ЛОГИСТИКА В КНИЖНОМ ДЕЛЕ. Учебное пособие Москва мгуп 2010 2 удк 655. 42 Ббк 76. 18 К85 Крылова М. Д
 Скачать 1.73 Mb.
|
|
Этапы движения информационных потоков Через каждое звено цепи движения издательской продукции проходят ин- тенсивные потоки информации, что связано с большим количеством названий книжных товаров, имеющихся на рынке, сложностью их описания, быстрым изме- нением спроса и предложения и т.д. Для того чтобы эффективно управлять дви- жением книг и максимально удовлетворять запросы их потребителей, необходи- мо в любой момент иметь данные о будущем, текущем и прошлом ассортименте 169 книжных товаров. Следовательно, необходимо постоянно производить и потреб- лять адекватную материальным потокам информацию. В табл. 8 дается сопо- ставление основных этапов движения материальных и информационных пото- ков. Таблица 8 Основные этапы движения материальных и информационных потоков Движение материальных потоков Движение информационных потоков Закупка и подготовка сырья Сбор (закупка) данных или первичной ин- формации Производство товаров Производство информации – обработка данных и получение новой информации Распределение произведенных про- дуктов, удовлетворение потребно- стей клиентов Передача полученной информации потре- бителям, удовлетворение их информаци- онных потребностей Для того чтобы эффективно управлять материальными потоками, нужно собирать оперативную информацию об их движении. На этапе сбора данных необходимо обеспечить достоверность, полноту и своевременность поступления первичной информации. Мониторинг состояния информационного потока основан на использова- нии систем идентификации товаров. Информация о пребывании той или иной единицы товара в данное время в данном месте может поступать в компьютер- ные информационные системы следующим образом: посредством ввода данных через клавиатуру компьютера; напрямую из информационных систем партнеров по бизнесу; путем сканирования (считывания) имеющихся на товаре ярлыков, содержащих штриховые коды. Многообразие ассортимента издательской продукции и большое количе- ство параметров, характеризующих потоки книжных товаров, вызывают необхо- димость автоматической идентификации книг, упаковок, грузовых единиц. В настоящее время автоматическая идентификация осуществляется с помощью сканирования штриховых кодов. Сканеры и другие средства считывания помога- ют получать информацию о совершении логистической операции (прием товара, продажа, складирование и т.д.) в момент и в месте ее совершения, существенно снижая при этом затраты и ускоряя обработку информации. На этапе производства информации происходит: подготовка информационных массивов; обработка, накопление и хранение данных; анализ, обобщение данных и получение новой информации в соот- ветствии с запросами получателей. Передача полученной информации потребителям должна обеспечить им возможность принятия своевременных и качественных решений. Для руково- дителей это будут управленческие решения, для исполнителей – решения, спо- собствующие лучшему выполнению их оперативных действий, для покупателей – решения о приобретении книжных товаров. Компьютерные технологии используются на всех стадиях движения ин- формации (сбор, обработка, передача). Это дает возможность создать эффек- 170 тивные логистические информационные системы как в масштабах предприятия, так и на уровне отрасли книжного дела. Логистическая информационная система В современной конкурентной борьбе на книжном рынке решающее значе- ние приобретают вопросы насыщения книжного дела потоками информации и управления этими потоками. Эффективное движение информационных потоков на уровне предприятий отрасли книжного дела обеспечивается логистическими информационными системами. Логистическая информационная система – это совокупность опреде- ленным образом организованных информационных потоков, информационных технологий, оборудования и работников, выполняющих операции, обеспечиваю- щие движение информации в логистической системе, а также между логистиче- ской системой и внешней средой (поставщиками, покупателями). Любое предприятие пронизывают многочисленные информационные пото- ки. Входные потоки образует информация, получаемая компанией из внешней среды: от партнеров по бизнесу и покупателей, государственных структур, конку- рентов. Эта информация отражает материальные, финансовые, кадровые, сер- висные потоки. Выходные потоки – это информация, передаваемая компанией для своих покупателей, партнеров по бизнесу (поставщиков), а также отчетные документы в государственные структуры. Внутренние потоки – это идущие сверху вниз управляющие воздействия и движущаяся снизу вверх информация о протекании логистических процессов в компании и реакциях на управляющие воздействия. Внутри предприятия суще- ствуют также горизонтальные потоки, движущиеся между подразделениями или отдельными работниками. Информационная технология – это комплекс методов и программно- технических средств, обеспечивающих сбор, хранение, обработку, вывод и рас- пространение информации. Информационные технологии способствуют эффек- тивному использованию информационных ресурсов с целью быстрого реагиро- вания на происходящие во внешней и внутренней среде предприятия изменения и осуществлению процесса управления. Управление – это процесс управляющих воздействий, направленных на то, чтобы действительный ход логистических процессов соответствовал желае- мому. В процессе управления путем использования в основном информационных потоков осуществляется целенаправленное воздействие управляющей системы на управляемую для достижения определенной цели. В соответствии с уровнями управления выделяют четыре уровня логисти- ческих информационных систем. На стратегическом уровне руководители предприятия реализуют страте- гическое управление – определяются миссия компании, цели, приоритеты, дол- госрочные планы, стратегия их реализации. На тактическом уровне составляются тактические планы деятельности отдельных подразделений предприятия, проводится контроль их выполнения, использования ресурсов и т.д. На оперативном уровне осуществляется оперативное управление логи- стическими операциями, собираются и передаются данные об их выполнении. На уровне общения с внешними потребителями информации происходит обмен данными, необходимыми для выполнения двух базовых логистических 171 функций: закупка предприятием ресурсов (общение с поставщиками) и реализа- ция произведенных товаров и услуг (общение с покупателями). Эти уровни соответствуют следующим видам информационных процессов: целеполагание – выбор и формулировка целей управления; планирование – разработка последовательности будущих действий в рамках логистической системы; регулирование – обеспечение фактического выполнения закупочной, производственной, распределительной деятельности в соответствии с планами достижения целей компании; координация – управление взаимоотношениями с внешней средой. Формирование логистической информационной системы Формирование логистической информационной системы – это сложный творческий процесс. Он основывается на разбиении всего цикла прохождения информации на функциональные подсистемы, структуризации информационных потоков, установлении их соподчиненности и организации их взаимосвязей. На основе этого строится модель движения потоков на предприятии книжного дела. Создание модели начинается с исследования основного логистического цикла – выполнения заказа (см. «Цикл выполнения заказа»). На первом этапе построения модели изучается взаимодействие предпри- ятия с внешней средой (поставщиками, покупателями, контролирующими органи- зациями). На втором этапе исследуются все направления бизнес-деятельности предприятия, определяются взаимосвязи между ними. На третьем этапе выявляются информационные потоки, сопровождаю- щие каждую логистическую операцию, совершаемую в процессе реализации направлений деятельности предприятия. Создаваемая на основе моделирования информационных потоков логи- стическая информационная система предприятия должна быть интегрированной, как того требует современный уровень развития логистики. Это означает, что она должна обеспечить интеграцию горизонтальных и вертикальных информацион- ных потоков. Интеграция горизонтальных потоков достигается путем их нацели- вания на конечный результат всего логистического цикла предприятия – выпол- нение заказа клиента. В интегрированных информационных системах горизонтальные связи между структурными подразделениями, поставщиками и покупателями базиру- ются на стандартизации структуры информационных потоков, унификации техно- логии обработки данных. Горизонтальная интеграция информационных потоков позволяет обеспечить информационное сопровождение потоков ресурсов, начи- ная от их поступления в компанию и кончая доставкой готовых товаров покупате- лям. Вертикальная информационная интеграция означает охват всех уровней управления прямыми (направленными сверху вниз) и обратными (снизу вверх) информационными связями. Горизонтальная и вертикальная интеграция реализуются с помощью со- временных средств обработки и передачи информации, в которых обеспечива- ются сквозная (по всей цепи поставок) передача и обработка информации и вы- ход во внешние сети (Интернет). К современным логистическим информационным системам предъявляется требование их открытости для поставщиков и клиентов. Это означает создание 172 единого информационного пространства для партнеров по бизнесу (см.«Единое информационное пространство в книжном деле»). Организация потоков информации в логистической информационной си- стеме предполагает: определение источников и потребителей информации внутри компании и за ее пределами; определение состава информации, периодичности ее поступления (от- правки) и форм представления; разработку документооборота; определение комплекса технических средств для организации потоков информации; установление порядка оформления, регистрации, согласования и утвер- ждения документов. При построении информационной системы предприятия книжного дела ис- пользуют стандартные компоненты, в том числе компьютерные программы, фор- мы документов и т.д. Однако каждая компания выстраивает на их основе свою собственную систему, наиболее точно отвечающую особенностям ее деятельно- сти. В логистической информационной системе должны быть реализованы следующие принципы: полнота и удобство использования информации; точность и своевременность информации; ориентированность на улучшение качества обслуживания потребителей при снижении логистических издержек; гибкость (максимальная приспособленность к требованиям участников логистического процесса); использование формата электронного обмена данными, принятого участниками движения книжной продукции (издательствами, оптовыми и розничными книготорговыми предприятиями, покупателями). Информационная система должна представлять информацию в нужное время, в удобной форме, требуемого качества и только «нужным потребителям» (защита конфиденциальной информации). Она призвана обеспечивать организа- цию совместной эффективной работы всех подразделений предприятия. Логистическая информационная система должна управлять движением информации, сопровождающей все виды экономических потоков, существующих на предприятии. В соответствии с этим логистическая информационная система состоит из следующих основных подсистем: управление финансовыми потоками; управление материальными потоками (продукции, товаров); управление качеством сервисных потоков; управление персоналом; управление проектами. Каждая подсистема состоит из функциональных блоков. Например, управ- ление материальными потоками включает управление закупками, управление транспортом, управление производством и т.д. Направления развития информационной логистики в книжном деле В книжном деле должны существовать тесные информационные связи между звеньями цепи поставок книжной продукции от производителей (изда- тельств) через книжную торговлю к покупателям. Только при наличии хорошо от- 173 лаженной отраслевой системы движения информации будет обеспечиваться со- пряженность действий отдельных субъектов книжного рынка, а, следовательно, оптимизироваться движение материальных потоков книжных товаров. Однако, несмотря на то, что книжный рынок – это рынок информационных продуктов, нельзя утверждать, что его информационное обеспечение осуществляется на уровне, достаточном для его эффективного функционирования. До сих пор книжный рынок считается «непрозрачным», информационно за- крытым. Основная масса издателей и книготорговцев работает на нем достаточ- но долго и стабильно, и сейчас не только возможно, но и необходимо развивать информационную открытость, совершенствовать информационный обмен. Из- вестно, что если логистическая цепь действует в условиях дефицита информа- ции, то ее участники стремятся оградить себя от ненадежности поставок, увели- чивая запасы товаров. Это один из факторов, замедляющих товарооборот на книжном рынке и повышающих долю возвращаемой из розничной сети непро- данной издательской продукции. Эффективный обмен информацией открывает широкие возможности для совместного прогнозирования издательствами и книготорговыми организациями спроса, планирования действий по его удовлетворению, контроля товародвиже- ния и т.д. Повышение предсказуемости книжного рынка, снижение уровня не- определенности событий помогают достичь стабильного развития издательской и книготорговой деятельности. Информационная логистика помогает издателям и книготорговцам выстоять в конкурентной борьбе. Каждое предприятие книжного дела является одновременно источником и потребителем информации. Цель информационной логистики – обеспечить каж- дому участнику книжного рынка возможность в любое время при минимальных затратах как можно шире распространять деловые предложения (товаров, услуг, сотрудничества), а также получать ответы и встречные предложения от партне- ров по бизнесу. Основная проблема информационной логистики в книжном деле – предо- ставить всем субъектам книжного рынка своевременную, достоверную и полную информацию о готовящихся к выпуску и имеющихся в продаже изданиях. Рос- сийские книгоиздатели хотят, чтобы об их книгах знало как можно больше людей, чтобы книги быстро находили своих читателей, где бы они ни проживали, и чтобы читателей книг было много. В решении этой проблемы издателям помогают кни- готорговцы, которые для успешного ведения книжной торговли заинтересованы в получении перспективной информации о выходящих книгах, а также полной ин- формации об имеющихся на книжном рынке изданиях. На современный книжный рынок оказывает влияние общая мировая тен- денция – все более полный учет индивидуальных потребностей покупателей. Это выражается в увеличении количества выпускаемых и предлагаемых на книжном рынке изданий при одновременном сокращении средних тиражей. И издатели, и книготорговцы стремятся ориентировать свои издания, книготорговые услуги на конкретные интересы ограниченных групп потребителей (см. «Системы управ- ления взаимоотношениями с клиентами»). Индивидуализация обслуживания потребителей и возрастающая насы- щенность книжного рынка издательской продукцией меняют характер информа- ционных связей между издательскими и книготорговыми предприятиями. Субъек- ты книжного рынка отчетливо осознают: только выстроив эффективные инфор- мационные потоки между производителями, распространителями и потребите- лями книжной продукции, можно рассчитывать на то, что издаваемые книги найдут своих покупателей, т.е. будут востребованы обществом. 174 Единое информационное пространство в книжном деле Информационная логистика на уровне отрасли книжного дела предполага- ет разработку стандартов обмена данными между субъектами книжного рынка, создание и развитие национальных систем сбора, хранения и доведения до пользователей библиографической информации об изданиях: планируемых к выпуску; имеющихся на книжном рынке; существующих в виде оригиналов- макетов. Следовательно, в отрасли должно быть создано единое информацион- ное пространство, обеспечивающее полную и объективную информацию о книж- ных товарах на всех стадиях их движения от планирования до продажи. Единое информационное пространство в отрасли книжного дела предпо- лагает использование всеми субъектами книжного рынка таких компонентов, как: стандарты библиографического описания книжной продукции; ISBN (International Standard Book Number – Международный стандартный книжный номер); штрих-код; национальные базы данных информации об изданиях (например, «Еди- ный отраслевой товарный реестр» 20 ); классификации издательской продукции; единый формат электронного обмена данными в книжном деле. Только наличие всех этих компонентов и их использование всеми пред- приятиями книжного дела могут обеспечить эффективное прохождение книг по каналам товародвижения, качественное информационное обслуживание запро- сов покупателей, исключить дублирование ввода данных в информационные си- стемы предприятий, порождающее ошибки. Все это в конечном итоге позволит снизить затраты на производство и реализацию книжных товаров, а следова- тельно, будет способствовать снижению цен. В настоящее время в книжном деле действуют стандарты библиографиче- ского описания (Система стандартов по информации, библиотечному и изда- тельскому делу – СИБИД), ISBN, штрих-коды, а также развивается «Единый от- раслевой товарный реестр». К сожалению, до сих пор некоторые издатели недостаточно внимания уде- ляют простановке на книгах всех требуемых информационных элементов, их правильному оформлению. Отсутствие или неверное указание необходимых данных препятствует внедрению современных книготорговых технологий. Книго- торговые предприятия, использующие компьютерные информационные системы, вынуждены иметь собственные подразделения библиографического описания книг, создавать базы данных, службы предпродажной подготовки товаров. Все это удорожает и замедляет процесс доведения книг до потребителей. В отрасли не существует национальной системы перспективной информа- ции о книжной продукции, отсутствует единый формат электронного обмена дан- ными и единая классификации книжных товаров (см. |