Управление отделом продаж малого предприятия, стратегии и тактики успеха - Норка Д.И.. Управление отделом продаж малого предприятия, стратегии и тактик. Управление отделом продаж малого предприятия,стратегии и тактики успехад. И. Норкавведение
 Скачать 1.87 Mb.
|
|
Глава 10. ОЦЕНКА КАНДИДАТОВ И ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ ПО ОТБОРУ Проведение хорошо подготовленного интервью, безусловно, является важным положительным шагом в сторону завершения подбора новых сотрудников среди имеющихся кандидатов. Но есть один элемент, который хорошо дополняет процесс и позволяет сэкономить уйму сил и времени. А именно - после каждого интервью нужно потратить несколько минут на то, чтобы заполнить по предварительно составленной форме лист оценки кандидата. Он обычно включает в себя такие параметры, как дата проведения интервью, должность претендента, откуда поступил, манеры, энергичность, коммуникативные способности, знания, опыт, управляемость, мотивация, приведшая к смене места работы, ожидания по оплате и т.д. Образец представлен ниже. 75 Лист оценки кандидата Дата: _______________________________ Должность: Торговый представитель Ф.И.О. ________________________________________________________________ Откуда поступил: ______________________________________________________ Внешность: ____________________________________________________________ Манеры: _______________________________________________________________ Здоровье: _____________________________________________________________ Энергетика: ___________________________________________________________ Коммуникативные способности: __________________________________________ Квалификация, опыт: ___________________________________________________ Управляемость: ________________________________________________________ Мотивы перемены работы: _______________________________________________ Ожидания по оплате: ___________________________________________________ Дополнительная информация: ____________________________________________ Решение: ______________________________________________________________ Оценку проводил: ______________________________________________________ Если специфика вашей работы потребует какие-то новые графы заполнения, естественно, их нужно добавить к форме. Некоторые можно удалить из практических соображений, связанных с конкретной ситуацией у вас. Главное - наличие предварительно составленного листа под рукой в процессе собеседования, чтобы после его завершения сразу же внести туда результаты своих наблюдений, впечатлений и отрывки той информации, которую считаете важной, но которая может не попасть в анкету, заполненную кандидатом. Для чего это нужно? Дело в том, что многим кажется, будто они запомнили все. Однако после проведения 5 - 6 собеседований в день уже после четвертого человек начинает путаться, забывать, кто, как ответил, какое впечатление оставил. Это уже в день ведения интервью. А что происходит через день, через неделю или месяц? Так что очень рекомендую прикрепить заполненный после интервью лист оценки к анкете. И лучше всего с фотографией, чтобы было легче вспомнить все впечатления. Это тем более полезно потому, что если даже человек сейчас вам не подошел, можно сохранить достаточно целостную информацию о нем в архиве. Ведь неизвестно, какой из принятых сотрудников насколько удачно пройдет испытательный срок или не понадобятся ли вам новые сотрудники по разным другим причинам в ближайшем или относительно отдаленном будущем. У меня были случаи, когда анкета начинала "работать" даже через полтора года. Это максимум. Кстати, довольно интересный случай. Человек пришел на должность финансового директора, а пошел работать заведующим складом. Вот так. Полтора года анкета лежала без действий. Но больше полутора лет держать, конечно, не стоит. А иметь в архиве запасную информацию о возможных кандидатах очень полезно. Предположим, что вы наконец-то приняли решение и взяли одного из кандидатов на работу. Что нужно делать на данном этапе, чтобы ускорить процесс адаптации, повысить эффективность его включения в рабочий процесс? Во-первых, нужно иметь программу адаптации или социализации нового человека в коллективе. То есть представить его коллегам, ввести в процесс работы, помочь освоить все тонкости, специфику работы именно вашей компании и в данной должности. Во-вторых, определить и назначить тот испытательный срок кандидату, а также компании, в течение которого первый должен успеть проявить свои возможности достаточно хорошо, чтобы убедить руководителей в своей ценности, а вторая, то есть компания, должна успеть выполнить всю программу адаптации или социализации нового человека в коллективе. Рассмотрим подробнее испытательный срок. Для чего он нужен, каким должен быть, сколько может длиться? К счастью, сейчас все стало проще. На все вопросы есть ответы в документе, который называется Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 70). По закону испытательный срок не может превышать трех месяцев. Если не было уведомления, извещения о том, что сотрудник не прошел испытательный срок, он автоматически считается принятым на работу. В Трудовом кодексе не только фиксируется право работодателя назначить работнику испытательный срок в целях проверки его соответствия, но и перечислено вполне подробно, кому запрещено устанавливать испытательный срок. А именно беременным женщинам и лицам, не достигшим возраста 18 лет, а также лицам, окончившим образовательные учреждения начально-среднего и профессионального высшего образования, впервые поступившим на работу по полученной специальности. То есть повторно прошу обратить внимание на то, что по закону таким сотрудникам испытательный срок не может быть установлен. Выдержка представлена в 76 приложении к данной главе. Сейчас работники приходят на работу подкованными, так что руководители отдела продаж должны знать трудовое законодательство не хуже. Что еще важно? По новому Трудовому кодексу с сотрудником необходимо заключить трудовой договор, в котором должно быть: фамилия, имя, отчество, место работы, дата начала работы, права и обязанности сотрудника, условия труда, компенсации, льготы, режим труда и отдыха, виды социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью. То есть сейчас в законе особо подчеркивается необходимость наличия трудового договора с сотрудником. Форма договора тоже представлена в приложении. Я рекомендую пользоваться у себя в компании трудовым договором. Это позволит идти в ногу со временем, избежать многих проблем и конфликтных ситуаций. Вопросы к главе 10 1. Сколько человек вы можете интервьюировать без потери части ценной информации, полученной в процессе? Готовы ввести в правило использование листов оценки? 2. Что считаете более важным - принять сотрудника, который очень нужен компании, но не так уж стремится работать в ней, или другого, чуть менее ценного, но горящего желанием поступить на работу именно к вам? 3. Каких проблем и конфликтов можно избежать благодаря грамотному, тщательному заполнению трудового договора? Как оцениваете сегодняшние стандарты, используемые у вас при составлении трудового договора? Приложение к главе 10 Трудовой кодекс РФ. Глава 11. Заключение трудового договора Статья 70. Испытание при приеме на работу Статья 71. Результат испытания при приеме на работу Трудовой договор с новым сотрудником Раздел III. Трудовой договор. Глава 10. Общие положения Статья 57. Содержание трудового договора Типовой трудовой договор 1. Предприятие (организация) ______________________________________________ (наименование) в лице ___________________________________________________________________, (должность, Ф.И.О.) именуемое в дальнейшем "Предприятие", и гражданин _________________________ __________________________________________________________________________, (Ф.И.О.) именуемый в дальнейшем "Работник", заключили настоящий договор о нижеследующем. 2. Работник _________________________________________ принимается на работу (Ф.И.О.) ___________________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения предприятия: цех, отдел, ___________________________________________________________________________ лаборатория и т.д.) по профессии, должности ___________________________________________________ (полное наименование профессии, должности) квалификации _____________________________________________________________. (разряд, квалификационная категория) 3. Договор является: договором по основной работе договором по совместительству 77 (нужное подчеркнуть). 4. Вид договора: на неопределенный срок (бессрочный) на определенный срок ______________________________________________________ ___________________________________________________________________________ (указать причину заключения срочного договора) на время выполнения определенной работы ___________________________________ ___________________________________________________________________________ (указать, какой) 5. Срок действия договора. Начало работы ________________________________. Окончание работы ________________________________. 6. Срок испытания: а) без испытания б) ________________________________________________________________________ (продолжительность испытательного срока) 7. Работник должен выполнять следующие обязанности: ___________________________________________________________________________ Указываются основные характеристики работы и требования к уровню их ___________________________________________________________________________ выполнения: по объему производства (работ), качеству выпускаемой продукции ___________________________________________________________________________ (качеству обслуживания), уровню выполнения норм и нормированных заданий, ___________________________________________________________________________ соблюдению правил по охране труда, выполнению смежных работ в целях ___________________________________________________________________________ обеспечения взаимозаменяемости. При совмещении профессий (работ), выполнении смежных операций дается перечень этих работ и их объемы и другие обязательства. ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 8. Предприятие обязано организовать труд работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности, своевременно выплачивать обусловленную договором заработную плату. ___________________________________________________________________________ Указываются конкретные меры по организации производственного процесса, ___________________________________________________________________________ оборудованию рабочего места, подготовке и повышению квалификации работника ___________________________________________________________________________ и созданию других условий труда. При предоставлении руководителю структурного подразделения права найма работников на работу в данный пункт договора вносят соответствующую запись. ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 9. Обязанность работодателя по обеспечению условий работы на рабочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работнику за тяжелые, особо тяжелые работы и работы с вредными, особо вредными или опасными условиями труда __________________________________________________ __________________________________________________________________________. 10. Гарантии согласно Указу Президента Российской Федерации 78 от 21 апреля 1993 г. N 471 "О дополнительных мерах по защите трудовых прав граждан Российской Федерации" _______________________________________. 11. Особенности режима рабочего времени: неполный рабочий день _____________________________________________________ неполная рабочая неделя ___________________________________________________ почасовая работа _________________________________________________________. 12. Работнику устанавливается: должностной оклад (тарифная ставка) __________________ руб. в месяц или __________________ руб. за 1 час работы надбавка (доплата и другие выплаты) __________________________________ руб. ___________________________________________________________________________ (указать вид доплат, надбавок) __________________________________ (в % к ставке, окладу). 13. Работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжительностью: основной __________________ рабочих дней дополнительный ____________ рабочих дней. 14. Другие условия договора, связанные со спецификой труда ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Адреса сторон и подписи: Работник Предприятие _____________________ (работодатель) _________________________________ ________________________________ (Ф.И.О.) (Ф.И.О., должность) Адрес: __________________________ ________________________________ _________________________________ ________________________________ _________________________________ ________________________________ Глава 11. КАК РАЗРАБОТАТЬ ДОЛЖНОСТНУЮ ИНСТРУКЦИЮ 11.1. Как составлять должностную инструкцию и для чего она вообще нужна? Хоть это и странно, к такому важному делу, как составление должностной инструкции, многие относятся более чем поверхностно. Обычно их составляют просто для галочки, в соответствии с какой-то стандартной, довольно бесполезной схемой. В последнее время появилась новая возможность "экономии" времени и сил на должностных инструкциях. Если раньше их копировали из разных книг, что все-таки требовало некоторого количества времени, внимания, то теперь их просто "скачивают" из Интернета, считая, что тем самым дело сделано. Я рекомендую оставить в стороне Интернет и книжные шаблоны. Это отнюдь не выход. К созданию должностных инструкций нужно подходить творчески, бережно и очень внимательно. Они во многих случаях крайне необходимы и начинают действовать только тогда, когда становятся не профанацией, а именно документом, соответствующим поставленным перед ним целям. И даже этого недостаточно. Необходимо также периодически вносить изменения и коррективы, чтобы не отставать от развития рабочей ситуации в компании. Рассмотрим теперь подробнее, когда она нужна, должностная инструкция? Как показывает практика, в небольших компаниях, где все делают все, должностная инструкция не нужна. Работа идет - слава богу. Но и здесь бывают перекосы. Знаю массу таких примеров. Существует компания. Все у нее работает нормально. Но вдруг кто-то говорит директору, что нужны должностные инструкции, что без этого нельзя. Начинают писать инструкции, внедрять - и все! Работа останавливается. Начинается брожение, деление, вспыхивают непонятные конфликты. Поэтому еще раз говорю, если работа идет, значит, пусть. Не обязательно вмешиваться и портить налаженный процесс. Потребность в должностной инструкции возникает тогда, когда нужно разделить функции между сотрудниками. 79 В небольшой фирме люди работают на общий результат, и их полномочия никак не разграничиваются - все занимаются всем, и у руководства не возникает проблем с контролем над подчиненными. В этом случае должностные инструкции не нужны, лучше описать последовательность бизнес-процессов. Но когда бизнес растет, людей становится больше, структура начинает иметь больше двух уровней, возникает потребность в специализации работников. Тогда приходится жестко распределять обязанности между несколькими сотрудниками, а само распределение имеет смысл отразить в должностной инструкции. Так что если на вопрос, кто отвечает за определенный участок работы, раздается ответ "мы" вместо "я" или гробовая тишина, пришло время разрабатывать должностные инструкции. Если даже они у вас есть, все равно нужно их выбросить и составить новые. В конце 2003 г. проходил Всероссийский кадровый конгресс. Был поднят вопрос - зачем нужна должностная инструкция. Вот что говорят результаты. Ответы на вопрос: "Для чего существуют должностные инструкции?" (Источник: Всероссийский кадровый конгресс.) Так принято 9,26 Требует Федеральная инспекция труда 15,28 Чтобы руководитель знал, какой работник за что отвечает 47,69 Чтобы работник четко представлял круг своих обязанностей 62,04 Инструмент для проведения аттестации 19,44 Используем для увольнения сотрудников 11,57 Должностных инструкций нет 1,85 Иное 6,02 Попробуйте и вы подумать над этим вопросом и предложить свои ответы. Отметьте, что ближе вашему мнению. Как видно из таблицы, на конгрессе большинство ответили: чтобы работник четко знал свои обязанности, а на втором месте - чтобы руководитель тоже четко представлял их. Кстати, интересный момент, связанный с аттестацией. Знаете, какой именно самый распространенный вид страхования в Америке? Страхование ответственности компании перед работником. Да, у них все уже слишком передернуто. Посмотрел руководитель на сотрудника косо - все, "он до меня домогается". Сразу в суд на него и деньги требовать, как можно больше. Не случайно, что именно по этому виду страхования американские компании собрали больше всего страховых взносов за прошлый год. В России же за последний год, кажется, всего две компании застраховали аналогичную ответственность, и то западные. Так что это у нас пока не работает, но наверняка придем к этому тоже. Где-то год назад я сделал эксперимент. Обошел пять компаний и задал один вопрос, сначала работникам, а потом руководителям. Руководители должны были ответить на вопрос: что должны делать ваши сотрудники? А потом тот же вопрос сотрудникам: что они должны делать, за что они отвечают? И так в пяти компаниях. Ответы меня поразили. Как вы думаете, как считают работники и их руководители? Насколько одинаковыми или близкими были ответы? Они на самом деле были абсолютно противоположными. Это о чем говорит? О том, что, несмотря на то что в этих компаниях имеются должностные инструкции, их никто не читает и их никто не меняет, не адаптирует к сегодняшней ситуации. И отсюда следует правило: если есть должностная инструкция, ее нужно обсуждать с сотрудником, разжевывать каждый пункт, все подробности. Какие пункты должны быть включены в этот документ? На самом деле вы можете писать должностную инструкцию хоть в стихах, хоть в комиксах. Но это не должно быть просто стандартным формальным документом. Да, я уже говорил, что сегодня везде можно найти бесконечное число вариантов должностных инструкций. В Интернете в том числе. Но это все только "скелет", основа для того, чтобы вы добавили "мясо", живое содержание, конкретные детали, связанные со спецификой именно вашей компании. 11.2. Какие пункты можно считать самыми главными и необходимыми в этом документе? 1. Общие положения. Здесь обычно описывается, в каком подразделении данный сотрудник работает, кому подчиняется, кто его замещает в случае отсутствия. Можно указать формальные требования к стажу, образованию, квалификации и т.д., а также сделать ссылки на внутренние документы, которыми сотрудник должен пользоваться в работе. Имеет смысл в этом разделе указать, зачем данная должность вообще нужна компании. 2. Основные направления деятельности. То есть что должен делать данный конкретный сотрудник, занимающий конкретную должность. Например, привлечь новых клиентов, поддержать отношения со старыми. 80 Таких направлений деятельности у сотрудника должно быть от одного до пяти - семи. Если больше, то скорее всего вы неправильно выбрали основания для классификации или слишком углубились в детализацию. Это самый простой контроль качества при составлении должностной инструкции. В должностной инструкции необходимо зафиксировать не все, а лишь те виды работ, которые выполняются регулярно. Предусмотреть все форс-мажорные и другие исключительные обстоятельства и отразить их в тексте невозможно. 3. Обязанности. Обычно это самый большой пункт. Лучше всего, когда обязанности перечисляются не в одном общем списке, а разбиты по направлениям работ, о которых говорилось выше. При этом изложение должно быть четким и ясным. Но чрезмерная лаконичность тоже опасна. Например, сотруднику поручили мониторинг рынка. Если не указать, что именно он должен исследовать, как часто и в какой форме готовить отчет, то человек просто не поймет, что же реально он должен делать. Впрочем, с детализацией тоже не стоит перебарщивать. Подробности перегрузят инструкцию, поэтому их лучше вынести в отдельные документы, посвященные стандартам обслуживания в компании. 4. Права. Как правило, права всегда занимают меньше места, чем обязанности, в должностной инструкции. Например, имеет ли сотрудник право подписи и под какими документами, уровень доступа к корпоративным информационным системам. Но в любом случае важно, чтобы права соответствовали обязанностям, иначе не избежать конфликтов. 5. Ответственность. Как правило, все виды ответственности изложены в Трудовом кодексе. И если сотрудник несет, например, материальную ответственность, то должна быть ссылка на соответствующую статью либо конкретный договор. О штрафах, даже если они приняты в компании, писать нельзя, поскольку закон их не предусматривает. Лучше указать, за что могут наложить взыскания и кто должен контролировать выполнение сотрудником должностных обязанностей. То есть кто конкретно может наложить эти взыскания. Сейчас появилось новое, более хитрое и эффективное понятие - "депремирование". Штраф - это слишком резко. А вот "депремирование" - мягче. 6. Взаимодействие. Здесь обычно указывают перечень должностных лиц, с которыми сотруднику предстоит поддерживать отношения и по каким вопросам, какие документы кому предоставляются. Вот и все основные пункты, которые должны быть в должностных инструкциях. Еще раз хочу напомнить, что этот инструмент эффективен лишь в том случае, если его регулярно обновляют и пересматривают. Очень важно также не путать должностную инструкцию с описанием технического процесса. Это разные документы. Описание работ - это не то же самое, что должностная инструкция. Это совсем разные документы. Кстати, обращаю внимание на то, что Трудовой кодекс все-таки очень важный и нужный документ и постепенно все чаще и чаще люди начинают опираться на него, а также при необходимости требовать свои права в соответствии с ним. Конечно, до такого абсурда мы, к счастью, еще не дошли, как в некоторых странах, например, Германии когда профсоюзы дошли до такой крайности, что если заходишь в частный магазин за минуту до закрытия и просишь продать продукты, хозяин говорит - "не могу". На вопрос "А что, деньги не нужны?" отвечает: "Из-за профсоюзов. Они меня убьют. Они не позволяют ни минуты выйти за рамки рабочего времени". Вот это, к сожалению, уже маразм. До каких крайностей можно довести благое начинание! Так что у нас есть запас, есть куда двигаться. Во всяком случае, пока. Сегодня у нас все еще присутствует другая крайность, которую очень хорошо продемонстрировал недавно один из моих друзей. Он с искренней радостью рассказывал насчет перспектив бизнеса в Словакии. Говорил: "Представляешь, сколько тут у нас возможностей. Они даже не знают, что такое работать в субботу и воскресенье. Тут еще столько можно сделать!" Вот это и есть сегодня наш типичный российский взгляд на бизнес. Я предлагаю ориентироваться на золотую середину. Может быть, с небольшим перекосом в сторону поддержки энтузиазма для пользы дела, без лишнего формализма. И качественные должностные инструкции могут быть очень хорошим помощником для реализации такой установки. Вопросы к главе 11 1. Спросите у своих сотрудников, кто отвечает за то или иное дело, участок работы. Полезно будет на основании ответов оценить осведомленность персонала хотя бы об обязанностях каждого и делать соответствующие выводы о необходимости составить или обновить должностные инструкции. 2. Чтобы на себе почувствовать возможности, сильные и слабые стороны должностных инструкций, попробуйте составить для себя, а потом предложите сделать то же самое некоторым 81 своим сотрудникам. Можно ограничиться 1 - 3 пунктами для удобства. В результате у вас будет много полезной информации, наблюдений, которые позволят составить окончательный вариант для каждого сотрудника наилучшим образом. 3. Проанализируйте ваши ответы на вопросы из опроса "Для чего существуют должностные инструкции?". Подумайте еще раз о каждом из вопросов и о том, насколько и чем обоснованы ваши ответы. Полезно также сравнить реальное положение дел в компании относительно должностных инструкций с теми ответами, которые вы дали, сделать практические выводы. |