Упр. проектами. Балашов, Рогова, Тихонова (1). Учебник для бакалавров А. И. Балашов, Е. М. Рогова, М. В. Тихонова, Е. А. Ткаченко под ред. Е. М. Роговой
 Скачать 0.78 Mb.
|
|
14.2. Çàêðûòèå êîíòðàêòîâ ïðîåêòà Завершение проекта подразумевает прекращение всех договорных отношений, действовавших в период его реа- лизации, т.е. административное закрытие контрактов и осуществление всех выплат по проекту, оговоренных контрактами. Основные мероприятия по закрытию контракта: — проверка финансовой отчетности; — паспортизация; — выявление невыполненных обязательств; — завершение невыполненных обязательств; — гарантийное обслуживание и окончательные расчеты. Проверка финансовой отчетности включает: — проверку полноты выписки фактуры на весь объем незавершенных работ; — согласование полученных платежей с представлен- ными счетами-фактурами; — проверку наличия документации по изменениям; — контроль суммы удержаний, произведенных заказ- чиком; — проверку платежей поставщикам и субподрядчикам; — соответствие суммы заказов закупкам по накладным поставщиков; — поиск просроченных платежей поставщику; — подтверждение соответствующих удержаний. Паспортизация — это регистрация у заказчика докумен- тов подрядчика, подтверждающих соответствие всех элемен- тов проекта стандартам, техническим условиям и прочим требованиям качества. Выявление и завершение невыполненных обязательств. На этапе закрытия в результате проверки устанавлива- ются объемы работ, не требующих дополнительных усилий и готовых к закрытию, и объемы работ, требующих заверше- ния для выполнения договорных обязательств. Окончатель- ное решение по завершению невыполненных обязательств остается за заказчиком. если работа своевременно не выполнена, рассматривается вопрос об изменении контракта. Все изменения утвержда- ются заказчиком. Закрытие контракта должно сопровождаться заверше- нием расчетов по нему. 347 346 Гарантийное обслуживание продукции проекта осущест- вляется после закрытия контракта специальной функцио- нальной группой. Этой группе передается: — техническая информация; — оборудование; — инструменты; — средства обучения; — руководство по эксплуатации; — чертежи; — результаты испытаний; — различные материалы поставщиков. Условия гарантийного обслуживания оговариваются в контракте. приемка законченного строительством объекта оформля- ется актом установленной формы. К акту прилагаются ком- плекты юридической, технической и технологической доку- ментации. 14.3. Ïîñòàóäèò ïðîåêòà Постаудит определяется как объективная и незави- симая оценка эффективности и целесообразности расхо- дования средств в процессе реализации проекта. Оценка должна включать реализацию проекта от его утверждения до сдачи в эксплуатацию, а также техническое и финансо- вое его функционирования после принятия в эксплуата- цию 1 . Статистические исследования, проведенные в Вели- кобритании, свидетельствуют, что постаудит регулярно применяется в большинстве проектов 48% из опрошенных фирм. Постаудит направлен на реализацию следующих основ- ных целей: 1) повышение качества существующих инвестицион- ных решений. Возможность того, что методы, рассуждения и предположения, которыми руководствовался менеджер, могут быть подвергнуты аудиту в будущем, может рассма- триваться как стимулирующий фактор, который побуждает менеджера к улучшению качества и достоверности инфор- мации; 1 Постаудит. URL: http://www.in4x.ru/ar156-page1.html (дата обраще- ния: 02.12.2012). 2) повышение качества будущих инвестиционных реше- ний. Постаудит должен обеспечить своевременную обрат- ную связь и предоставить информацию относительно того, почему проекту не удалось достичь обещанного уровня и, таким образом, уменьшить вероятность неудачи при реа- лизации будущих проектов; 3) инициирование деятельности по внесению корректив в уже существующие проекты. Хотя постаудит является достаточно дорогой процедурой, его использование позволяет существенно повысить эффек- тивность проектной деятельности. 14.4. Îñíîâíûå ïðîãðàììíûå ïðîäóêòû â óïðàâëåíèè ïðîåêòàìè Одним из необходимых инструментов проектного управ- ления является программный продукт, без которого невоз- можно осуществлять полноценное планирование и опера- тивные расчеты. Как правило, системы управления проектами делятся на системы начального уровня — для небольших фирм с локальными целями, и на профессио нальные системы управления проектами — для координации крупных про- ектов и мультипроектного управления, поэтому и исполь- зовать их можно по-разному. Для одних — это инструмент компьютерного моделирования проектов и просчета послед- ствий принимаемых решений до их реализации, для дру- гих — средство отображения показателей и получения отчет- ности. Выбор программного продукта зависит прежде всего от сложности целей и задач проекта. Чтобы выбрать оптимальный программный продукт для управления проектами, необходимо четко представ- лять функции и требования, предъявляемые к системе. Так как управление проектами в организации может осущест- вляться на различных уровнях, требования к программному продукту на каждом уровне тоже будут отличаться. Напри- мер, для высшего руководства важны такие характеристики программного продукта как легкость в применении, проце- дуры для планирования «сверху вниз», возможность полу- чать обобщенные отчеты. Для руководителей на функцио- нальном уровне важнее мощность временного, стоимостного и ресурсного планирования, анализа рисков, средства кон- 349 348 троля реализации проекта, а на уровне операций значение имеют простота использования, наглядность и легкость изу- чения. Следующим важным шагом в построении системы явля- ется выбор программного продукта, который позволит реа- лизовывать логику новых бизнес-процессов предприятия и достичь поставленных целей с максимальным результатом. Учитывая огромное количество программных продук- тов на рынке, сделать правильный выбор очень сложно. Число различных фирм, предлагающих программные про- дукты по управлению проектами, постоянно растет, и сей- час их число достигло нескольких сотен. В России наиболее популярными пакетами являются такие программные про- дукты, как Microsoft Project, Spider Project, Primavera, Open Plan и некоторые другие. Microsoft Offi ce Project 2003— это комплексное решение корпорации Майкрософт по управлению корпоративными проектами, которое включает в себя семейство программных продуктов (MS Offi ce Project Standart (стандартная версия), MS Offi ce Project Professional (профессио нальная версия), MS Offi ce Project Server (серверный продукт), технологию MS Offi ce Project Web Access (веб-интерфейс MS Project, позволяющий участникам проектов получить доступ к про- ектной информации через Internet Explorer). Интеграция MS Offi ce Project 2003 с другими компонентами Microsoft Offi ce обеспечивает представление данных в разных форма- тах (Excel, Word, Power Point, Visio). Это является серьез- ным конкурентным преимуществом данного пакета. Spider Project Professional (также существуют версии Desktop и Lite, разработчик — «Технологии управления Спайдер») — пакет управления проектами, спроектирован- ный и разработанный с учетом практического опыта, потреб- ностей, особенностей и приоритетов Российского рынка. Этот пакет — единственный из популярных в России про- граммных продуктов отечественной разработки. Пакет Spider Project, в отличие от западных аналогов, имеет следующие особенности: — наилучшие расписания выполнения работ и оптималь- ное использование ресурсов проектов; — встроенная система анализа рисков и управления резервами по срокам и стоимости работ; — возможность создания, хранения и включения в про- екты типовых фрагментов проектов; — оптимальная организация групповой работы и муль- типроектного управления и многие другие. Программные продукты по управлению проектами ком- пании Primavera Inc. (представитель в России — ПМ Софт): — Primavera Project Planner Professional (P4) — профессио- нальная версия, предназначенная для автоматизации про- цессов управления проектами в соответствии с требова- ниями PMI (Project Management Institute) и стандартами ISO. В первую очередь Р4 предназначен для использования в составе корпоративной информационной системы, хотя вполне может работать и автономно, помогая решать задачи календарно-сетевого планирования, определения критиче- ского пути, выравнивания ресурсов, what — if (что — если) анализа и других задач моделирования проектов, групп про- ектов, портфелей и программ; — SureTrack Project Manager ориентирован на контроль выполнения небольших проектов или (и) фрагментов крупных проектов. Может работать как самостоятельно, так и совместно с Project Planner в корпоративной системе управления проектами; Программный продукт Open Plan (текущая версия 3.1, разработчик — Welcom Software Technology, сейчас Deltek) обеспечивает полномасштабное мультипроектное управле- ние, планирование по методу критического пути и оптими- зацию использования ресурсов в масштабах предприятия. Программный продукт может быть эффективно использован на всех уровнях контроля и управления проектами — от выс- шего руководства и менеджеров проектов, до начальников функцио нальных подразделений и рядовых исполнителей. Open Plan позволяет руководителям разного уровня выполнять следующие функции: — создавать оперативные планы проектов с учетом раз- личных ограничений; — определять уровень приоритетности проектов; — задавать относительную степень важности проектов для распределения ресурсов; — минимизировать риски; — проводить анализ хода выполнения работ проекта. Welcom предлагает использовать профессио нальную и «облегченную» версию продукта в совокупности (OpenPlan Professional + OpenPlan Desktop), так как они полностью интегрированы. 350 Российский рынок программных продуктов по управле- нию проектами продолжает оставаться открытым для новых разработок. Выбор программного продукта для управления проек- тами должен зависеть от целей, задач, стоящих перед орга- низацией, и масштабов осуществляемых проектов. Для реа- лизации локальных проектов можно выбрать упрощенные версии, но для координации крупных проектов и мульти- проектного управления нужны более сложные программы с большим набором функций. Грамотно внедренный программный продукт дает воз- можность специалистам предприятия: — структурировать, описывать состав и характеристики работ, ресурсов, доходов и расходов проекта; — рассчитывать расписание исполнения работ проекта с учетом всех имеющихся ограничений; — определить критические операции и резервы времени для исполнения других операций проекта; — рассчитывать бюджет проекта и распределять заплани- рованные затраты во времени; — рассчитывать распределения во времени потребности проекта в основных материалах и оборудовании; — определять оптимальный состав ресурсов проекта и распределить во времени их плановую загрузку; — анализировать риски и необходимые резервы для надежной реализации проекта; — определить вероятность успешного исполнения дирек- тивных показателей; — вести учет и анализ исполнения проекта; — получать необходимую отчетность по проекту. В целом, применение технологий проектного управле- ния дает возможность предприятию перейти на новый уро- вень развития, когда любые проекты будут осуществляться в заданные сроки и в рамках бюджета. Êîíòðîëüíûå âîïðîñû è çàäàíèÿ 1. Объясните, в чем заключается роль фазы закрытия проекта? Как эта фаза может повлиять на эффективность текущего и будущих проектов компании. 2. Почему правильное закрытие проекта особенно важно для проектов, которые завершаются досрочно вследствие неполу- чения запланированных результатов? 3. Перечислите, какие разделы включает в себя итоговый отчет по проекту. 4. Какие процедуры нужно выполнить, чтобы закрыть контракты проекта? 5. Почему важен постаудит проекта, на решение каких задач он направлен? 6. Какова роль программных продуктов в управлении проекта- ми? Какие принципы необходимо учитывать при выборе программ- ного продукта? Ïðàêòè÷åñêîå çàäàíèå Объясните, в чем для проекта вашей курсовой (выпускной) ра- боты будет заключаться закрытие. Составьте итоговый отчет по про- екту. Какие проблемы выявились в ходе реализации проекта, и как их можно было бы избежать? Какие уроки вы вынесли на будущее? Определите, какой программный продукт вам было бы целесообразно использовать для повышения эффективности выполнения вашего проекта. 353 352 Ãëîññàðèé Бюджет проекта — план, выраженный в количествен- ных показателях и отражающий затраты, необходимые для достижения поставленной цели. В бюджете представ- лены оценочные результаты откорректированного кален- дарного плана и стратегии реализации проекта. Процесс составления бюджета проекта представляет собой рас- пределение сметной стоимости во времени на основании календарного плана. Распределенный во времени бюджет, называемый также базовым планом по стоимости, служит для измерения, мониторинга и контроля исполнения про- екта по стоимости. Бюджетная эффективность — в общем случае, превыше- ние доходов бюджета, возникающих в результате реализации проекта (в виде налогов, поступлений от экспорта и т.п.) над расходами бюджета (прямое финансирование, налоговые льготы, инвестиционный налоговый кредит и т.п.), связан- ными с данным проектом. Венчурный капитал — финансовые ресурсы в форме прямых инвестиций, предоставляемые профессио нальными инвесторами, которые инвестируют в молодые, быстро растущие компании, обладающие значительным потенциа- лом роста, как правило, базирующиеся на инновационных проектах (инновационные стартапы). Декомпозиция — это деление результатов проекта на меньшие, более управляемые компоненты до уровня пакетов работ. Пакеты работ обычно соответствуют самому нижнему уровню детализации и состоят из отдельных работ. Длительность операции — время в календарных едини- цах между началом и завершением плановой операции. Договор — соглашение двух или нескольких лиц об уста- новлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Договор является наиболее распространен- ным видом сделок. Договор коммерческой концессии — договор, по кото- рому одна сторона (правообладатель) в целях расширения своего бизнеса (коммерческого предприятия) за вознаграж- дение предоставляет другой стороне (пользователю) право от собственного имени реализовывать или иным образом вводить в деловой оборот продукты (товары, услуги), иден- тичные продуктам правообладателя, под маркой послед- него. Договор поставки — это договор, по которому поставщик, являющийся предпринимателем, обязуется в установленные сроки передать в собственность (полное хозяйственное веде- ние, оперативное управление) покупателю товар, предназна- ченный для предпринимательской деятельности или иных целей, не связанных с личным потреблением, а покупатель обязуется принять товар и уплатить за него определенную цену. Жизненный цикл проекта (Project Life Cycle) — набор обычно последовательных фаз проекта, количество и состав которых определяется потребностями управления проектом организацией или организациями, участвующими в проекте. Жизненный цикл проекта — это модель его развития во вре- мени, определяющая различные ситуации в процессе его реа- лизации. Заказчик — физическое или юридическое лицо, которое получает результат реализации проекта. В качестве заказ- чикамогут выступать инвесторы, а также любые другие физические и юридические лица, уполномоченные инве- сторами осуществлять реализацию проекта, не вмешиваясь при этом в деятельность других участников проекта, если иное не предусмотрено договором между ними. Закрытие проекта — это процесс официального заверше- ния всех операций проекта. Залог — способ обеспечения обязательства, при кото- ром кредитор (залогодержатель) приобретает право в слу- чае его неисполнения должником (залогодателем) получить удовлетворение за счет заложенного имущества преимуще- ственно перед другими кредиторами. В обращении взыска- ния на заложенное имущество залогодержателю может быть отказано, если допущенное должником нарушение обяза- тельства крайне незначительно и размер требований залого- держателя явно несоразмерен стоимости заложенного иму- щества. 355 354 Затраты на качество — затраты, связанные с обеспече- нием качества. Затраты на профилактику и затраты на оценку (затраты на соответствие) включают стоимость планиро- вания качества, контроля качества и обеспечения качества для соответствия требованиям (т.е. обучение, системы кон- троля качества и т.д.). Издержки вследствие отказа (затраты на несоответствие) включают стоимость доработки несоот- ветствующих продуктов, элементов или процессов, стои- мость гарантийных работ и безвозвратных потерь, а также потери репутации. Иерархическая структура работ (Work Breakdown Stru- c ture — WBS) — инструмент, позволяющий разбить проект на составные части. Она устанавливает иерархически струк- турированное распределение работ по реализации проекта для всех задействованных в нем работников. Инвестиционное товарищество — специальная разно- видность договора простого товарищества, на основе кото- рой могут объединяться средства нескольких инвесторов или организационно-управленческие и предприниматель- ские усилия для реализации проектов, прежде всего в сфере инновационной экономики. Инвестор — субъект инвестиционной деятельности, осу- ществляющий вложения собственных, заемных или при- влеченных средств в форме инвестиций и обеспечивающий их целевое использование. Внутри организации функции инвестора проекта выполняет спонсор, обычно относящийся к руководству компании, выделяющий ресурсы для проекта и влияющий на формирование проектной команды. Качество — степень соответствия характеристик проекта (продуктов, услуг) требованиям. К требованиям относятся потребности и ожидания (покупателей, заказчиков), кото- рые общеизвестны и определены документально, либо явля- ются общепринятыми. |