теория организации. Алиев теория Организации. Учебник Второе издание, переработанное и дополненное
 Скачать 0.81 Mb.
|
|
Специализация. Рациональность организации может быть обеспечена только при условии четкой и развитой специализации, сосредоточении на определенной области деятельности самой системы, ее подсистем и элементов. Специализация носит всеобщий характер. Все системы целенаправленной ориентации, как живые, так и неживые (например, технические), а также составляющие их элементы в той или иной степени специализированы. Так, органы биологических организмов специализированы на выполнении определенных функций жизнедеятельности, биологические виды — на осуществлении своей роли в экосистеме, машины и механизмы — на соответствующих технологических функциях, предприятия — на конкретных видах производства. Специализация позволяет обеспечить: распределение функций и задач по отдельным исполнителям (исполнительным органам) соответственно имеющимся у них возможностям; установление роли и места каждого структурного компонента в системе; четкую ориентацию исполнителей на осуществление определенной деятельности; большую оперативность и надежность реализации процессов. Выделяются два аспекта реализации принципа специализации. Установление специализации отдельных исполнителей в осуществлении процесса рационализации. Например, на предприятии одни подразделения специализируются на развитии технологии, другие — на совершенствовании управления персоналом, третьи — на улучшении условий деятельности. Установление в ходе процесса рационализации более четкой и рациональной специализации в сфере основной деятельности. Рациональная специализация должна быть установлена на всех уровнях системы. При этом чем ниже уровень соответствующего структурного компонента, тем более специализированной должна быть его деятельность. Так, на уровне предприятия в целом устанавливается специализация в определенном виде производства, на уровне технологического отдела — специализация в области технологического обеспечения данного вида производства, а на уровне отдельного работника данного отдела — специализация на выполнении конкретных видов работ по определенному технологическому переходу. Для осуществления рациональной специализации необходимо обеспечить: соответствующую целевую ориентацию исполнителей; формирование специализированного потенциала, создающего реальную возможность выполнения данных видов деятельности; четкую согласованность между собой отдельных специализированных процессов. К вариантам нерационального решения проблемы специализации относятся: зауженная специализация, когда общий процесс излишне раздроблен и это затрудняет его скоординированность; чрезмерно расширенная специализация, когда отдельные исполнители оказываются не в состоянии выполнить такой широкий процесс достаточно результативно и надежно; специализация, не согласующаяся с целями системы, когда отдельные исполнители ориентируются на процессы, не являющиеся необходимыми для данной системы; специализация, при которой некоторые из необходимых для системы видов деятельности оказываются пропущенными; специализация, не соответствующая имеющемуся у отдельных исполнителей потенциалу. Стандартизация. Научно обоснованная рационализация базируется на использовании системы стандартов, типовых видов организационных элементов. Стандартизация включает разработку стандартов и формирование на их основе конкретных элементов конкретных организаций. Разработка стандарта целесообразна при следующих обстоятельствах: а) если ярко выражена типичность соответствующих видов организационных элементов; б) если данные типы элементов имеют многократную повторяемость, что обеспечивает возможность многократного использования стандарта; в) если необходимо обеспечить единообразие по наиболее важным сторонам и свойствам данных видов организационных элементов; г) если необходима предварительная подготовленность к формированию соответствующих организационных элементов, например, для повышения его оперативности и надежности. Стандарты устанавливаются субъектами управления и, как правило, на более высоком организационном уровне, чем осуществляется их использование конкретными исполнителями. В ходе рационализации обеспечивается: установление некоторых наиболее существенных и универсальных стандартов, определяющих общий уровень организованности; формирование системы постоянно действующей стандартизации, которая обеспечит возможность разработки и использования стандартов в процессе устойчивого функционирования организации. Выделяются следующие объекты стандартизации: Процессы. Устанавливаются типовые процессы, определяется их структура, формируются типовая система реализации и система ориентации исполнителей. Примером может послужить типовой технологический процесс. Процедуры. Устанавливаются не только для стандартизированных процессов, но и для всех тех, где чрезвычайное значение имеет именно последовательность осуществления (процедура юридических действий). Результаты. Однозначных связей со стандартизацией процессов нет. Стандарты результатов могут устанавливаться и для нестандартизированных процессов. Основными являются именно требования к получению вполне определенного результата, обладающего заранее заданными свойствами (например, стандарт на продукцию предприятий). Структуры. Могут устанавливаться только в системах, обладающих множеством однотипных структурных подразделений. На предприятии может разрабатываться типовая структура цеха, участка, отдела; в системе государственного управления — типовая структура регионального отделения федеральных органов власти. Системы обеспечения деятельности (технические, материальные, энергетические, организационные, информационные, кадровые и т.д.). Могут устанавливаться для соответствующего обеспечения стандартизированных процессов и для надежного получения стандартных результатов. Стандартность не абсолютна, а относительна. В каждом стандартизированном элементе наряду с теми свойствами и качествами, которые зафиксированы в стандарте, имеется и то конкретное, что в стандарте не предусмотрено. Соотношение стандартного и нестандартного в каждом стандартизированном элементе должно отражать и общие требования к данному элементу, и особенности реально сложившейся ситуации. Унификация. Научно обоснованная рационализация базируется в значительной мере на использовании унифицированных элементов. Унификация — это сведение многообразных конструктивных элементов к единообразию, к общему, используемому в разных системах виду. Тем самым унификация создает объективные условия и для развития стандартизации. Унификация обеспечивает: а) большую тесноту связи между системами, имеющими общие унифицированные элементы; б) большую надежность и оперативность функционирования систем в связи с возможной взаимозаменяемостью унифицированных элементов; в) улучшение характеристик функционирования систем за счет совершенствования унифицированных элементов и их меньшей ресурсоемкости. Выделяются следующие основные виды унифицированных элементов: структурные блоки и подразделения; внутрисистемные связи и соединения; структурные элементы процессов: фазы, этапы, периоды, операции, действия; элементы процедуры; элементы ресурсного обеспечения (например, оборудование и детали); компоненты результата (выпуск унифицированной продукции, которая может использоваться в разных производственных или потребительских системах). Развитие унификации определяется: масштабом унификации, т. е. пространством, в котором функционируют системы, имеющие общие унифицированные элементы; плотностью унификации, т. е. долей унифицированных элементов в общем числе элементов данных систем. Персонификация. Рациональная организация может быть сформирована только при условии персонификации полномочий и ответственности за функционирование структур и осуществление процессов. Рациональность обеспечивается, во-первых, персонификацией самого процесса рационализации; во-вторых, созданием устойчивой персонифицированной системы функционирования организации. Такая система предполагает персонификацию как управления организацией, так и исполнения важнейших процессов ее жизнедеятельности. В сфере управления целесообразна персонификация: установления ориентиров деятельности; принятия решений; координирующего руководства; распоряжения ресурсами; контроля за деятельностью; оценки результатов деятельности; ответственности за создание условий деятельности исполнителей. В сфере исполнения персонифицируются: внутрисистемные горизонтальные связи; принятие к исполнению заданий субъекта управления; выполнение конкретных действий в рамках основной деятельности; пользование ресурсами; ответственность за результаты деятельности перед субъектом управления. Персонификация полномочий и ответственности может быть обеспечена и в ситуации, когда субъектами управления и исполнения являются не отдельные лица, а группы, коллективы или организации. Для этого осуществляется распределение общих полномочий и ответственности с доведением их до отдельных членов группы (коллектива, организации). Таким образом обеспечивается, например, персонификация полномочий и ответственности в производственных бригадах, исследовательских группах и общественных организациях. Реализация принципа персонификации должна быть обеспечена во всех сферах осуществления основной деятельности, на всех структурных уровнях и во всех подразделениях организации. Отсутствие системы четких персональных полномочий и ответственности делает многие структуры неупорядоченными, а процессы функционирования организации нереализуемыми. Регламентация. Научно обоснованная рационализация предполагает четкую регламентацию, т. е. установление определенного порядка функционирования организации. Во-первых, обеспечивается регламентация самого процесса рационализации. Во- вторых, осуществляется конкретная регламентация тех сторон жизнедеятельности организации, для которых это особенно необходимо. В-третьих, формируется постоянно действующая система регламентации, способная вырабатывать четкие и рациональные регламенты деятельности. Регламент — предварительно разработанный порядок осуществления процессов и функционирования структур, устанавливается субъектом управления и предназначен для пользования исполнителем процесса (которым может быть и сам субъект управления). В первую очередь необходимо регламентировать: важнейшие структурные связи между подразделениями организации, а также межуровневые связи по линии «руководитель — подчиненный»; процессы изменения строения организации; регулярные процессы основной деятельности; выработку и принятие важнейших решений; процессы информационного обеспечения функционирования организации; процессы контроля за функционированием организации; процессы корректировки функционирования организации; пользование потенциалом организации. Рациональность организации может быть достигнута при оптимальном уровне регламентации деятельности. Излишне регламентированная деятельность деактивизирована. Утрачивается возможность оперативного реагирования на непредвиденные изменения ситуации. Процесс становится менее гибким и надежным. Недостаток регламентации снижает степень предварительной готовности к осуществлению направленных процессов и делает их менее управляемыми. Резюме Принципы организации — это общие правила (исходные положения) формирования (самоформирования) целостных образований в природе и обществе, вытекающие из законов организации. Если последние выступают в виде образа (положительного знания), то принципы — в виде определенного требования (регулятивной нормы). Принципы организации можно разделить: на научные и обыденные; универсальные, специфические и ситуационные; реализуемые природой без какого-либо участия человека, при взаимодействии природы и человека и только человеком; действующие в отдельных составляющих системы, между ее элементами, между целостными системными образованиями самого различного уровня. Все принципы организации можно объединить в единую систему, в результате чего определяется их четкая иерархическая структура: по назначению, уровню, широте и масштабам использования, по характеру взаимообусловленности. Возникает единая цепь базовых, дополняющих, исходных и производных принципов. В основании иерархической структуры лежат универсальные принципы, действующие в масштабах природы и общества. К ним принадлежат принципы: цепной связи, ингрессии, подбора (отбора), подвижного равновесия, слабого звена и др. Все они относятся к принципам, формирующим, регулирующим, поддерживающим устойчивость различных форм целостных образований. Применительно к организующей деятельности людей принципы организации можно трактовать как общие правила, используемые человеком при построении и функционировании систем различного уровня и природы. Но поскольку сама организация может рассматриваться как упорядоченное состояние целого, т.е. в статике, в виде процессов по упорядочению — в динамике и в прогрессивном развитии, то принципы организации можно разделить на три группы: структуризации, процессуализации и рационализации. Принципы структуризации представляют собой правила построения рациональных структур. Структура — это организационная характеристика целостных образований, представляющая собой совокупность устойчивых системообразующих связей и отношений, обеспечивающих стабильность и равновесие целого, взаимодействие, соподчиненность и пропорциональность между составляющими его элементами. К основным принципам структуризации относятся: целеполагание, приоритет функций над составом звеньев, приоритет объекта над субъектом, адаптивность, полная координация, минимум сложности, полномасштабность, предел автономности, сочетание централизации и децентрализации, взаимосогласованность по вертикали и горизонтали, единство распорядительства, диапазон контроля. Формой динамического существования системы является процесс, представляющий единое последовательное и качественно определенное движение. Формирование организованных, внутренне упорядоченных процессов определяется как процес- суализация. Основываясь на законе онтогенеза, все процессы саморазвития подразделяются на процессы образования систем, их роста, развития, функционирования, спада, регрессирования, разрушения. Выделяются следующие принципы процессуализации: направленность, прямоточность, результативность, эффективность, восприимчивость, информативность, надежность, опера- тивность, гибкость, параллельность, ритмичность, синхронность. К общепризнанным принципам рационализации относятся: концептуализация, алгоритмизация, нормализация, систематизация, классификация, концентрация, специализация, стандартизация, унификация, персонификация, регламентация. Таким образом, рассмотренные в данной главе принципы организации отражают подвластные природе и человеку механизмы формирования, регулирования, сохранения и совершенствования организованности различных форм окружающей нас действительности. Контрольные вопросы Дайте характеристику понятия «принципы организации». Каковы основные сферы использования научных и обыденных принципов организации? Дайте сравнительную характеристику универсальных, специфических и ситуационных принципов. Что общего между законами и принципами организации и каковы различия между ними? Охарактеризуйте принципы организации по способу их реализации. Охарактеризуйте принципы организации по масштабу действия. В чем состоит всеобщность характера принципов организации? Раскройте механизм действия принципа цепной связи. В чем состоит сущность принципа ингрессии? Раскройте механизм действия принципа подбора (отбора). Как действует принцип слабого звена? Раскройте сущность и механизм действия принципа подвижного равновесия. Что такое структура и в каких взаимоотношениях она находится с составом системы? Дайте общую характеристику типологии межкомпонентных связей. Приведите примеры прямых и обратных связей. Приведите примеры основных, дополняющих, дублирующих, контрольных и корректирующих связей. Приведите примеры положительных, отрицательных и нейтральных связей. Приведите примеры вертикальных и горизонтальных связей. Приведите примеры непрерывных и дискретных связей. Приведите примеры инвариантных и вариабельных связей. Дайте характеристику основных типов соединений. Дайте характеристику базовых типов конфигурации структур. В чем состоят отличия между кольцевой и звездной структурами? Приведите примеры использования структур типа «колесо» и «двойное кольцо». Для каких организаций характерна веерная конфигурация, а для каких — всеканальная? Приведите пример сложной структуры. Приведите примеры высоких и плоских структур. В каких условиях целесообразно использовать гибкие структуры, а в каких — жесткие? Дайте характеристику классификации структур по роду связей. Дайте характеристику классификации структур по сферам функционирования организации. Дайте характеристику классификации структур по типу депар- таментизации. Чем обусловлен выбор конкретного типа департаментизации организации? Поясните тезис: принципы статической организации — правила построения рациональных структур. Какую роль в формировании структуры организации играет принцип целевой ориентации? Раскройте содержание принципа «приоритет функций над составом звеньев». Раскройте содержание принципа «приоритет объекта над субъектом». В чем заключается содержание принципа адаптивности? На конкретных примерах проиллюстрируйте значимость принципа «полная координация». На конкретных примерах проиллюстрируйте последствия игнорирования при построении структур принципа «минимум сложности». Какую роль в построении рациональных структур играет принцип полномасштабное™? В чем заключается содержание принципа «пределы автономности»? На конкретных примерах проиллюстрируйте использование принципа «сочетание централизации и децентрализации». Покажите конкретные варианты реализации принципа «сочетание непрерывности и дискретности». Для каких организаций наиболее актуален принцип «взаимосогласованность вертикали и горизонтали»? Какую роль в построении рациональных структур играет принцип субординации? В чем заключается содержание принципа «единство распорядительства»? Каковы возможные последствия игнорирования принципа «диапазон контроля»? Раскройте содержание принципа «формальная фиксация — реальность отношений». Что такое процесс и что такое процессуализация? Дайте классификацию процессов по фазам жизненного цикла системы. Дайте классификацию процессов по типам поведения системы. Какова структура процесса? Чем различаются между собой процессы выполнения функций и процессы решения задач? Какие основные элементы включает в себя блок реализации процессов? Приведите примеры закономерных и случайных процессов. Могут ли детерминированные процессы быть случайными, а стохастические — закономерными? Приведите примеры перехода управляемых процессов в неуправляемые и неуправляемых — в управляемые. Приведите примеры целесообразного и нецелесообразного сокращения длительности переходных процессов. В каких условиях наиболее рациональны регулярные процессы, а в каких — эпизодические? В каких условиях целесообразны непрерывные процессы, а в каких — дискретные? Каковы основные препятствия к переходу от латентных процессов к наблюдаемым? Поясните тезис: принципы динамической организации — правила формирования рациональных процессов. Какова роль принципа направленности в формировании рациональных процессов? В чем заключается содержание принципа прямоточности? На конкретных примерах раскройте особенности реализации принципов результативности и эффективности. Какую роль в формировании рациональных процессов играет принцип восприимчивости? Для каких процессов наиболее актуален принцип информативности? Каким образом может быть обеспечена реализация принципа надежности? На конкретных примерах проиллюстрируйте последствия игнорирования принципа оперативности. Какая связь существует между гибкостью процессов и гибкостью структуры? Для каких процессов принцип гибкости наиболее актуален? В чем заключается содержание принципа параллельности? Каковы условия параллельного выполнения процессов? Приведите примеры типичных параллельных процессов. В чем заключается содержание принципа ритмичности? Каковы возможные последствия нарушения ритмичности? Приведите конкретные примеры. В чем заключается содержание принципа синхронности? Каковы основные виды синхронизации? Приведите примеры. Дайте общую характеристику принципов рационализации. Почему принцип концептуализации является исходным принципом рационализации? Какую роль в совершенствовании статической и динамической организации системы играет принцип алгоритмизации? К каким последствиям может привести игнорирование принципа нормализации условий? Чем объясняется необходимость использовать при рационализации такие принципы, как систематизация и классификация? На конкретных примерах проиллюстрируйте значимость принципа «концентрация на главном». На конкретных примерах проиллюстрируйте последствия игнорирования принципа «выравнивание потенциала». Каковы основные направления реализации принципа ассоциации? Каковы особенности реализации принципа специализации для разных типов систем? В чем заключается универсальность принципа стандартизации? Каковы основные направления реализации принципа стандартизации? Раскройте содержание принципа унификации. На конкретных примерах покажите основные направления его реализации. В каких ситуациях и для каких типов систем принцип персонификации наиболее актуален? На конкретных примерах покажите направления регламентации статической и динамической организации. Какие принципы обеспечивают согласованность между статикой и динамикой организации? Глава 6 ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ Проектирование в системе организационных отношений Радикальные изменения, происходящие в сфере производственных отношений, приведшие к существенному возрастанию организационного фактора, придают особую важность организационному проектированию как методу формальной организации целостных систем. В этой связи отметим, что ни одна из новых (модернизированных) форм целостных образований в сферах общественного бытия человечества, будь то в экономике, политике, образовании, культуре, науке, военном деле и т.п., не найдет своего конечного воплощения без проведения организационного проектирования. Иначе говоря, любые организационные нововведения структурного и процессного характера являются прежде всего продуктами организационного проектирования. Понятие «проектирование» значительно более емкое, чем близкие к нему по смыслу понятия «конструирование» и «планирование». «Проектирование (от лат. projectus, буквально: брошенный вперед) — процесс создания проекта — прототипа, прообраза предполагаемого или возможного объекта, состояния» . В отличие от конструирования, оно заключается в описании не только технических сторон будущего объекта, его состава и свойств, но и экономических, социальных, организационных аспектов моделируемых систем. Системы, выступая объектами проектирования, придают ему черты комплексности и системной целостности. С точки зрения определения места этого этапа в |