БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ (МУНИЦИПАЛЬНЫХ) УЧРЕЖДЕНИЯХ. Учебное пособие т. С. Маслова
 Скачать 1.63 Mb.
|
|
Гарантии командированным работникам. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности), среднего заработка и возмещение расходов, связанных со служебной командировкой <1>. -------------------------------- <1> Средний заработок, сохраняемый за время командировки, рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922. Командированному сотруднику оплачиваются (ст. 168 ТК РФ): - расходы по найму жилого помещения; - расходы по проезду к месту командировки и обратно; - суточные; - другие расходы. Например, оплата услуг связи или почты, произведенная с разрешения или ведома работодателя. При переезде работника на работу в другую местность по предварительной договоренности с работодателем он (работодатель) обязан возместить работнику: - расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения); - расходы, связанные с обустройством на новом месте жительства. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Однако для правильной организации и ведения бухгалтерского учета командировочных расходов необходимо учитывать размеры, установленные постановлениями Правительства РФ. Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 установлено, что возмещение расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, осуществляется в следующих размерах: а) расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки; б) расходов на выплату суточных - 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке. При направлении работника в место командировки, из которого он имеет возможность вернуться в тот же день домой, суточные ему не выплачиваются. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из командировки в каждом конкретном случае решает руководитель организации ( п. 11 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749). Во время временной нетрудоспособности работника ему выплачиваются суточные на протяжении всего времени, пока он не может по состоянию здоровья выполнять возложенную на него работу или вернуться к месту постоянного жительства. Однако временная нетрудоспособность должна быть удостоверена в соответствующем порядке. Необходимо помнить, что в налоговом законодательстве предусмотрены суточные в пределах: 700 руб. - за каждый день нахождения в командировке на территории РФ; 2 500 руб. - за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ). Возмещаются также расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда: - железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда; - водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы; - воздушным транспортом - в салоне экономического класса; - автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси); - при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда: железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда; водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения; автомобильным транспортом - в автобусе общего типа. Учет расходов на проезд при оформлении электронного билета. В соответствии с п. 2 ст. 786 ГК РФ заключение договора перевозки пассажира удостоверяется билетом. Форма билета устанавливается в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами. Форма электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации установлена Приказом Минтранса России от 8 ноября 2006 г. N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации". Согласно п. 1 приложения к этому Приказу электронный пассажирский билет и багажная квитанция в гражданской авиации (далее - электронный билет) представляют собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме, и имеют следующую структуру: - электронный полетный купон; - электронный контрольный купон; - электронный агентский купон; - маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок). Наличие электронного полетного купона и маршрут/квитанции обязательно. Формы электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте установлены Приказом Минтранса России от 21 августа 2012 г. N 322 "Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте". Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета, являются: - маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок); - посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту. Если посадочный талон утерян, расходы по проезду могут быть подтверждены архивной справкой. Документ, подтверждающий расходы на приобретение железнодорожного билета, - контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте). Для принятия учреждением к учету расходов по проезду документами, подтверждающими расходы на приобретение электронного билета, также являются документы, подтверждающие оплату работником электронного билета, в том числе третьим лицом по поручению и за счет работника. Такими документами, например, могут быть: - электронный документ (выписка из электронной системы платежа), подтверждающий осуществление работником учреждения электронного платежа (в случае совершения операции по оплате электронного билета с использованием банковской карты); - чек ККТ; - слипы, чеки электронных терминалов; - подтверждение кредитной организацией, в которой открыт подотчетному лицу банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного билета. Что касается электронного билета на автобус-аэроэкспресс, отметим следующее. Приказом Минтранса России от 18 мая 2010 г. N 116 "Об установлении формы электронного многоцелевого документа" установлена форма электронного многоцелевого документа. Пунктом 2 этого Приказа определено, что квитанция электронного многоцелевого документа является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ. Так, в соответствии с пп. 1 п. 1 приложения к названному Приказу в структуру электронного многоцелевого документа входят: - электронный стоимостный купон; - электронный контрольный купон; - электронный агентский купон; - квитанция. Наличие электронного стоимостного купона и квитанции обязательно. Согласно п. 1 приложения к указанному Приказу квитанция обязательно оформляется и выдается (направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети) пассажиру/лицу, оплатившему услугу. Квитанция - документ строгой отчетности. При командировании работника за рубеж и выдаче ему под отчет иностранной валюты по расчетам с подотчетным лицом могут возникать курсовые разницы в связи с изменением курса иностранной валюты. В соответствии с Инструкцией по применению Единого плана счетов учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных валютах одновременно следует вести в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет. Расчеты по выданным авансам в иностранных валютах необходимо переоценивать на дату совершения операций по возврату ранее произведенных выплат в соответствующей иностранной валюте. Задолженность по принятым обязательствам в иностранных валютах переоценивают на дату совершения операций по оплате обязательства в иностранной валюте и на отчетную дату (на дату формирования регистра бухгалтерского учета) (п. 215 Инструкции по применению Единого плана счетов). Расходы возмещаются учреждениями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки, либо (в случае использования ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание учреждений. Расходы, превышающие установленные размеры, а также иные расходы, связанные со служебными командировками (при условии, что они произведены с разрешения работодателя), возмещаются за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание учреждения, а также за счет средств, полученных от иной приносящей доход деятельности (п. 3 Постановления от 2 октября 2002 г. N 729). Оформление командировки <1>. Перед тем как направить сотрудника в командировку, необходимо оформить соответствующий приказ: по форме N Т-9, если в командировку направляется один сотрудник, либо N Т-9а, если в командировку направляются несколько сотрудников. В приказе обязательно указывают фамилию и инициалы командируемого сотрудника, его должность, структурное подразделение, где он работает, а также цель, время и место командировки, а также источник оплаты командировочных расходов (за счет бюджетных средств учреждения, направившего сотрудника в командировку, или за счет внебюджетных средств). -------------------------------- <1> С января 2015 г. законодательством отменено оформление командировочных удостоверений и отчетов об исполнении задания, но многие учреждения по-прежнему их выписывают и заполняют. Считаем, что данный вопрос должен быть прописан в учетной политике учреждения. Приказ о направлении сотрудника в командировку подписывает руководитель учреждения. Сотрудники, направляемые в командировку, должны ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись. Приказ оформляют в одном экземпляре и хранят в архиве учреждения пять лет. Учет работников, выбывающих (прибывших) в служебные командировки, ведут в журнале, форма которого предусмотрена Приложением 2 к Приказу Минздравсоцразвития России N 739н (см. далее). ЖУРНАЛ_учета_работников,_выбывающих_в_служебные_командировки_из_командирующей_организации'>ЖУРНАЛ учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации Нижегородский государственный университет им. Н.И. Лобачевского ---------------------------------------------------------------------------- (наименование организации) N п/п Фамилия, имя и отчество командированного работника Дата и номер командировочного удостоверения Место командирования наименование организации пункт назначения 101 Маслова Татьяна Степановна 21.10.2014, Министерство образования и г. Москва N 1210 науки РФ 102 В журнале выбытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, дате и номере командировочного удостоверения, наименовании организации, в которую командируется работник, пункте назначения. Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведут в журнале учета, форма которого предусмотрена Приложением 3 к тому же Приказу Минздравсоцразвития России. В данном журнале содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве работника, прибывшего в организацию, наименовании организации, выдавшей командировочное удостоверение, дате прибытия и дате выбытия (см. далее). ЖУРНАЛ учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы Нижегородский государственный университет им. Н.И. Лобачевского ---------------------------------------------------------------------------- (наименование организации) N п/п Фамилия, имя и отчество командированного работника Наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение Дата прибытия Дата выбытия 32 Мухина С.А. Пермский государственный национальный исследовательский университет 17.06.2015 18.06.2015 33 Работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) назначает работника, ответственного за ведение журналов выбытия и прибытия. Это может быть работник кадровой службы, бухгалтер или другой, который в силу своих должностных обязанностей должен контролировать направление работников в служебные командировки. Работодатель или уполномоченное им лицо обязаны обеспечить хранение этих документов в течение пяти лет со дня их оформления в установленном порядке. Бухгалтерский учет <1>. Расчеты по командировкам нужно отражать по следующим аналитическим счетам и подстатьям КОСГУ: 20812 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам" - в части оплаты суточных (подстатья 212 "Прочие выплаты"); 20822 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг" - в части оплаты проездных документов (подстатья 222 "Транспортные услуги"); 20826 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг" - в части оплаты проживания ( подстатья 226 "Прочие работы, услуги"). 20891 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов" - в части оплаты расходов протокольного характера в соответствии с российским законодательством при служебных командировках на территории иностранных государств (статья 290 "Прочие расходы"). -------------------------------- <1> На момент выхода учебного пособия с 1 января 2016 г. все командировочные расходы относятся на подстатью 212 "Прочие выплаты" и учитываются на счете 20812 (Приказ Минфина России от 1 декабря 2015 г. N 190н "О внесении изменений в Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденные Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 1 июля 2013 г. N 65н"). Дебиторская задолженность подотчетного лица отражается в сумме денежных средств, выданных ему по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица с указанием назначения аванса, расчета (обоснования) размера аванса и срока, на который он выдается ( п. 213 Инструкции по применению Единого плана счетов). В бухгалтерском учете и казенных, и бюджетных учреждений операции выдачи денежных средств под отчет отражаются одинаково (табл. 4.16). Таблица 4.16. Учет расчетов по командировкам Содержание операции Дебет Кредит 1. Выданы под отчет суточные 20812560 20134610 2. Выдан под отчет аванс на проезд к месту командирования и обратно 20822560 20134610 3. Выдан под отчет аванс на проживание 20826560 20134610 4. Списаны расходы по оплате суточных 40120212 20812660 5. Списаны расходы по оплате транспортных услуг 40120222 20822660 6. Списаны расходы по оплате найма жилья 40120226 20826660 7. Внесен в кассу остаток неизрасходованного аванса на проживание 20134510 20826660 8. Учтены курсовые разницы на дату возврата иностранной валюты подотчетным лицом: - положительные; 20800560 40110171 - отрицательные 40110171 20800660 Отчет командированного работника. Работник по возвращении из командировки должен представить работодателю в течение трех рабочих дней: 1) авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. Авансовый отчет работник составляет в одном экземпляре; 2) отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме. К авансовому отчету работник должен приложить все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.). Перечень этих документов приводят на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруют в порядке, в котором они приложены к отчету. Работник должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию, а бухгалтер обязан передать работнику отрывную часть отчета - расписку в том, что отчет принят к проверке. Бухгалтер должен проверить целевое расходование средств, выданных работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы. Заполненный авансовый отчет утверждает руководитель организации или другой уполномоченный им сотрудник. Вместе с авансовым отчетом работник должен вернуть неизрасходованную сумму подотчетных денег. Если работник обоснованно израсходовал деньги на сумму по сравнению с полученной под отчет, то сумма перерасхода возмещается ему из кассы организации. Кассир, выдавая деньги из кассы, должен выписать расходный кассовый ордер. Номер и дату составления этого ордера указывают в строке "Перерасход выдан по кассовому ордеру" авансового отчета. Авансовый отчет должен храниться в архиве учреждения пять лет. Если авансовый отчет не представлен работником в бухгалтерию в установленный срок или остаток неиспользованного аванса он не возвратил в кассу учреждения, то данная задолженность может быть удержана из заработной платы работника (ч. 2 ст. 13 ТК РФ). Решение об удержании должно быть принято руководителем учреждения не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Если работник оспаривает наличие самой задолженности или срок для принятия решения об удержании пропущен, то не возвращенные работником суммы могут быть взысканы с него только через суд. Пример 4.1. Работник учреждения О.Б. Смирнов направлен в командировку в Москву сроком на три дня - с 10 по 12 сентября 2015 г. По расчету бухгалтерии ему выдано 3 380 руб., а именно: суточные - 300 руб.; проезд - 1 980 руб.; проживание - 1 100 руб. По возвращении из командировки Смирнов (подотчетное лицо) составил авансовый отчет, согласно которому осуществлены следующие расходы: - стоимость железнодорожных билетов Нижний Новгород - Москва - 990 руб.; Москва - Нижний Новгород - 990 руб., - стоимость проживания в гостинице в сутки - 500 руб. (подтверждено счетом гостиницы). После проверки авансового отчета выполнены бухгалтерские проводки, приведенные в табл. 4.17. Таблица 4.17. Бухгалтерские проводки по учету командировочных расходов Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб. 1. |