ЛОГИСТИКА В КНИЖНОМ ДЕЛЕ. Учебное пособие Москва мгуп 2010 2 удк 655. 42 Ббк 76. 18 К85 Крылова М. Д
 Скачать 1.73 Mb.
|
|
«Книготорговая класси- фикация»). Отсутствие на рынке всех компонентов единого информационного про- странства порождает недостаточную информированность книготорговцев об из- дательской продукции, прежде всего готовящейся к печати. Это является одной из причин трудностей поступления в книготорговую сеть книг небольших изда- тельств, не имеющих возможности затрачивать значительные средства на ин- формирование книжной торговли о своей продукции. Кроме того, существует не- 20 www.bookunion.ru/pages/eotr.html 175 удовлетворенный спрос части покупателей (особенно проживающих в отдален- ных регионах страны) на предлагающиеся на книжном рынке книги. Таким обра- зом, несовершенство информационной логистики в книжном деле приводит к то- му, что книги с трудом находят своих читателей. Это снижает не только экономи- ческую, но и социальную эффективность книжного дела. Одной из самых важных проблем информационной логистики книжного де- ла является организация системы обеспечения книготорговцев и покупателей перспективной информацией о книжных товарах, т.е. книгах, готовящихся к печа- ти. Без отлаженной системы перспективной информации о книгах отрасль не мо- жет нормально развиваться. В логистике при организации движения материальных потоков требуется опережающее движение информации о них. В книжном деле информация о бу- дущей книге может возникнуть и передаваться всем заинтересованным участни- кам товародвижения на стадии создания издателем оригинала-макета. Перспек- тивная информация позволяет книготорговым предприятиям спланировать свои действия по продвижению издания, начать сбор заказов на него от покупателей. Заказы покупателей, в свою очередь, дадут издателям информацию о спросе на издания, что поможет правильно определить тираж, а книготорговцам – правиль- но заказать партии товаров у поставщиков. Кроме того, продажа по предвари- тельным заказам обеспечит ускорение продаж. Электронный обмен данными в книжном деле В настоящее время в сфере книжного бизнеса создается и обрабатывает- ся внушительный объем бумажной документации. Кратко рассмотрим процесс бумажного документооборота между субъектами книжного рынка на примере за- ключения сделки. Он выглядит следующим образом: для осуществления торговой операции формируется бумажный доку- мент; данный документ передается поставщика; с принятого бумажного документа вручную осуществляется ввод необ- ходимых данных во внутреннюю информационную систему поставщика; на основе этой информации генерируются бумажные документы, которые передаются работникам для выполнения заказа и т.д. Таким образом, бумажный документооборот предполагает многократное создание различных бумажных документов, сопровождающих одну сделку. Это приводит к существенным затратам труда и других ресурсов, замедляет бизнес- процессы, способствует возникновению ошибок. Данная ситуация сложилась из- за того, что электронный обмен данными в книжном деле сдерживается недоста- точным использованием современных информационных технологий на предпри- ятиях книжного дела и отсутствием единой политики в области стандартизации обмена данными и требований к передаваемой информации и документам. Проблема стандартизации и унификации обмена данными – важная часть международной информационной логистики. Быстрое развитие компьютерных технологий способствует тому, что информация в электронной форме преврати- лась в важнейший компонент современного бизнеса. Формирование мирового информационного пространства идет в направлении создания и развития систем и стандартов электронных сделок и электронных коммуникаций. Для развития логистики важнейшее значение имели создание и использо- вание во взаимодействии между партнерами стандартов электронного обмена данными – EDI (Electronic Data Interchange) и электронного обмена данными в управлении, торговле и транспорте – EDIFACT (Electronic Data Interchange for 176 Administration, Commerce and Transport). Они позволяют переводить данные из информационных систем предприятий в понятную всему мировому сообществу форму и обмениваться ими по коммуникационным каналам. Коренное отличие систем электронного обмена данными от внутренних систем электронного документооборота предприятий состоит в том, что межорга- низационные системы, используют единые, общие для субъектов рынка правила составления электронных документов. А система электронного документооборо- та разрабатывается в рамках одного предприятия, поэтому она регламентирует процесс обмена данными только в масштабах данной организации. Электронный обмен данными включает три направления – сопровождение бизнес-процессов, передачу данных и обработку данных. Все эти направления можно существенно усовершенствовать за счет электронной передачи данных. Например, передача и прием заказов в режиме общения между логистическими информационными системами поставщика и заказчика, значительно упрощают и ускоряют процессы закупочной логистики. Таким образом, важным направлением развития единого информационно- го пространства является открытость информационных систем предприятий, которая означает, что партнеры по бизнесу могут получать и направлять данные в информационные системы своих поставщиков и клиентов. Рассмотрим пример использования открытых информационных систем. Представитель оптового поставщика обсуждает с розничным книготорговцем его требования к поставкам книжных товаров. Эти требования клиента передаются в логистическую информационную систему оптовика, где они превращается в де- тальные инструкции по выполнению заказов данного клиента. О процессе выпол- нения заказов (стадия комплектования, сроки транспортировки и доставки и т.д.) розничный книготорговец может получать сведения в реальном масштабе вре- мени, обратившись к информационной системе оптовика, а в некоторых случаях и внести свои изменения в заказ. По мере выполнения заказов в информацион- ной системе оптовика накапливаются и обобщаются сведения о предпочтениях клиентов, что дает ему возможность в максимальной степени индивидуализиро- вать процесс их обслуживания. Таким образом, деятельность предприятия все точнее настраивается на потребности его покупателей. Рассмотрим другой пример. Покупатель книжного магазина может исполь- зовать в любое время суток Интернет для доступа к базе данных об ассортимен- те, чтобы ввести заказ на книгу или запросить дополнительную информацию. По- купатель может изменить свой заказ, проверить состояние еще не выполненных заказов, дать свои отзывы о книгах, обслуживании и т.д. Так осуществляется непосредственное взаимодействие магазина с покупателем. Обобщение данных об этих процессах позволяет настраивать работу книжного магазина на учет ин- дивидуальных требований покупателей. Целесообразно развитие отраслевых информационных систем, которое может идти в направлении анализа и обобщения маркетинговой информации. Анализ динамики продаж книг на основе данных, сообщаемых книжными магази- нами, даст издателям возможность оперативно работать с тиражами книг, опто- вым и розничным предприятиям – правильно формировать свой ассортимент. Подобные системы существуют в зарубежных странах. Так, например, в Велико- британии действует система «БукТрек», в которой обобщаются данные о прода- жах книжных товаров, поступающие от 1500 наиболее крупных книжных магази- нов. При обработке и выдаче информации соблюдается принцип конфиденци- альности – данные выдаются в обобщенной форме, без указания конкретных ма- газинов. Издатель или книготорговец с помощью этой системы может узнать данные о динамике продаж по стране отдельных наименований книг (около 5000 177 изданий), о средней цене и др. Эти сведения являются основой для прогнозов продаж, более точного заказа книг и в конечном итоге для организации движения книжных товаров по логистическому правилу «семи Н». Единое информационное пространство в отрасли книжного дела позволяет эффективно использовать принципы логистики не только для оптимизации дви- жения информации, но и всех остальных потоков – материальных (книжных то- варов), финансовых, сервисных и др. Электронный формат обмена данными Обязательным элементом единого информационного пространства в книжном деле является единый электронный формат обмена данными. Посколь- ку необходимой частью электронного обмена данными (см. «Электронный об- мен данными в книжном деле»)являются стандарты, международной органи- зацией EDItEUR 21 был разработан электронный формат (стандарт) обмена дан- ными в книжном деле, получивший название ONIX XML. Он был создан на основе международного стандартного языка разметки XML (eXtensible Markup Language), принятого в качестве международного электронного языка в 1998 г. XML опреде- ляет правила составления и структуру электронных документов, что обеспечива- ет автоматизацию обмена ими между информационными системами предприя- тий во всем мире. Формат ONIX позволяет передавать подробную информацию о книге – текст, изображения, аудио- и видеоданные. Созданы стандарт, регламентирую- щий передачу сведений об авторских правах и лицензировании издательской продукции (ONIX for Licensing Terms), а также формат EDItХ для обмена торговой информацией в книжном деле. Новыми разработками являются Международный стандарт идентификации текста (International Standard Text Code) и Международ- ный стандарт идентификации авторов (International Standard Name Identifier). Ак- туальность первого стандарта связана с тем, что одно и то же произведение мо- жет быть издано не только в печатной и электронной форме, но в разных элек- тронных форматах. Второй стандарт необходим в сфере международной книж- ной торговли, когда имена авторов переводятся с использованием кириллицы, латиницы, иероглифов. Формат epub регламентирует электронный формат текстовой издатель- ской продукции. Крупные производители электронных книг предлагают свои форматы, что помогает им «привязывать» покупателей к выпускаемым им устройствам для чтения e-book. Формат epub формат является базовым и может конвертироваться в другие форматы. Формат ONIX изначально предназначался для передачи информации о пе- чатных изданиях. В настоящее время завершается согласование новой версии ONIX 3.0, в которой реализована возможность отражения информации об элек- тронных книгах. Большой ассортимент книг, готовящихся к печати, находящихся на книж- ном рынке и ушедших с него, сложность описания изданий, большое количество трансакций, происходящих на всем пути создания и продвижения книжных това- ров, различия в целях и интересах производителей, продавцов и потребителей – все это, а также ряд субъективных факторов определяют сложность внедрения стандартизации. Тем не менее, это направление должно быстро развиваться в нашей стране. 21 www.editeur.com 178 При этом необходимо учитывать границы, которые имеет стандартизация информационного обмена, осуществляемая на отраслевом уровне. Действуя на рынке, любая организация стремится к созданию конкурентных преимуществ, в том числе и путем разработки и применения уникальной внутрифирменной ин- формационной логистики. Каждый субъект книжного рынка (издательское или книготорговое предприятие) имеет свою собственную стратегию, цели и задачи, в соответствии с которыми выстраивает свою информационную деятельность. Вместе с тем, сфера применения отраслевой стандартизации обширна, т.к. явля- ясь частью системы книжного дела и стремясь к эффективному взаимодействию с поставщиками и покупателями издательской продукции, каждое предприятие должно учитывать интересы партнеров, то есть действовать так, чтобы совмест- ные усилия были эффективными. Здесь невозможно обойтись без общих правил, взаимно используемых принципов, на основе которых и строится единое инфор- мационное пространство. Структура логистической информационной системы предприятия книжного дела Информационное обеспечение предприятия книжного дела должно вклю- чать подсистемы: обеспечения необходимой информацией сотрудников пред- приятия (руководителей, специалистов), информационного обслуживания поку- пателей (как в самом книжном магазине, так и при запросах, направляемых по телефону, электронной почте и т.д.), информационного обслуживания поставщи- ков и партнеров по бизнесу. Информационное обслуживание – это предоставление информации для выработки и принятия решений, удовлетворения коммерческих, культурных, научных, бытовых и других потребностей людей и организаций. Все предприятия нуждаются в информационном обслуживании – в переда- че и поступлении информации в доступной и ясной форме. Реальные и потенци- альные клиенты компании должны быть уведомлены о предлагаемых товарах и услугах, поставщиков следует держать в курсе потребностей компании, служа- щим необходимо знать, что происходит внутри их организации. Информационная логистическая подсистема каждого предприятия имеет свои цели, структуру, особенности предъявляемых пользователями требований. Однако общая и определяющая цель – доставлять требуемые информационные ресурсы от источника (их производителя) к потребителю, используя наиболее эффективный вариант их движения, иными словами – оказывать информацион- ные услуги. Рассмотрим функционирование логистической системы предприятия на примере книжного магазина. 1. Организация входных потоков информации о книгах (информаци- онный обмен с поставщиками). Издательства и оптовые предприятия дают книжным магазинам информа- цию, необходимую для дальнейшего информационного обслуживания покупате- лей. В связи с этим организация входных информационных потоков от изда- тельств и других поставщиков должна отвечать следующим требованиям: свободный выбор поставщиков и заключение с ними максимально выгод- ных договоров на поставку книжных товаров; получение от поставщиков необходимых покупателям книжного магазина услуг (в том числе обеспечение информацией о готовящихся к изданию книгах); 179 предоставление информационного обслуживания максимально высокого качества с соблюдением требований использования современных ком- пьютерных технологий, стандартизации и унификации данных и т.д.; установление долговременного и взаимовыгодного сотрудничества с из- дательствами и оптовыми предприятиями. Информационный обмен с поставщиками предполагает ведение точной и всеобъемлющей учетной документации, позволяющей оценивать результаты их деятельности по отношению к контрольным показателям (например, товарные запасы, оборачиваемость продукции, ассортиментное предложение). Для правильного формирования и обработки входных потоков информа- ции целесообразно разработать стандарты общения, в которых зафиксировать не только требования к структуре данных о книгах, электронным форматам и т.д. 2. Организация внутренних потоков информации (информационное обслуживание сотрудников) Внутрифирменное движение информации должно быть построено на ос- нове стандартизации и автоматизации прохождения служебной документации. На каждом уровне управления (стратегическом, тактическом, оперативном) име- ются свои задачи, при решении которых возникает потребность в информации. В автоматизированной цепочке обработки и движения документов внутри предприятия выделяют семь этапов: прием и первичная обработка; предварительное рассмотрение и распределение; регистрация; контроль исполнения; информационно-справочная работа; исполнение и отправка; хранение. Каждый из этапов находит свое отражение в логистической информацион- ной системе, организующей электронный документооборот. Главный принцип электронного документооборота – бумажные документы должны формироваться из компьютера, а не заноситься в него вручную. Информационные потоки предприятия книжного дела очень насыщенные, схемы документооборота сложные. Все это приводит к необходимости уменьше- ния бумажного документооборота за счет электронной обработки и передачи данных (см. «Электронный обмен данными в книжном деле»). Электронный документооборот приводит к снижению затрат, а в некоторых случаях к измене- нию организационной структуры предприятия, так как ликвидируются звенья, свя- занные с промежуточной обработкой бумажных документов. Даже если не проис- ходит высвобождения работников, то повышается эффективность их труда. Так, внедрение компьютерной системы учета реализации и управления товарными запасами книжного магазина позволяет освободить продавцов от работы по за- казу книг на складе, оформлению соответствующих документов. Время, затрачи- ваемое на эти операции, они могут использовать на обслуживание покупателей, в результате чего повышается уровень сервиса и растут продажи. Логистический процесс предприятия включает многочисленные логистиче- ские операции, которые сопровождаются возникновением и передачей информа- ции. Так, например, продажи книжных товаров, фиксируемые компьютерной си- стемой в режиме реального времени, служат основой для анализа спроса и пла- нирования логистики товародвижения. На рынке книжных товаров все время происходят изменения: выпускаются новые издания, возникают новые технологии, формы и методы производства и продажи. Сбор информации о ситуации в книжном деле не только в России, но и 180 в мире, ее своевременное доведение до руководителей и специалистов – важная часть логистики предприятия книжного бизнеса, позволяющая управлять иннова- циями. 3. Организация выходных потоков информации (информационное обслуживание покупателей). Книготорговые работники должны сообщатье покупателям полную и свое- временную информацию о книжных товарах и услугах, оказываемых книжными магазинами. Без четко выстроенной логистики выходных информационных пото- ков нельзя эффективно организовать продажу книжных товаров и обслуживание покупателей. Информационный сервис определяется объемом и разнообразием ин- формации, предоставляемой покупателям, а также используемыми средствами информатизации и коммуникации, обеспечивающими оперативный доступ поку- пателя к информации. Информация о наличии книг в продаже, времени выхода из печати, сроках поступления в торговую сеть является необходимым состав- ляющим информационного обслуживания покупателей. Кроме того, эта инфор- мация увеличивает скорость продажи книжной продукции. Приобретение книг покупателями часто бывает импульсивным, обусловле- ным наличием конкретного издания в данном магазине в определенный момент времени. В связи с этим книжный магазин должен стремиться к тому, чтобы в его торговых залах был представлен широкий ассортимент, обеспечивающий посе- тителям максимальную свободу выбора книг, наиболее полно соответствующих их потребностям. Однако покупатель может потеряться в море имеющихся на книжном рынке изданий. Чтобы этого не произошло, книготорговое предприятие должно давать ему исчерпывающую информацию и не только в самом магазине, но и через средства массовой информации, Интернет. Большое значение имеет справочная служба магазина, которая должна располагать автоматизированной поисковой системой, обеспечивающей возмож- ность получения информации о наличии книг в торговых залах, о книгах, издан- ных в предыдущие годы и планируемых к изданию. Помогать покупателям ориен- тироваться в ассортименте призвана расстановка книжных товаров в торговых залах, а также информационные киоски |