БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ (МУНИЦИПАЛЬНЫХ) УЧРЕЖДЕНИЯХ. Учебное пособие т. С. Маслова
 Скачать 1.63 Mb.
|
|
5 сентября: Смирнову О.Б. выданы денежные средства под отчет на командировочные расходы, в том числе: - суточные; 20812560 20134610 300 - проезд; 20822560 1 980 - проживание 20826560 1 100 2. 16 сентября: авансовый отчет представлен Смирновым О.Б. и утвержден в сумме 3 280 руб., в том числе: - суточные; 40120212 20812660 300 - проезд; 40120222 20822660 1 980 - проживание 40120226 20826660 1 000 3. Остаток неиспользованной подотчетной суммы на проживание, сданный Смирновым О.Б., оприходован в кассу 20134510 20826660 100 Операционные и хозяйственные расходы Под расходами на операционные и хозяйственные нужды обычно подразумеваются расходы учреждения на приобретение канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материальных ценностей, бензина на АЗС, оплата мелкого ремонта и т.п. Оплачивая те или иные расходы, подотчетное лицо (работник) действует от имени учреждения, следовательно, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 руб. по одной сделке). Если работник нарушит этот установленный лимит расчетов, то учреждение может быть оштрафовано. Сумма штрафа составляет от 40 000 до 50 000 руб., налагается только на организацию, которая расплатилась наличными. За это же нарушение административный штраф может быть наложен и на руководителя организации - от 4 000 до 5 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Список подотчетных лиц, которым могут выдаваться наличные денежные средства под отчет для оплаты хозяйственных расходов, утверждает руководитель учреждения как отдельным приказом (распоряжением), так и в качестве приложения к приказу об учетной политике. Денежные средства выдаются по распоряжению руководителя бухгалтерской службы или его заместителя под отчет на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. Аванс выдается в пределах сумм, определяемых целевым назначением. Работник, получивший деньги под отчет, должен представить в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, товарные чеки, чеки ККМ и др.). На основании авансового отчета, утвержденного руководителем учреждения, бухгалтер должен отразить в учете расходы подотчетного лица. Если работник приобрел те или иные материальные ценности у физического лица, необходимо составить и приложить к авансовому отчету закупочный акт, для которого предусмотрен типовой бланк <1>. Этот бланк применяется при покупке у физических лиц продуктов питания. Можно использовать данный бланк в качестве образца для составления акта при покупке у физических лиц других товарно-материальных ценностей. -------------------------------- <1> Форма закупочного акта утверждена Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132. Закупочный акт составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр подотчетное лицо передает в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом, а второй экземпляр остается у физического лица (продавца). Оба экземпляра подписывают работник учреждения, купивший товарно-материальные ценности, и продавец. В акте указывают следующие данные о продавце: - фамилию, имя и отчество; - паспортные данные; - домашний адрес. Наличные деньги под отчет могут быть выданы при условии, что за конкретным подотчетным лицом нет задолженности по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денежных средств одним работником другому запрещается. Основанием для выплаты работнику перерасхода по авансовому отчету или внесения в кассу неиспользованного аванса служит авансовый отчет, утвержденный руководителем. Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации. Полный перечень представительских расходов приведен в ст. 264 НК РФ. Согласно этой статье к представительским расходам относятся затраты: - на проведение официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; - на транспортное обеспечение представителей других организаций, связанное с их доставкой до места проведения встречи и обратно; - на буфетное обслуживание лиц, участвующих во встрече во время переговоров; - на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате учреждения. Данный перечень является исчерпывающим, поэтому расходы на организацию отдыха, развлечений, оплату виз, проживание участников переговоров представительскими расходами не являются и не могут быть приняты в целях налогообложения. Представительские расходы у казенных и бюджетных учреждений предусмотрены только для обслуживания иностранных делегаций. Затраты на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц производятся в тех случаях, когда это предусмотрено решениями Президента РФ или Правительства РФ либо определено межгосударственными или межправительственными договорами России. Сметы расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц утверждаются: - руководителями федеральных органов исполнительной власти, которым выделены ассигнования на указанные цели, - в пределах этих ассигнований; - руководителями других федеральных органов исполнительной власти - в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных на содержание центрального аппарата этих органов власти; - руководителями органов исполнительной власти субъектов РФ, а также финансируемых за счет бюджетных средств организаций и учреждений - в пределах имеющихся в их распоряжении средств. Представительские расходы у бюджетных учреждений другого уровня чаще всего возможны лишь в рамках внебюджетной деятельности, приносящей доход. На суммы, выданные под отчет на представительские расходы, в учете делается запись по дебету счета 20891560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих расходов" и кредиту счета 20134610 "Выбытия из кассы". Для контроля за расходованием подотчетных сумм рекомендуется установить предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Такие нормативы утверждаются приказом руководителя учреждения. После каждого приема делегации работник, ответственный за оформление представительских расходов, должен составить отчет. В отчете указывают дату и место проведения приема, его программу, участников встречи и сумму представительских расходов. На суммы, списанные с подотчетного лица, в бухгалтерском учете ведется запись по дебету счета 40120290 "Прочие расходы" и кредиту счета 20891660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих расходов". Корреспонденция счетов по расчетам с подотчетными лицами бюджетных учреждений систематизирована в табл. 4.18. Таблица 4.18. Учет расчетов с подотчетными лицами Содержание операции Дебет Кредит 1. Учреждением (согласно заявлению с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается) сформирована дебиторская задолженность подотчетных лиц по выданным им под отчет денежным средствам при условии полного их отчета по ранее выданным авансам 20800560 20134610 2. Учреждением сформирована дебиторская задолженность подотчетных лиц по выданным им под отчет денежным средствам на выдачу заработной платы (стипендий, пенсий, пособий) работникам подразделений при отсутствии в них должности кассира 20800560 20134610, 20111610, 20127610 3. Учреждением сформирована дебиторская задолженность подотчетных лиц по выданным им под отчет денежным документам 20800560 20135610 4. Учреждением отражен возврат денежных документов подотчетными лицами 20135510 20800660 5. Учреждением сформирована дебиторская задолженность подотчетных лиц по выданным им под отчет денежным средствам для уплаты арендной платы за пользование имуществом 20824560 20134610 6. Учреждением отражена дебиторская задолженность по суммам, выданным под отчет работникам для оплаты услуг по содержанию имущества 20825560 20134610 7. Учреждением сформирована дебиторская задолженность подотчетных лиц по выданным им под отчет денежным средствам на приобретение объектов ОС 20831560 20134610 8. Учреждением сформирована дебиторская задолженность подотчетных лиц по выданным им под отчет денежным средствам на приобретение объектов НМА 20832560 20134610 9. Учреждением сформирована дебиторская задолженность подотчетных лиц по выданным им под отчет денежным средствам на приобретение материальных запасов 20834560 20134610 10. Учреждением отражен возврат в кассу остатков неиспользованных подотчетных сумм 20134510 20800660 11. Учреждением списана с бухгалтерского учета задолженность подотчетных лиц, признанная согласно законодательству РФ нереальной ко взысканию. 40120273 20800660 Одновременно списанная задолженность принимается на забалансовый учет по дебету счета 04 "Задолженность неплатежеспособных дебиторов" 12. Учреждением удержана из заработной платы 30403830 20800660 своевременно не погашенная задолженность подотчетных лиц 13. Учреждением сформирована дебиторская задолженность подотчетных лиц в сумме денежных средств, полученных с использованием карт, выданных органом Федерального казначейства через банкомат 20800560 21003660 Пример 4.2. Работнику учреждения С.С. Петрову выдано из кассы под отчет 5 050 руб. для приобретения канцелярских принадлежностей. Петров составил авансовый отчет с приложением всех документов, подтверждающих произведенные расходы, на сумму 5 050 руб. Бухгалтерия учреждения должна сделать следующие бухгалтерские записи (табл. 4.19). Таблица 4.19. Учет операций с подотчетными суммами Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб. 1. Выданы денежные средства подотчетному лицу (Петрову С.С.) для приобретения канцелярских принадлежностей 20834560 20134610 5 050 2. Приняты к бухгалтерскому учету канцелярские принадлежности, приобретенные Петровым С.С. 10536340 20834660 5 050 3. Списаны с бухгалтерского учета выданные в подразделения учреждения канцелярские принадлежности (основание - ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения) 40120272 10536440 5 050 Тесты 1. В какие сроки необходимо проводить выверку расчетов с подотчетными лицами в целях контроля за данным видом задолженности: а) один раз в квартал; б) не менее двух раз в год; в) ежемесячно; г) один раз в год? 2. Расчеты с подотчетными лицами за услуги связи учитываются на счете: а) 20826; б) 20821; в) 20812; г) 30403. 3. Выдача денег раздатчикам для выдачи заработной платы оформляется проводкой: а) Д 20820560 К 20134610; б) Д 20811560 К 20134610; в) Д 20612560 К 20134510; г) Д 20811560 К 20111610. 4. Поездка сотрудника в другую местность для выполнения служебного поручения по распоряжению руководителя вне места его постоянной работы - это: а) служебное поручение; б) командировка; в) служебные разъезды; г) путешествие. 5. При поездке сотрудника в командировку ему не оплачиваются: а) суточные; б) расходы по найму жилого помещения; в) расходы по проезду к месту командировки и обратно; г) расходы на питание в кафе. 6. В какой срок должен составляться авансовый отчет по подотчетным суммам, использованным на хозяйственные нужды: а) три дня; б) нет ограничения по сроку; в) 14 дней; г) срок устанавливает руководитель? 7. Что служит основанием для выдачи денежных средств под отчет на командировочные расходы: а) приказ руководителя; б) заявление работника; в) командировочное удостоверение; г) авансовый отчет? 8. Размер представительских расходов для бюджетных учреждений: а) неограничен; б) ограничен законодательно; в) для отдельных видов расходов рекомендуется предельный размер; г) устанавливается учетной политикой. 9. После приема делегации работник, составляя отчет по представительским расходам, указывает: а) место проведения приема и его программу; б) участников встречи; в) сумму представительских расходов; г) верны все варианты. 10. Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведут: а) в журнале операций расчетов с подотчетными лицами; б) в авансовом отчете; в) в журнале операций расчетов с подотчетными лицами или в карточке учета средств при расчетах; г) нет правильного ответа. 11. Возврат остатка неиспользованной подотчетной суммы за проезд в кассу учреждения оформляется проводкой: а) Д 20826560 К 20134610; б) Д 20134510 К 20802660; в) Д 20134510 К 20822660; г) Д 20134510 К 20800660. 12. Предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами установлен в размере: а) 10 000 руб.; б) 70 000 руб.; в) 60 000 руб.; г) 100 000 руб. 13. Авансовый отчет по подотчетным суммам, выданным работнику учреждения на командировочные расходы, следует составлять: а) в течение пяти рабочих дней с момента возвращения сотрудника из командировки; б) в течение трех рабочих дней с момента возвращения сотрудника из командировки; в) согласно учетной политике организации; г) нет ограничения по времени. 14. В соответствии с действующим законодательством (в рамках бюджетной деятельности) суточные оплачиваются из расчета: а) 150 руб. за каждый день нахождения сотрудника в командировке; б) 1 100 руб. за каждый день нахождения сотрудника в командировке; в) согласно учетной политике учреждения; г) 100 руб. за каждый день нахождения сотрудника в командировке. 15. Какой орган устанавливает нормы возмещения командировочных расходов при использовании на эти цели бюджетных средств: а) само учреждение, если это прописано в его учетной политике; б) орган местного самоуправления; в) орган казначейства; г) Правительство РФ? 4.4. Учет расчетов по суммам выявленных недостач, хищений активов учреждений Прежде чем приступить к составлению годовой отчетности, каждая организация в соответствии с российским законодательством обязана провести инвентаризацию своего имущества и обязательств. Общие положения проведения инвентаризации Инвентаризация - это проверка фактического наличия финансовых и нефинансовых активов учреждений и их обязательств путем сопоставления с данными бухгалтерского учета. Порядок проведения инвентаризации регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России N 49, и Инструкцией по применению Единого плана счетов. Инвентаризации подлежат все активы учреждений независимо от их местонахождения и все виды финансовых обязательств, а также активы, учитываемые на забалансовых счетах, например материальные ценности, принятые на ответственное хранение, материальные ценности, оплаченные по централизованному снабжению, бланки строгой отчетности, арендованные основные средства, переходящие спортивные кубки. В соответствии с законодательством цель инвентаризации состоит в том, чтобы обеспечить достоверность показателей бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, сохранность финансовых и нефинансовых активов учреждений. Инвентаризация позволяет установить реальность всех статей баланса и других форм отчетности учреждений. В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Порядок проведения инвентаризации определяет руководитель учреждения. Таким образом, в учетной политике как минимум необходимо утвердить: - количество инвентаризаций, проводимых в отчетном году; - даты инвентаризаций; - перечень имущества и обязательств, наличие, состояние и оценка которых проверяется при каждой инвентаризации; - порядок урегулирования выявленных расхождений; - порядок обязательных инвентаризаций. По российскому законодательству проведение инвентаризации обязательно: - при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; - перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, библиотечных фондов - один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов возможна в период их наименьших остатков; - при смене материально ответственных лиц; - при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; - в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; - при реорганизации или ликвидации организации; - в других случаях, предусмотренных российским законодательством. В соответствии с названными Методическими указаниями для осуществления инвентаризации активов и обязательств назначается инвентаризационная комиссия. Для проведения инвентаризации в подразделениях могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в учреждении ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель учреждения. В состав инвентаризационной комиссии включают представителей администрации, работников бухгалтерской службы, других специалистов учреждения. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными. Кроме проверки состояния и наличия активов комиссии имеют право выносить на заседание постоянно действующей инвентаризационной комиссии предложения о списании отдельных объектов (групп) учета, об организации учета того или иного имущества и др. До начала проверки фактического наличия активов инвентаризационной комиссии нужно получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в документы данных о фактических остатках основных средств, материальных запасов, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель учреждения должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества, которая выполняется при обязательном участии материально ответственных лиц. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в сейфе (шкафу) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация. Далее остановимся на проведении инвентаризации отдельных объектов бухгалтерского учета в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Правила проведения инвентаризации отдельных видов имущества и финансовых обязательств Порядок инвентаризации нефинансовых активов (основных средств, непроизведенных и нематериальных активов). До начала инвентаризации рекомендуется проверить: - наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета; - наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации; - наличие документов на непроизведенные активы, нематериальные активы, основные средства, сданные или принятые учреждением в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление. При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих право оперативного управления и нахождение указанных объектов в собственности учреждения. При инвентаризации непроизведенных активов проверяется наличие документов, подтверждающих право оперативного управления и законодательное закрепление за учреждением земли, ресурсов недр и т.п. При инвентаризации нематериальных активов необходимо проверить наличие документов, подтверждающих существование самого актива и исключительного права учреждения на результаты интеллектуальной деятельности (патентов, свидетельств, договоров уступки (приобретения) прав, других охранных документов), а также правильность и своевременность отражения этих активов в балансе. Инвентаризация основных средств проводится комиссией путем осмотра объектов и записи их наименования, назначения, инвентарного номера, количества. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то его вносят в опись под наименованием, соответствующим новому назначению. Если комиссией установлено, что работы капитального характера или частичная ликвидация строений и сооружений не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях. Машины, оборудование и транспортные средства заносят в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера, организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений учреждения и отражаемые в типовой инвентарной карточке группового учета, в описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов. |