теория организации. Алиев теория Организации. Учебник Второе издание, переработанное и дополненное

• Название: Учебник Второе издание, переработанное и дополненное
• Анкор: теория организации
• Дата: 16.05.2021
• Размер: 0.81 Mb.
• Имя файла: Алиев теория Организации.docx
• Тип: Учебник; #205424
• страница: 22 из 39

Рис. 5.27. Виды синхронизации процессов




ства, должна быть синхронизирована деятельность подразделе­ний, отдельных работников и технических средств. Синхронизация процессов позволяет обеспечить:

• 
  возможность функционирования сложных систем;
  
• 
  возможность формирования линий параллельных процес­сов;
  
• 
  большую упорядоченность, а следовательно, и большую уп­равляемость процессов;
  
• 
  уменьшение потерь, связанных с несогласованностью фаз и параллельных линий процессов и, естественно, большую опера­тивность, результативность и эффективность их осуществления.
  

Для синхронизации процессов необходимо:

• 
  обеспечить ритмичность, информативность и восприимчи­вость процессов;
  
• 
  разработать четкую процедуру их синхронного выполнения;
  
• 
  сформировать систему контроля за соблюдением синхрон­ности процесса и его корректировки в случае возникновения со­ответствующих отклонений.
  

При этом следует иметь в виду, что целенаправленно синхро­низировать можно только закономерные, детерминированные и управляемые процессы.

4. 
   Принципы рационализации
   

К принципам рационализации относятся: концептуализация, алгоритмизация, нормализация, систематизация, классифика­ция, концентрация, выравнивание потенциала, ассоциация, спе­циализация, стандартизация, унификация, персонификация и регламентация.

Концептуализация. Исходная основа рационализации — это выбор концепции повышения организованности системы. Она формируется на основе базовых целей системы и включает кон­цепцию рациональной организации и концепцию самой рацио­нализации.

Концепция рациональной организации устанавливает:

• 
  уровень организованности, необходимый для достижения целей системы;
  
• 
  основную идею рациональной организации, реализация ко­торой должна обеспечить необходимый уровень организован­ности (например, ритмичность и синхронизация, автономизация подразделений и т. д.);
  
• 
  тип и основные характеристики рациональной структуры;
  
• 
  основные характеристики рациональной динамической ор­ганизации.
  

Концепция рационализации определяет:

• 
  основную идею рационализации — каким образом в сущест­вующих условиях и при имеющихся возможностях обеспечить наиболее оперативный, эффективный и надежный переход к ра­циональной организации;
  
• 
  характер изменений статической и динамической организа­ции системы;
  
• 
  основное направление рационализации с выделением от­дельных этапов и постановкой частных этапных задач;
  
• 
  ресурсы, в том числе и временные, необходимые для осу­ществления рационализации;
  
• 
  критерии рациональности, которые могут свидетельство­вать о достижении необходимого уровня организованности.
  

Концепция повышения организованности системы проявля­ется в ходе реализации всех основных принципов рационализа­ции, в частности принципа алгоритмизации.

Алгоритмизация. Научно обоснованная рационализация сис­темы, совершенствование ее статической и динамической орга­низации предполагают использование определенного предвари­тельно разработанного алгоритма — четкой, логически выстроен­ной и внутренне детерминированной программы действий. Ра­циональность организации обеспечивается:

• 
  алгоритмизацией самого процесса рационализации;
  
• 
  формированием алгоритмической базы последующего ус­тойчивого функционирования системы.
  

Алгоритм рационализации — это алгоритм решения задачи: создать более упорядоченную, более результативную и более эф­фективную организацию. В нем заключена многовариантная программа поэтапного преобразования организации. По мере перехода от одних этапов рационализации к другим происходит последовательное развертывание все новых вариантов решения задачи.

Алгоритм функционирования содержит программу наиболее рационального выполнения соответствующих функций. Форми­рование этого алгоритма, включение его в систему организации являются одной из частных задач, решение которых обеспечива­ет алгоритм рационализации. Многовариантность алгоритма функционирования определяется многообразием условий его осуществления.

Алгоритмизация рационализации и функционирования сис­темы предполагает:

• 
  четкую ориентацию действий исходя из важнейших целей системы;
  
• 
  установление ситуаций, в которых может находиться систе­ма, и вариантов действий для всех наиболее вероятных вариан­тов развития ситуации;
  
• 
  конкретность и подробность программы действий.
  

Алгоритмизация особенно важна:

• 
  для крупных и сложных систем, любое значительное изме­нение которых связано с осуществлением целого комплекса раз­нообразных действий, многие из которых тесно связаны между собой;
  
• 
  в сложных ситуациях, когда система оказывается в центре действия многих значимых факторов;
  
• 
  при высокой ответственности процессов, осуществляемых системой, когда необходимо, чтобы упорядочение организации было осуществлено оперативно и надежно.
  

Нормализация. Формирование рациональной организации предполагает нормализацию условий, в которых существует и функционирует система. Эти условия должны обеспечивать воз­можность существования системы, сохранения ее целостности и поддержания равновесия во внешней и внутренней среде, реали­зации ее целей, эффективного выполнения основных функций и решения важнейших задач. Если соответствующие условия от­сутствуют, то достижение высокого уровня организованности, а иногда и само функционирование системы невозможно. Так, от­сутствие в обществе необходимых экономических и правовых условий делает невозможным организованное функционирова­ние предприятий. А неритмичная и нескоординированная работа предприятия делает невозможным рациональное функциониро­вание подразделений.

Основными направлениями нормализации условий являют­ся:

• 
  изменение внешней среды путем воздействия как на отдель­ные факторы, так и на среду в целом (если в качестве таковой выступает управляемая организация);
  
• 
  переход в другую внешнюю среду (в другую организацию, на другой рынок, в другую сферу деятельности, в другой регион);
  
• 
  изоляция от влияния внешней среды (например, организма — с помощью скафандра, предприятия — с помощью службы охраны и пропускного режима, государства — с помощью охраны госу­дарственной границы);
  
• 
  изменение параметров внутренней среды, особенно тех, ко­торые определяют функционирование системы.
  

Нормализация условий может быть обеспечена:

• 
  действиями, осуществляемыми самой системой, если у нее сформирован соответствующий тип поведения;
  
• 
  воздействием со стороны субъекта, осуществляющего внешнее управление системой (например, государственного учреждения).
  

Систематизация. Организация, сформированная в ходе рацио­нализации, должна быть единой целостной системой, находящейся в состоянии динамического равновесия. Это предполагает:

• 
  единство статической и динамической организации;
  
• 
  структурную упорядоченность, скоординированность ос­новных элементов и внутрисистемных связей;
  
• 
  единую ориентацию и согласованную реализацию основных процессов.
  

Системным должен быть и сам процесс рационализации. Каждое изменение в организации должно быть согласовано с другими изменениями. А на каждом этапе должна формировать­ся определенная целостная, способная функционировать систе­ма, уровень организованности которой все в большей степени должен приближаться к тому, который намечен в исходной кон­цепции. Системность может быть обеспечена единым управлени­ем процессом рационализации.,

Бессистемная рационализация не может принести полезных результатов. Она ведет не к повышению, а к понижению органи­зованности любых объектов или процессов и даже к их полной дезорганизации.

Классификация. Выработка концепции и определение на­правления рационализации основываются на использовании классификации систем, структур и процессов, которая позволяет:

• 
  определить конкретный класс (тип) любого элемента орга­низации и на основе этого установить его возможности, уровень рациональности, соответствие установленным целям и сущест­вующей ситуации;
  
• 
  осуществить подразделение любой совокупности элементов организации на отдельные виды и на основе этого провести между ними соответствующее распределение ролей, функций, ресурсов и т. д.;
  
• 
  выбрать конкретные классификационные типы различных элементов организации, которые должны быть включены в новую более рациональную систему.
  

При осуществлении рационализации используются следую­щие виды классификации.

1. 
   Классификация систем. Она позволяет установить тип объ­екта рационализации и на основе этого определить необходимый уровень организованности, при котором он может нормально функционировать, характер его целевой ориентации и пределы допустимых условий его существования.
   
2. 
   Классификация факторов среды. Она дает возможность оп­ределить целесообразный тип поведения данной системы по от­ношению к разным факторам среды (использование, изоляцию, подавление и т. д.).
   
3. 
   Классификация структур, структурных элементов и внут­рисистемных связей. На ее основе определяется рациональность существующей структуры с точки зрения соответствия типа структуры целям и характеру системы, а также взаимного соот­ветствия отдельных структурных составляющих. Устанавлива­ются направления структурной перестройки организации.
   
4. 
   Классификация процессов. Она позволяет установить несо­ответствие типа процессов характеру и целям системы, особен­ностям структуры, взаимное несоответствие отдельных процес­сов и тем самым определяет основные направления рациональ­ной процессуализации.
   

Концентрация. Основные усилия при осуществлении рацио­нализации должны быть сконцентрированы на главном объекте, главной сфере и главном направлении рационализации.

Концентрация на главном объекте предполагает выделение именно того объекта, изменение организованности которого ока­зывает определяющее воздействие на уровень организованности всех объектов, включенных в данную систему (например, выде­ление одного из цехов как главного объекта рационализации). Если рационализацию удается осуществить на главном объекте, то резко возрастает возможность осуществления ее и на всех ос­тальных, если же не удается, то все действия по совершенствова­нию организации на других объектах могут оказаться бесполез­ными.

Концентрация на главной сфере рационализации предполага­ет выделение той области деятельности, которая является при­оритетной в обеспечении организованности данной системы (на­пример, область высшей нервной деятельности для человеческо­го организма).

Концентрация на главном направлении рационализации предполагает выделение направления реализации главной идеи, заключенной в концепции рационализации. Именно действия на главном направлении обеспечивают основные возможности осу­ществления рационализации.

Концентрация на главном позволяет обеспечить большую на­дежность, оперативность и результативность рационализации для соответствующих объектов, сфер и направлений. Но при этом необходимо обеспечивать их приоритетность в формирова­нии ресурсной базы, в алгоритмизации и регламентации процес­са рационализации, в практике его реализации.

Выравнивание потенциала. Концентрация на главном долж­на сочетаться с обеспечением устойчивого равномерного разви­тия всей организации, что предполагает определенную вырав- ненность потенциала разных составляющих системы. Выравни­вание потенциала по отдельным подсистемам и структурным элементам является условием обеспечения рациональности ста­тической и динамической организации системы. Оно позволяет предотвратить выпадание каких-либо звеньев организации из общего целостного процесса рационализации.

Выравнивание потенциала не предполагает абсолютного ра­венства потенциалов разных подсистем и структурных элемен­тов. Это должно быть относительное выравнивание, учитываю­щее масштабность, сложность и значимость выполняемых функ­ций. Подразделения, выполняющие более масштабные, сложные и важные функции, должны соответственно обладать и большим потенциалом. Таким образом, принцип «выравнивания потен­циала» при кажущейся противоположности принципу «концент­рации на главном» в действительности не противоречит ему, а, напротив, дополняет его действие.

Естественно, чтобы обеспечить выравнивание потенциала, надо четко и однозначно установить, что именно включает по­тенциал данного элемента данной системы в данной сфере дея­тельности. В спортивной команде — это, в первую очередь, уро­вень мастерства, физические данные и экипировка. А на про­мышленном предприятии — величина финансовых ресурсов, производственные мощности, численность и квалификация пер­сонала, имеющиеся конструкторские и технологические разра­ботки, обеспеченность материальными и энергетическими ресур­сами, уровень организационной культуры.

В некоторых случаях, особенно в условиях высокой однород­ности деятельности, можно обеспечить выравнивание по отдель­ным элементам потенциала (например, по численности работни­ков, по мощности оборудования и т. д.). Однако обычно при вы­равнивании потенциала в той или иной степени используется эффект компенсации, когда недостаточность одних элементов компенсируется соответствующим усилением других (например, замена недостающих работников более производительным обо­рудованием).

Ассоциация. Рационализации системы способствует форми­рование организационных ассоциаций, обеспечивающих интег­рацию потенциалов, консолидацию условий и кооперацию дей­ствий членов организации. Формальные и неформальные ассо­циации представляют собой объединения разных подсистем, структурных блоков и элементов, отдельных членов, имеющих общую цель, выполняющих общую функцию и решающих общую задачу. Выполнение этих функций и решение этих задач не объединенными, а разделенными силами разных подразделе­ний и членов организации либо менее результативны и эффек­тивны, либо просто невозможны. Так, осуществление рациона­лизации деятельности крупного промышленного предприятия возможно только при совместных действиях объединенной ко­манды менеджеров, технологов, психологов и других специалис­тов.

Организационные ассоциации представляют собой синерге­тические объединения, обеспечивающие более высокую резуль­тативность за счет совместной деятельности подсистем, блоков, подразделений и отдельных членов организации. Высокая ре­зультативность деятельности ассоциаций достигается за счет:

четкой ориентации на единую цель;

высокой скоординированности действий;

параллельности действий;

сложения потенциалов.

Выделяются два аспекта реализации принципа ассоциации:

1. 
   Формирование ассоциаций для осуществления процесса рационализации. Такие ассоциации носят временный характер и имеют вид целевых творческих групп, комиссий, комплексов. После решения задачи рационализации данная ассоциация рас­падается. Хотя при появлении аналогичной задачи она может быть сформирована вновь.
   
2. 
   Формирование в процессе рационализации ассоциаций вы­сокоорганизованной деятельности, осуществляющих выполне­ние функций и решение задач основной деятельности. Такие ас­социации могут быть как постоянными, так и временными. Постоянные ассоциации создаются под выполнение соответству­ющих устойчивых функций, приобретают стабильный статус внутри организации и одновременно четко устанавливают статус каждого из своих собственных членов. Временные ассоциации формируются под решение задач в условиях высокой изменчи­вости характера, ориентиров и условий деятельности (например, временные творческие коллективы в матричных структурах). Нестабильность временных ассоциаций не исключает возмож­ной стабильности системы их формирования (общая концепция, общий алгоритм, общая процедура).