе почувствовать неяв- ные силы, облегчающие или тормозящие коллективное движение вперед. Большинству групп идет на пользу, когда любой их член может призвать всех остальных к нескольким минутам молчания. Как-то я работала с религиозной организацией, руководители которой были обеспокоены тем, что слишком часто отклонялись от цели и напрасно теряли время. Члены организации решили поэкспериментировать: каждый час в течение дня все замолкали ровно на десять минут независимо от того, насколько важен был прерываемый разговор. Предполагалось, что сотрудники используют это молчание, чтобы расслабиться и сосредо- точиться. Иногда люди были рады перерыву и отдыху, иногда их раздражала необходимость замолкать посреди разговора. Но эти десятиминутки молчания вскрыли ту неявную силу, которая мешала их продвижению вперед: люди слишком наслаждались взаимным обще- нием. При каждой встрече они «радовались как дети», а позднее мучились раскаянием, что так и не добрались до важных вопросов. Экспериментируя с молчанием, они постепенно научились искусству расслабленной концентрации внимания, которое составляет основу медитативной практики и помогает понять, что на самом деле важно, а что нет. Ш. Робертс, Б. Смит, П. Сенге… «Танец перемен. Новые проблемы самообучающихся организаций» 84 3. Контроль качества планирования. Когда группы готовят список планируемых дел, я прошу их оценить, достижению чего способствует каждое из предлагаемых действий с точки зрения стоящих перед группой целей и задач. В ходе возникающей затем дискуссии часто выясняется, что многие действия не приведут к желаемым результатам. Одна группа, к примеру, задумала пригласить своих поставщиков участвовать в программе профессио- нального обучения. Но потом они поняли, что распускание хвоста перед поставщиками не поможет установлению нужных им долгосрочных партнерских отношений. 4. Что-то нужно сознательно оставить на потом. Даже сократив список плани- руемых дел, группа часто выясняет, что у нее не хватает сил и времени. Это не значит, что нужно вовсе позабыть о каких-то важных для вас делах, просто их следует отодвинуть на будущее, скажем на полгода 35 Откладывание некоторых задач на будущее может принести неожиданные выгоды. Один церковный приход в настоящее время заканчивает трехэтапный ремонт своего храма. Сначала строители настелили новую крышу и устроили хорошую дренажную систему, затем сделали капитальный ремонт наружной кирпичной кладки и только потом взялись за вос- становление пострадавшей от воды внутренней отделки здания. Последовательность дей- ствий была выбрана весьма мудро: люди вроде меня сумели сохранить интерес к финанси- рованию одного этапа ремонта за другим. Трудно ведь разглядеть трещины в скрепляющем кирпичную кладку растворе, но зато нельзя не увидеть безобразные пятна протечек на стен- ной росписи. Но не забывайте, что запланированное перенесение целей на будущее – обоюдоострое оружие! Этот прием помогает сосредоточить силы и энергию, но он же способствует укоре- нению привычки к компромиссу и забвению первоначальных целей. |