Реферат. Стернин Деловое общение. Учебное пособие для старшеклассников и студентов Родная речь Воронеж 2009 2 И. А. Стернин
 Скачать 1.03 Mb.
|
|
Подведем итоги Назовите типичные ошибки при телефонном разговоре. Домашнее задание Вы прочитали объявление, что в фирму требуются распространители рекламной продукции. Вы звоните начальнику отдела рекламы и предлагаете свои услуги. Вам надо узнать, каковы условия работы, оплата, перспективы, время работы и др., вы также должны ответить на интересующие его вопросы о себе. Занятие 31. Деловое письмо Речевая гимнастика 1. Что означают следующие слова и выражения: post scriptum, априори, резюме. 2. Произнесите фразу Она опять звонит по телефону · без выражения, как бы между прочим; · с удивлением; · как вопрос; · как секрет; · с возмущением. 3.Расскажите устно автобиографию. Деловые документы Всем надо уметь заполнять деловые документы, а этому надо научиться. Артист Ефим Шифрин как-то читал юмористический монолог, герой которого говорил о себе: «Два раза поступал в ПТУ, но оба раза проваливался на сдаче документов». Вот чтобы с нами не было таких случаев, как с этим персонажем, надо уметь оформлять и подавать деловые документы. 183 Документы, официально направляемые другим лицам или организациям, называются деловыми письмами. Письма могут быть деловыми, частными официальными и частными неофициальными. Собственно деловое письмо – это такой документ, который направляется от имени одной организации, учреждения и т.д. другой организации, учреждению и т.д. хотя адресован он может быть одному лицу и подписан одним лицом (такое лицо в данном случае выступает как юридическое, а не частное). Такова дипломатическая, коммерческая и другая корреспонденция. Частное официальное письмо – это такая корреспонденция, которая направлена от имени: а) частного лица к организации (например, заявление жильца такой-то квартиры в ЖЭК); б) организации частному лицу; в) частного лица частному лицу. В последнем случае корреспонденты или незнакомы, или малознакомы, поддерживают чисто официальные отношения. Частные неофициальные письма – это письма друзей, родственников, людей, поддерживающих неофициальные отношения. Написать хорошее письмо не так уж просто. В прошлом веке один знаменитый ученый, заканчивая деловое письмо, сделал характерную приписку: «Прошу извинить, что письмо получилось таким длинным. Не было времени». Автор письма таким образом своеобразно отразил свое представление о культуре письменного делового общения, подчеркнув, что такое общение требует серьезной подготовки, определенной культуры. Культура письменного общения определяется следующими компонентами: 1) лаконизм письма; 2) достаточность информационного сообщения, отвечающая целям письма и характеру отношений; 3) ясность и недвусмысленность языка сообщения; 4) соответствие письма этикетным требованиям. К подготовке деловых писем предъявляются определенные требования: 1. Бумага для письма должна быть абсолютно чистой, предпочтительно белого цвета. 2. Бумага для делового письма должны быть аккуратно обрезанной. 3. Деловое письмо печатается стандартным шрифтом или пишется разборчивым почерком. 4. Письмо не должно содержать помарок. 5. Деловое письмо печатается лишь на лицевой стороне листа. 6. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. В противном случае – страницы нумеруются арабскими цифрами (но кроме первой страницы). 7. Ширина поля с левой стороны должна быть не менее 2 см. Это связано с последующим подшиванием деловых бумаг в учреждении. 8. Текст делового письма печатается через 1,5-2 интервала. 9. Рекомендуется избегать переносов слов. 184 10. Текст делового письма не должен допускать разных толкований. 11. Текст делового письма должен быть составлен в строгом соответствии с принятой формой, выдержан в официально-деловом стиле с использованием стандартных выражений – стереотипов, клише. Некоторые виды деловых писем традиционно пишутся только от руки (о них речь пойдет ниже). Правила составления деловых документов А В Т О Б И О Г Р А Ф И Я Автобиография – это документ, представляющий человека. В автобиографии кратко перечисляются основные события жизни человека в их временной последовательности. Автобиография нужна при поступлении на работу и учебу. Слово автобиография пишется в верхней части листа посередине. Обычно в автобиографии указываются: фамилия, имя, отчество(полностью); начинается автобиография так: Я, Семенов Игорь Петрович, .... дата и точное место рождения; образование (где учился, когда и какое учебное заведение окончил); трудовая деятельность, включая службу в армии; краткие сведения о родителях, братьях, сестрах; краткие сведения о семейном положении (женат, холост; замужем, не замужем; дети); дата; подпись. Следует помнить, что автобиография пишется от руки в одном экземпляре; она не заверяется никаким должностным лицом. В автобиографии недопустимы самооценки. Х А Р А К Т Е Р И С Т И К А Характеристика дает общее представление о человеке и содержит отзыв о чьей-либо учебной, трудовой, общественной деятельности. В «шапке» характеристики указываются фамилия, имя, отчество, должность, место работы или учебы характеризуемого. Следует помнить, что литературной норме соответствует родительный падеж: «характеристика кого». Дальнейшее содержание зависит от цели ее составления. Если характеристика нужна для перевода сотрудника на руководящую должность, то оцениваются его организаторские способности, уровень профессиональной подготовки. Если, например, характеристика дается для поступления в аспирантуру, то в ней следует отметить исследовательские интересы характеризуемого, оценить его научную работу. Если это характеристика для милиции, то, в первую очередь, следует отметить продолжительность работы 185 на одном месте, поощрения по работе (кем, за что), взыскания (кем, за что), отношение к работе, участие в общественной жизни, какими сведениями располагает предприятие о поведении в быту и т.д. В конце характеристики указывается цель выдачи характеристики, например: Характеристика выдана для предоставления в райвоенкомат. В отличие от автобиографии характеристика печатается и заверяется руководителем учреждения. На его подпись ставится печать. З А Я В Л Е Н И Е Заявление – это документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу. Это один из самых распространенных типов деловых бумаг. Заявление пишется обычно от руки в одном экземпляре. Правда, всегда лучше оставлять себе копию заявления, чтобы помнить, когда и о чем и кого вы просили. Наименовании адресата помещается традиционно в правой трети листа. Если адресат - должностное лицо, то следует указать его должность, фамилию и инициалы в дательном падеже (Директору...). Если адресат – учреждение, то по нормам литературного языка его наименование необходимо писать в винительном падеже с предлогом «В»: В бухгалтерию... Однако в канцелярской практике встречается и именительный падеж. Под наименованием адресата помещается наименование заявителя в форме родительного падежа без предлога с указанием должности, фамилии, имени, отчества полностью (например, Иванова Петра Ивановича). Если заявитель – постороннее лицо для данной организации, то вместо должности указывается его домашний адрес (.... проживающий по адресу...). После наименования адресата и заявителя перед словом «заявление» не ставится никаких знаков. Слово «заявление» пишется посередине страницы и после него ставится точка. Текст просьбы пишется с красной строки и обосновывается. Существует два варианта построения основного текста: а) прямое изложение просьбы плюс ее обоснование, (например: Прошу вас разрешить мне ... в связи с...); б) обоснование просьбы плюс изложение просьбы (В связи с ... прошу разрешить мне ...). Если к заявлению прилагаются документы, они перечисляются в тексте отдельным абзацем (после слов: К заявлению прилагаются ...). В конце заявления указывается дата подачи заявления (слева) и подпись заявителя (справа). 186 Образец заявления: Директору средней школы № 36 Ивановой М. С. ученика 9 «а» класса Коврова Сергея заявление. Прошу разрешить мне досрочную сдачу экзаменов за 9-й класс в связи с отъездом на лечение. 16 апреля 2005 г. Ковров. Д О К Л А Д Н А Я З А П И С К А Докладная записка представляет собой обращение сотрудника (студента, школьника и т.п.) к руководителю учреждения, организации с целью сообщить (предложить) что-либо. Оформление докладной записки такое же, как и заявления. Однако вместо слова «ЗАЯВЛЕНИЕ» ставятся слова «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА». Докладная записка обычно начинается со слов: «Довожу до вашего сведения...». Помимо информационной части докладная записка может содержать заключительную часть с высказыванием предложения, просьбы. О Б Ъ Я С Н И Т Е Л Ь Н А Я З А П И С К А Под объяснительной запиской понимают несколько деловых писем разного вида. Во-первых, объяснительной запиской называют документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта). Однако чаще объяснительной запиской называют сообщение, представляемое вышестоящему должностному лицу, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие и т.п. Помимо «шапки», названия документа, даты и подписи объяснительная записка содержит как бы две части: сообщение о факте, происшествии и т.п. и объяснение причин происшедшего. Указанные части связывают при помощи слов и выражений: в связи с тем, что..., в связи с ..., так как..., потому что..., поскольку..., по причине... . Р А С П И С К А Расписка составляется в подтверждение передачи материальных ценностей их получателем. Она включает наименование документа: РАСПИСКА, фамилию, имя, отчество, должность получателя, фамилию и инициалы передающего (или название передающей организации), наименование полученного с точным указанием количества, срок, на который передаются 187 материальные ценности, основание передачи (на основании какого документа, распоряжения получены ценности), подпись получателя, дату. Если передается крупная сумма денег, то рядом с подписью указывается адрес, серия и номер паспорта получателя. Д О В Е Р Е Н Н О С Т Ь Доверенность – это документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (получение денег или других материальных ценностей, ведение дела и др.). В доверенности указывается: 1. Кто доверяет (фамилия, имя, отчество в именительном падеже). 2. Кому доверяет (фамилия, имя, отчество в дательном падеже). 3. Что доверяет (например, получить заработную плату, за какой период и где). 4. Дата выдачи. 5. Подпись выдавшего доверенность. 6. Заверение подписи ответственным лицом учреждения. 7. Печать учреждения. На практике, особенно если речь идет о получении крупной суммы денег, требуют указать также серию и номер паспорта получателя; это указывается после его фамилии, имени, отчества ( паспорт серия..... № ....). Задание 1. Ответьте на вопросы. * Какие деловые документы составляются от руки? * Чем отличается автобиография от характеристики? * В каких случаях составляется характеристика? * Кем составляется характеристика? А кем – автобиография? * Чем докладная записка отличается от заявления? * Вы заполняете форму заявления для поступления в техникум или институт. Там есть графа «Место рождения». Что указывается в этой графе - город, село или улица, на которой расположен родильный дом, где вы родились? * Чем отличается оформление «шапки» объяснительной записки от «шапки» докладной записки? * Объясните, в каких случаях составляется объяснительная записка? * Как обозначается количество денег или материальных ценностей в деловых бумагах? Почему? * Современной деловой переписке свойственна утрата местоимения «я». Например, вместо «я прошу» используется оборот «прошу» или «просим», вместо «я выполнил» пишут «мною выполнено». Однако в ряде деловых документов «я-форма» сохраняется. Назовите эти документы. * В каких случаях выдается доверенность? * В каких документах подпись составителя заверяется ответственным лицом? В каких не заверяется? 188 Задание 2. Отредактируйте следующий документ: АВТОБИОГРАФИЯ Я, ЛЕПЕНДИН М. Е., родился 14 мая 1971 г. в г. Москве. С 1978 года по 1988 год учился в средней школе и окончил десять классов. С 1989 года работаю на стройках г. Москвы. Имею 3 разряд. В 1993 году окончил вечерний техникум. С 1994 г. назначен бригадиром каменщиков. Работу свою люблю. К автобиографии прилагаю характеристику. Лепендин Михаил. 20 сентября 1995 г. Задание 3. Прочитайте следующий отрывок из автобиографии и объясните пунктуацию: Мой отец, Лепендин Егор Иванович, работает прорабом в СМУ-1. Мать, Лепендина Вера Семеновна, – повар столовой № 6. Задание 4. Выберите правильный вариант начала автобиографии. Объясните свой выбор. 1) Я, Семенова Нина Игоревна, родилась в Воронежской области в 1961 году. 2) Я, Семенова Нина Игоревна, родилась в селе Андреевка Нижнедевицкого района Воронежской области 15 февраля 1961 года. Задание 5. Напишите автобиографию. Подведем итоги Назовите основные виды деловых писем. Перечислите виды официальных документов. Домашнее задание Составьте докладную записку директору школы о нехватке в спортзале спортивного инвентаря. Напишите доверенность вашему другу (подруге) на получение денег. 189 Занятие 32. Деловое письмо (продолжение) Речевая гимнастика 1. Составьте предложения со словами и выражениями: post scriptum, априори. 2. Подберите эпитеты к существительным. Почерк – какой? Документ – какой? Экзамен – какой? Постарайтесь к каждому слову придумать эпитеты на все буквы русского алфавита. 3. Развейте тему разговора. · Какой сегодня прекрасный день, не правда ли?... · Вы сегодня отлично выглядите… · Мы так давно с вами не виделись… Что у вас нового?... Практикум Задание 1. Напишите заявление: а) о принятии вас на работу (решите, где бы вы хотели работать), б) о принятии вас на учебу в техникум; в) об оказании вам материальной помощи (в связи с чем?); г) о предоставлении академического отпуска по состоянию здоровья. Задание 2. Укажите ошибки, допущенные автором заявления; отредактируйте документ: Директору с. ш. № 116 г. Воронежа Степанову М. А. ученика 10 "а" класса Авдеева Н. С. ЗАЯВЛЕНИЕ. К Вам обращается ученик 10 класса Авдеев Н. С. по такому вопросу. Очень прошу Вас освободить меня от занятий с 13 по 18 сентября 2009 г. Я сейчас прохожу лечение в дневном стационаре, справку могу представить. Авдеев. 8 сентября 2009 г. 190 Задание 3. Найдите и исправьте ошибки в тексте: Декану исторического факультета Епифановой И. А. Объяснительная записка Мною были пропущены занятия в университете в связи с тяжелой болезнью матери. 19 октября 2008 г. Студент 2-го курса Петров Сергей Задание 4. Найдите и исправьте ошибки в оформлении следующих документов: а) РАСПИСКА Я, Цветков Иван Алексеевич, студент 1-го курса математического факультета, получил 30 методических пособий в библиотеке университета. 21 декабря 2005 г. Цветков б) РАСПИСКА Мною получено у зав. лабораторией кинофотоматериалы. Обязуюсь вернуть их по первому требованию. 13/V – 05 г. Студент Травкин В. В. Задание 5. Напишите расписку, что взяли в долг определенную сумму денег у конкретного лица и обязуетесь вернуть их в определенный срок. Домашнее задание Напишите заявление с просьбой выдать вещи из химчистки (квитанция химчистки утеряна) или любое другое официальное заявление. 191 Занятие 33-34. Деловое общение (практикум) Речевая гимнастика 1. Составьте небольшой диалог в парах, где инициатор общения использует приемы установления контакта: «приятная встреча», «долгожданная встреча», «комментирование ситуации», «воспоминание», «дорога», «источник сведений». Собеседник должен ответить этикетной фразой, поддерживающей разговор в данном направлении. 2. Проанализируйте речевые формы вступление в контакт. Какие из них удачны, какие нет и почему? Исправьте фразы в соответствии с требованиями к деловому общению. - Я к вам по объявлению. - Вы давали объявление? - Здравствуйте, здесь квартира продается? -Мне нужна квартира Семеновых. - Вы здесь начальник? - Здравствуйте, кто здесь главный? - Наконец-то я к вам добрался. Насилу нашел. - Мне нужен Николай Петрович. - Здравствуйте. А где Николай Петрович? - Здравствуйте! А что, никого нет? Практикум Задание 1. Прочитайте некоторые правила речевого воздействия и продолжите список приведенных после каждого правила приемов их реализации. а) Произведите благоприятное впечатление: · оденьтесь культурно и аккуратно – эта одежда располагает к такому же общению, · имейте бодрый, жизнерадостный вид, · демонстрируйте хорошее настроение, · будьте физически энергичны и подвижны, · говорите о том, что интересует собеседника, · ……………………………………….. 192 б) Демонстрируйте уважительную манеру общения: · держите уважительную дистанцию, соблюдайте уважительную позу и выражение лица, · демонстрируйте внимание к словам партнера, · смотрите на собеседника, · не говорите слишком громко и уверенно, · не начинайте необходимый вам разговор сразу, сначала поговорите на общие темы, на темы, интересующие собеседника, · извиняйтесь за доставленные собеседнику неудобства, · …………………………………………………. в) Демонстрируйте собеседнику, что он вам нравится: · ищите способ восхититься собеседником, · показывайте, что общение с ним для вас приятно, доставляет вам удовольствие, · повторяйте вслух отдельные слова и выражения собеседника, сопровождая их своими положительными комментариями (вот именно…, правильно вы сказали… и др.), · используйте поддерживающие реплики, «поддакивайте», · задавайте конкретные вопросы «на прояснение», · ……………………………………………………….. |